BED MANAGEMENT

1. ETAT DES LIEUX DE LA GESTION DES LITS A GONESSE 2. DES PROBLÉMATIQUES RÉCURRENTES 3. LES OBJECTIFS DE LA GESTION DES LITS 4. LES DEUX ENJEUX MAJEURS IDENTIFIÉS 5. TROIS SCENARIOS ENVISAGÉS 6. CONCLUSION: QUELS ARBITRAGES ? Plan de la Présentation

Etat des lieux : la gestion des lits au CHG La situation actuelle :  La visibilité donnée 3 fois par jour aux urgences (12h30, 17h et 21h) sur la disponibilité des lits dans les étages. Une réunion de coordination a lieu tous les midis du lundi au vendredi, salle de DSI, entre les cadres référents lits des pôles et un cadre des urgences.  La place pivot des cadres entre les urgences et les services d’aigus et de l’UGA.

 Un roulement de garde organisé entre les services de médecine pour l’hébergement, visant à orienter préférentiellement les patients provenant des urgences vers ce service, en cas d’absence de lits dans les services dont la pathologie du patient relève. Ce système de garde a atteint ses limites, avec les conséquences pour les patients hébergés dans les services de chirurgie (perte de chance?).  La mise en place de lits portes et un service de médecine polyvalente d’urgence, actuellement fermé faute d’effectifs médicaux. Etat des lieux : la gestion des lits au CHG

 Considérer la construction d’un Nouvel Hôpital comme une opportunité pour améliorer et faciliter le parcours patient.  Le futur travail sur les patients hébergés est également un enjeu majeur de la gestion des lits.

Des problématiques récurrentes Des tensions croissantes aux Urgences  Recherche de lits/Répartition des entrées sur les services d’aigus Des Problématiques d’aval  SSR/Rééducation/Réadaptation/Difficultés sociales De fortes évolutions des modes de prise en charge du patient  Ambulatoire pour la chirurgie Organisation entrée/sortie  Impact DMS Ajustements capacitaires  Période de moindre activité Impact sur le personnel  Chronophage et facteur de stress

Les objectifs de la gestion des lits Délivrer le « juste soin en un juste temps ». Mieux concilier activités programmées et urgences. Lisser l’activité pour mieux répartir la charge de travail sur l’ensemble de la semaine. Libérer du temps médical et soignant pour les soins Améliorer la performance globale des services d’hospitalisation : DMS et taux d’occupation.

Deux enjeux majeurs identifiés Trois niveaux de gestion :  Gestion des lits : Garantir une lisibilité totale, fidèle et en temps réel de la disponibilité des lits  Gestion des séjours : Garantir la pertinence du séjour et de sa durée  Gestion des flux : Optimiser le circuit du patient lors de son séjour programmé ou non Trois scénarios de mise en œuvre possibles :  La réunion de coordination avec des cadres référents polaire et un cadre des urgences  Un bed manager institutionnel  Une cellule centralisée, avec une équipe de bed managers

Scénario 1 : la réunion de coordination Le but est d’améliorer l’existant, sans création de poste de bed manager La réunion de coordination de 12h30 entre les cadres référents lits d’un pôle, un cadre des urgences et la DSI a 2 rôles prépondérants : Recenser les lits vacants, Placer le patient au bon endroit en fonction de la disponibilité des lits et de sa pathologie. Il faut uniformiser l’organisation des cadres référents lits polaires sur les différents secteurs. Actuellement, il existe une désignation des cadres référents en fonction des pôles (par semaine, par jour) et absence de présence médicale. Missions du cadre référent polaire : Il a la connaissance des lits disponibles sur son pôle Il est l’interlocuteur privilégié

Scénario 1 : la réunion de coordination  Missions du cadre référent des urgences : Il a une assez bonne vision des hospitalisations prévisionnelles, puisque les avis médicaux sont donnés en amont. Il est également l’interlocuteur privilégié entre les urgences et les unités de soins. Si problématique majeur de lits sur l’institution : participe au déclenchement du dispositif « hôpital sous tension ».

Scénario 1 : la réunion de coordination Avantages du scénario 1 :  Facilite la communication inter cadres (cadres des pôles et cadre des urgences)  Légitimité du cadre sur le pôle : désigné par son encadrement supérieur  Faisabilité du scénario car déjà existant Inconvénients du scénario 1 :  Chronophage pour les cadres,  Légitimité des cadres par rapport au pouvoir médical,  Absence de vision globale des lits vacants.

Scénario 2 : Un bed manager institutionnel Un coordonnateur assure le rôle de bed manager institutionnel  Missions du coordonnateur : Il prépare et anime la réunion de coordination de 12h30 Il tient à jour le logiciel de gestion des lits Il rappelle les règles écrites et validées par la direction et les fait respecter.

Scénario 2 : Un bed manager institutionnel Avantages du scénario 2 :  Moins chronophage pour les cadres,  Permet de fluidifier le parcours du patient et de ce fait d’avoir un impact sur la DMS  Vision globale de la disponibilité des lits  Respect des règles et donc de l’équité  Rôle de coordination mais pas de rôle opérationnel Inconvénients du scénario 2 :  Présence du coordonateur sur la journée mais pas la nuit, le week-end et les congés  Risque de non légitimité et de non reconnaissance

Scénario 3 : La cellule d’ordonnancement : Une équipe de bed managers On externalise la gestion des lits avec la création d’une équipe de bed managers. Avantages du scénario 3 :  Indépendance de l’équipe de bed managers,  Gain de temps,  Vision globale des lits,  Optimisation du circuit du patient lors de son séjour programmé ou non Inconvénients scénario 3 :  Coût ETP  Risque de non adhésion car changement majeur  Création d’une interface supplémentaire  Risque de suppression de la réunion de coordination de 12h30

CONCLUSION : Quels arbitrages ? 1. Arbitrage sur le niveau de gestion approprié:  Gestion des lits  Gestion des séjours  Gestion des flux 2. Arbitrage sur le modèle de mise en œuvre :  Un réunion de coordination inter cadres  Un bed manager institutionnel  Une cellule centralisée, avec une équipe de bed managers