P8_GDBP_prez_ Un guide publié par : Présentation du Guide des bonnes pratiques des schémas directeurs numériques Version du 9 avril 2014

P8_GDBP_prez_ Un guide publié par : Approche

P8_GDBP_prez_ Un guide publié par : Pourquoi un guide des bonnes pratiques des SDN ? Les schémas directeurs numériques (SDN) apparaissent comme les outils indispensables de l’intégration du numérique dans les stratégies d’établissement. C’est dans cet objectif que le Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche, la Conférence des Présidents d’Université et la Caisse des Dépôts ont uni leurs efforts pour réaliser un « Guide des bonnes pratiques des Schémas Directeurs Numériques (SDN) » à l’intention des établissements d’enseignement supérieur et des Communautés d’Universités et d’Etablissements (COMUE) afin de les accompagner dans l’élaboration et la mise en œuvre de leurs stratégies numériques. 3 Un enjeu stratégique globale : le numérique couvre dans l’université, un champ large qui englobe notamment mais pas exclusivement, la pédagogie, les systèmes d’information et les réseaux mais aussi la recherche

P8_GDBP_prez_ Un guide publié par : Méthodologie  16 entretiens auprès d’établissements ayant lancé ou achevé les travaux d’élaboration d’un SDN 16 entretiens  Entretiens complémentaires auprès de :  opérateurs de mutualisation et d’associations de l’écosystème numérique de l’enseignement supérieur  cabinets de conseil qui ont accompagné les établissements.  Comité de pilotage tripartite (MESR – CPU – CDC) Comité de pilotage tripartite L’ambition Que le SDN mette le numérique au service de la stratégie pédagogique et scientifique de l’établissement en identifiant et en partageant des éléments méthodologiques communs dans le respect des contextes et spécificités propres à chacun. 4 Un outil accessible et pratique qui doit permettre aux établissements et aux COMUEs de se mobiliser rapidement pour engager les transformations numériques indispensables.

P8_GDBP_prez_ Un guide publié par : Etablissements rencontrés 5 Etablissements CAMPUS CONDORCET CENTRE - VAL DE LOIRE UNIVERSITÉ CITÉ INTERNATIONALE UNIVERSITAIRE DE PARIS CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET MÉTIERS FONDATION DE COOPÉRATION SCIENTIFIQUE CAMPUS PARIS - SACLAY NORMANDIE UNIVERSITÉ UNIVERSITÉ DE LA NOUVELLE - CALÉDONIE UNIVERSITÉ DE LYON UNIVERSITÉ DE REIMS CHAMPAGNE - ARDENNE UNIVERSITÉ DE STRASBOURG UNIVERSITÉ DE VERSAILLES SAINT - QUENTIN - EN - YVELINES UNIVERSITÉ EUROPÉENNE DE BRETAGNE UNIVERSITÉ PARIS 8 VINCENNES - SAINT DENIS UNIVERSITÉ PARIS OUEST NANTERRE LA DÉFENSE UNIVERSITÉ PARIS - EST UNIVERSITÉ PARIS - SUD

P8_GDBP_prez_ Un guide publié par : Comité de pilotage Un comité de pilotage composé de représentants du ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche, de la Conférence des Présidents d’Université (CPU) et de la Caisse des Dépôts et Consignations a été constitué pour orienter et valider les travaux d’élaboration du guide. Les membres de ce comité étaient :  François Germinet, Président de l'université Cergy-Pontoise, responsable du comité numérique de la conférence des Présidents d’Université (CPU)  Yves Lecointe, Université de Nantes, membre du comité numérique de la Conférence des Présidents d’Université (CPU), ancien président de l’Université de Nantes ( )  Stéphane Amiard, Vice-Président délégué au développement du Numérique de l’Université d'Angers, membre du comité numérique de la Conférence des Présidents d’Université (CPU)  Christine Crespy, chargée de mission numérique, Conférence des Présidents d’Université (CPU)  Catherine Mongenet, chargée de mission France Université Numérique au sein de la direction générale pour l'enseignement supérieur et l'insertion professionnelle (DGESIP), ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche  Marie-Hélène Martinez, responsable du service « services et usages », département Développement numérique des territoires, Caisse des Dépôts et Consignations  Ollivier Lenot, responsable du pôle e-éducation du Département développement numérique des territoires, Caisse des dépôts et consignations  Patrick Le Gall, expert Universités, Département Economie de la Connaissance, Caisse des dépôts et consignations 6

P8_GDBP_prez_ Un guide publié par : Contenu

P8_GDBP_prez_ Un guide publié par : 3 pratiques transverses clés 1.Conduire le changement pour favoriser l’adhésion à la stratégie numérique proposée 2.Délivrer une communication continue pour aider à l’appropriation et à la réalisation des projets 3.Mobiliser les expertises internes et externes pour atteindre les objectifs fixés. 8 Trois principes transverses clés à respecter en amont du lancement, pendant l’élaboration et durant la réalisation d’un SDN

P8_GDBP_prez_ Un guide publié par : conduire le changement pour favoriser l’adhésion à la stratégie numérique proposée Le SDN reste encore trop perçue comme un projet technique et non comme un projet d’établissement qui concerne toutes ses composantes. Un plan d’actions de conduite du changement pour :  susciter la mobilisation des acteurs et maintenir le niveau d’engagement requis tout au long de l’exécution stratégique,  donner aux acteurs la capacité de s’approprier le changement,  développer une culture et une identité commune,  adapter les modes de fonctionnement internes pour tenir compte des évolutions amenées par le changement,  apporter aux acteurs les compétences requises quand le changement exige un besoin de nouvelles compétences ou le renforcement de compétences existantes,  sécuriser la mise en œuvre de la stratégie. 9 Exemples d’actions : mise en cohérence de l’organisation en fonction des changements à venir, formation, communication, accompagnement spécifique de l’encadrement et des chefs de projet (coaching, tutorat, etc.), développement d’échanges internes (séminaires, réunions d’échanges de bonnes pratiques, réseau de pairs, …) favorables à une appropriation plus pragmatique des évolutions en cours et à venir.

P8_GDBP_prez_ Un guide publié par : délivrer une communication continue pour aider à l’appropriation et à la réalisation des projets  La communication aide, dès le début de la démarche, à l’appropriation des enjeux, à la compréhension des objectifs et à la valorisation des réalisations du SDN selon trois axes essentiels :  phase amont : convaincre de l’intérêt de la démarche et de l’engagement à fournir ; débloquer les résistances ; donner de la visibilité sur les bénéfices attendus et promouvoir la compréhension des enjeux du « numérique » à tous les niveaux,  phase aval : valoriser les réalisations et promouvoir les usages,  de manière permanente : informer et « rassurer » l’ensemble des acteurs et bénéficiaires des avancées du SDN et des projets avec le bon niveau d’information (partenaires - au sens large - compris). 10 Quelques questions clés liées à la stratégie de communication : cibles ? message(s) à transmettre ? Moyens ? (i.e. vecteurs, relais) ? les bonnes périodes ? la bonne formulation ? (adapter le contenu à la cible et au relais de communication choisi) …

P8_GDBP_prez_ Un guide publié par : mobiliser les expertises internes et externes pour atteindre les objectifs fixés Le besoin de définir une organisation adaptée permettant d’atteindre les objectifs fixés suppose de :  identifier les compétences et expertises nécessaires  Valider leur disponibilité  Apprécier ce qu’il convient de renforcer en interne ou ce qui sera à rechercher en externe (et dans ce cas, définir le périmètre de l’externalisation en regard de la doctrine de l’établissement en la matière)  Prendre en compte les possibilités offertes par :  les opérateurs de mutualisation du MESR (Amue, Cocktail, RENATER, FUN),  les structures de mutualisation telles que les UNR, UNT,  les COMUEs, les offres d’autres établissements avec lesquels des collaborations pourraient avoir lieu  l’écosystème territorial. 11 Périmètres potentiellement concernés : réflexion amont préalable au lancement d’un SDN ; élaboration du SDN ; réalisation de tout ou partie des projets du SDN.

P8_GDBP_prez_ Un guide publié par : ELABORER ÉLABORATION DU SCHÉMA DIRECTEUR NUMÉRIQUE À L ’ ISSUE DE LAQUELLE L ’ ÉTABLISSEMENT A FORMALISÉ SA STRATÉGIE, SON PORTEFEUILLE DE PROJETS ET A VALIDÉ LES PRINCIPALES MODALITÉS DE SA MISE EN ŒUVRE METTRE EN ŒUVRE MISE EN ŒUVRE DES PROJETS DU SCHÉMA DIRECTEUR NUMÉRIQUE AU COURS DE LAQUELLE L ’ ÉTABLISSEMENT EST MOBILISÉ SUR LA RÉALISATION DE PROJETS IDENTIFIÉS ET PRIORISÉS AU SEIN DU PORTEFEUILLE DE PROJETS. ACTUALISER PROCESSUS D ’ ACTUALISATION DU SDN, DE SON ÉVALUATION À SA MISE À JOUR. Structure du guide 12 DECIDER PHASE DE DÉCISION AU COURS DE LAQUELLE L ’ ÉTABLISSEMENT DÉFINIT LES OBJECTIFS DE SA DÉMARCHE ET CONFIRME LE LANCEMENT DE CELLE - CI EN VEILLANT À RÉUNIR LES CONDITIONS PRÉALABLES NÉCESSAIRES À SA BONNE RÉALISATION

P8_GDBP_prez_ Un guide publié par : Présentation des bonnes pratiques 13 Titre Bonne pratique Description Description de la bonne pratique Pré requis Prérequis nécessaires à la réalisation de la bonne pratique Exemple(s) de modalité(s) Exemples de modalités de mise en œuvre identifiées dans les établissements rencontrés Verbatim Verbatim relevés lors de nos entretiens éclairant un aspect particulier de la bonne pratique Résultats attendus Résultats attendus de la mise en œuvre de la bonne pratique E TAPE DE LA DÉMARCHE CONCERNÉE

P8_GDBP_prez_ Un guide publié par : Etape 1 14 DECIDER PHASE DE DÉCISION AU COURS DE LAQUELLE L ’ ÉTABLISSEMENT DÉFINIT LES OBJECTIFS DE SA DÉMARCHE ET CONFIRME LE LANCEMENT DE CELLE - CI EN VEILLANT À RÉUNIR LES CONDITIONS PRÉALABLES NÉCESSAIRES À SA BONNE RÉALISATION. 7 Bonne pratiqueRésultatsResponsableConsulté E1.1 Animer la réflexion stratégique pour créer le consensus autour du lancement du SDN et de ses objectifs Les attentes et les objectifs sont formulés. L’établissement a situé sa démarche par rapport à : la stratégie globale de l’établissement, aux enjeux de la COMUE, des stratégies partenariales élargies (collectivités, acteurs, projets mutualisés…). La décision de lancer une démarche SDN est prise Une communication ad hoc est lancée Politique E1.2 Définir et valider le périmètre du SDN à élaborer Les démarches stratégiques ayant une incidence potentielle sur le SDN sont répertoriées et analysées. Les points d’articulation sont identifiés. Les modalités de travail associées sont définies Politique Expert Direction générale Politique E1.3 Apprécier les conditions de réussite financier, RH et technique nécessaires à la mise en œuvre du SDN Les conditions de faisabilité technique sont prises en compte. Un cadrage sur les moyens financiers et humains nécessaires à l’élaboration du SDN est réalisé. La durée de la démarche est définie. La qualification des assistances externes nécessaires est opérée. Politique Expert Direction générale E1.4 Lister les acteurs à impliquer dans la démarche en fonction du périmètre du SDN défini précédemment et définir les modalités d'implication La liste des acteurs à associer est définie. Les modalités d’association des acteurs sont identifiées de manière prévisionnelle et ceci par typologie d’acteurs. Politique Direction générale Politique E1.5 Constituer l’équipe projet en charge de l’élaboration du SDN et fixer les rôles L’équipe projet est constituée. Chaque membre de l’équipe a connaissance de son rôle dans la démarche. La démarche de l’équipe projet est lisible par tous et son rôle a été légitimé. Direction générale Politique Direction générale Politique E1.6 Définir les instances de validation du SDN Les instances de pilotage et de validation des résultats des travaux sont définies et créées. Chaque membre de ces instances a connaissance de son rôle dans la démarche. Direction générale Politique E1.7 Fixer le calendrier et organiser les premières actions : lancement de l’assistance, actions de communication interne et externe, conventionnements partenariaux, … Un macro planning est formalisé. Une première liste d’actions est réalisée Les responsables d’actions sont informés de leur rôle. Politique Direction générale Expert Direction générale Politique

P8_GDBP_prez_ Un guide publié par : Etape 2 15 ELABORER ÉLABORATION DU SCHÉMA DIRECTEUR NUMÉRIQUE À L ’ ISSUE DE LAQUELLE L ’ ÉTABLISSEMENT A FORMALISÉ SA STRATÉGIE, SON PORTEFEUILLE DE PROJETS ET A VALIDÉ LES PRINCIPALES MODALITÉS DE SA MISE EN ŒUVRE 11 Bonne pratiqueRésultatsResponsableConsulté E2.1 Recueillir les pratiques existantes et les attentes de manière adaptée Les pratiques existantes et les attentes sont exprimées La communauté et l’écosystème ont connaissance des attentes exprimées Equipe projet SDN E2.2 Prendre en compte l’état de l’art des usages, des pratiques et des technologies sur les sujets ciblés Des opportunités sont identifiées et évaluées. L’établissement dispose d’un référentiel pour mieux orienter ses décisions. Equipe projet SDN Expert Equipe projet SDN E2.3 Formaliser la vision numérique en lien avec la stratégie d'établissement, la décliner en objectifs et exprimer les conditions de sa réalisation La vision numérique est formalisée. Les prérequis nécessaires à la réalisation de la vision numérique sont identifiés. Des objectifs sont définis. La vision numérique est partagée. Politique Direction générale Politique Equipe projet SDN E2.4 Définir la structure du portefeuille de projets et sa durée Le portefeuille de projets est structuré. La période de planification des projets est choisie. Le portefeuille de projet est perçu comme cohérent avec la stratégie de l’établissement. Equipe projet SDN Direction générale Politique Equipe projet SDN E2.5 Croiser les résultats de l’état des lieux avec la vision numérique et prioriser les projets Les projets sont évalués. Les projets sont planifiés.Direction générale Expert Equipe projet SDN E2.6 Identifier et planifier les ressources financières et RH, et les règles associées La trajectoire financière prévisionnelle des projets du SDN est documentée. Les processus de validation pour engager les projets sont effectifs. Le CA est informé et approuve. Politique Direction générale Equipe projet SDN E2.7 Définir les modalités de gestion des projets (instances, outils, ressources) Les modalités de gestion des projets sont identifiées et définies.Equipe projet SDN E2.8 Définir le modèle économique Un modèle économique est défini, documenté et stabilise le mode d’organisation des programmes ou des projets concernés et leur pilotage. Politique Direction générale Equipe projet SDN E2.9 Définir les modalités d'actualisation Le processus d’actualisation du SDN et/ou du portefeuille de projets est défini. Politique Direction générale Equipe projet SDN E2.10 Définir les indicateurs d'évaluation de la réalisation du SDN et de ses projets Les éléments nécessaires au processus d’évaluation sont définis. Direction générale Equipe projet SDN E2.11 Mettre à jour l’état de l’art usages, pratiques et technologique sur les sujets ciblés et prendre en compte les nouvelles attentes L'état de l'art est mis à jour. Le processus d’instruction des nouvelles demandes est mis en place. Equipe projet SDN Expert

P8_GDBP_prez_ Un guide publié par : Etape METTRE EN ŒUVRE MISE EN ŒUVRE DES PROJETS DU SCHÉMA DIRECTEUR NUMÉRIQUE AU COURS DE LAQUELLE L ’ ÉTABLISSEMENT EST MOBILISÉ SUR LA RÉALISATION DE PROJETS IDENTIFIÉS ET PRIORISÉS AU SEIN DU PORTEFEUILLE DE PROJETS. 6 Bonne pratiqueRésultatsResponsableConsulté E3.1 Lister les compétences nécessaires à la mise en œuvre et obtenir leur affectation sur les projets Le portfolio des compétences est disponible. Les ressources et les moyens sur les premiers projets sont alloués. Les chefs de projets ont pris connaissance de leur feuille de route. Direction générale Equipe projet SDN E3.2Désigner un responsable de la mise en œuvre du SDN et les équipes projet Le responsable de la mise en œuvre du SDN est nommé. Politique Direction générale E3.3 Lancer parmi les premiers projets des projets visibles et fédérateurs Les premiers projets sont lancés. Les réunions de lancement de ces projets ont lieu. Direction générale Equipe projet SDN E3.4 Mettre en place la démarche de gestion de projets Les outils et les instances sont créés et mis en place. Les plannings et le suivi des budgets des projets sont à jour. Direction générale Equipe projet SDN E3.5 Animer les réseaux d’acteurs concernés Les réseaux sont mobilisés sur leurs actions. Les acteurs reçoivent le bon niveau d'information. Equipe projet SDN E3.6 Mettre en place une démarche d'évaluation des projets Le processus d’évaluation est défini. Equipe projet SDN

P8_GDBP_prez_ Un guide publié par : Etape ACTUALISER PROCESSUS D ’ ACTUALISATION DU SDN, DE SON ÉVALUATION À SA MISE À JOUR. 2 Bonne pratiqueRésultatsResponsableConsulté E4.1 Identifier et proposer un ou plusieurs scénarios d’actualisation Le ou les scénarios d’actualisation sont formalisés. L’instruction financière d’actualisation des projets du SDN est opérée. L’instruction financière des opportunités nouvelles est exprimée. L’impact RH est évalué. Direction générale Equipe projet SDN E4.2 Revoir la priorisation des projets Le scénario d’actualisation est validé par le CA. Les projets concernés par l’actualisation sont clairement identifiés et validés. Le périmètre du SDN a été revu ou confirmé. Le portefeuille de projets est mis à jour et les priorités ont été confirmées ou revues. Le niveau d’engagement financier est validé. L’allocation de ressources nouvelles ou redéploiement de ressources existantes, si nécessaire, est validée. Une communication ad hoc est opérée. Politique Direction générale Equipe projet SDN