PROJET « Pré-admission » NECKER ANAP – 19 septembre 2014 PROJET « Pré-admission » NECKER 2014

Le projet « pré-admission », projet prioritaire Engagement de l’hôpital dans une nouvelle dynamique pour améliorer le circuit administratif du patient. Projet prioritaire et stratégique pour aller plus loin dans la simplification du parcours du patient programmé. Rôle d’un nouveau métier « la coordinatrice du parcours patient » qui prépare l’hospitalisation (aspects médico-administratifs) suite à une décision d’hospitalisation prise lors d’une consultation. Des arguments pour convaincre : Amélioration de la qualité de la prise en charge des patients et optimisation de la préparation des hospitalisations Amélioration des conditions de travail, activité réalisée par anticipation

Une démarche concrète. la remise du dossier de pré-admission, de l’enveloppe T suite à la décision d’hospitalisation. l’accompagnement personnalisé de cette remise de dossier : expliquer la nécessité de réaliser des formalités administratives préalablement à la future admission rassurer convaincre le patient du bénéfice qu’il a à transmettre son dossier complet 15 jours avant l’hospitalisation. l’organisation de la validation de la pré-admission par les secteurs d’hospitalisation afin de ne pas retarder l’admission le jour J. l’anticipation du traitement administratif des dossiers par les équipes de la gestion administrative. 3

Résultats attendus pour améliorer la prise en charge des patients Préparer une hospitalisation et anticiper les situations d’incomplétude de dossiers qui peuvent remettre en cause une admission pour améliorer la prise en charge des patients pour améliorer les recettes Mieux informer le patient pour mieux baliser le parcours du patient et éviter des allers et retours inutiles pour anticiper sur les besoins d’informations et de documents pour réaliser l’admission administrative à l’hôpital pour informer sur les frais d’hospitalisation et les dispositifs de protection sociale (assurance maladie, mutuelle) Rendre plus fluide le parcours patient pour faciliter les arrivées directes dans les services de soins 2000 consultations par jour 200 entrants / 200 sortants par jours pour améliorer les admissions en service de soins 4

OBJECTIF PRINCIPAL : Faciliter la procédure d’hospitalisation des patients Amélioration de la fluidité à l’arrivée du patient en hospitalisation THÈME Diminution des admissions à la gestion administrative des patients le jour J Amélioration de la satisfaction des patients sur l’organisation de son arrivée à l’hôpital Augmentation du taux net des pré admissions IMPACTS ATTENDUS OBJECTIFS 2014/2015 + de 80 % des dossiers de pré-admission conformes envoyés dans les délais à J-15 de l’hospitalisation 5

Circuit actuel : - Le médecin convoque le patient - Le service de soins : Remet le dossier de pré-admission et une enveloppe T, Informe le patient de l’intérêt de réaliser ses démarches administratives au plus tôt, - La GAP : Réceptionne le dossier de pré-admission, Réalise le dossier d’admission dans le système d’information, Envoie au patient une convocation l’informant de se rendre directement dans le service de soins le jour de son hospitalisation, Valide la pré-admission à l’arrivée du patient (directement dans le service) 6

Ce qu’il reste à faire : Renforcer la collaboration entre les services de soins et la Gestion Administrative des Patients Formaliser, par service, le circuit de la remise du dossier de pré-admission au plus près de la décision d’hospitalisation Mettre en place un accompagnement systématique et direct des patients pour optimiser la compréhension de la démarche de la formalité / pré-admission au niveau des consultations et des secrétariats médicaux Recenser systématiquement les nouveaux professionnels arrivants des services d’hospitalisation Mettre en place des formations systématiques et rapides pour tous les nouveaux arrivants pour apprendre à valider une admission Sensibiliser les services aux gains engendrés par la validation pour le démarrage de la prise en charge des patients Formaliser, par service, le circuit de la validation de l’admission le jour de l’hospitalisation 7

Paroles de soignants : la remise du dossier de préadmission permet de … « préparer, faire les choses en amont, dégrossir les choses pour eux pour aller à l’essentiel » « parcourir l’intégralité du dossier de préadmission avec les parents et insister sur les points importants » « s’adapter à la situation personnelle de chacun et laisser les questions émerger » « évoquer la question de la prise en charge de l’hospitalisation qui génère beaucoup d’inquiétude pour les familles » « prendre le temps de se poser et de diminuer le stress : ils repartent soulagés » « s’intéresser à l’enfant dans sa globalité » « monter au patient qu’il sera attendu »