Un outil de communication : la liste de diffusion Mis à jour en juillet 2008 Anne Maincent-Bourdalé CRDoc IUT Paul Sabatier Toulouse III

Plan  Un besoin  Un outil : la liste Sympa  Abonnement à la liste  Connexion à la liste  Envoi de courrier à la liste  Réception de courrier de la liste  Consultation et partage de documents  Bilan de fonctionnement

Un besoin Contexte du projet de création de la liste :  Besoin exprimé lors du colloque de juin 2004 : intérêt d’échanger régulièrement sur les pratiques professionnelles de chacun (acquisitions, formation des utilisateurs, etc.) Objectif :  Créer un espace privilégié de communication, facilitant l’échange et la mise en commun de documents de travail entre les documentalistes et les bibliothécaires des IUT de France.

Un outil : la liste Sympa Caractéristiques :  Permet d’échanger par l’intermédiaire du courrier électronique, des informations et des idées, d’archiver des messages,  Permet de partager des documents et des ressources sur l’espace dépôt. Environnement technique :  Liste de diffusion hébergée sur le serveur de listes de diffusion de l’IUT «A» Paul Sabatier, Toulouse3 :

Abonnement à la liste Procédure d’inscription à la liste, plusieurs étapes : 1.Connexion au serveur de listes de diffusion de l’IUT «A» Paul Sabatier, Toulouse 3 : : « Service de liste de diffusion » 2.Sélection de la rubrique « Administration IUT » 3.Sélection de la liste 4.Onglet « Abonnement » 5.Saisie de l’adresse électronique 6.Saisie du mot de passe après réception dans votre messagerie d’un avis d’abonnement à la liste iut.reseaudoc. 7. Onglet « Vos préférences»

Inscription_1/2 Étapes 1 et 2 Connexion et sélection

Inscription_3 Étape 3 Sélection de la liste

Inscription_4 Étape 4 Abonnement

Inscription_5 Étape 5 Adresse électronique

Inscription_6 Étape 6 -> Vous recevez le mot de passe directement dans votre messagerie, il suffit donc de le saisir dans cette case si vous êtes resté en ligne. -> Si vous vous reconnectez à un autre moment, vous saisirez le login et le mot de passe dans la colonne de gauche. Étape 6 Saisie du mot de passe

Inscription_7 Étape 7 Onglet « Vos préférences »

Inscription_7_suite Étape 7 (suite) Onglet « Vos préférences »

Connexion à la liste 1.Connexion au serveur de listes de diffusion de l’IUT «A» Paul Sabatier, Toulouse 3 : : « Service de liste de diffusion » 2.Onglet « Login » : saisie de l’adresse et du mot de passe 3.Accès nominatif : onglet « Vos listes » et sélection de la liste reseaudoc 4.Accès à la page d’accueil nominative proposant différents services

Connexion_1_2 Étapes 1et 2 Connexion et log

Connexion_3 Étape 3 Authentification et choix de la liste

Connexion 4 Étape 4 Services proposés « Options d’abonné » : pour définir le mode de réception des messages de la liste (groupé, au fur et à mesure, etc.) cf. détails dans « Aide » « Archives » : pour consulter le courrier et échanger sur la liste « Poster » : pour écrire aux abonnés de la liste en envoyant un courrier « Documents partagés » : pour accéder à l’espace de dépôts de documents « Voir les abonnés » : pour accéder à la liste des abonnés à reseaudoc

Envoi de courrier à la liste 2 modes d’envoi :  par le biais de votre messagerie électronique professionnelle ou personnelle,  via l’interface de la liste reseaudoc, en cliquant sur l’onglet « Poster ». NB. Ce mode ne permet pas de joindre de fichier : l’espace « Documents partagés »étant réservé à cet usage, il faudra annoncer le dépôt d’un document lors de l’envoi du message.

Envoi d’un courrier

Réception de courrier de la liste 2 modes de consultation  par le biais de votre messagerie électronique professionnelle ou personnelle,  par l’interface de la liste reseaudoc, en cliquant sur l’onglet « Archives ».

Réception d’un courrier Vous pouvez effectuer une recherche par mots clés dans les anciens messages Vous pouvez consulter les anciens messages classés par mois, en cliquant sur les cases jaunes

Consultation et partage de documents L’espace « Documents partagés » permet :  de consulter des ressources mises à disposition par les abonnés de la liste ;  de déposer des ressources, soit dans un dossier existant, soit en créant un nouveau dossier.

Espace Document Accès au contenu du dossier Fonctions permettant de modifier le document, sa description ou son nom, réservées à l’abonné ayant déposé la ressource

Espace Document _2 Pour créer un nouveau dossier Petit éditeur pour créer directement en ligne un texte Pour signaler une adresse web : saisir ou copier l’adresse, saisir un intitulé puis cliquer sur« Ajouter » Pour mettre en ligne un fichier : saisir l’adresse ou rechercher avec « Parcourir » puis « Publier»

Bilan (1)  Abonnés 52 abonnés à la liste à ce jour :  19 abonnements en 2005  8 abonnements en 2006  21 abonnements en 2007  4 abonnements en 2008  Documents partagés Faible utilisation de l’espace partagé -> tendance à l’envoi de document en pièce jointe, plus intéressant d’archiver la mémoire de certains documents en les déposant dans l’espace « Documents partagés ».

Bilan (2)  Messages envoyés  Augmentation constante du nombre d’échanges depuis  Sujets d’échanges variés : pratiques documentaires (questions sur des fonds spécifiques, sélections, d’ouvrages), politique documentaire, commission documentation, association ABIUT, etc.

Merci de votre attention ! N’hésitez pas à me contacter pour tout problème lié à la procédure d’abonnement et à l’utilisation de cette liste de diffusion.