Gestion Financière de votre Accord de Coopération Dakar, Sénégal 11 au 15 janvier 2010

NORMES DE GESTION FINANCIÈRE Exigences administratives pour les subventions et les accords avec les organisations non gouvernementales - OMB Circulaire A Les récipiendaires devront relier les données financières aux rendements et produire des renseignements sur le coût unitaire si possible (BUDGÉTISATION)

NORMES DE GESTION FINANCIÈRE Exigences administratives pour les subventions et les accords avec les organisations non gouvernementales - OMB Circulaire A Le système de gestion financier des récipiendaires devra fournir:  Une divulgation exacte, courante et complète des résultats financiers de chaque projet commandité par le Gouvernement Américains  Une comparaison des dépenses actuelles contre les montants budgétisés (COMPARAISON BUDGÉTAIRE)  Contrôle effectif et responsabilité pour tous les fonds, les biens et les autres actifs. Les récipiendaires devront protéger de manière adéquate et systématique tous les actifs et s’assurer qu’ils sont utilisés uniquement pour atteindre les objectifs autorisés.

 Procédures pour déterminer le caractère raisonnable, attribuable et admissible des coûts, conformément aux statuts fédéraux applicables et comme défini dans la subvention (REGELEMENTS INTERNES ÉCRITES)  Procédures de gestion de la trésorerie pour limiter les fonds disponibles (avances) pour les besoins de décaissement immédiats des récipiendaires (habituellement 30 jours).  Registres comptables, notamment les registres de comptabilité des dépenses/revenus qui sont appuyés par des sources documentaires. (DOCUMENTATION APPROPRIÉE) NORMES DE GESTION FINANCIÈRE Exigences administratives pour les subventions et les accords avec les organisations non gouvernementales - OMB Circulaire A-110

Constat avant la Subvention  Sondages avant la subvention – première étape pour déterminer si le récipiendaire est prêt à recevoir les fonds  Mieux vaut résoudre les problèmes avant la vérification officielle – car les constats du sondage avant la subvention, restant dans la première vérification officielle, pourraient avoir des répercussions sur le programme.  Important de relire votre subvention pour s’assurer quand et comment il faut les résoudre

Nous sommes tous embarqués dans le même bateau… Constats courants avant la subvention Gestion financière 1.Créer/mettre à jour le règlement interne de la gestion financière – Introduire un système de comptabilité officiel et des procédures de contrôles internes 2.Utiliser des pièces justificatifs pour le journal 3.Séparer le compte bancaire pour les fonds et les dépenses de USAID et veuillez à la sécurité des fonds 4.Créer/mettre à jour les procédures de déplacements

1.Mettre à jour les registres comptables et corriger les erreurs comptables 2.Embaucher un agent financier compétent/avoir un comptable non signataire de compte 3.Améliorations nécessaires pour les procédures de décaissement - vérification de la fiche de paye, formulaires d’autorisation des dépenses, livre de caisse, etc. 4.Améliorations apportées à l’audit 5.Implémenter un logiciel comptable 6.Clearing des chèques en instance avec la banque locale Nous sommes tous embarqués dans le même bateau… Constats courants avant la subvention Gestion financière

1.Créer/actualiser la politique d’approvisionnement 2.Créer/actualiser un registre pour les actifs (immeubles, véhicules, ordinateurs, etc…) Nous sommes tous embarqués dans le même bateau… Constats courants avant la subvention Approvisionnement

1.Créer/actualiser une procédure interne de RH – Feuille de pointage/comptabilisation des heures ouvrables/procédure de congé annuel/diagramme de l’organisation/définir les rôles et les responsabilités 2.Feuilles de pointage pour différents programmes 3.Déduire la sécurité sociale et la taxe sur le revenu Nous sommes tous embarqués dans le même bateau… Constats courants avant la subvention Ressources Humaines

QUELS ENJEUX FINANCIERS SOUHAITEZ-VOUS ABORDES DANS VOS REGLEMENTS INTERIEURS?

11 Politiques et Procédures Financières –Aperçu du service comptables Rôles et responsabilités Contrôles internes – Séparation des fonctions –Méthode comptable commerciale / comptabilité recettes/dépenses- –Comptes bancaires –Gestion de la petite caisse –Politique achat/approvisionnement –Procédures de paiement Coûts raisonnables, admissibles, assignables Coûts inadmissibles Signataires autorisés –Rentrées en caisse –Reçus pour biens et services –Frais de voyage –Avances du salaire –Avances temporaires/avances travail/formation –Gestion des actifs –préparation et approbation du budget –Fiche de paye –Politique de vérification –Déclaration financière Rapports financiers mensuels Rapports externes Donateurs/rapport annuel

Questions?