Evaluation organisationnelle RC/MAFs mars 2011

Evaluation organisationnelle RC/MAF Mars Objectif de la formation Donner le cadre de référence des évaluations organisationnelles afin de déterminer les actions de maîtrise de risques à mettre en place lorsque l’on travaille avec l’organisation évaluée.

Evaluation organisationnelle RC/MAF Mars Agenda Introduction Processus Outils

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Evaluation organisationnelle RC/MAF Mars Introduction - définitions Evaluation organisationnelle = évaluation de la performance (« performance assessment »)évaluation de la performance (« performance assessment ») d’une organisation + évaluation des risques (« risk assessment »)évaluation des risques (« risk assessment ») pour la CTB de travailler avec cette organisation.

Evaluation organisationnelle RC/MAF Mars Introduction - définitions Evaluation de la performance : forces et faiblesses des processus financiers de l’organisation Evaluation des risques : identification par processus financier des risques et mesures de maîtrise des risques.

Evaluation organisationnelle RC/MAF Mars Agenda Introduction ProcessusProcessus Outils

Evaluation organisationnelle RC/MAF Mars Processus 3 étapes: Planification et préparation de la mission Analyse et évaluation Communication des résultats Par étape: Qui? Quand? Quoi? Pré-requis

Evaluation organisationnelle RC/MAF Mars Evaluation organisationnelle - étapes Besoin eva. orga. identifié Rapport éva. des risques Max. 5 mois ( 19 semaines ) Rapport final éva. Performance commenté Rapport final éva. Performance 2 semaines Envoi lettre de Mission Etude Préliminaire Mission Terrain 2 semaines 5 jours ouvrables 4 semaines Max 2 mois 2 semaines Constitution équipe Termes de référence Comm. officielle à l’orga. Mise à jour dossier permanent Etape 1 Etape 2 Etape 3

Evaluation organisationnelle RC/MAF Mars Etape 1 : planification et préparation de la mission Qui? RC ou MAF responsable du pays -> team leader évaluation Quand? Dès que besoin identifié (projet formulation ou exécution) et au + tard 6 semaines avant date mission. Pré-requis: organisation à évaluer clairement identifiée.

Evaluation organisationnelle RC/MAF Mars Evaluation organisationnelle - étapes Besoin eva. orga. identifié Rapport éva. des risques Max. 5 mois ( 19 semaines ) Rapport final éva. Performance commenté Rapport final éva. Performance 2 semaines Envoi lettre de Mission Etude Préliminaire Mission Terrain 2 semaines 5 jours ouvrables 4 semaines Max 2 mois 2 semaines Constitution équipe Termes de référence Comm. officielle à l’orga. Mise à jour dossier permanent Etape 1 Etape 2 Etape 3

Evaluation organisationnelle RC/MAF Mars Etape 1 : planification et préparation de la mission Quoi? Équipe d’évaluation : 2 évaluateurs; Termes de référence de la mission; Contact avec resrep + LAF -> communication officielle vers l’organisation; Constitution (ou mise à jour) du dossier permanent; Etablissement et envoi de la lettre de mission (au moins 1 mois avant la mission terrain). lettre de mission : annonce officielle avec les détails pratiques.

Evaluation organisationnelle RC/MAF Mars Etape 2 : Analyse et évaluation Qui? Équipe d’évaluation pilotée par team leader évaluation 2 parties: Étude préliminaire Mission terrain

Evaluation organisationnelle RC/MAF Mars Etape 2 : Analyse et évaluation – étude préliminaire Quand? Au plus tard 15 jours avant mission terrain. Pré-requis : étape 1 finalisée – documents sur organisation sont disponibles. Quoi? Lancement étude preliminaire – kick-off Analyse des documents mis à disposition (max 4 jours)

Evaluation organisationnelle RC/MAF Mars Etape 2 : Analyse et évaluation – mission terrain Quand? Date concertée avec organisation et pour une durée de 5 jours ouvrables. Quoi? Confronter les informations reçues à la réalité Évaluer (forces et faiblesses) des processus financier de l’organisation Outil : Questionnaire + Manuel pratique

Evaluation organisationnelle RC/MAF Mars Evaluation organisationnelle - étapes Besoin eva. orga. identifié Rapport éva. des risques Max. 5 mois ( 19 semaines ) Rapport final éva. Performance commenté Rapport final éva. Performance 2 semaines Envoi lettre de Mission Etude Préliminaire Mission Terrain 2 semaines 5 jours ouvrables 4 semaines Max 2 mois 2 semaines Constitution équipe Termes de référence Comm. officielle à l’orga. Mise à jour dossier permanent Etape 1 Etape 2 Etape 3

Evaluation organisationnelle RC/MAF Mars Etape 3 : Communication des résultats 2 parties: Réunion de clôture Rapportage

Evaluation organisationnelle RC/MAF Mars Etape 3 : Communication des résultats – réunion de clôture Qui? Team leader évaluation ou un des deux évaluateurs Quand? À la fin de la mission de terrain Quoi? Communication orale des premiers résultats de l’évaluation Documents clarifications devant être communiquées par après.

Evaluation organisationnelle RC/MAF Mars Etape 3 : Communication des résultats – rapportage 2 rapports Evaluation de la performance Evaluation des risques pour la CTB

Evaluation organisationnelle RC/MAF Mars Etape 3 : Communication des résultats – rapportage – évaluation de la performance Qui? Consultant externe ou RC/MAF Quand? Au maximum 2 mois après la fin de la mission terrain Public cible : DGD + CTB + organisation Quoi? Rapport sous format standard Questionnaire rempli

Evaluation organisationnelle RC/MAF Mars Etape 3 : Communication des résultats – rapportage – évaluation des risques Qui? RC/MAF Quand? Au maximum 3 mois après fin de la mission terrain Pré-requis : rapport évaluation de la performance Public cible : interne CTB Quoi? Rapport sous format standard

Evaluation organisationnelle RC/MAF Mars Evaluation organisationnelle - étapes Besoin eva. orga. identifié Rapport éva. des risques Max. 5 mois ( 19 semaines ) Rapport final éva. Performance commenté Rapport final éva. Performance 2 semaines Envoi lettre de Mission Etude Préliminaire Mission Terrain 2 semaines 5 jours ouvrables 4 semaines Max 2 mois 2 semaines Constitution équipe Termes de référence Comm. officielle à l’orga. Mise à jour dossier permanent Etape 1 Etape 2 Etape 3

Evaluation organisationnelle RC/MAF Mars Agenda 1.Introduction 2.Processus 3.Outils

Evaluation organisationnelle RC/MAF Mars Outils Contrat Cadre – consultants internationaux Attribution en avril-mai 2011 Coordonnateur des évaluations organisationnelles Questionnaire – Finance Manuel pratique - Finance

Evaluation organisationnelle RC/MAF Mars Outils – Questionnaire Finance Processus financiers: Rapportage budgétaire et financier Préparation du budget Exécution du budget Comptabilité Gestion de la trésorerie Audit Organisation du département Financier Questions par processus financier

Evaluation organisationnelle RC/MAF Mars Outils – Manuel pratique Explicatif du processus évaluation organisationnelle Explicatif du questionnaire Finance Explicatif de la question Moyens de vérifications Documents constituant le dossier Lessons-learned

Evaluation organisationnelle RC/MAF Mars Outils – Manuel pratique Exemples…

Evaluation organisationnelle RC/MAF Mars Outils – Manuel pratique A2 : « Are the chart of accounts and the budget structure adequate to properly account for ? » Explication Moyens de vérification Documents constituant le dossier

Evaluation organisationnelle RC/MAF Mars Outils – Manuel pratique B 1 : « Is the budget preparation done by the competent people? » Explication Moyens de vérification Documents constituant le dossier

Evaluation organisationnelle RC/MAF Mars Outils – Manuel pratique B 3 : « Are there processes in place and applied to ensure a proper preparation of budgets?» Explication Moyens de vérification Documents constituant le dossier

Evaluation organisationnelle RC/MAF Mars Outils – Manuel pratique B 5 : « Are the budget proposals realistic and based on the right assumptions? » Explication Moyens de vérification Documents constituant le dossier

Evaluation organisationnelle RC/MAF Mars Questions ?