COMPTE RENDU SUR L’EXAMEN INDÉPENDANT Avril 2016

RECOMMANDATIONSÉTAT Révision, diffusion et mise en œuvre des énoncés de politiques et lignes directrices en matière d’éthique, de harcèlement et discrimination, et de dénonciation. Approbation par le conseil d’administration des énoncés de politiques révisés – 14 avril 2016 Diffusion à tout le personnel du COC, des FNS et de l’équipe de mission pour Rio et affichage sur le site Web du COC veuillez cliquer iciveuillez cliquer ici Mise en place de programme(s) de formation afin de renseigner tout le personnel au sujet des politiques et processus révisés et développés, et de leur mise en œuvre. Lancement de la formation sur le respect en milieu de travail; tout le personnel du COC, les membres du conseil d’administration et le personnel de l’équipe de mission pour Rio 2016 doivent avoir suivi la formation Respect au travail au plus tard le 12 mai. Segment de 90 minutes avec scénarios sur le respect aux Jeux élaboré pour la formation de l’équipe de mission; se tiendra à la mi-mai 2016 et fera partie du processus d’accueil et d’intégration des nouveaux employés du COC. Formation en juin 2016 pour le conseil d’administration à l’occasion de sa prochaine réunion. Désignation d’une personne chargée de la mise en œuvre et de l’administration générales des politiques. Entrée en fonction de la directrice exécutive des RH – 1 er mars 2016 Entrée en fonction de la nouvelle secrétaire organisationnelle – 18 avril 2016; sélection prévue des experts de l’examen de la gouvernance à la mi-mai Mise en place d’un système d’archives sur l’implantation des politiques et de la formation. Formulaire d’acceptation de la politique joint à celles-ci Attestation d’exécution de la formation en ligne Respect au travail COMPTE RENDU SUR L’EXAMEN INDÉPENDANT

RECOMMANDATIONSÉTAT Efficacité opérationnelle – mise en place d’un processus de signalement et de suivi des incidents et de signalement de la résolution des incidents. Élaboration d’un formulaire de signalement des incidents intégré à la formation sur le respect en milieu de travail; finalisation du formulaire et du processus de suivi des incidents et du processus de signalement et de résolution des incidents d’ici à la mi-mai. Mise en place d’un mécanisme de plaintes anonymes. Deux fournisseurs externes potentiels sélectionnés (TO2015 et COVAN) pour assurer les services téléphoniques et en ligne de plaintes anonymes. Révision du mandat adopté pour le commissaire à l’éthique en vue de mettre en place une ressource indépendante pour les personnes qui soulèvent des préoccupations. En cours; étape incluse à l’examen de la gouvernance prévu en Faire du « respect » et du « bien-être » les thèmes centraux des valeurs du COC. Le réexamen des valeurs est une étape clé de notre processus de planification stratégique en donnant une importance particulière à la contribution des employés; un organisme indépendant assurera la réalisation de ce processus. Nos valeurs seront aussi mises en évidence lors de la formation de l’équipe de mission. COMPTE RENDU SUR L’EXAMEN INDÉPENDANT (SUITE)

RECOMMANDATIONSÉTAT Utilisation répétée de sondages et d’autres formes d’examen pour prendre le pouls de la culture et s’assurer que l’administration et le renforcement des politiques sont efficaces. Les gestionnaires principaux et la haute direction doivent « donner le pouls » lors de la réunion mensuelle des directeurs. L’équipe PULSE, qui rassemble des employés de tous les secteurs, développe des recommandations pour la retraite du personnel à l’automne. Amélioration du processus d’entrevue de fin d’emploi, y compris un processus centralisé du suivi des raisons du départ et signalement de problèmes en place à la fin mai. Réunions préliminaires et entrevues à propos du sondage sur l’engagement des employés de 2016 prévues pour le mois d’octobre. COMPTE RENDU SUR L’EXAMEN INDÉPENDANT (SUITE)