GESTION BUDGETAIRE TRAINING LAF 2009

Training LAF OBJECTIF MODULE GESTION BUDGETAIRE A l’issue de la formation, le participant sera capable de gérer les budgets tout au long de la durée des projets dans le respect des procédures en vigueur à la CTB. 1. Suivre le budget du projet 2. Expliquer quand une modification budgétaire d’un projet doit avoir lieu ? 3. Expliquer comment une modification budgétaire d’un projet doit avoir lieu ? 4. Calculer le solde budgétaire 5. Réconcilier les données de FIT et NAVISION 6. Analyser le « Cost effectiveness » des budgets

Training LAF Suivre le budget du projet  Echange d’expérience: Dans vos pays respectifs, comment suivez-vous les budgets des projets?

Training LAF Suivre le budget du projet 1.1 Expliquer les objectifs du suivi budgétaire Instrument de suivi financier d’un projet  Les limites budgétaires sont-elles respectées?  Quels sont les moyens encore disponibles pour la réalisation des activités  Les fonds sont-ils bien utilisés? Instrument de suivi d’avancement d’un projet  Indication sur l’état d’avancement d’un projet

Training LAF Suivre le budget du projet 1.1 Expliquer les objectifs du suivi budgétaire Instrument de communication interne et externe sur les résultats du projet  Rapports intermédiaires pour la direction du projet, les collaborateurs, les partenaires locaux, les bénéficiaires, la SMCL, les bailleurs… Instrument d’analyse et d’aide à la prise de décision  Procéder à une modification du budget?  Anticiper une demande de prolongation du projet?  Adapter les activités, revoir les objectifs?  Réaliser des économies de coût…

Training LAF Suivre le budget du projet Le budget n’est pas un élément isolé Contenu Ressources disponibles Durée du projet / Etat d’avancement dans le temps

Training LAF Suivre le budget du projet 1.2 Processus de suivi budgétaire Processus: Cfr Q-platforme Suivi régulier à mettre en place au niveau de la représentation  Au moins une fois par trimestre (avant ou lors des PF)  Une fois par mois lors des 6 derniers mois d’un projet Compte rendu écrit résumant les conclusions du suivi budgétaire  Prévoir un moment formel de compte rendu avec l’équipe projet (équipe FIN/ADMIN + PO opérationnel)  Plan d’action des actions éventuelles à entreprendre (adaptation activités, économies de coûts, modification budgétaire, prolongation…)  Suivi régulier de ce plan d’action à convenir.

Training LAF Suivre le budget du projet 1.3 Analyser un rapport de suivi budgétaire  Quels sont les facteurs qui peuvent fausser l’exercice de suivi budgétaire? Les informations sur les dépenses ne sont pas disponibles à temps. Les informations sur les dépenses sont incomplètes Les changements dans les budgets n’ont pas été communiqués Les informations sur les engagements ne sont pas disponibles

Training LAF Suivre le budget du projet 1.3 Analyser un rapport de suivi budgétaire  Quels risques peuvent se produire en cas de suivi budgétaire incorrect/incomplet? Les activités sont postposées suite à l’incertitude sur les ressources disponibles Dépassement du budget suite au manque d’information exhaustive: Commandes libérées alors que les fonds sont épuisés Le budget n’est pas basé sur de bonnes hypothèses et/ou le contrôle du budget ne se base pas sur des chiffres corrects: Mauvaises décisions prises…

Training LAF Suivre le budget du projet 1.3 Analyser un rapport de suivi budgétaire But: Comparer le budget du projet aux dépenses et engagements. Différents types de rapports existent en fonction de l‘analyse souhaitée. Conditions préalables à un bon suivi: Les données sont disponibles à temps, exactes, complètes et sont correctement converties en €.

Training LAF Suivre le budget du projet Points d’attention lors de l’analyse du suivi financier  Analyse des montants (pertinence, exhausitvité (tous les PHQ inclus), cohérence (moyens généraux), efficacité dans l’utilisation…)  Tenir compte des factures et engagements en cours.  Faire le lien avec la planification opérationnelle  Analyser les dépassements constatés ou potentiels (par ligne et mode de financement) en distinguant la partie activité de la partie moyens généraux.  Cohérence des imputations  Tenir compte des cycles de paiement (TDR, MP, ctrt, activité, facture, paiement)

Training LAF Suivre le budget du projet Points d’attention AT  Règle générale: € budgété par mois.  Comprend l’ensemble des coûts salariaux. Souvent repris sous la ligne Z_01_01.Sur une autre ligne Z_01_02, est budgété la voiture € si tout (salaire, loyer, BA, voiture, PC, téléphone) est repris sous une seule ligne Z_01_01.  Variation importante du coûts des loyers entre pays (et ville)-Ex. Vientiane au Laos: €/mois versus Alger: €/mois  Impact de la composition familiale de l’AT (marié avec 4 enfants ou célibataire)  Profil junior ou senior? Annexe 1

Training LAF Suivre le budget du projet Analyser un rapport de suivi budgétaire Annexe 2/2-a

Training LAF Expliquer quand une modification budgétaire d’un projet doit avoir lieu ? Echange d’expérience: Dans vos pays respectifs, à quel moment procèdez-vous à des modifications budgetaires? Echange d’expérience: Dans vos pays respectifs, comment procèdez-vous pour effectuer ces modifications budgetaires?

Training LAF Expliquer quand une modification budgétaire d’un projet doit avoir lieu ? 1. Augmentation du budget total 2. Transfert entre les modes de financement 3. Modification de la structure du budget 4. Utilisation de la réserve budgétaire 5. Glissement entre les lignes budgétaires Pour les cas de figure 1 à 4, une modification doit avoir lieu dans tous les cas. Pour le point 5, conditions préalables requises!

Training LAF Expliquer quand une modification budgétaire d’un projet doit avoir lieu ? 5. Glissement entre les lignes budgétaires Abandon de la notion de « significatif » ou « non significatif ». Une modification budgétaire entre lignes budgétaires au sein d’un volet doit avoir lieu uniquement si une des conditions ci dessous est présente:  Dépassement du volet « general Means » ;  Dépassement constaté/prévu de 10% d’une rubrique des general means;  La ligne budgétaire dépasse(ra) son montant établit lors de la dernère version du budget de plus de 10% et ce dépassement est supérieur à 1% du budget total par mode de financement

Training LAF Expliquer quand une modification budgétaire d’un projet doit avoir lieu ? Exceptions sur le point 5 «glissement entre lignes budgétaires » Les budgets de type « fonds d’expert »: Pas de modification nécessaire (sauf dans le cas d’une augmentation ou budget ou d’un transfert entre mode de financement). La SMCL de démarrage pourrait décider de fixer d’autres règles si opportun (fixer le seuil à 15%, par exemple) Donc, dans ces cas là, càd les dépassements qui restent en dessous de ces limites définies, sont autorisés. Il n’y a donc pas besoin de faire de modifications.

Training LAF Expliquer quand une modification budgétaire d’un projet doit avoir lieu ? Réserve budgétaire Ne jamais imputer ou programmer de dépenses sur cette ligne! L’utilisation de la réserve est formalisée dans une proposition de modification budgétaire La proposition doit être validée en SMCL

Training LAF Prérequis avant toute modification:  Les propositions de modifications doivent se baser sur une analyse budgétaire réalisée à l’aide du rapport FIT « Follow-up and new budget proposal » et d’une partie narrative.  Existence de suffisament d’informations et de probabilité sur la réalisation et le coût total des activités qui concernent la/les lignes budgétaires à modifier.  Si des nouvelles activités sont décidées, une nouvelle ligne budgétaire doit être créée.  On ne crée jamais de ligne « divers » ou « imprévus » pour imputer des dépenses suite à une modification budgétaire.  Pour les projets IS et multibailleurs, toujours se référer aux conditions du contrat. 3. Expliquer comment une modification budgétaire d’un projet doit avoir lieu ?

Training LAF Expliquer comment une modification budgétaire d’un projet doit avoir lieu ? 3.1 Processus de modification budgétaire Annexe 3 1. Proposition de changement budgétaire 2. Vérification du changement budgétaire 3. Analyser la proposition de changement budgétaire 4. Approuver la proposition de changement budgétaire 5 Mise à jour de la base de données 6. Contrôle du changement budgétaire

Training LAF Expliquer comment une modification budgétaire d’un projet doit avoir lieu ? Une proposition de modification budgétaire est préparée et motivée.  Objectif final: S’assurer que les chiffres présentés en SMCL sont corrects!  Moyens: Préparer méthodiquement la propositon, la partager et la discuter entre projets et représentation.  Outil: Template « proposition de modification budgétaire ».  Timing à respecter: Tous les documents préparatoires doivent être transmis à la représentation 3 semaines avant la réunion de la SMCL pour vérification et validation.  Exception: Si augmentation du budget, la proposition d’augmentation doit être déposée au moins 1 an avant la fin du projet sauf circonstances imprévues clairement justifiées. 1. Proposition de changement budgétaire

Training LAF Expliquer comment une modification budgétaire d’un projet doit avoir lieu ? La proposition de modification budgétaire est vérifiée sur le plan de:  Sa nécessité (Doit-on faire un changement?).  L ’exactitude et de l’exhaustivité des chiffres.  Sa forme (transmission de l’ensemble des documents requis). 2. Vérification du changement budgétaire

Training LAF Expliquer comment une modification budgétaire d’un projet doit avoir lieu ? La proposition de changement budgétaire est analysée en SMCL La proposition de changement budgétaire est approuvée en SMCL 3. Analyser la proposition de changement budgétaire 4. Approuver la proposition de changement budgétaire

Training LAF Expliquer comment une modification budgétaire d’un projet doit avoir lieu ? La base de données projet est mise à jour. La modification budgétaire enregistrée dans la base de données projet est contrôlée. 5. Mise à jour de la base de données 6. Contrôle du changement budgétaire

Training LAF Expliquer comment une modification budgétaire d’un projet doit avoir lieu ? 3.2 Organiser le processus de modification budgétaire au niveau des pays A l’aide du processus de modification budgétaire décrit précédemment, détaillez la manière dont vous allez organiser le déroulement de ce processus. Annexe 4

Training LAF Expliquer comment une modification budgétaire d’un projet doit avoir lieu ? 3.3 Expliquer le nouveau rapport « Follow-up and new budget proposal » Annexe Expliquer le nouveau rapport narratif « Proposition de changement budgétaire » Annex 6-a/6-b

Training LAF Expliquer comment une modification budgétaire d’un projet doit avoir lieu ? Que présenter? Explication de la situation budgétaire Narratif de proposition de modification budgétaire et Rapport « Follow-up and new budget proposal» Liste des engagements les plus importants Solde budgétaire calculé selon la méthode de trésorerie Quand? Envoyer cela 3 semaines avant la SMCL Avec qui? Se référer au RACI des processus concernés Information du RC 3 semaines avant SMCL dans tous les cas Support du RC si transfert entre les modes de financements, augmentation du budget et changement de la partie régie d’un budget incluant des PHQ

Training LAF Expliquer comment une modification budgétaire d’un projet doit avoir lieu ? 3.5 Proposer une modification budgétaire (chiffres et narratif) sur base des rapports Annexe 7

Training LAF Expliquer comment une modification budgétaire d’un projet doit avoir lieu ? 3.6 Modififer le budget dans FIT  Visualisation de la vidéo « Modification Budgétaire » Annexe 8  Visualisation de la « Budget follow-up table » Annexe 9

Training LAF Calculer le solde budgétaire But: Etre capable d’estimer, à un moment donné dans la vie d’un projet, le solde disponible d’un budget. Deux méthodes possibles: Suivi budgétaire versus méthode de trésorerie Solde approximatif versus solde précis Donnent des résultats différents! Exercice crucial la dernière année d’un projet

Training LAF Calculer le solde budgétaire 4.1 Expliquer la méthode de suivi budgétaire Principe: Se base sur les dépenses effectuées en € ou dans une monnaie à parité fixe avec l’€ (F CFA) Points d’attention: Tous les montants sont convertis en € (avance ouverte et solde de banque en USD sont donc convertis par après). Ecarts de conversion.

Training LAF Calculer le solde budgétaire 4.1 Expliquer la méthode de suivi budgétaire Méthode: Budget – dépenses = Solde disponible - soldes des engagements = solde disponible pour les engagements futurs

Training LAF Calculer le solde budgétaire 4.2 Expliquer la méthode de trésorerie Principe: Basé sur la trésorerie d’un projet Prend en compte les alimentations et paiements faits par le siège (PHQ) Prend en compte les soldes des banques et des caisses Points d’attention: Tous les montants sont en € Pas d’écarts de conversion des devises

Training LAF Calculer le solde budgétaire 4.2 Expliquer la méthode de trésorerie Méthode: Total du budget - Cash calls reçus - Paiements faits par le siège ET = Solde disponible pour alimentations ET paiements futurs faits par le siège + Soldes des banques et caisses + Avances ouvertes = Solde disponible - Solde des engagements = Solde disponible pour les engagements futurs

Training LAF Calculer le solde budgétaire 4.3 Calculer le solde budgétaire selon la méthode de suivi budgétaire et de trésorerie Annexe 10/10-a/10-b

Training LAF Réconcilier les données de FIT & NAVISION 5.1 Expliquer le concept de la réconciliation Le logiciel FIT (Financial Information Tool) enregistre les dépenses réalisées au niveau projet Le Logiciel NAVISION est utilisé pour la comptabilité du siège, des représentations et intègre les dépenses issues de FIT. Il constitue le seul outil de référence comptable officielle de la CTB envers « l’extérieur » Principe de Base: Les données projets de FIT et de NAVISION doivent être identiques. Il faut donc vérifier de manière régulière que FIT soit bien égal à Navision. C’est cet exercice que l’on appelle "réconciliation. La mise en place d’un système de suivi de l’encodage des PHQ est conseillé.

Training LAF Réconcilier les données de FIT & NAVISION 5.1 Expliquer le concept de réconciliation Quand faut-il le faire?: o Préalablement à tout changement budgétaire impliquant une augmentation ou un transfert entre mode de financement o Préalablement à une demande de prolongation d’un AT o Avant de soumettre tout rapport intermédiaire aux bailleurs. o Minimum une fois par an o Impérativement 6 mois avant la fin d’un projet Qui doit le faire?: o Le/la LAF doit piloter l’exercice (faire ou aider à faire) o Assistance du RC o RC pour projets avant 2005.

Training LAF Réconcilier les données de FIT & NAVISION 5.2 Expliquer les sources potentielles de différences Dépenses projets: FIT = Navision Dépenses faites par le siège (PbH = Payments by Headquarters) càd dépenses effectuées par le siège mais imputées sur le budget du projet e.g. salaires de l’assistance technique, billets d’avion, assurances, bourses projet, factures de consultance ou de commande logistique, …mais aussi différence de change, Note de crédit, extourne... o Non envoyées ou envoyées partiellement o Envoyées mais non reçues (Problème d’ ) o Oubli ou erreur d’encodage o Anciens projets (avant 2005) o Arrondis (2 dans Navision)

Training LAF Réconcilier les données de FIT & NAVISION 5.3 Expliquer la méthodologie de réconciliation De quelle information disposer? o Export des données de Navision (via RC) o Export des données de FIT o Overview PHQ-FIT Quelle technique utiliser? o Tableau croisé dynamique (table pivot): Aide à organiser les données chiffrées afin de les analyser o Suivre le « guideline réconciliation » Annexe 11

Training LAF Réconcilier les données de FIT & NAVISION 5.4 Réconcilier FIT et NAVISION Annexe 12

Training LAF Gérer et Analyser son budget 6.1 Expliquer le concept de « Cost effectiveness » Définition:  Mesures prises afin que le projet atteigne ses résultats avec un ratio coût/résultat optimal.

Training LAF Gérer et Analyser son budget 6.1 Expliquer le concept de « Cost effectiveness » Contexte: CTB= Gestion de fonds Publics Ressources financières importantes Conséquences: Mettre tous les moyens possibles en œuvre pour garantir une utilisation efficace et efficiente des moyens disponibles afin d’atteindre les objectifs fixés. Role du LAF: Rôle clé Mettre en place des procédures de contrôle Canaliser la « Pression » pour dépenser: Dépenser ><Gaspiller Ressources financières importantes: Assurer le « Value for Money » Analyse/ actions correctives/conseils Appui du RC

Training LAF Gérer et Analyser son budget 6.1 Expliquer le concept de «Cost effectiveness » Préambule: Nuancer 2 concepts Efficacité et Efficience Efficacité: Mesure selon laquelle les objectifs de l'action de développement ont été atteints, ou sont en train de l'être, compte tenu de leur importance relative.  Les indicateurs d'efficacité d'une prestation de coopération indiquent la mesure dans laquelle les résultats obtenus ont contribués à atteindre les objectifs fixés  Efficacité= « Doing the right things »

Training LAF Gérer et Analyser son budget 6.1 Expliquer le concept de « Cost effectiveness » Efficience: Mesure selon laquelle les ressources (fonds, expertise, temps, etc.) sont converties en résultats de façon économe.  Lors d’une analyse coûts/bénéfices, les indicateurs d'efficience permettent donc de mesurer les résultats obtenus (en qualité et en quantité) par rapport aux coûts des ressources humaines, financières et matérielles utilisées pour les atteindre  Efficience= « Doing the things right »

Training LAF Gérer et Analyser son budget 6.2 Lister les points d’attention/ de contrôle Comment mettez-vous/pourriez-vous mettre en application en tant que LAF le principe de « cost- effectiveness »?

Training LAF Gérer et Analyser son budget 6.2 Lister les points d’attention/ de contrôle Clé du succès? 1. Budget de départ bien établit (action en amont) et connu de tous 2. Règles et procédures pays clairement décrites et communiquées 3. Niveau d’appui/conseil constant avec l’équipe projet 4. Garder un esprit critique 5. Gestion « bon père de famille » Quels points pouvez-vous contrôler? Frais de personnel - Staff national  Cohérence avec la grille salariale  Respect des règles de primes et de Per Diem  Suivi des heures supplémentaires  Suivi des congésAnnexe 13

Training LAF Gérer et Analyser son budget 6.2 Lister les points d’attention/ de contrôle Activités  Les prix sont-ils en lien avec le marché?  Les TDR des consultants sont-il bien définis?  Coût des ateliers, séminaires…sont-ils raisonnables? Investissement  Les prix sont-ils en lien avec le marché? Frais de fonctionnement  Loyer: Connaissance du marché locatif. Comparaison avec d’autres institutions/organisations  Eau/Gaz/Electricité: Suivre l’évolution des coûts. Conscientiser le personnel aux astuces pour économiser l’énergie.

Training LAF Gérer et Analyser son budget 6.2 Lister les points d’attention/ de contrôle Frais de fonctionnement:  Services et frais de maintenance: A-t-on comparer les différents services offerts sur le marché? Externe ou interne?  Frais de fonctionnement des véhicules: Suivi de la consommation, des frais d’entretien, comparaisson des différentes possibilités sur le marché en terme d’assurance  Télécommunications: Suivi du respect de la politique de communication en vigeur, respect forfaits, refacturations frais privés…  Missions: Vérification du respect des procédures (TA, logement, Per Diem)

Training LAF Gérer et Analyser son budget 6.2 Lister les points d’attention/ de contrôle Quels outils à mettre en place/utiliser?  Check listes de coûts estimatifs standards Quelles actions entreprendre?  4 fois par an minimum, procédez à une analyse coût/bénéfice d’un ou plusieurs projets avec des risques plus élevés.  1 fois/an, procédez à un « Benchmarking » des coûts entre les projets  Décisions sur la nécessité de procéder à certaines économies.  S’assurer que les ressources/moyens mis en œuvre pour réaliser les opérations le sont de la manière la plus « cost-effectively » possible  A l’arrivée d’un Nouvel AT, co-responsable/délégué à la cogestion ou d’équipe FIN/ADMIN, prévoir un moment formel spécifique pour passer en revue le budget du projet concerné. Annexe 14