BANK ACCOUNT MANAGEMENT J. Goossens - Trésorier FORMATION LAF 2009

Formation LAF GESTION DES COMPTES BANCAIRES OBJECTIFS A l’issue de cette formation, le participant sera à même:  D’expliquer et appliquer les procédures en cours concernant l’ouverture et la clôture des comptes bancaires  D’expliquer et utiliser correctement les mandats sur les comptes bancaires  D’utiliser l’outil “Bank Account Tool” (BAT)

Formation LAF GESTION DES COMPTES BANCAIRES Procédure d’ouverture / clôture des comptes bancaires Objectifs: - Expliquer et appliquer la procédure d’ouverture des comptes bancaires - Ouverture des comptes bancaires en REGIE (DB & local) - Ouverture des comptes bancaires en COGESTION -Expliquer et appliquer la procédure de clôture des comptes bancaires

Formation LAF GESTION DES COMPTES BANCAIRES Procédure d’ouverture / clôture des comptes bancaires Objectifs: - Expliquer et appliquer la procédure d’ouverture du compte bancaire “Deutsche Bank” Cfr. procedure

Formation LAF GESTION DES COMPTES BANCAIRES Procédure d’ouverture /clôture des comptes bancaires Objectifs: - Expliquer et appliquer la procédure d’ouverture des comptes bancaires “Banque locale (REGIE)” Cfr. procedure

Formation LAF GESTION DES COMPTES BANCAIRES Procédure d’ouverture / clôture des comptes bancaires Objectifs: - Expliquer et appliquer la procédure d’ouverture de comptes bancaires “Banque locale (COGESTION)” Cfr. procedure

Formation LAF GESTION DES COMPTES BANCAIRES Procédure d’ouverture / clôture des comptes bancaires Quelques exemples pratiques Details: voir exercices

Formation LAF GESTION DES COMPTES BANCAIRES OBJECTIFS A l’issue de cette présentation, le participant sera à même:  D’expliquer et utiliser correctement les mandats bancaires

Formation LAF GESTION DES COMPTES BANCAIRES Mandats sur les comptes bancaires Faits: - Différences entre mandats confirmés par la banque et les projets / Représentations - Pas de double signature sur les comptes bancaires - Limites d’utilisation utilisées erronément

Formation LAF GESTION DES COMPTES BANCAIRES Mandats sur les comptes bancaires Principes à appliquer:  Principe des 4 yeux = double signature  PAS D’ EXCEPTIONS!!  Montant maximum  depend du signataire  Montant le plus élevé  Préparation des paiements -> Par personnel financier

Formation LAF GESTION DES COMPTES BANCAIRES Mandats sur les comptes bancaires Aperçu des mandats courants (banque) (en €): FoNCTIONMANDAT Employé Projet / représentation A5,500 Responsables Projets B12,500 Responsables Representations C67,000 HQD1,500,000

Formation LAF GESTION DES COMPTES BANCAIRES Mandats sur les comptes bancaires Combinaisons possibles MANDAT QUI ? 5,500A+A 12,500A+B 67,000 A+C B+C 1,500,000 B+D C+D D+D

Formation LAF GESTION DES COMPTES BANCAIRES Mandats sur les comptes bancaires Combinaisons spécifique (Représentation, incl. projets implementé par représentation) Signature 1 Signature 2 LIMITE (en €) COMMENTAIRES Res RepMAF67,000- Res RepLAF67,000- MAFLAF-séparation des fonctions Res RepPO67,000dans l‘absence du LAF LAFPO5,500 - dans l’absence du RES REP et - avec authorisation écrite du RES REP

Formation LAF GESTION DES COMPTES BANCAIRES Mandats sur les comptes bancaires Combinaisons spécifique (Projets REGIE) Signature 1 Signature 2 LIMITE (en €) COMMENTAIRES Resp. project RES REP67,000- Resp. project PO12,500 dans l’absence du RES REP et - avec authorisation écrite du RES REP Membre Projet ProMembre Projet 5,500 - dans l’absence du Resp Projet et - avec authorisation écrite du Resp. Projet Resp. Projet LAF-Séparation des fonctions NOTE: signature de la Representation nécessaire  payment à authoriser par MAF et/ou RES REP

Formation LAF GESTION DES COMPTES BANCAIRES Mandats sur les comptes bancaires Combinaisons Spécifique (Projets COGESTION) Signature 1 Signature 2 LIMITE (en €) COMMENTAIRES PartenaireRES REP67,000- PartenaireResp. Project12,500- PartenaireMembre projet5,500Seulement dans des cas exceptionnels PartenairePO5,500-

Formation LAF GESTION DES COMPTES BANCAIRES Mandats sur les comptes bancaires Quelques exemples pratiques Details: voir exercices

Formation LAF GESTION DES COMPTES BANCAIRES Mandats sur les comptes bancaires Conclusion TOUJOURS DOUBLE SIGNATURE  Fonction anti fraude  Fonction de contrôle  Réduction des risques d’erreur  Argent  Gouvernement Belge / autres institutions (inter)nationales TOLERANCE ZERO

Formation LAF GESTION DES COMPTES BANCAIRES Mandats sur les comptes bancaires Mandats bancaires vs. Mandats MANDAT BANCAIRE MANDAT Autorisation donnée par Conseil d’Administration Siège Conseil d’Administration Etendue Autorisation de paiements Engagement de la CTB : - Signer des contrats - Emettre des marchés publics - Ouvrir des comptes bancaires - Faire des paiements - Commander des biens…. Signatures Double

Formation LAF GESTION DES COMPTES BANCAIRES « Bank Account Tool » Objectifs: - Expliquer et utiliser l’outil “Bank Account Tool” - Gérer les comptes bancaires locaux via BAT - Gérer les mandats sur les comptes bancaires locaux via BAT - Gérer le reporting sur les comptes bancaires locaux via BAT

Formation LAF GESTION DES COMPTES BANCAIRES « Bank Account Tool » Pourquoi un outil “Bank Account Tool” ? - +/- 900 comptes bancaires dans le monde - +/- 40 banques différentes - double signature sur chaque compte - Différentes combinaisons de signatures possibles BESOIN D’UNE VUE CLAIRE SUR LES MANDATS BANCAIRES

Formation LAF GESTION DES COMPTES BANCAIRES « Bank Account Tool » Cash Management Project – Où sommes-nous? - Rassemblage l’information sur les comptes bancaires & signataires des banques – terrain - Clean-up de l’information actuelle dans BAT

Formation LAF GESTION DES COMPTES BANCAIRES « Bank Account Tool » Cash Management Project – Prochaines étapes - Liste exhaustive et correcte de tous les comptes bancaires, par fin Juin ‘09 - Confirmation des signataires vers les banques, par le siège - Implémentation graduelle de bank Account Tool dans tous les pays

Formation LAF GESTION DES COMPTES BANCAIRES « Bank Account Tool » - Utilisation Le “Bank Account Tool” (BAT) est un outil d’analyse fonctionnelle basée sur le web pour gérer les comptes bancaires et les délégations de pouvoirs. Qu’est-ce que BAT?

Formation LAF GESTION DES COMPTES BANCAIRES « Bank Account Tool » - Utilisation

Formation LAF GESTION DES COMPTES BANCAIRES « Bank Account Tool » - Utilisation Projets: -aperçu de tous les projets CTB en cours/clôturés -Comptes: - Aperçu de tous les comptes bancaires CTB ouverst/clôturés par pays spécifique - Employés: - Gestion de la base de donnée des employés - Rapports: - Outil de reporting

Formation LAF GESTION DES COMPTES BANCAIRES « Bank Account Tool » - Utilisation Quelques exemples pratiques Details: voir exercices

Formation LAF GESTION DES COMPTES BANCAIRES « Bank Account Tool » - Utilisation IMPLICATION DU SIEGE DANS BAT -Encodage de nouvelles banques  via demande au siège -Encodage de nouveaux employés  informer le siège -Encodage de nouveaux utilisateurs  via demande au siège -Attribution de mandats  A approuver par le siège

Formation LAF GESTION DES COMPTES BANCAIRES « Bank Account Tool » - Utilisation Besoin d’aide ? - Manuel - Outil e-learning (via intranet – Q-platform) - Siège

Formation LAF GESTION DES COMPTES BANCAIRES Questions & Réponses

Formation LAF GESTION DES COMPTES BANCAIRES Merci!!!