DELEGATION DE L’UNION EUROPEENNE EN COTE D’IVOIRE

Session d’information sur l’appel à propositions ANE&AL dans le développement Abidjan, le 1 octobre 2012

BUT Fournir des informations précises et détaillées aux potentiels demandeurs sur les possibilités offertes par l’appel à propositions Assurer une bonne compréhension de la procédure à suivre et des documents à remplir

 Quels sujets allons-nous aborder:  les priorités de l’appel à propositions  le montant des subventions disponibles  le demandeur et ses partenaires  comment chiffrer les coûts éligibles (formulaire de budget)  comment soumettre une proposition  la procédure de sélection  Quel sujet ne sera pas abordé : comment gérer un contrat de subvention

Programme Thématique ANE&AL: les objectifs Réduire la pauvreté dans le contexte du développement durable, notamment en poursuivant les objectifs du Millénaire pour le développement. Renforcer les capacités des organisations de la société civile et des autorités locales en vue d’une société plus équitable, plus ouverte et plus démocratique au moyen d’un soutien à « leurs initiatives ».

ANE & AL: les priorités en Côte d’Ivoire en 2013 Lot 1 ANE:  Soutenir les OSC dans des actions de réconciliation nationale/cohésion sociale  Appuyer les actions d’insertion socioprofessionnelle des jeunes, des femmes et des couches sociales défavorisées  Soutenir des actions des OSC de contrôle citoyen Lot 2 AL:  Renforcer les capacités d’action des AL pour la fourniture de services de base dans leurs domaines de compétences  Soutenir des initiatives des AL en matière de réconciliation et cohésion sociale

Les subventions disponibles Lot 1 ANE:  Budget disponible: €  Taille des subventions: de € à € Lot 2 AL:  Budget disponible: €  Taille des subventions: de € à € Tous les lots  propositions ivoiriennes: 90% des coûts éligibles  propositions européennes: 75% des coûts éligibles

ANE et AL: les acteurs Lot 1 ANE:  Qui peut soumettre une proposition? ANE sans but lucratif enregistrés depuis 2 ans et avec une expérience d’au moins 2 ans dans le domaine (Côte d’Ivoire) ou 3 ans (UE)  Avec quels partenaires? ( obligation si proposition ANE UE)  Lot 2 AL:  Qui peut soumettre une proposition? AL ou association d’AL, directement chargée de la préparation et gestion de l’action  Avec quels partenaires? ( obligation si proposition AL UE)

Nombre de demandes par demandeur/partenaire  Un demandeur ne peut pas soumettre plus de deux demandes dans le cadre du présent appel à propositions.  Un demandeur ne peut pas se voir attribuer plus d'une subvention au titre du présent appel à propositions.  Un demandeur peut être partenaire en même temps dans une autre demande. Deux entités ne peuvent pas présenter ensemble plus d'une demande dans le cadre du présent appel à propositions.  Les partenaires peuvent participer à plus d'une demande.

Estimation des coûts (1)  Principe: budget réaliste et d’un bon rapport coût efficacité  Formulaire Excel avec coûts éligibles :  1- ressources humaines (coût salarial, contrats d’emploi, per diem pour mission)  2- voyages  3- équipement, matériel et fournitures  4- bureau local  5- autres coûts: soustraitance, vérification des depenses et évaluation indispensables; expertise éventuelle sur contrat de service  6- autres  8- imprévus  10- coûts administratifs

Estimation des coûts (2)  Utiliser le formulaire Excel  Indiquer montants en EURO, pas en CFA  Pas de montants forfaitaires: indiquer le coût par unité et le nombre d’unités

Comment soumettre une proposition ?

La note succincte  Soumettre une note succincte de présentation (papier + CD-Rom):  5 pages maximum (Arial 10)  Pertinence de l’action: problèmes, groupes cibles, bénéficiaires finaux, besoins et contraintes du pays, etc  Description de l’action et son efficacité: objectifs, activités proposées, résultats attendus, rôle des partenaires et autres  Durabilité de l’action: analyse de risques, durabilité, etc  Montant des coûts de l’action (variation 20% ensuite)  Avec la liste de contrôle + la déclaration du demandeur  1 original + 2 copies  Tous les documents (originaux signés) dans la même enveloppe scellée: référence et tire de l’Appel, mention « Ne pas ouvrir avant… » Date limite: le 23 octobre 2012 par courrier express ou à déposer à la Délégation avant 12h (accusé de réception).

Le processus d’évaluation de la NS  Ouverture et vérification administrative  Respect de la date d’envoi/remise de la proposition  Conformité de la note succincte avec la liste de contrôle  Evaluation de la note succincte  Grille d’évaluation  Classement selon points obtenus sur 50  Liste de NS présélectionnées = lettre d’invitation à soumettre proposition complète.

Le formulaire complet de demande  Soumettre le formulaire standard dûment rempli  l’action  le demandeur (PADOR)  les partenaires (déclaration de partenariat signée et datée pour chaque partenaire)  les associés (pas de déclaration nécessaire)  + cadre logique + budget  + liste de contrôle + déclaration du demandeur  Tous ces doc (original signé + 2 copies papier + CD-ROM) dans la même enveloppe scellée: référence et tire de l’Appel, mention « Ne pas ouvrir avant le … »

Le processus d’évaluation de la demande  Ouverture et vérification administrative  Respect de la date d’envoi/remise de la demande  Conformité du formulaire complet avec la liste de contrôle = lettre à tous les demandeurs  Evaluation du formulaire complet  Grille d’évaluation (capacité financière et opérationnelle, pertinence,efficacité et faisabilité, durabilité, budget ). ATTENTION à la capacité qui est un critère éliminatoire : il est nécessaire de démontrer une capacité à gérer des projets similaires/de la même taille du montant demandé (voir partie 4 du formulaire de demande « Expérience d’actions similaires »).  Classement des demandes selon points obtenus sur 100 et sélection provisoire des meilleures (Liste de réserve) = lettre aux pré-sélectionnés concernant l’éligibilité, avec délai à respecter

Vérification d’éligibilté du demandeur et partenaires  Vérification de l’égibilité du demandeur (pièces justificatives): Lot 1 ANE  statuts du demandeur et des partenaires  si subvention >€ : rapport d’audit externe  copie des états financiers les plus récents du demandeur  rapports d’activité annuels: 3 ans (demandeur européen), 2 ans (demandeur ivoirien)  fiche d’identité légale complétée et signée Lot 2 AL  document officiel de la loi nationale  fiche d’identité légale complétée et signée = lettre aux demandeurs sur issue de la sélection + préparation du contrat pour propositions sélectionnées

Calendrier indicatif Date limite dépôt NS 23/10/2012 Information sur évaluation NS Nov 2012 Information sur éval formulaire complet Fév 2013 Notification résultats Mars 2013 Signature du contrat Avant 31/03/2013

Rappel  Partenariat  Capacité à gérer le budget de l’action (projets similaires)  Innovation  Dossier complet  Précision  Argumentaire A vos questions!

Infos sur les sites internet UE Cette présentation et les réponses aux clarifications seront publiées sur le site de la DUE: e/index_fr.htm Ainsi que sur le site d’EuropeAid: ne-services/index.cfm?do=publi.welcome