PROJET DE VEILLE COLLABORATIVE RETOUR D’EXPERIENCE Synthèse des difficultés et obstacles rencontrés

Les raisons invoquées pour ne pas s’impliquer dans le projet la confidentialité : «mes informations sont confidentielles et ne peuvent être partagées», la culture du secret le manque de temps « j’ai pas le temps», le manque d’intérêt « j’ai des urgences à traiter, on verra plus tard », le scepticisme « l’outil ne marchera jamais », « je le ferai si je dois le faire mais je n’y crois pas » la complexité des outils de travail collaboratif : « je ne comprends rien ! »

(suite) le manque de confiance envers les autres « les autres ne joueront pas le jeu », « les autres vont nous pomper et ce seront toujours les mêmes qui alimenteront le bulletin !» le manque de confiance envers soi « ce n’est pas à moi de faire ce travail je ne suis pas journaliste, la condescendance, « c’est un travail de documentaliste ! » la suspicion « c’est de la poudre aux yeux, je suis un scientifique on ne me le fait pas ! », la tentative de dévalorisation, « le meilleur veilleur du monde est la concierge, elle sait tout ce qui se passe dans son immeuble ! » la mise en cause des compétences du coordinateur du projet : « quoi, c’est toi qui va piloter le projet ! »

Notre analyse 1-Ceux qui avaient peur peur d’être dévoilé peur de ne pas être à la hauteur peur de perdre ses compétences, son savoir faire peur que l’information soit accessible à quelqu’un qu’on n’aime pas ou à un concurrent peur de perdre son poste, sa place, sa promotion peur de ne pouvoir s’imposer dans le groupe

Notre analyse (suite) 2- Ceux qui n’avaient aucun intérêt dans le projet, ne se sentaient pas obligés de s’impliquer n’ayant pas reçu d’ordre hiérarchique les y contraignant. 3- Ceux qui ne se sont pas impliqués ne pouvant y prendre le pouvoir (n’ayant pas initié le projet et n’ayant pas les moyens de le contrôler). Mais tous se sont sentis menacés !

Notre réponse en trois temps Utiliser des arguments pour convaincre et motiver Mener des actions individuelles auprès des participants Faire intervenir un consultant extérieur

Utiliser des arguments pour convaincre et motiver Or, la question fondamentale posée par les personnes sollicitées pour leur contribution était : quel est mon intérêt de participer à une telle logique ? Qu’est-ce que je gagne compte tenu de ce que je perds ? Du temps (en optimisant le travail) De la compétence (en apprenant des autres) De la productivité (en partageant avec les autres) De la reconnaissance (pour le travail accompli) De la valeur (par l’innovation)

Mener des actions individuelles auprès des participants instaurer la confiance informer clairement rassurer rester calme expliquer le rôle de chacun faire participer la hiérarchie mettre en valeur les personnalités de chacun animer au quotidien communiquer au groupe un feed-back positif de son action réguler les tensions internes répéter que cette communauté est la leur déjouer la méfiance déléguer en responsabilisant tenir à l’écart les services concurrents

Faire intervenir un consultant extérieur se détourner provisoirement des acteurs désignés et se tourner vers des acteurs volontaires internes ou extérieurs en ouvrant complètement le dispositif, agir sur l’environnement plutôt que directement sur les acteurs car l’environnement coordonne les actions individuelles en favorisant certains comportements et en pénalisant d’autres, c’est le « swarm intelligence » (l’intelligence en essaim)l’intelligence en essaim

Facteurs de succès Avoir une vision partagée du projet Obtenir l’adhésion convaincue et l’implication de la hiérarchie Multiplier les acteurs en ouvrant le dispositif vers l’extérieur Donner la direction à prendre et non un objectif précis à atteindre Faciliter l’implication des acteurs en minimisant les freins : la "simplicité" de la contribution

Facteurs de succès(suite) Ne pas forcer le choix des acteurs dans leur façon de participer ou dans leur degré d’implication Prendre en charge les activités contraignantes (réactivité de l’équipe et son implication permanente, rajout des logos, des liens, des compléments d’information, des nouvelles pages… ) Promouvoir l’action des contributeurs (signature, cv, leurs travaux et publications…) Montrer le sens du partage (ne pas craindre d’être pillé ou plagié, utiliser les creative communs cc) droits d’auteur en gratuité