Recommandations Court terme Moyen Terme Long terme Processus (2002-2003) Moyen Terme (2004-2005) Long terme (2006-2010)    Processus Adaptation des bases légales Processus préarchivistique Automatisation complète Formation continue Records Management Gestionnaires de connaissances et Records manager Coopération Centre de coordination et de conseil Elargissement du Centre de compétence Centre de service suisse Définition de normes Centre de compétence décentralisé Projets de recherche Centre de service Migration eGovernment Portail Internet des Archives Vor diesem Hintergrund 24 konkrete Empfehlungen erarbeitet. Originaldarstellung aus Studie: lediglich Zeitrahmen ergänzt; grün: Massnahmen, die von Projektteam und LA als prioritär eingestuft Technique Système d‘enregistrement pour les archives Réccupération des anciens fonds Concept de Migration Infrastructure d‘archivage électronique à long terme Participation aux projets informatiques Im Moment nicht mehr dazu sagen – komme auf Darstellung anschliessend nochmals zurück. Inventaire des systèmes Normes de préarchivage Interface d‘archivage Thomas Schärli Strategiestudie der Schweizer Archive Archivkommission des Kantons Zürich 25.9.2002 S. 18 0:15

Mise en oeuvre Quelles sont les priorités? Fertigstellung der Studie mit den 24 Empfehlungen liegt inzwischen mehr als halbes Jahr zurück. Was Sie am meisten interessieren wird, dürfte Frage nach deren Umsetzung sein.  Wie soll vorgegangen werden, und was steht im Vordergrund? Quelles sont les priorités? Thomas Schärli Strategiestudie der Schweizer Archive Archivkommission des Kantons Zürich 25.9.2002 S. 19 0:15

Mesures concrètes La Conférences des directeurs d‘archives L‘Association Suisse des Archivistes Les Archives elles-même Organisatorisch zeichnet sich gewisse Arbeitsteilung ab. Gehe kurz auf drei wichtigste Exponenten ein: ... .... Thomas Schärli Strategiestudie der Schweizer Archive Archivkommission des Kantons Zürich 25.9.2002 S. 21 0:15

Coordination et de conseil Idées de la Conférence des directeurs Court terme Moyen terme Long terme   Processus Adaptation des Bases légales Processus préarchivistique Processus préarchivistique Automatisation complète Formation continue Records- Management Records- management Gestionnaires de Connaissances et Records manager Coopération Centre de Coordination et de conseil Centre de Coordination et de conseil Elargissement du Centre de compétence Elargissement du Centre de compétence Centre de service suisse Centre de service suisse Définition de normes Définition de normes Centre de Compétence décentralisé Projets de recherche Centre de service Migration eGovernment Portail Internet des Archives Archivdirektorenkonferenz wird im November Beschlüsse über das weitere Vorgehen fassen. Lenkungsausschuss hat zu diesem Zweck konkrete Vorschläge erarbeitet, die zunächst in Workshop diskutiert werden. Handelt sich also vorerst noch um Ideen der vorbereitenden Gruppe, nicht der ADK Technique Système d‘enregistrement pour les archives Réccupération des anciens fonds Concept de Migration Infrastructure électronique d‘archivage à long terme Participation aux projets informatiques Inventaires des systèmes Normes de préarchivage Normes de préarchivage Interface d‘archivage Interface d‘archivage Im Mittelpunkt: Gründung einer Koordinations- und Beratungsstelle (Empfehlung 2). Deren Hauptaufgaben: Erarbeitung von Standards Vorerst mit Hauptakzent auf RM Das bedeutet auch: im Bereich der vorarchivischen Prozesse Diese müssen als konkrete technische Standards brauchbar sein. Wichtigste Scharnierstelle der technischen Standards: Archivschnittstelle Mittel- bis längerfristig Vorstellung, die Koordinations-.und Beratungsstelle zu einem Kompetenz- und schliesslich zu umfassendem Dienstleistungszentrum auszubauen – schrittweise, abhängig davon, wie weit sich Einrichtung in der Praxis bewährt. Thomas Schärli Strategiestudie der Schweizer Archive Archivkommission des Kantons Zürich 25.9.2002 S. 22 1:30

Priorités de l‘AAS Court terme Moyen terme Long terme Processus   Processus Adaptation des Bases légales Processus préarchivistiques Processus préacrchivistiques Automatistion complète Formation continue Formation continue Records- management Records Management Gestionnaires de connaissances et Records manager Gestionnaires de Connaissances et Records manager Coopération Centre de Coordination et de conseil Elargissement du Centre de compétence Centre de Service suisse Définition de normes Définition de normes Centre de Compétence décentralisé Projets de recherche Centre de service Migration eGovernment Portail Internet des Archives Parallel dazu macht sich auch VSA Gedanken, wie er Anregungen der Studie in seine Programme aufnehmen kann. Folgende Bemerkungen beziehen sich auf Prov. Programm der nächsten Spezialtagung... Technique Systèmes d‘enregistrement pour les archives Réccupération des anciens fonds Concept de Migration Infrastructure d‘archivage Électronique à long terme Participation aux projets informatiques Participation Aux projets informatique Im Mittelpunkt die berufliche Weiterbildung Auch hier steht das Erarbeiten von Standards im Vordergrund. Weitere Konvergenzen zur Tätigkeit der KOST im Bereich RM und. Vorarchivischen Prozessen. Aber stärker Vermittlung von Wissen bzw. Vertiefung der bisherigen Kenntnisse für individuelle VSA-Mitglieder Zur Wissensvermittlung gehört auch Aneignung von neuem Wissen in angrenzenden Bereichen (WM als Schlagwort) Wichtigen Gegenstand der Weiterbildung dürfte der Massnahme „Einbindung in IT-Planung“ gelten. Hier vor allem auch grundlegendes Know-how in Sachen Projektmanagement, strategischen Vorgehens-methoden usw. Inventaire des systèmes Normes de préarchivage Interface D‘archivage Thomas Schärli Strategiestudie der Schweizer Archive Archivkommission des Kantons Zürich 25.9.2002 S. 23 1:30

Là où les Archives peuvent commencer elles-même Court terme Moyen terme Long terme   Processus Adaptation des bases légales Processus préarchivistiques Automatisation complète Formation continue Records- management Gestionnaires de connaissances et Records manager Coopération Centre de Coordination Et de conseil Elargissement du Centre de compétence Centre de service suisse Définition de normes Centre de Compétence décentralisé Projet de recherche Centre de service Migration eGovernment Portail Internet des Archives Portail Internet des Archives Und nun die Frage, die Sie am meisten interessieren dürfte: Wo können Archive beginnen, ohne auf Ergebnisse der KOST bzw. VSA-Aktivitäten warten zu müssen. Möchte betonen, dass die wenigsten bei Punkt 0 anfangen. Gerade in Zürcher Archiven sind ja schon verschiedene wichtige Vorarbeiten und konkrete Einzelschritte ausgeführt worden. Technique Système d‘enregistrement pour les archives Système d‘enregistrement pour les archives Réccupération des anciens fonds Réccupération des anciens fonds Concept de Migrations Infrastructure électronique d‘archivage à long terme Participation aux projets informatiques Participation aux projets informatiques Inventaires des systèmes Inventaire des systèmes Normes de préarchivage Normes de préarchivage Interface d‘archivage Interface d‘archivage Strateg. Ansatzpunkt für einzelne Archive sicher bei der Einbindung der archivischen Aspekte in IT-Planung => iterativer Prozess: Je genauer Ihre Vorstellungen, um so leichter wird es Ihnen fallen, dieses Ziel zu erreichen. Wichtig ferner Übersicht über vorhandene Systeme/Anwendungen – oft bereits schon ansatzmässig vorhanden – evt. in Zus.-arbeit mit KOST – v.a., wo Verbundlösungen. Zentrale Voraussetzung für alles Weitere sodann archivisches Verzeichnungssystem, das Metadaten aus operativen Systemen und Primärdaten selbst mit minimaler Flexibilität übernehmen kann Voraussetzung für Formulierung vorarchivischer Standards und Archiv-schnittstelle Eventuell auch Altbestände nacherfasst oder digitalisiert – v.a. Archivkataloge – StAZ hier Pionier Könnte so weit gehen, dass Archiv Stier bei Hörnern packt und Feld von hinten via besonders ausgebautes Archivportal aufrollt (=> Szenario Portal) Thomas Schärli Strategiestudie der Schweizer Archive Archivkommission des Kantons Zürich 25.9.2002 S. 24 2:00

Synthèse Court terme Moyen terme Long terme Processus Coopération   Processus Adaptation des bases légales Processus préarchivistique Processus préarchivistique Processus préarchivistique Automatisation complète Formation continue Formation continue Records Management Records Management Records- management Gestionnaires de connaissances et Records manager Gestionnaires de Connaissances et Records manager Coopération Centre de Coordination et de conseil Centre de Coordination et de conseil Elargissement du Centre de compétence Elargissement du Centre de compétence Centre de service suisse Centre de service suisse Définition de normes Définition de normes Définition de normes Centre de compétence décentralisé Projets de recherche Centre de service Migration eGovernment Portail Internet des Archives Legen wir nun besprochene Lösungsansätze übereinander: Massnahmen der ADK bereits rot hervorgehoben. mit denjenigen des VSA und der individuellen Archive verbunden: zahlreiche Konvergenzen erkennbar Technique Système d‘enregistrement pour les archives Système d‘enregistrement Pour les archives Réccupération des anciens fonds Réccupération des anciens fonds Concept de migration Infrastructure électronique d‘archivage à long terme Participation aux projets informatiques Participation aux projets informatiques Participation aux projets informatiques Inventaire des systèmes Inventaire des systèmes Normes de préarchivage Normes de préarchivage Normes de préarchivage Interface d‘archivage Interface d‘archivage Interface d‘archivage Thomas Schärli Strategiestudie der Schweizer Archive Archivkommission des Kantons Zürich 25.9.2002 S. 25 0:30

Archiv- schnittstelle Du point de vue du eGovernment Court terme Moyen terme Long terme    Processus Adaptation des bases légales Processus préarchivistique Processus préarchivistique Processus préarchivistique Automatisation complète Formation continue Formation continue Records Management Records Management Gestionnaires de Connaissances et Records manager Gestionnaires de Connaissances et Records manager Records- management Coopération Centre de Coordination et de conseil Centre de Coordination et de conseil Ausbau Beratungsstelle Elargissement du Centre de compétence Centre de service suisse Centre de service suisse Standards definieren Définition de normes Standards definieren Centre de Compétence décentralisé Projets de recherche Centre de service Migration eGovernment eGovernment Portail Internet des Archives Portail Internet des Archives Diese Konvergenzen verstärken sich zusätzlich, wenn Aktivitäten, die im Rahmen von eGovernment geplant sind, mit den Bestrebungen der Archive verbunden werden können: Technique Système d‘enregistrement pour les archives Système d‘enregistrement pour les archives Réccupération des anciens fonds Réccupération des anciens fonds Concept de migration Infrastructure électronique d‘archivage à long terme Participation Aux projets informatiques Einbindung in IT-Planung Einbindung in IT-Planung mit denjenigen des VSA und der individuellen Archive verbunden: zahlreiche Konvergenzen erkennbar zeige auf, wo am ehesten Synergien stattfinden können, ohne auf Einzelheiten einzugehen (müssen auch nicht einzige Verbindungen sein). Inventaire des système Inventaire des systèmes Normes de préarchivage Vorarchivische Standards Vorarchivische Standards Interface d‘archivage Archivschnittstelle Archiv- schnittstelle Thomas Schärli Strategiestudie der Schweizer Archive Archivkommission des Kantons Zürich 25.9.2002 S. 26 Wichtig ist, dass sich so etwas wie ein selbstorganisioerendes Gesamt-system ergibt. So müssen Archive nicht ganzen Karren alleine ziehen, sondern können auf Wellen springen, die bereits auf sie zukommen. 0:45

Thèses sur le plan économique Les dépenses dans le domaine des Archives sont les plus faibles, quand elles ne peuvent pas être inclues dans des investissement de toute façon nécessaires. Les coûts organisationnels liés l’introduction des systèmes informatiques sont régulièrement sous-estimés. Un processus commun aux Archives est rentable. Plus on attend longtemps, plus la tâche sera difficile et coûteuse. Dont ont déduit trois thèses sur le plan économique Je besser sich Bedürfnisse der Archive in Systemarchitekturen der Verwaltung integrieren lassen, um so niedriger werden Kosten => Dies bedeutet: Prozesse und Standards so rasch als möglich definieren IT-Systeme sind heute Sachzwänge: Wo bestehende Systeme durch neue ersetzt werden müssen, lässt sich über Kosten oft überhaupt nicht mehr diskutieren. Ob sich ihr Einsatz lohnt und Produktivität gesteigert werden kann, wird vielfach bezweifelt. => Vielfach entstehen versteckte Kosten im organisatorischen Bereich von rasch wachsendem Ausmass. Kosten für Archivsysteme nur kleiner Bruchteil dieser Ausgaben Gemeinsames Vorgehen unbedingt zu empfehlen. Thomas Schärli Strategiestudie der Schweizer Archive Archivkommission des Kantons Zürich 25.9.2002 S. 28 1:00

Mesures immédiates possibles Etablir un Centre de coordination et de conseil sur des bases saines (Financement) Planifier le développement ou le remplacement des systèmes archivistiques existants, en vue de la prise en charges des métadonnées et des données primaires Développer la coopération sur une base régionale (cantonale) Renforcer la formation continue à l’interne .. ... Thomas Schärli Strategiestudie der Schweizer Archive Archivkommission des Kantons Zürich 25.9.2002 S. 29 1:00

Il n‘y a pas loin jusqu‘en 2010. Damit komme ich zum Schluss: .... ... si nous commencions.... Thomas Schärli Strategiestudie der Schweizer Archive Archivkommission des Kantons Zürich 25.9.2002 S. 30 0:15