Assemblée générale du 30 juin 2009 Résidence Aquarius Bienvenue, merci de votre présence et de votre participation

Ordre du jour Élection du président, des scrutateurs, des secrétaires Rapport du conseil syndical Information sur les procédures en cours Approbation des comptes Budget prévisionnel Forfaits de consommation d'eau Désignation du syndic et mandat Engagement de dépenses et contrôle par le CS Cahier des charges remplacement des fenêtres Clause d'aggravation des charges Rampes handicapés Ascenseurs Travaux sur les portes de hall et horaires d'ouverture Fête des voisins

Rapport du conseil syndical 9 réunions du conseil de septembre 2008 à juin 2009 : merci à tous les membres. Un changement de gestionnaire positif, mais tout n'a pas été réglé Des actions concrètes dont vous avez été informés Il reste du travail, merci de votre aide

Rapport du conseil syndical Des actions concrètes dont vous avez été informés : Nettoyage des garages et caves : en cours Remise à plat du suivi des compteurs d'eau : en cours Vérification de l'entretien des extincteurs Remise en peinture de tous les rez de chaussée, escaliers, sas d'accès aux parkings, réparation des marches abîmées, fleurissement, entretien des terrasses, vérification régulière Solution durable pour les portes de hall : test entrée 8 Remise en état des boîtes aux lettres dégradées Sécurisation de la loge Adaptation des horaires de présence des maîtres-chiens Suivi de l'entretien de la chaufferie et étude contrat (en cours) Suivi de l'entretien des ascenseurs : 7% de remise

Rapport du conseil syndical Il reste du travail : Ordures côté rue de Thionville (CPCU) Remise en concurrence des différents contrats (ménage, entretiens divers, etc...) Bilan du contrat de chauffage, compensation éventuelle, et renégociation d'un nouveau contrat Rémunération de la trésorerie de la copropriété Eclairage de secours et des paliers Devis validé pour réparer le joint de dilatation devant l'agence Axa Réflexion sur la surveillance video (un devis déjà obtenu) Et toutes vos suggestions à

L'ordre du jour de la réunion Insuffisamment préparé par la faute d'Icade, le conseil le regrette. A adapter tout au long de la réunion Avant chaque résolution, le conseil syndical dira quelques mots pour vous expliquer la solution conseillée

6-Approbation des comptes Nous n'avons eu que très tardivement (dimanche 28 juin) le rapport de l'ARC, contrairement aux promesses faites l'an dernier. Nous allons demander à changer de contrôleur. Proposition d'approbation des comptes sous réserve des corrections demandées par l'ARC et après examen des réponses d'Icade par le conseil syndical. Rapport en ligne depuis cet après-midi sur

7-Quitus Point sans objet, retiré de l'ordre du jour

8-Budget prévisionnel 2010 Le projet joint à la convocation n'avait pu être examiné par le conseil. Modifications proposées pour anticiper la réduction du coût d'entretien des ascenseurs, stabiliser la consommation d'électricité, limiter les coûts d'entretien. Proposition d'approuver le projet de budget modifié tel qu'il est présenté en séance.

9-Forfait de consommation d'eau De nombreux compteurs non encore posés : le forfait doit être dissuasif : proposition de 150 m3 par compteur non posé. De nombreux compteurs défectueux, et une société d'entretien qui n'a pas fait son travail : relance de la société et changement de prestataire. Pour ceux qui ne facilitent pas la réparation : proposition d'un forfait de 150 m3 à partir d'une LRAR Icade jusqu'à la réparation.

10 et 11-Désignation du syndic Icade a empêché le conseil de vous proposer un devis concurrent Trois cabinets sont intéressés, dont au moins un pour des tarifs moindres Icade a affirmé avoir maintenu ses honoraires, c'est faux L'an prochain, vous aurez au moins une proposition concurrente, que le conseil vous proposera de retenir si la gestion d'Icade ne s'est pas améliorée D'ici là, proposition de renouveler Icade. Le contrat a fait l'objet de corrections pour le rapprocher de la réglementation applicable.

12-Compte bancaire séparé - trésorerie Résolution sans objet, remplacée par la résolution suivante : « L'assemblée générale décide de mettre en place une gestion prudente de la trésorerie de la copropriété, par le biais d'une rémunération de son compte courant ou par des placements garantis (ex. compte à terme) »

13-Fonds de réserve Sans objet, retiré de l'ordre du jour

14-Engagement de dépenses par le CS Pour assurer une réaction plus rapide à certains évènements, le conseil syndical vous propose de l'autoriser à engager certaines dépenses, dans la limite d'un plafond de 5000€ par opération.

15-Pas de point 15, erreur de numérotation 16-Montant des dépenses contrôlées Le conseil syndical vous propose de décider que toute dépense d'un montant supérieur à 300€ HT (montant diminué par rapport à celui figurant dans la convocation) devra être préalablement visée par le conseil syndical.

17-Cahier des charges fenêtres La proposition jointe à la convocation n'a pas été validée par le conseil. Demandé en octobre 2008, ce projet n'a été fourni qu'en tout début juin Le conseil vous propose d'adapter la résolution de la façon suivante : « L'assemblée générale décide de rendre possible le remplacement des fenêtres privatives, s'il est effectué conformément au cahier des charges défini par le conseil syndical, et après accord préalable du syndic. »

18-Clause d'aggravation des charges Cette clause est conseillée par l'ARC : elle permet d'imputer à un copropriétaire négligent les frais engagés, à cause de lui, par la copropriété Exemple : dégradations dont le responsable est identifié : c'est lui qui assume le coût de la remise en état.

19/20/21/22-Rampes handicapés Points de l'ordre du jour demandés par des copropriétaires. Le conseil n'a pas pu examiner de projet précis ; il observe simplement que, compte tenu de la taille très réduite des halls, il est difficile de réaliser une installation conforme aux normes.

23 à 33 – Travaux d'ascenseurs L'an dernier, budget voté pour toutes les entrées sauf pour les entrées 5 et 7. Les appels de fonds ont débuté en janvier Aucun mandat n'a été donné au conseil syndical : les travaux n'ont donc pas pu commencer. Cette année : les entrées 5 et 7 doivent voter les travaux (sinon risque de mise à l'arrêt d'office des appareils non mis aux normes) Proposition de confier le choix au conseil syndical avec l'assistance de CECI-GAMA

Pourquoi un cabinet d'expertise ? La comparaison des offres est extrêmement difficile La qualité réelle de l'entretien est très difficile à évaluer Icade nous a proposé les services du cabinet CECI. Ce cabinet a été reçu par le conseil syndical, qui a examiné son offre.

CECI – GAMA et le contrat Sérénité Un contrat prévoyant une surveillance accrue, avec des pénalités pouvant atteindre 25% du prix du contrat (Koné plafonne à 5%) Chaque panne ou remplacement d'élément est expertisé par un ingénieur du cabinet Le contrat de trois ans ne nous coûte rien : le cabinet se rémunère avec 70% de l'économie réalisée, la copropriété bénéficiant des 30% restant Donc : coût moins élevé + qualité améliorée

Assistance au choix du prestataire CECI propose également une assistance au choix du prestataire pour la mise aux normes des ascenseurs. CECI s'est déjà engagé sur un coût de mise aux normes inférieur de 10% au budget qui a été voté sur les bases Koné. Le coût de sa prestation a été négocié : au total, la copropriété est certaine d'être gagnante.

Propositions de vote (ascenseurs) Le conseil syndical vous propose de voter : OUI aux travaux et à la programmation des appels de fonds (entrées 5 et 7) OUI à une résolution modifiée qui confie au conseil syndical la mission de choisir le prestataire, dans la limite du budget voté, avec l'assistance de CECI GAMA.

Proposition de résolution (ascenseurs) L’assemblée générale vote (ou confirme) le budget selon le devis KONE pour réaliser les travaux relatifs à la rénovation de l’ascenseur. L’assemblée générale autorise le conseil syndical à se faire assister par le cabinet CECI afin de retenir le prestataire au mieux des intérêts du syndicat suite à l’audit et au suivi des travaux qui seront réalisés dans le cadre du budget voté ci- dessus.

Portes de hall – entrée 8 et autres Une contrainte : l'impossibilité pour certains d'utiliser l'électricité le samedi Une solution déjà tentée et qui a échoué : l'achat de clés par chaque personne concernée Résultat : du vandalisme, et des coûts d'entretien très élevés avec les installations actuelles, pour aboutir à des portes ouvertes depuis plus d'un an. Une solution imparfaite mais réaliste : les portes à ventouse de l'entrée 8, avec une programmation d'ouverture certains jours.

Proposition de résolution Le conseil vous propose d'approuver la résolution suivante : L’assemblée générale prend acte de l’exposé du syndic concernant les travaux qui ont été réalisés à l’entrée 8 afin de limiter les accès et de supprimer les dépenses répétitives liées à des actes de malveillance et de vandalisme. La porte est équipée de ventouses et d’un système de digicode dont les heures d’ouverture sont programmées annuellement en concertation avec le conseil syndical afin d'intégrer les contraintes particulières des résidents. L’assemblée générale décide de procéder au remplacement des installations actuelles par ce nouvel équipement à chaque fois que cela s’avèrera nécessaire dans le cadre de la gestion courante. Les plages horaires qui auront été définies comme indiqué ci-dessus seront alors indiquées aux résidents

Fête des voisins Pour une parfaite régularité, l'assemblée générale doit voter, si elle le souhaite, un budget pour l'animation de la résidence lors de la Fête des Voisins. Le conseil syndical s'en remet à votre sagesse concernant cette résolution.

Assemblée générale du 30 juin 2009 Résidence Aquarius Merci de votre présence et de votre participation, bonne soirée