1 Questions et débats 15 minutes Retour d’expérience N°1 Etablissement CHU de Nîmes Intervenant(s)  M G. GLEIZES : Cadre supérieur de santé, Direction Coordination Générale des Soins Thème La Plateforme d‘Organisation de la Sortie (POS) mise en place au sein de l’établissement Présentation 40 minutes

ANAP - Gestion Des Lits Journées Inter-Régions de Toulouse 02 décembre 2014 G Gleizes – CHU Nîmes

Le bassin de santé Bassin : Gard (84%) – Vaucluse – Ardèche – Lozère – Hérault – Bouches du Rhône Précarité et aides sociales (2012 – Hors DOM) : Contexte régional : RSA : 3 département de LR dans les 6 premiers Dépenses aides à la personne : 4 dans les 10 premiers Contexte départemental : RSA : Gard département en 6 ème position au plan national Dépenses aides à la personne : 8 ème position au plan national Une population vieillissante 3

Un établissement "Multi site" : 10 pôles d’activité clinique (8 médico/chirurgicaux EMF et Biologie) 117 US d'hospitalisation 105 US de consultation Au début de l'étudeCapacités d'accueil : 1972 Chirurgie250 Médecine530 HAD50 SSR414 Femme - enfant75/60 Psychiatrie83 (131 en fin) Gérontologie462 Le CHRU de Nîmes 4

Les projets du CHU… en lien avec les filières De 2009 à 2014 :En coursProjet immobilier en lien avec le projet médical :  Reconstruction complète du Centre du Grau du Roi (mai 2012)  Extension du service des Urgences (deux phases)  Reconstruction complète de la psychiatrie  Réhabilitation et extension imagerie interventionnelle  Institut de cancérologie (début mi 2015)  Nouvel EHPAD sur Serre-Cavalier  Ambulatoire : 3 blocs opératoires et des places de circuit 'très courts'  Institut de cancérologie (Pu/Pr)  Bâtiment de neurologie médico- chirurgicale (Pu/Pr)  Filière de soins "chauds" et d’aval des urgences  Un centre de la vision (MCO, moyen séjour et R&D)  Restructuration de la filière Mère/enfant (Néonatalogie et pédiatrie + mise au norme)  Nouveau bâtiment de SSR + MCO, HDJ et moyen séjour de gérontologie L'informatisation : Octobre 2009 à Avril 2012 : MCO, SSR, USLD, EHPAD 2014 : Avril : PSY – Septembre : Néonatalogie – Novembre : Réanimation et Hémodialyse 5

Quelques Chiffres 2013 Le personnel hospitalier : 4429 agents (ETP) Le personnel médical : 1090 médecins (483 internes et étudiants) MCO séjours DMS 6,29 jours consultations externes interventions chirurgicales (3722 en ambulatoire) Urgences : passages (+14% en 2014) 6

Gouvernance CHU Arrivée de Mme Ladoucette, Directrice Générale le 15 septembre 2014 ARS conforte le CHU autour d’un juste calibrage quand à la création et nature des lits ; développement de la chirurgie ambulatoire Des perspectives : Sortie le matin, Gestion prévisionnelle des séjours, Cellule de gestion des lits Contre-visite certification HAS du 24 au 27 novembre 2014 La politique autour du parcours patient CHU Un projet médical en lien avec la thématique gestion des lits : 7

8 ELEMENTS DE CONTEXTE ET D’ACTIVITE DE L’ETABLISSEMENT La structuration pour l'amélioration du parcours patient Améliorer la qualité et pertinence aux étapes de la prise en charge Limiter chaque séjour aux stricts besoins de santé du patient (avant, durant et après le séjour) Création de la Délégation Parcours Patient (3 décembre 2012)  Développer le signalement précoce des situations à risques (Urgences, en CS, en HC)  Rédiger des préconisations pour l'organisation médicale et paramédicale sur les organisations du parcours des patients  Développer l’ambulatoire (Med et Chir) Pôle de gestion "SOQCL" (La Direction Générale pilote Soins-Qualité-Clientèle)  Amélioration des sorties et repérage des patients en situation de fragilité – Mise en œuvre d'un service après hospitalisation (usagers, familles, libéraux…) En pratique : Comité Opérationnel du Parcours Patient (COPP) mensuel Projet de lancement d'une plate-forme service début 2014 Amélioration des circuits de prise en charge dans les pôles Le projet ANAP permettra d’argumenter et appuyer la formalisation et la mise en place de ces projets Le CHU et le projet ANAP/GDL

9 Les acquis : -DPI : lisibilité de l'état des lits – Disponibilité et lisibilité des informations du patient pour les professionnels (ergonomie à parfaire) -Procédure Hôpital sous tension - Salon de sortie -Urgences agrandies et réorganisées -Travaux sur l'analyse de la DMS -Séminaire personnes âgées (ex. pec médicale de la personne âgée en chirurgie) -Au niveau institutionnel, pôle "SOQCL" : parcours patient comme projet prioritaire -Commission des Séjours Longs (2000 journées en 2010, 600 en 2014) Les difficultés : -Embolisation des urgences (patients en attente plus de 24h) -Déprogrammation de séjours -Des fonctionnements à améliorer : sortie le matin, développer l'ambulatoire, gestion prévisionnelle des lits, … Opportunités Projet ANAP / Accompagnement ARS. Grandes projets du CHU (SSR, Psy, Onco). Qualité de l’évaluation des lieux. Appuyer et légitimer des travaux engagés Le CHU et le projet ANAP/GDL

10 Pourquoi vous êtes-vous inscrits à la démarche gestion des lits? Aide à l'état des lieux et affiner le diagnostic Quels prérequis de la future 'gestion des lits' ? Aide méthodologique A la fin de ce projet,… les objectifs : -Organiser la gestion des lits -Réduire l'attente aux urgences -Réduire la DMS -Mieux allouer les ressources à l'activité -Développer l'ambulatoire -Travailler sur la culture autour du parcours Les grandes actions pressenties ? -Mettre en place des procédures de préparation de la sortie -Adapter les capacités à l’activité réelle des services -Mettre en place une cellule de gestion des lits Le CHU et le projet ANAP/GDL

Plateforme Opérationnelle de Sortie : Un dispositif novateur fluidifiant et "sécurisant" la sortie du patient 11

Contexte et genèse Pôle SOQCL : Direction des soins et Direction Clientèle La maîtrise des dépenses de santé au travers de la pertinence des soins et des parcours de soins "Il s’agit de gérer au mieux une capacité d’accueil pour prendre en charge un volume d’activité donné ou cible, en respectant des critères de qualité (qualité des soins, délais, durées, fiabilité de la programmation…)" – ANAP 12

Contexte et enjeux Pourquoi mettre en place une Plateforme Opérationnelle de Sortie ? Réduire le nombre de séjours "inappropriés" en MCO Améliorer l'adéquation des séjours en MCO et l'efficience de la prise en charge Réduire la durée moyenne de séjour Orienter plus précocement vers les structures d'aval ou retour à domicile, les patients médicalement sortant – Travailler sur les sorties complexes Améliorer le processus de la sortie Assurer un suivi post-hospitalisation de qualité Renforcer les liens entre la ville et l’hôpital Travailler sur la SORTIE -Pour le patient : anticipation, sécurisation du retour à domicile ou transfert vers structure externe -Pour l'établissement : maîtrise des DMS, limitation des risques de ré hospitalisations précoces, adaptation à l'activité croissante… NB : Localement, les DMS en médecine soulignent une disparité importante entre les services au regard des moyennes nationales. 13

- Cellule de Coordination et Organisation de la Sortie (CCOS) ou Plateforme d'organisation de la sortie >> Plateforme Opérationnelle de Sortie Trois phases principales pour préparer la sortie Proposition : Une plateforme d'organisation de la sortie, qui : Coordonne le recours aux équipes mobiles et l'HAD du CHU Pilote des infirmières "régulatrice de sortie" Coordonner l’organisation de la sortie du patient, avec les partenaires internes et extérieurs (US, Equipes mobiles, HAD, …, SSIAD, autres ETS…) Coordonner le recours aux équipes mobiles - Centraliser les demandes et réguler l’utilisation des ressources Coordonner la prise en charge du patient avec l’HAD du CHU Centraliser les saisies concernant les patients qui répondent aux critères d'inclusion POS ACTIONS PRINCIPALES : Saisit les équipes mobiles compétentes en interne Recueille les résultats de la consultation réalisée par l'équipe mobile Assure un suivi au domicile (Lien téléphonique - En fonction des situations) PERIMETRE : Une IDE devrait pouvoir travailler sur un périmètre de 100 lits environ avec des proximités géographiques et de disciplines si possible 14

L'équipe et la mise en place en mars 2014 Une équipe pluridisciplinaire Un Médecin coordonnateur (50% HAD) Chargée de missions des sorties (cadre adm.) Deux Infirmières « régulatrices de sortie » Une Assistante sociale Un Adjoint Administratif (Appel centralisé et Secrétariat) Proposition d'une phase "test" Démarrage MARS 2014 >> Test pour une année Fonctionnement du lundi au vendredi – 9h00 à 17h15 Périmètre MCO Indicateurs (DMS, TO) Depuis le 17 mars, en test sur 8 services : Med polyvalente, Méd interne, Rhumatologie, Dermatologie, Neurologie, Méd gériatrique, Chir digestive, Chir orthopédique Depuis le 15 mai : Hémato-oncologie, Gastro, UMCH, Chir Vasc, Neurochirurgie 15

Saisine de la POS Critères d'inclusion des patients : médicaux, sociaux, âge … Systématique : au vu des informations de la Commission des séjours longs ; sur vigilance et contrôle de requêtes DMS A la demande : Lors de la détection d’une fragilité médico-sociale (fiche unique des détections de fragilités médico-sociales) Dans le cadre d'un risque de dépassement de la DMS cible (suppose la conception des fiches prédictives parcours /pathologie ou chemin clinique) De la Commission des Séjours Longs (sur la situation, non plus sur le délais) De l’assistante sociale du secteur dès lors qu’elle aura épuisé les autres recours ou dès qu’elle identifie une sortie potentiellement "complexe" Appel téléphonique par les équipes de soins 16

Le fonctionnement de la POS -1- La Plate-forme Opérationnelle de Sortie : -Une équipe pluridisciplinaire autour d’un staff quotidien -Un numéro unique d’appel pour les US, le médecin traitant, le patient. Pour les patients déjà sortis, recueillir un avis médical et éviter un retour aux urgences et/ou en hospitalisation. LE PATIENT : -Mise en place d’une grille de détection des fragilités médico sociales intégrée au DPI (en cours). -Etude de la situation en staff, -Prise de contact avec le service de soins, -Evaluation du patient, -Aide à la décision sur les modalités de sortie. 17

LE LIEN : -Une lettre d’information sur la sortie du patient suivi par la POS au médecin traitant -Assurer un suivi après la sortie (type suivi ambulatoire) : Questionnaire de suivi post hospitalisation et visite à domicile possible (exception) ; rencontre des partenaires associés à la prise en charge à domicile. -Une communication sur la POS aux médecins libéraux du département (rencontres et plaquette d’information) -Un réseau avec les structures d’aval renforcé : rencontres avec les équipes mobiles, les SSIAD, les réseaux de santé, les prestataires de services et visites des établissements… Le fonctionnement de la POS

Les Outils en lien avec le suivi des patients Fiches de détection des fragilités médico-sociales Outil de suivi des cas patients pris en charge par la POS – Suivi en cours d'hospitalisation et après la sortie Fiches prédictives de parcours/pathologies ou chemin clinique (actions connexes) Mise à jour du répertoire des structures internes et externes 19

Grille de détection des fragilités médico-sociales 20

Fiche de demande d’intervention 21

Fiche de signalement + DPI 22

Questionnaire de suivi post-hospitalisation + DPI 23

Grille de fragilité Dans « Recueil de données » 24

Modalités d’évaluation Des mesures engagées et des engagements à mesurer… Impact de la POS sur DMS, le TO Identification des impacts sur la gestion hospitalière (toutes proportions gardées…) : >> Réduction des déprogrammations, amélioration de la gestion des lits, réduction du temps d’attente aux urgences >> Autres : diminution des risques nosocomiaux, escarres… Enquête de satisfaction réalisée auprès des patients pris en charge par la POS 25

250 patients suivis par la POS, Age moyen des patients : 63 ans/ Age médian : 60 ans, Sorties organisées, suivies Une communication systématique avec le médecin traitant Une plateforme de recours pour le patient, ses proches et le médecin traitant afin d’éviter les recours précoces aux urgences Une plateforme contribuant à l'amélioration de la communication et facilitant l’information (ex : Patient Médicalement Sortant, check list des documents de sortie en prévision…) A minima et approximativement, la POS a permis de rendre disponible environ 700 jours d’hospitalisation complète 30% : on a une date à 15 jours et on gagne 10 jours… 70% : recherche de solution sans date de départ Puis le DIM compte les écarts…. Bilan à 8 mois de fonctionnement 26

Bilan du concept Projet ANAP a permis : -De confirmer le fait que nous devions rendre disponibles les lits plus rapidement dans certaines unités, et donc travailler sur la sortie avec un projet/concept "à inventer" -De contribuer au choix des unités à intégrer au programme en se basant sur les chiffres -De pouvoir appuyer le choix et orientations du projet auprès des unités choisies Pour des unités et des équipes transversales : On nous regarde… "On nous aide" Pour la POS : -Un bilan globalement positif ; perfectionnement et poursuite de l'évaluation des indicateurs de suivi -Nouveau chiffrage "ANAP" -"On se sent utile"… 27

Merci pour votre attention ? 28