Harmonisation des indicateurs de suivi et d’évaluation des systèmes de gestion des achats et des stocks Indicateurs d'alerte pour prévenir les ruptures de stocks et sur stockages DIU Gestion des Approvisionnements Pharmaceutiques, Ouagadougou, février 2013

Objectifs pédagogiques Prendre conscience de l’importance de l’évaluation de la performance des systèmes d’approvisionnement, en vue d’actions correctrices Connaître les indicateurs prioritaires d’évaluation de la performance, à intégrer dans le système d’informations Savoir analyser les résultats donnés par les indicateurs DIU Gestion des Approvisionnements Pharmaceutiques, Ouagadougou, février 2013

Plan 1. Introduction 2. Objectifs des indicateurs 3. de simples Indicateurs : Disponibilité indicateurs prioritaires : Evaluation de la performance 5. Etapes suivantes DIU Gestion des Approvisionnements Pharmaceutiques, Ouagadougou, février 2013

Hypothèses sous-jacentes Renforcement des capacités nationales Appropriation nationale de l'information Mise en place des indicateurs d'alerte pour prévenir les ruptures de stock Implication des partenaires (nationaux, régionaux, internationaux) Développement d'un processus de résolution des problèmes plutôt qu'une collection pure et simple des données DIU Gestion des Approvisionnements Pharmaceutiques, Ouagadougou, février 2013

OBJECTIFS DE LA GESTION DES APPROVISIONNEMENTS Se procurer les médicaments et les fournitures nécessaires, correspondant aux normes acceptables de qualité, au prix le plus bas possible, conformément à la réglementation (LNME, homologation). Garantir des livraisons rapides et fiables. Optimiser la gestion des stocks, c’est-à-dire en évitant les sur- stocks, en prévenant les ruptures et en minimisant les stocks nécessaires au réapprovisionnement. Assurer une bonne coordination entre les Institutions et les différents acteurs qui interviennent dans le processus. Garantir un système d’information qui puisse fournir de façon fiable les données sur l’épidémiologie, les stocks et la consommation, nécessaires à la sélection et à la quantification appropriées des besoins. Evaluation de la performance du système DIU Gestion des Approvisionnements Pharmaceutiques, Ouagadougou, février 2013

Problématique / Défis Les résultats obtenus lors de deux enquêtes sont à savoir : un manque de fiabilité dans la quantification des besoins, un fractionnement dans la chaine d'approvisionnement, une absence de flexibilité des modes opératoires, une absence de réponses satisfaisantes aux ruptures, une absence de cadre formel de concertation entre programmes nationaux et centrale d'achats. une absence d'indicateurs pour le suivi des performances des systèmes GAS. DIU Gestion des Approvisionnements Pharmaceutiques, Ouagadougou, février 2013

SYSTEME GAS et CAPACITES EVALUATION DE LA PERFORMANCE (indicateurs) DIU Gestion des Approvisionnements Pharmaceutiques, Ouagadougou, février 2013

de simples Indicateurs : DISPONIBILITE DIU Gestion des Approvisionnements Pharmaceutiques, Ouagadougou, février 2013 Pour chaque intrants : -Stocks physiques -Dates de péremption => stocks rationnels (utilisables) -Consommation Mensuelle Moyenne -Taux de disponibilité : exprimé en nombre de mois de consommation

Création d’un outil permettant de visualiser simplement la couverture des besoins en ARV dans un contexte d’extension de la prise en charge - SOLTHIS Objectif : Développer un outil simple et visuel permettant de mesurer la période de disponibilité des ARV a l’échelle d’une structure de sante, d’une région ou d’un pays en prenant en compte la croissance des besoins liée à l’extension de la prise en charge Méthodologie : Pour chaque molécule, la période de disponibilité peut etre déterminée à partir de 3 paramètres : les besoins nécessaires pour les initiations mensuelles les besoins nécessaires pour les patients déjà sous traitement les stocks disponibles DIU Gestion des Approvisionnements Pharmaceutiques, Ouagadougou, février 2013

Par sa représentation graphique, cet outil permet d’avoir une vision claire et rapide des périodes de disponibilité en ARV et du nombre de patients concernes pour chaque médicament, dans un contexte d’extension de la prise en charge. Il permet ainsi d’alerter l’ensemble des acteurs concernés en cas de disponibilité critique ou de surstock, la précision des résultats est corrélée à la qualité des données Pour agir efficacement sur les ruptures de stock ou les surstocks, il est indispensable : - de mettre à jour régulièrement cet outil - d’agir à d’autres étapes du cycle d’approvisionnement par des actions concrètes (accélération des commandes en cours, commandes d’urgence, dépannages…) Pour optimiser la prise en charge, il est nécessaire de développer des outils similaires pour les autres produits de sante (médicaments anti infections opportunistes, réactifs & tests de dépistage…) DIU Gestion des Approvisionnements Pharmaceutiques, Ouagadougou, février 2013

AMDS – AIDS Medicines and Diagnostics Service Réseau de partenaires impliqués dans l'approvisionnement des produits contre AIDS, TB, MAL Rôle de secretariat de coordination et d'harmonisation pour une meilleure synergie des efforts Centre d'information strategique pour le renforcement des systèmes GAS DIU Gestion des Approvisionnements Pharmaceutiques, Ouagadougou, février indicateurs prioritaires

1. OBJECTIFS GENERAUX Le suivi est la surveillance de routine des éléments clés d'un programme/projet, basée sur la tenue de registres et les rapports réguliers. Le suivi aide les gestionnaires à prendre des décisions qui s'imposent, au bon moment. L'harmonisation des données collectées est importante pour réduire le travail sur le personnel limité et permettre les comparaisons entre pays ou entre des périodes différentes dans un même pays. DIU Gestion des Approvisionnements Pharmaceutiques, Ouagadougou, février 2013

OBJECTIFS DES 12 INDICATEURS D’EVALUATION DU SYSTEME GAS Analyser les données spécifiques au système GAS collectées régulièrement pour prendre l'action appropriée Avoir des informations stratégiques, sous forme d’indicateurs, pour prévenir les ruptures de stocks et mesurer la performance du système national de GAS Informer sur les facteurs associés aux ruptures de stocks / sur stockage. DIU Gestion des Approvisionnements Pharmaceutiques, Ouagadougou, février 2013

2. PROCESSUS DE DEVELOPPEMENT En 2004, le Réseau des Partenaires de AMDS ont reconnu la nécessité pour les donateurs des programmes du SIDA d’harmoniser leurs critères de S&E dans leurs rapports. Les résultats des indicateurs rassemblées de chaque partenaire (environ 50 indicateurs) ont été discutés au cours de la réunion d’harmonisation organisée par OMS/AMDS en Octobre Depuis , il y a eu des consultations entre partenaires et dans les ateliers sur le S & E. Résultat 2009 : l’OMS a finalisé une liste de 12 indicateurs prioritaires, testés dans 9 pays. DIU Gestion des Approvisionnements Pharmaceutiques, Ouagadougou, février 2013

PROGRES Rapport décrivant les 12 indicateurs prioritaires (Fr et En) Approche intégrée aux 3 maladies : utilisation des indicateurs non seulement sur les ARVs mais aussi sur les autres médicaments : ATBC, CTA Test des 12 indicateurs sur le terrain avant qu'ils ne soient recommandés pour une utilisation à large échelle pour le suivi régulier de la performance des systèmes nationaux, dans 9 pays en novembre - décembre 2009 : Burkina Faso, Burundi, Cameroun, Côte d’Ivoire, Guinée, Mozambique, Tanzanie, Ouganda, Zimbabwe. Revue (2010) par les partenaires, finalisation et validation du document à Genève 2011 – Publication du manuel DIU Gestion des Approvisionnements Pharmaceutiques, Ouagadougou, février 2013

3. PRESENTATION des 12 indicateurs prioritaires DIU Gestion des Approvisionnements Pharmaceutiques, Ouagadougou, février 2013

1. SELECTION : Pourcentage d’ARV (d’antituberculeux, d’antipaludiques ou d’autres médicaments) devant être reçus ou déjà reçus (achats et/ou dons) qui se trouvent dans la Liste Nationale des Médicaments Essentiels ou dans le guide thérapeutique standardisé (GTS) national. Calcul : Nombre d'ARVs (anti TB, antipaludiques) reçus qui se trouvent dans le GTS x 100 Nombre total d'ARVs (anti TB, antipaludiques) reçus (achetés et/ou donnés) Ce qu'il mesure : cet indicateur permet de vérifier dans quelle mesure les médicaments devant être reçus(évaluation prospective) ou déjà reçus (évaluation rétrospective) (achats et/ou dons) sont inscrits dans la Liste Nationale des Médicaments Essentiels et/ou, recommandés par les guides thérapeutiques standardisés (GTS) nationaux. Cible : 100% Outils : (1) la liste des ARVs et autres médicaments dans le GTS national (2) la liste des ARVs achetés (bon de commande) et/ou donnés (liste des produits donnés). N.B. : Prospective (vérifier avant) et/ou retro-spective (vérifier après réception). DIU Gestion des Approvisionnements Pharmaceutiques, Ouagadougou, février 2013

Indicator 1 DIU Gestion des Approvisionnements Pharmaceutiques, Ouagadougou, février 2013

2. USAGE RATIONNEL : (a) proportion des patients dont le régime thérapeutique est conforme aux GTS nationaux ou de l'OMS. Calcul : No. de patients dont le traitement est en conformité avec le GTS x 100 No. total de patients sous traitement Ce qu'il mesure : cet indicateur indique dans quelle mesure les prescriptions d’ARV sont en accord avec les guides thérapeutiques standardisés nationaux ou de l’OMS. Cible : 100% Outils : formulaires de commandes d'ARVs soumises par les sites de traitement dans les pays où le nombre de patients par type de protocole est régulièrement envoyé au niveau intermédiaire (ex. dépôts régionaux ou de district), centrale d'achat, en vue de la quantification et de la planification des achats et pour justifier les nouvelles réquisitions. DIU Gestion des Approvisionnements Pharmaceutiques, Ouagadougou, février 2013

Indicator 2 DIU Gestion des Approvisionnements Pharmaceutiques, Ouagadougou, février 2013

3. QUANTIFICATION et PREVISIONS : Ratio entre les quantités de produits reçues (achetées+données) l'année passée et les quantités prévues pour la même période. *** Calcul : Quantités produits reçues pendant l'année passée X 100 Quantités prévues pendant la même période Ce qu'il mesure : ce paramètre indique dans quelle mesure les quantités reçues (achetées et données) diffèrent de celles prévues. Cet indicateur mesure le respect du plan d’approvisionnement. Cible : 100% Outils : (1) données sur la quantification, rapports de prévisions et de planification des approvisionnements ; (2) rapport annuel des quantités des médicaments achetées et/ou donnés DIU Gestion des Approvisionnements Pharmaceutiques, Ouagadougou, février 2013

Indicator 3 DIU Gestion des Approvisionnements Pharmaceutiques, Ouagadougou, février 2013

4. CONSOMMATION : Proportion des quantités commandées (par la périphérie) pendant une période définie par rapport aux quantités disponibles pour consommation après déduction des stocks de sécurité (stock de départ + quantités reçues - SS) pendant la même période *** Calcul : Quantités consommées pendant une période définie X 100 Quantités disponibles pour consommation pendant la même période-Stock de sécurité Ce qu'il mesure : cet indicateur mesure si la quantité disponible était surestimée par rapport à la demande réelle. Si tel était le cas, cette surestimation conduira à du sur-stockage et à la péremption de produits. Cible : 100% Outils : (1) Rapport des quantités consommées pendant une période définie (2)Quantités qui sont disponibles pour être consommées sur la même période. (3) No. patients éligibles pour traitement mais sont en attente. DIU Gestion des Approvisionnements Pharmaceutiques, Ouagadougou, février 2013

5. PRIX : Ratio entre le prix médian payé par le pays pour chaque médicament reçu (acheté et donné ) par rapport à la valeur médiane du prix référence internationale (GPRM, MSH, PQR, etc.). Calcul : Prix médian calculé sur plusieurs commandes pour chaque ARV l'année passée Valeur médiane du prix de référence internationale pour le même produit dans la même période Ce qu'il mesure : cet indicateur compare les écarts entre les prix payés par le pays et les prix sur le marché international et mesure ainsi l’efficience des pratiques d’achats des ARV dans le pays. Cible : < ou = 1 Outils : (1) factures avec quantités et prix total pour la quantité produit par produit (2) la valeur médiane du prix référence internationale Attention à l’incoterm retenu DIU Gestion des Approvisionnements Pharmaceutiques, Ouagadougou, février 2013

6. DELAI DE LIVRAISON : Pourcentage de commandes délivrées selon les termes du contrat d’achat par fournisseur (vérifier surtout les quantités et les délais prévus) ***. Calcul : No. des commandes délivrées selon le contrat, par fournisseur pendant une période définies x 100 Nombre total des commandes par fournisseur durant la même période Ce qu'il mesure : cet indicateur mesure la performance du fournisseur en termes de respect des délais de livraison et des quantités commandées. Il mesure aussi la performance au dédouanement rapide des produits pharmaceutiques. Cible : 100% Outils : (1) les contrats d'approvisionnement ; (2) bons de livraisons avec quantités et prix et dates d'arrivée-réception. DIU Gestion des Approvisionnements Pharmaceutiques, Ouagadougou, février 2013

7. CONTROLE QUALITE : Pourcentage de lots testés qui sont conformes aux critères de qualité (normes internationales) du produit testé Calcul : No. de lots en conformité avec les critères de qualités définis x 100 No. total de lots testés Ce qu'il mesure : cet indicateur évalue dans quelle mesure les produits reçus sont conformes aux normes de qualité définies dans les référentiels reconnus. Cible : 100% Outils : Rapports de contrôle de qualité Utiliser aussi la politique de produits conformes à la politique d'assurance qualité du Fond mondial. DIU Gestion des Approvisionnements Pharmaceutiques, Ouagadougou, février 2013

Indicator 7 DIU Gestion des Approvisionnements Pharmaceutiques, Ouagadougou, février 2013

8. DISTRIBUTION : Pourcentage de sites de traitement ayant reçu toutes les commandes complètes et à temps durant une période définie *** Calcul : No. de sites de traitement ayant reçu toutes les commandes complètes et à temps durant une période définie x 100 No. total de sites de traitement ayant reçu des commandes Ce qu'il mesure : cet indicateur mesure la fiabilité du système de distribution. Cible : 100% des sites de traitement reçoivent leurs commandes en totalité et à temps. Outils : Formulaires de commande avec informations requises : quantités demandées, reçues, date livrée, date attendue. DIU Gestion des Approvisionnements Pharmaceutiques, Ouagadougou, février 2013

Indicator 8 DIU Gestion des Approvisionnements Pharmaceutiques, Ouagadougou, février 2013

9. RAPPORTS DE GESTION : Pourcentage de structures sanitaires qui transmettent des rapports complets de gestion des stocks dans les délais prévus pendant une période définie *** Calcul : No.de structures sanitaires qui ont transmis des rapports complets de gestion des stocks dans les délais prévus pendant une période définie x 100 No. total de structures sanitaires attendues Ce qu'il mesure : cet indicateur mesure la performance des sites de traitement dans l'envoie des rapports complets et à temps. L’accent sera mis sur la complétude plus que sur la promptitude. Cible : 100% de structures sanitaires transmettent leurs rapports à temps Il est recommandé de désagréger : % sites avec rapports complets ; % sites avec rapports soumis à temps ; % remplissant les 2 critères (complétude et promptitude). Outils : Rapports résumant la promptitude et la complétude de la transmission des rapports DIU Gestion des Approvisionnements Pharmaceutiques, Ouagadougou, février 2013

Indicator 9 DIU Gestion des Approvisionnements Pharmaceutiques, Ouagadougou, février 2013

10. PERTES : Proportion (ou quantités) des pertes d'ARV (anti TB, antipaludiques) durant une période définie par rapport aux quantités disponibles totales (stock de départ + quantités reçues) durant la même période. Calcul : Quantités de perte d'ARVs (antipaludiques, anti TB) durant une période définie x 100 Quantités totales d'ARVs disponibles (stock de départ + quantités reçues) pendant la même période. Ce qu’il mesure : Cet indicateur mesure les pertes suite à des causes diverses (périmés, détériorés, volés, détournés…), par rapport aux quantités de médicaments disponibles (stock de départ + achats + dons). Cible < 1% (cible pour PNUD <0.2%) Outils : (1) rapports des pertes à tous les niveaux de la chaîne de distribution des médicaments (ARV, antiTB, antipalu) durant une période donnée (valeur totale en USD) (2) Rapports sur stock de départ + quantités reçues durant la même période (valeur totale en USD) DIU Gestion des Approvisionnements Pharmaceutiques, Ouagadougou, février 2013

11. GESTION DE STOCKS : Proportion des sites de traitement (ARVs, antiTB, antiPalu) ayant fait leurs commandes quand le stock en cours était inférieur au niveau du stock minimum au cours d'une période bien définie *** Calcul : No. de sites de traitement ayant fait une commande quand le stock en cours était en dessous du stock minimum d'un produit durant une période définie x 100 No. total de sites ayant fait une commande dans la même période. Ce qu'il mesure : cet indicateur mesure l'efficacité dans l'utilisation des données de gestion de stock pour éviter la rupture de stock, à tous les niveaux de la chaine de distribution. Cible : 0% des sites ont fait leur commande quand le stock était en dessous du stock minimum. Outils : Consommation mensuelle moyenne (CMM), durée de ruptures de stock éventuelles, formulaires de commande avec informations requises : niveau de stock en mois, délai de livraison, stock minimum défini. DIU Gestion des Approvisionnements Pharmaceutiques, Ouagadougou, février 2013

12. DISPONIBILITE : Pourcentage de sites de traitements (ARVs, antiTB, antiPalu) ayant connu une rupture de stock d’un ou de plusieurs produits, au cours d'une période définie Calcul : No. de sites de traitements ayant connu une rupture de stock d’un ou de plusieurs ARV, antiTB, antipalu pendant une période x 100 No. total de sites de traitements Ce qu'il mesure : cet indicateur mesure la performance du système de gestion des achats et de stocks (GAS) en termes de disponibilité des ARV, antituberculeux et antipaludiques. Cible : 0% de structures ayant eu ruptures pendant une période définie. Outils : Formulaires de commande avec information sur rupture de stocks ou rapports des structures de prise en charge sur l'état de stock. DIU Gestion des Approvisionnements Pharmaceutiques, Ouagadougou, février 2013

5. Etapes suivantes 1. Renforcement des capacités dans le S & E des systèmes GAS. 2. Mise en œuvre effective d'un système de suivi du système GAS en utilisant les indicateurs d'alerte pour prévenir les ruptures de stocks et les sur stockages. 3. Evaluation de l'effet des indicateurs d'alerte sur la prévention des ruptures de stocks & sur stockage ainsi que la performance des systèmes GAS. 4. Diffusion et publication des bonnes pratiques. DIU Gestion des Approvisionnements Pharmaceutiques, Ouagadougou, février 2013