Les coûts dans la politique documentaire quotidienne Deux outils parmi d’autres Bertrand Calenge - Poldoc

1 - Montrer l’évolutivité d’une collection vivante Un dessin vaut mieux qu’un long discours… Bertrand Calenge - Poldoc

Un prévisionnel budgétaire Une ville de 40 000 habitants devrait disposer de 2 docs/hab., soit 80 000 docs; or la bibliothèque n’en possède que 60 000, et le budget annuel est de 40 000 € Le maire propose d’atteindre la collection idoine en 10 ans. Selon lui, il manque donc 20 000 docs, à 20 € pièce, soit 400 000 € ; il suffirait donc de 40 000 € par an pour rattraper le retard ! Il double le budget, donc fixé à 80 000 € Bertrand Calenge - Poldoc

Introduire les paramètres   Paramètres Valeur Masse vivante de départ 60 000 Masse obsolète de départ - Budget acquisition 80 000 Coût moyen du document 20 Taux d'inflation Taux d'érosion annuelle 3 Taux d'obsolescence 10 Taux de retrait des obsolètes 100 Population à servir 40 000 Masse vivante optimale (nb hab x ) 2 Bertrand Calenge - Poldoc

Présenter le vrai prévisionnel   Paramètres Valeur Masse vivante de départ 60 000 Masse obsolète de départ - Budget acquisition 200 000 Coût moyen du document 20 Taux d'inflation Taux d'érosion annuelle 3 Taux d'obsolescence 10 Taux de retrait des obsolètes 100 Population à servir 40 000 Masse vivante optimale (nb hab x ) 2 Bertrand Calenge - Poldoc

Maintenir une collection existante Après cette brillante démonstration, vous avez réussi à atteindre votre niveau de collection (80 000 docs) Le maire sait qu’il faut renouveler 10% de la collection chaque année, 8 000 docs pensez-vous, soit 160 000 € Bertrand Calenge - Poldoc

Maintenir la collection : hypothèse basique   Paramètres Valeur Masse vivante à maintenir 80 000 Masse obsolète de départ - Budget acquisition 160 000 Coût moyen du document 20 Taux d'inflation Taux d'érosion annuelle 3 Taux d'obsolescence 10 Bertrand Calenge - Poldoc

Maintenir la collection : intégrer usure et obsolescence   Paramètres Valeur Masse vivante à maintenir 80 000 Masse obsolète de départ - Budget acquisition 208 000 Coût moyen du document 20 Taux d'inflation Taux d'érosion annuelle 3 Taux d'obsolescence 10 Bertrand Calenge - Poldoc

Intérêt et limites de cette représentation graphique Intérêts : Lisibilité de l’impact du budget sur la collection dans la durée Possibilité d’ajuster les efforts (sur 3 ans, 5 ans, 10 ans…) Limites : Nécessité de tâtonner pour trouver « le juste budget » Nécessité de calculs préalables pour déterminer les paramètres d’une collection « complexe » Bertrand Calenge - Poldoc

2 - Tableau de bord de suivi à l’intention des acquéreurs Un outil d’appropriation personnelle de la politique d’acquisition Bertrand Calenge - Poldoc

Tableau de bord de suivi à l’intention des acquéreurs Donner les moyens d’élaborer et de suivre ses objectifs En respectant un cadre collectif En utilisant un outil facilement accessible Et en intégrant l’outil dans le travail ordinaire Bertrand Calenge - Poldoc

Etablir le budget prévisionnel Bertrand Calenge - Poldoc

En tenant compte des coûts moyens (affectés automatiquement) Bertrand Calenge - Poldoc

Equilibrer le budget prévisionnel général Bertrand Calenge - Poldoc

… et respecter quelques règles communes (signalées automatiquement) Bertrand Calenge - Poldoc

Reporter les acquisitions au quotidien… Bertrand Calenge - Poldoc

… en renseignant quelques informations (sur listes contrôlées) Bertrand Calenge - Poldoc

Bertrand Calenge - Poldoc Et c’est tout ! Pas de calculs complexes Chaque acquéreur est maître de son budget Le budget prévisionnel est modifiable en cours d’année Les listes contrôlées sont identiques pour tous les acquéreurs Bertrand Calenge - Poldoc

Tableau de bord automatique: suivi du budget Bertrand Calenge - Poldoc

Bertrand Calenge - Poldoc Tableau de bord automatique: suivi des commandes et coûts moyens en temps réel Bertrand Calenge - Poldoc

Tableau de bord automatique: suivi des sujets alimentés Bertrand Calenge - Poldoc

Tableau de bord automatique: suivi des genres Bertrand Calenge - Poldoc

Tableau de bord automatique: suivi des niveaux Bertrand Calenge - Poldoc

Intérêts et limites de l’outil Maitrise personnelle de l’outil Suivi instantané individuel Possibilités de tris complémentaires Limites : Non intégré au SIGB Des limites dues à Excel Quelques bugs si manipulations maladroites Bertrand Calenge - Poldoc

En guise de conclusion… Rendre visible l’impact des coûts Mettre en relation coûts et contenus Faire confiance aux acteurs Bertrand Calenge - Poldoc