INTRANET.SANTEFRANCAIS.CA ANTOINE DÉSILETS Coordonnateur au réseautage et Agent de communication Formation sur l’utilisation de l’Intranet 1

Plan de formation 1.Introduction : portrait de nos outils 2.Connexion et enregistrement Accéder à la page de l’Intranet Aperçu général Se connecter à son compte Changer les paramètres 3.Navigation et téléchargement Naviguer dans les différentes sections de l’Intranet Télécharger des documents 4.Téléversement et autorisations Ajouter des documents à l’Intranet Comprendre le processus d’approbation de nouveaux documents S’adresser à la bonne personne en cas de problèmes d’autorisation 5.Options avancées Utiliser la section « Fichiers récents » Utiliser la fonction de fichiers ou dossiers favoris Téléverser une nouvelle version d’un document existant Accéder aux anciennes versions 2

SECTION 1 : Introduction 3

Public primaireRôleType de contenu Responsabilit é Site web Grand public Présentation générale de la SSF et des réseaux Sommaires, publications, rapports annuels SSF Portail (à venir) Mouvement et partenaires Partage d’outils, valorisation des bons coups, appui à la prise de décision Études, rapports, outils, modèles SSF et réseaux Intrane t Mouvement Banque de documents de travail, appui aux rencontres (Zone sécurisée) Documents de travail, procès- verbaux, documents de rencontres SSF et usagers Portail (à venir) Intranet Site web Note hebdo- madaire Bulletin Médias sociaux Commu -niqués

SECTION 2 : Connexion et enregistrement À la fin de cette section, l’utilisateur ou l’utilisatrice est en mesure de : Accéder à la page de l’Intranet Se connecter à son compte Changer son mot de passe Réinitialiser son mot de passe en cas d’oubli. Changer le fuseau horaire Se déconnecter 5

SECTION 2 : Connexion et enregistrement Accéder à la page de l’Intranet Aperçu général Se connecter à son compte Changer les paramètres Deux façons : 1.Dans la barre d’adresse de votre navigateur favori, entrez intranet.santefrancais.ca ou 2.À partir du site web de la Société ( cliquez sur le lien « Intranet »

SECTION 2 : Connexion et enregistrement Accéder à la page de l’Intranet Aperçu général Se connecter à son compte Changer les paramètres Cliquez le logo pour revenir à la page d’accueil Architecture de l’Intranet (non-visible lorsque déconnecté) Documents disponibles sur la page en cours Outils de connexion Boîte de commande 7

SECTION 2 : Connexion et enregistrement Accéder à la page de l’Intranet Aperçu général Se connecter à son compte Changer les paramètres La première fois : 1.Cliquez sur « Demander un nouveau mot de passe ». 2.Entrez votre adresse courriel et cliquez sur « Envoyer nouveau mot de passe par courriel ». 3.Cliquez le lien dans le courriel que vous recevrez. 8

SECTION 2 : Connexion et enregistrement Accéder à la page de l’Intranet Aperçu général Se connecter à son compte Changer les paramètres 4.Sur la page qui s’ouvre, cliquez sur « Se connecter ». 5.Choisissez un nouveau mot de passe. Note : vous pouvez également changer ici l’adresse courriel associée au compte. 6.En bas de la page, choisissez votre fuseau horaire, puis cliquez sur « Enregistrer ». 9

SECTION 2 : Connexion et enregistrement Accéder à la page de l’Intranet Aperçu général Se connecter à son compte Changer les paramètres 1.Sur la page d’accueil, cliquez sur « Mon compte » 2.Cliquez sur l’onglet « Modifier ». 10

SECTION 3 : Navigation et téléchargements À la fin de cette section, l’utilisateur ou l’utilisatrice est en mesure de : Naviguer dans les différentes sections de l’Intranet Télécharger des documents 11

SECTION 3 : Navigation et téléchargement Naviguer dans les différentes sections de l’Intranet Télécharger des documents L’Intranet fonctionne de façon semblable à votre explorateur Windows ou Finder Le menu « racine » se trouve dans la barre de navigation Cliquez sur un dossier pour l’ouvrir 12

SECTION 3 : Navigation et téléchargement Naviguer dans les différentes sections de l’Intranet Télécharger des documents Lorsqu’on clique sur le nom d’un document, la fenêtre suivante s’affiche : Cliquez « Téléchargeme nt » pour télécharger le fichier Modifier le titre et les autres descriptifs (voir section 4) Téléverser une nouvelle version (voir section 5) Supprimer le document Verrouiller le document (non-utilisé) S’abonner au document (non-utilisé) Recevoir des notifications (non-utilisé) 13

SECTION 3 : Navigation et téléchargement Naviguer dans les différentes sections de l’Intranet Télécharger des documents Il est également possible de télécharger un document en cliquant directement sur la flèche verte à droite du nom du fichier. 14

SECTION 4 : Téléversement et autorisations À la fin de cette section, l’utilisateur ou l’utilisatrice est en mesure de : Ajouter des documents à l’Intranet Comprendre le processus d’approbation de nouveaux documents S’adresser à la bonne personne en cas de problèmes d’autorisation 15

SECTION 4 : Téléversement et autorisations Ajouter des documents à l’Intranet Comprendre le processus d’approbation de nouveaux documents S’adresser à la bonne personne en cas de problèmes d’autorisation 1.Cliquez sur « Nouveau fichier » 16

Ajouter des documents à l’Intranet Comprendre le processus d’approbation de nouveaux documents S’adresser à la bonne personne en cas de problèmes d’autorisation 2.Cliquez sur « Choisissez un fichier ». Vous pouvez à ce moment-ci changer les informations du fichier, au besoin. 2. Cliquez sur « Transférer le Fichier ». Nom d’affichage : Nom sous lequel le fichier est affiché Dossier-parent : Le dossier dans lequel se trouvera le fichier. Tags : mots-clés en lien avec le fichier. Description : Visible seulement dans la fenêtre détaillée du fichier. Notes de version : commentaires spécifiques à la version téléversée. Notification par courriel : Lorsque sélectionné, tous les utilisateurs ayant accès au dossier reçoivent un courriel les avisant du dépôt du fichier. SECTION 4 : Téléversement et autorisations 17

Ajouter des documents à l’Intranet Comprendre le processus d’approbation de nouveaux documents S’adresser à la bonne personne en cas de problèmes d’autorisation 2 processus distincts : Le niveau d’autorisation peut être changé par dossier. Téléversements directs : L’utilisateur peut directement ajouter un document. Téléversements avec approbation : Lorsque l’utilisateur veut ajouter un document, celui-ci doit être approuvé par un administrateur ou une administratrice. Ex.: Partenaires externes, consultants, etc. SECTION 4 : Téléversement et autorisations 18

Ajouter des documents à l’Intranet Comprendre le processus d’approbation de nouveaux documents S’adresser à la bonne personne en cas de problèmes d’autorisation En cas de problème, restez calme et contactez Antoine Désilets : , poste 234 Si urgence : Il est suggéré de prendre une capture d’écran (CTRL+ImpÉcran) qui montre l’erreur et de l’inclure au courriel. SECTION 4 : Téléversement et autorisations 19

SECTION 5 : Options avancées À la fin de cette section, l’utilisateur ou l’utilisatrice est en mesure de : Utiliser la section « Fichiers récents » Utiliser la fonction de fichiers ou dossiers favoris Téléverser une nouvelle version d’un document existant Accéder aux anciennes versions 20

SECTION 5 : Options avancées Utiliser la section « Fichiers récents » Utiliser la fonction de fichiers ou dossiers favoris Téléverser une nouvelle version d’un document existant Accéder aux anciennes versions L’Intranet nous offre une fonction permettant de voir les fichiers ajoutés récemment dans les dossiers auxquels l’utilisateur a accès. Le menu indique par défaut les dossiers où des modifications ont été faites récemment. La page d’accueil, une fois l’utilisateur connecté, présente par défaut la liste des fichiers récents 21

Utiliser la section « Fichiers récents » Utiliser la fonction de fichiers ou dossiers favoris Téléverser une nouvelle version d’un document existant Accéder aux anciennes versions Si vous comptez accéder fréquemment au même fichier, une bonne pratique est de l’ajouter à vos documents favoris. 1.Cliquez sur l’étoile à gauche du nom du document 2.Accédez à tous vos documents favoris en cliquant sur le dossier « Marqués par moi ». SECTION 5 : Options avancées 22

Utiliser la section « Fichiers récents » Utiliser la fonction de fichiers ou dossiers favoris Téléverser une nouvelle version d’un document existant Accéder aux anciennes versions 1. Cliquez sur « Nouvelle version ». 2. Sélectionnez la nouvelle version à partir de votre ordinateur et cliquez sur « Transférer le fichier ». SECTION 5 : Options avancées 23

Utiliser la section « Fichiers récents » Utiliser la fonction de fichiers ou dossiers favoris Téléverser une nouvelle version d’un document existant Accéder aux anciennes versions Les versions antérieures s’affichent dans la page de détails du fichier. SECTION 5 : Options avancées 24

QUESTIONS? 25