INRAP Choix et mise en place du futur système d’information comptable et financier (SICF) de l’INRAP Mission d’assistance à maîtrise d’ouvrage COMITE DE PILOTAGE DATE : 29 Février 2008

Sommaire 1 2 Les objectifs du projet Présentation de l’équipe projet 3 Planning 4 Les premiers travaux 5 Point d’attention sur la procédure de marché 2

Les objectifs du projet de refonte du système d’information comptable et financier Amélioration des processus de production des informations financières et de gestion et renforcement du pilotage de l’établissement. Finalités : Répondre aux contraintes réglementaires auxquelles sont soumises l’établissement, Accroître le niveau d’informations disponibles, Mettre en place et fiabiliser le système de comptabilité analytique dans la détermination des coûts réels avec un objectif d’équilibre financier voire de rentabilité, Améliorer la qualité du reporting au conseil d’administration, aux tutelles, à la DG et aux responsables de l’établissement. Moderniser des systèmes d’information marqués par une forte obsolescence et un manque d’intégration, rendant nécessaires des saisies manuelles multiples. Moyens Orientation vers l’implémentation d’outils de pilotage fiables et performants, permettant d’alimenter les tableaux de bord des responsables.

Les objectifs du projet de refonte du système d’information comptable et financier Le nouveau système d’information financier et comptable s’appuiera sur un progiciel du marché et devra répondre à plusieurs critères : 0rganisationnels Harmonisation et simplification des processus de gestion Mise en place d’un langage commun partagé par tous les utilisateurs / Unification des codifications Automatisation des tâches / Réduction du nombre de saisies dans le système Alimentation du système en temps réel par les opérationnels Fonctionnalités du système Compatibilité complète avec l’instruction M9-1 Multi-sites – multi-sociétés (gestion d’un budget annexe) – multi-devises Capacité à gérer des ordonnateurs secondaires Intégration cohérente avec les applications opérationnelles Technologie web Capacité à gérer plusieurs axes d’analyses pour le pilotage  Mise en place d’une solution standard facilement maintenable et évolutive Respect des règles de contrôle interne Ergonomie pour les utilisateurs

Rappel des étapes du projet Lancement du projet Choix du progiciel et du prestataire en charge de sa mise en œuvre Mise en œuvre du progiciel Etape 0 Etape 1 Etape 2 Contribution à la définition du dispositif de pilotage de projet Prise de connaissance de l’existant Elaboration du planning détaillé Préparation du programme détaillé des travaux Expression générale des besoins Définition de l’architecture fonctionnelle Choix Procédure de marché Cahier des charge et Grille d’analyse des offres Suivi processus d’appel d’offres Etude d’adéquation Fonctionnelle et technique Propositions d’aide aux choix Cadrage du projet de mise en œuvre Cahier des charges détaillé des besoins Validation des spécifications fonctionnelles (préparées par l’intégrateur) Validation du cahier de recettes (préparé par l’intégrateur) Suivi de la recette Définition du plan de formation Validation des supports de formation SOUS-ETAPE 1.2 SOUS-ETAPE 1.3 SOUS-ETAPE 1.4 SOUS-ETAPE 1.1 SOUS-ETAPE 2.1 SOUS-ETAPE 2.3 (Tranche Conditionnelle) Nota bene : Les tâches mentionnées dans l’étape 2 correspondent à celles placées sous la responsabilité de Deloitte. Elles ne comprennent pas celles affectées à l’intégrateur et à l’INRAP.

Périmètre du projet Le planning de mise en place du nouveau système prévoit un démarrage en 2009 organisé en deux vagues : Vague 1 : Cœur financier du progiciel pour le 1er janvier 2009 Gestion budgétaire Comptabilité générale Comptabilité analytique (axes d’analyse) Référentiel des tiers Dépenses Recettes Trésorerie Fiscalité Régies Reporting (premier lot) Vague 2 : Autres fonctionnalités dans le courant de 2009 Comptabilité analytique (suite) Immobilisations Consolidation Reporting (deuxième lot) Gestion électronique de document

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Les intervenants du projet Le projet est organisé autour des instances suivantes : Equipe INRAP – MOA (Maîtrise d’Ouvrage) : Christiane Berthot – Adjoint Directeur Administratif Financier Jean Fernand Amar – Agent Comptable Equipe Deloitte Conseil – AMOA (Assistance à Maîtrise d’Ouvrage interne du projet) : Claude Schreiber – Associé Nadine Raison – Senior manager Kim-Long Phan – Senior consultant Comité de pilotage  Prise de décisions et arbitrage des points en suspens Réunion mensuelle Comité de projet  Suivi de l’avancement des travaux Réunion hebdomadaire Mme Nicole Pot – Directrice Générale M. Philip Malgras – Direction générale – chargé de mission projet stratégique  M. Jacques Ballu – Directeur Administratif et Financier Mme Christiane Berthot – Adjoint Directeur Administratif et Financier et chef de projet MOA M. Jean Fernand Amar – Agent comptable et chef de projet MOA M. Philippe Merrichelli – Adjoint Directeur Administratif et Financier – responsable service des marchés M. Bernard Pinglier – Directeur des Systèmes d’Information Mme Christiane Berthot – Adjoint Directeur Administratif et Financier et chef de projet MOA M. Jean Fernand Amar – Agent comptable et chef de projet MOA M. Philippe Merrichelli – Adjoint Directeur Administratif et Financier M. Bernard Pinglier – Directeur des Systèmes d’Information, pendant la phase de choix du PGI. Il sera ensuite remplacé par M. Franck Virlogeux – Chef de projet DSI Mme Sandrine Leboisselier – Responsable du service Exécution budgétaire M. Laurent D’Argaignon – Contrôleur de gestion central 1 contrôleur de gestion local 2 administrateurs Adjoint agent comptable Ateliers de travail  Composés d’intervenants INRAP, Deloitte, Editeurs Les participants à ces réunions sont choisis en fonction des thèmes abordés.

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Planning général du projet Les premiers contacts ont eu lieu le 19 février, pour un démarrage effectif le 26 février. Ainsi par rapport au planning initial, la phase de lancement des travaux a été décalée de 3 semaines. Afin de réaliser les travaux dans les délais impartis et compte tenu du glissement, nous prévoyons de mener certaines activités en parallèle. Le planning du projet sera adapté et affiné au cours de la réalisation des travaux.

Mise à jour - Macro-planning d’assistance à maîtrise d’ouvrage – Procédure d’appel d’offres FEVRIER MARS AVRIL MAI JUIN JUILLET ACTIVITES S6 S7 S8 S9 S10 S11 S12 S13 S14 S15 S16 S17 S18 S19 S20 S21 S22 S23 S24 S25 S26 S27 S28 S29 Etape. 0 Lancement des travaux S/ étape. 1.1 Expression générale des besoins / Dossier d’architecture fonctionnelle S/ étape. 1.2 Choix de la procédure de marché Cahier des charges + grille d’analyse des offres Procédures d’appel d’offres Publication d’avis d’appel public à concurrence Analyse d’adéquation fonctionnelle et technique 40 jours S/ étape. 1.3 Dossier d’aide au choix Notification du marché S/ étape. 1.4 Cadrage du projet de mise en œuvre Pilotage du projet Cahier des charges détaillé des besoins Validation des spécifi. Fonct. ACTIVITES Validation du cahier de recettes Suivi de la recette Définition du plan de formation Validation des supports de formation Juill Aout Sept Oct Nov Déc Janv Fév Mars Avr Mai Juin Juil Août Assistance à la gestion de projet Dec Périmètre complémentaire Rédaction du cahier de recette Recette du système Formation des utilisateurs recette Formation des utilisateurs Rédaction des supports de formation Rédaction des Spécifications fonctionnelles Reprise des données Paramétrage Validation INRAP Mise en production Comité de pilotage Point d’avancement avec le chef de projet INRAP Taches intégrateur Taches INRAP Taches DELOITTE

Mise à jour - Macro-planning d’assistance à maîtrise d’ouvrage – Procédure de dialogue compétitif FEVRIER MARS AVRIL MAI JUIN JUILLET ACTIVITES S6 S7 S8 S9 S10 S11 S12 S13 S14 S15 S16 S17 S18 S19 S20 S21 S23 S24 S25 S26 S27 S28 S29 Etape. 0 Lancement des travaux Expression générale des besoins / Dossier d’architecture fonctionnelle S/ étape. 1.1 S/ étape. 1.2 Choix de la procédure de marché Cahier des charges + grille d’analyse des offres Procédures d’appel d’offres Publication d’avis d’appel public à concurrence S/ étape. 1.3 Dialogue compétitif Conclusion dialogue S/ étape. 1.4 Cadrage du projet de mise en œuvre Pilotage du projet ACTIVITES Juill Aout Sept Oct Nov Déc Janv Fév Mars Avr Mai Juin Juil Août Sept Oct Nov Dec Remise des offres par les éditeurs et choix Périmètre complémentaire Rédaction des Spécifications fonctionnelles Validation des spécifi. Fonct. Paramétrage Rédaction du cahier de recette Validation du cahier de recettes Formation des utilisateurs recette Recette du système Suivi de la recette Reprise des données Définition du plan de formation Rédaction des supports de formation Validation des supports de formation Mise en production Formation des utilisateurs Assistance à la gestion de projet Comité de pilotage Point d’avancement avec le chef de projet INRAP Taches intégrateur Taches INRAP Taches DELOITTE Validation INRAP

Sommaire 1 2 Les objectifs du projet Présentation de l’équipe projet 3 Planning 4 Les premiers travaux 5 Point d’attention sur la procédure de marché 2

Phase de prise de connaissance La phase de lancement de projet a pour objectif la prise de connaissance de l’existant. Elle sera complétée au fur et à mesure de l’expression générale des besoins. Pour cela, plusieurs documents ont été remis à l’équipe AMOA afin de faciliter la compréhension des processus, règles de gestion, systèmes actuels au sein de l’INRAP. Règles de fiscalité applicable à l’INRAP Définition des axes analytiques dans la solution cible Dernières évolutions dans le système ERICS, en production depuis janvier 2008 Procédure Dépenses, et baux Document de formation sur ERICS Schéma directeur informatique Destination analytique Plan de comptes Nomenclature achats Cahier des charges BO Cahier des charges d’un système financier, DGCP Ces documents sont en cours d’analyse

Expression générale des besoins - Planning des réunions de travail L’étape de définition générale des besoins fonctionnels de l’INRAP, nécessite la tenue de réunions de travail avec les différents interlocuteurs concernés au sein de l’organisation. Les premières réunions de présentations de l’existant par les acteurs INRAP sont organisées sur les 3 semaines à venir. Des réunions complémentaires pourront être sollicitées ultérieurement afin d’affiner les besoins ou de préciser l’expression de besoin. Ces ateliers de travail vont permettre de déterminer l’architecture fonctionnelle cible et de rédiger le cahier des charges pour l’appel d’offre Editeurs dans le choix du PGI.

Les points abordés lors des réunions de travail Les réunions de travail s’articulent autour de grands thèmes fonctionnels (SGA, Achats, …). Les ateliers sont conduits selon la trame suivante: Présentation de l'existant (Processus, restitutions ...) Exemple : Présentation des processus actuellement suivis et des outils utilisés (y compris les bases annexes développées pour des besoins spécifiques sur des outils bureautique de type Excel / Access …) Identification des points de blocage actuels et des demandes d'évolution Exemple : Détermination des points de blocage sur le système actuel, des processus impliquant des éventuels retard dans les délais et/ou des fonctionnalités manquantes dans le système au regard des besoins du service Définition des règles et fonctionnalités à conserver dans le système cible (non régression des fonctionnalités actuelles) Exemple : Liste des fonctionnalités indispensables et des points facilitateurs pour les processus suivis par l’INRAP Hiérarchisation des besoins exprimés La prise en compte des besoins au niveau des DIRs est assurée soit par la présence de représentants des sites déconcentrés, soit d’interlocuteurs connaissant les processus en local.

Sommaire 1 2 Les objectifs du projet Présentation de l’équipe projet 3 Planning 4 Les premiers travaux 5 Point d’attention sur la procédure de marché 2

Le choix de la procédure de marché Lors des échanges que nous aurons avec le groupe de projet, nous nous attacherons à mettre en évidence les critères de choix permettant à l’INRAP de prendre sa décision. Degré de complexité du marché pouvant éliminer d’office certaines procédures (capacité à spécifier les moyens techniques à utiliser pour réaliser la solution prescrite et/ou les montages financiers à mettre en œuvre) Capacité de mobilisation en interne des acteurs (temps disponibles à consacrer aux différents soumissionnaires) Critère de sélection au regard des besoins exprimés (ex: dans le cas du dialogue compétitif, l’attribution du marché public se fait sur la seule base du critère d'attribution de l'offre économiquement la plus avantageuse) Délais de réponse réglementaires compatibles avec le planning de mise en œuvre envisagé et contraintes administratives Volonté de consulter ou pas un éventail large de prestataires