1 20 juin 2013 LAccueil à Géoazur J. Trévisan, S. Bertetic, V. Mercier-Valéro, J. Ambre, L. Orsoni, A. Dano, O. Laurain Géoazur – UMR 7329 – UNS – CNRS – IRD – OCA Constat de départ en 2010 : trop dagents arrivent dans lUMR sans que les Services Communs, voire la Direction, nen soient informés. Perte de temps au niveau des Services Communs pour savoir comment installer ce nouvel agent Image de lUMR dégradée parce que le nouvel agent ne se sent pas attendu Courant 2011 : Mise en place dune procédure complète pour laccueil, allant de larrivée de lagent à son départ. Situation 2013 : 80% des nouveaux agents sont accueillis grâce à cette procédure daccueil contre 50% en 2012, et 25% en La procédure daccueil passe progressivement dans les mœurs, car chacun se rend compte de son bien-fondé.

2 20 juin 2013 Déroulement de laccueil dun agent Départ de lagent Agent attendu Arrivée de lagent Agent installé TRAVAILTRAVAIL Attestation de départ Faire en sorte que lagent se sente attendu et accueilli ! V I E d e l A G E N T PROCEDURESPROCEDURES Message de Bienvenue Livret daccueil Demande daccueil SOUTIENSOUTIEN

3 20 juin 2013 Demande daccueil Livret daccueil Message de Bienvenue Attestation de départ Demande daccueil SOUTIENSOUTIEN PAR QUI ?La demande est faite par laccueillant, à savoir celui qui fait venir le nouvel agent (La Direction dans le cas dun permanent). QUAND ?La demande doit être faire dès que la date darrivée du nouvel agent est connue, donc en amont de son arrivée. POUR QUI ?Cette demande est à destination de la Direction, mais elle parvient surtout à toutes les personnes qui vont intervenir dans laccueil : - Le Service Administratif, en prévision des démarches administratives inhérentes - Le Service Informatique, pour anticiper les ouvertures de comptes, et les besoins informatiques de ce nouvel agent - Le Responsable Logistique concerné, pour quil trouve une place libre dans un bureau - LAssistant de Prévention concerné, pour quil puisse planifier le point dinformation sur les consignes de sécurité - Le Responsable déquipe concerné, pour information - Le Responsable Bibliothèque concerné, pour information La demande daccueil permet aux différents intervenants de laccueil dêtre au courant quune personne va arriver, et danticiper ainsi cette arrivée.

4 20 juin 2013 COMMENT ?Via un formulaire en ligne Communication par mail Livret daccueil Message de Bienvenue Attestation de départ SOUTIENSOUTIEN Demande daccueil

5 20 juin 2013 Le Livret daccueil Livret daccueil Message de Bienvenue Attestation de départ Demande daccueil SOUTIENSOUTIEN PAR QUI ?Le livret daccueil est remis par laccueillant au nouvel agent, charge à laccueillant daider lagent à le remplir. QUAND ?Le livret daccueil doit être distribué et rempli dès larrivée du nouvel agent : cest la première chose à faire à son arrivée. POUR QUI ?Le livret daccueil est avant tout à destination du nouvel agent, CONTENU ?- une présentation de lUMR - le règlement intérieur - la charte informatique - les consignes de sécurité - des fiches à destination des services communs Le Livret daccueil a pour but de : - Familiariser le nouvel agent avec lUMR - Faciliter linstallation du nouvel agent - Assurer les démarches administratives - Faire en sorte que le nouvel agent rencontre les personnes des Services Communs

6 20 juin 2013 PRINCIPE : Le nouvel agent se doit de lire le livret daccueil dans son ensemble, et de remplir, avec laide de son accueillant, les différentes fiches fournies en annexes. Le livret précise à qui remettre en main propre ces différents formulaires. Ce « parcours » permet au nouvel agent de rencontrer les personnes des Services Communs. ServiceRécupèreDonne Administratif- Fiche de renseignements personnels - Fiche dapprobation du règlement intérieur - Accord de confidentialité - Bureau (clefs) - Badges Hygiène et Sécurité- Attestation Informations Sécurité-Informations sécurité Informatique- Demande d'accès aux ressources informatiques -Ordinateur -Compte informatique et Mail COMMESI- Informations personnelles sur le web-Formation à lintranet et aux outils de soutien à la recherche Bibliothèque et Documentation - Formulaire dinscription aux ressources et services des bibliothèques Géoazur et OCA Livret daccueil Message de Bienvenue Attestation de départ Demande daccueil SOUTIENSOUTIEN

7 20 juin 2013 Livret daccueil Message de Bienvenue Attestation de départ Demande daccueil SOUTIENSOUTIEN Le message de Bienvenue PAR QUI ?Par laccueillant. QUAND ?Dès que le nouvel agent est installé : à savoir quand il a bien un bureau, un mail, un téléphone. POUR QUI ?Pour tout le personnel de lUMR COMMENT ?Via un formulaire en ligne qui récolte les informations utiles et envoie un mail. Un message de Bienvenu est envoyé à tout lUMR pour informer de larrivée du nouvel agent

8 20 juin 2013 Livret daccueil Message de Bienvenue Attestation de départ Demande daccueil SOUTIENSOUTIEN Soutien administratif et logistique PAR QUI ?Par lagent. QUAND ?Quand il en a besoin. POUR QUI ?Des personnes ciblées des services communs à même de traiter ces demandes. COMMENT ?Via un formulaire en ligne qui récolte les informations utiles et envoie un mail. Pour faciliter le travail de lagent et celui des services communs, un certain nombre doutils en ligne à but administratifs ou logistiques a été mis en place sur ce modèle : -Demande de congés : maintenant AGATE -Demande dordre de mission -Demande de bon de commande (achats) -Demande de séminaire -Déclaration des publications -Demande de cartographie SIG -Demande de réservation de salles

9 20 juin 2013 Livret daccueil Message de Bienvenue Attestation de départ Demande daccueil SOUTIENSOUTIEN Attestation de départ PAR QUI ?Remplie par lagent. QUAND ?Quand il part. POUR QUI ?La Direction Le Service Administratifs (clôture des contrats) Le Service Informatique (clôture des comptes / données) Les Responsables Logistique (disponibilité bureau, clefs) LAssistant de Prévention (clôture dun poste à risques) Le Responsable Bibliothèque (livres empruntés) COMMENT ?La gestionnaire du personnel centralise, pour le partant, les informations sur la fiche attestation de départ et les retransmets ensuite aux autres Services Communs (via un formulaire en ligne…) Lattestation de départ est une fiche du Livret daccueil. Pour linstant, cette procédure nest pas bien suivie, car il est difficile de connaître les dates exactes de départ, même en ayant les dates de fin de contrat dans les dossiers… EN COURS DAMELIORATION

10 20 juin 2013 Témoignages… Laccueil à Géoazur vous remercie de votre attention ! Questions ?