Session d’information sur l’appel à propositions locales ENRTP Appui à la participation des organisations de la société civile et du secteur privé au processus de négociation d'un APV FLEGT en RD Congo Kinshasa, le 24 mai 2013

BUT Fournir des informations précises et détaillées aux potentiels demandeurs sur les possibilités offertes par l’appel à propositions Assurer une bonne compréhension de la procédure à suivre et des documents à remplir

 Quels sujets allons-nous aborder: les priorités de l’appel à propositions le montant des subventions disponibles le demandeur, les co demandeurs et les autres partenaires comment chiffrer les coûts éligibles (formulaire de budget) comment soumettre une proposition la procédure de sélection  Quel sujet ne sera pas abordé : comment gérer un contrat de subvention

ENRTP: les objectifs (1/2) Le document stratégique du programme thématique "Environnement, ressources naturelles y compris l'énergie" cible le plan d'action FLEGT comme un des domaines prioritaires de son soutien. La priorité n°2 du programme ENRTP se concentre sur la participation de la société civile et du secteur privé national au FLEGT. Le présent appel à proposition est financé dans le cadre de la priorité n°2.

La priorité n°2 du programme ENRTP concerne 8 pays qui sont soit en pré- négociation soit en phase de négociation ou d'application d'un APV FLEGT. Ils s'agit du Cameroun, de la RDC, du Gabon, du Ghana, du Guyana, de la Côte d'Ivoire, du Libéria, et du Vietnam. ENRTP: les objectifs (2/2)

Les priorités pour la RDC  Axe 1: Actions qui contribuent à la production et la diffusion d’informations pertinentes sur l’application du cadre légal à l’intention des parties prenantes du secteur forestier à l’intérieur du pays (autorités décentralisées et administrations locales / opérateurs économiques / organisations de la société civile)

Les priorités pour la RDC  Axe 2:Actions qui contribuent à renforcer la transparence des activités d’exploitation forestière, aident les opérateurs à répondre aux exigences du règlement bois de l’Union européenne (RBUE) et préparent le fonctionnement effectif du système de vérification de la légalité dans le cadre de la future mise en œuvre de l’APV en cours de négociation

Les subventions disponibles Deux lots  Budget total disponible: €  Taille des subventions: de € à €  1 action par lot envisagée Ceci signifie que toutes les priorités ne seront pas forcément couvertes Taux de cofinancement  Taux maximum de financement UE : 90%

Qui peut soumettre une proposition? Demandeur: Toute personne morale; Etre sans but lucratif; Acteur non étatique (voir définition); Avoir la nationalité du pays de l'action: la RDC; Etre directement chargés de la préparation et de la gestion de l’action.

Qui peut soumettre une proposition? Co Demandeur: Les codemandeurs doivent satisfaire aux critères d’éligibilité qui s'appliquent au demandeur lui-même.

Nombre de dossier par demandeur/codemandeur  Le demandeur ne peut pas soumettre plus de une demande dans le cadre du présent appel à propositions.  Un demandeur ne peut pas se voir attribuer plus d'une subvention au titre du présent appel à propositions.  Le demandeur ne peut pas être en même temps un codemandeur dans une autre demande.  Un codemandeur ne peut pas soumettre plus de une demande ni se voir attribuer plus de une subvention au titre du présent appel à propositions.  Un codemandeur ne peut pas être en même temps une entité affiliée dans une autre demande.

Estimation des coûts (1)  Principe: budget réaliste et d’un bon rapport coût efficacité  Formulaire Excel avec coûts éligibles :  1- ressources humaines (coût salarial y compris charges sociales, per diem pour mission)  2- voyages  3- équipement, matériel et fournitures  4- bureau local  5- autres coûts et services: soustraitance, vérification des depenses et évaluation indispensables; expertise éventuelle sur contrat de service  6- autres  8- imprévus  10- coûts administratifs

Estimation des coûts (2)  Utiliser le formulaire Excel.  Indiquer les montants en EURO.  Indiquer les montants pour l'ensemble du projet et pour l'année "une".  Pas de montants forfaitaires: indiquer le coût par unité et le nombre d’unités.  Ne pas oublier les onglets "Justification" et "sources de financement".

Comment soumettre une proposition ?

Il s'agit d'un AàP ouvert Tous les documents doivent être soumis en même temps: note succincte de présentation et formulaire complet de demande Date limite de remise: le 5 juillet 2013 par courrier ou déposé à la Délégation avant 13h.

La note succincte  Enregistrement dans PADOR obligatoire:  Soumettre une note succincte de présentation (papier + CD-Rom):  5 pages maximum (Arial 10)  Résumé  Description de l’action  Pertinence de l’action  Avec la liste de contrôle + la déclaration du demandeur  1 original + 2 copies "papier" + 1 CD, tous les documents (originaux signés) dans la même enveloppe scellée avec la mention « Ne pas ouvrir avant… » Date limite de demande écrite d'éclaircissement: le 14 juin 2013

Le formulaire complet de demande  Soumettre le formulaire standard dûment rempli  la description de l’action  le demandeur et les co demandeurs (déclaration de partenariat signée et datée pour chaque partenaire)  les associés (pas de déclaration nécessaire)  + cadre logique + budget  + liste de contrôle + déclaration du demandeur  Tous ces doc (original signé + 2 copies papier + CD-ROM) dans la même enveloppe scellée: référence et tire de l’Appel, mention « Ne pas ouvrir avant la séance d'ouverture »

Le processus d’évaluation de la NS  Ouverture et vérification administrative  Respect de la date d’envoi/remise de la proposition  Conformité de la note succincte avec la liste de contrôle, enregistrement PADOR  Evaluation de la note succincte  Grille d’évaluation  Classement selon les points obtenus sur 50  Liste de Notes Succinctes présélectionnées  Envoi d'une lettre avec les résultats de cette évaluation.

Le processus d’évaluation  Ouverture et vérification administrative  Respect de la date d’envoi/remise de la demande  Conformité du formulaire complet avec la liste de contrôle = lettre à tous les demandeurs  Evaluation du formulaire complet  Grille d’évaluation (capacité financière et opérationnelle, pertinence, efficacité et faisabilité, durabilité, budget ). ATTENTION à la capacité qui est un critère éliminatoire : il est nécessaire de démontrer une capacité à gérer des projets similaires/de la même taille du montant demandé  Classement des demandes selon points obtenus sur 100 et sélection provisoire des meilleures (Liste de réserve) = lettre aux présélectionnés concernant l’éligibilité, avec délai à respecter

Vérification d’éligibilité du demandeur et codemandeurs  Vérification de l’éligibilité du demandeur (pièces justificatives):  statuts du demandeur et des codemandeurs (PADOR)  Mandats des codemandeurs  si subvention >€ : rapport d’audit externe  copie des états financiers les plus récents du demandeur  rapports d’activité annuels: 3 ans (demandeur européen), 2 ans (demandeur RDC)  fiche d’identité légale complétée et signée = lettre aux demandeurs sur issue de la sélection + préparation du contrat pour propositions sélectionnées

Calendrier indicatif Date limite dépôt formulaire demande 05/07/2013 Information sur ouverture, vérifications administratives et l'évaluation note succincte Fin juillet 2013 Information sur éval formulaire complet Août 2013 Notification résultatsOctobre 2013 Signature du contratNovembre 2013

Rappel  Capacité à gérer le budget de l’action  Dossier complet  Précision  Argumentaire A vos questions!

Infos sur les sites internet UE Les réponses aux clarifications seront publiées sur le site de la DUE: Ainsi que sur le site d’EuropeAid: services/index.cfm?do=publi.welcome