CANADIAN FORCES NON-PUBLIC PROPERTY BIENS NON PUBLICS DES FORCES CANADIENNES BNP – « Retour aux choses essentielles de la perspective dune Base/Escadre » Forum des contrôleurs - 23 et 24 octobre 2012 Shirley Tang-Jassemi, CSF DGSSPF Michel Landry, directeur de la comptabilité

CANADIAN FORCES NON-PUBLIC PROPERTY BIENS NON PUBLICS DES FORCES CANADIENNES Ordre du jour Organigrammes de la Division des finances et du DGSSPF Ampleur des activités Modèle de prestation des services des SSPFFC/DGSSPF Équipe de la Défense Loi sur la défense nationale (LDN) Gouvernance des BNP Les BNP dans la base/escadre Cadre de responsabilisation des BNP Autorités financières des BNP Observations courantes - contrôle de la conformité et de lassurance Passation de marché des BNP Questions dactualité et projets en cours Questions? 2

CANADIAN FORCES NON-PUBLIC PROPERTY BIENS NON PUBLICS DES FORCES CANADIENNES Qualité de vie Services aux familles (DQV) Svc Fin Pers (Prés SF RARM) Organigramme des SSPFFC/DGSSPF Svc de vente au détail (Prés CANEX/ NATEX) Gest Soutien aux blessés (D Gest SB) Chef du personnel militaire Fin BNP (CSF) RH FNP (VP RH) GI/TI BNP (CSI) CDir FNP Chef d'état-major de la Défense Directeur général des BNP DGSSPF Programmes de soutien du pers (CPSP) 3

CANADIAN FORCES NON-PUBLIC PROPERTY BIENS NON PUBLICS DES FORCES CANADIENNES Organigramme de la Division des finances 4

CANADIAN FORCES NON-PUBLIC PROPERTY BIENS NON PUBLICS DES FORCES CANADIENNES Ampleur des activités Directeur général des BNP Chef de la direction du Personnel des fonds non publics, Forces canadiennes Niveau 2; relève du CPM 5

CANADIAN FORCES NON-PUBLIC PROPERTY BIENS NON PUBLICS DES FORCES CANADIENNES Programme des services de la Défense Modèle de prestation des services des SSPFFC/DGSSPF Personnel des FNP, FC Biens non publics Programmes de soutien du personnel (C109) Soutien aux blessés + Services aux familles des militaires (C108) (Prestation par les BNP) Programmes de BEMM Avantages sociaux et régime de retraite des employés, ressources humaines Programmes financés par lÉtat 6

CANADIAN FORCES NON-PUBLIC PROPERTY BIENS NON PUBLICS DES FORCES CANADIENNES Équipe de la Défense Personnel des FNP Forces canadiennes Ministère de la Défense nationale membres de la Force régulière réservistes fonctionnaires fonctionnaires Personnel du bien-être et du maintien du moral

CANADIAN FORCES NON-PUBLIC PROPERTY BIENS NON PUBLICS DES FORCES CANADIENNES Principes fondamentaux - LDN Article 2 de la LDN « Biens non publics » / Non-public Property « biens non publics » signifie (a) les fonds et biens, autres que les sorties de matériel -- reçus et administrés, directement ou indirectement, par les mess, cantines ou organismes des Forces canadiennes, (b) les fonds et biens fournis par les officiers ou militaires du rang, unités ou autres éléments des Forces canadiennes ou mis à leur disposition pour leur avantage et leur intérêt collectifs, (c) des sous-produits et rebuts, ainsi que le produit de leur vente, dans la mesure fixée sous le régime du paragraphe 39(2) (d) les fonds et biens provenant des fonds et biens définis aux alinéas a) à c), ou reçus en échange de ceux-ci, ou achetés avec le produit de leur vente); 8

CANADIAN FORCES NON-PUBLIC PROPERTY BIENS NON PUBLICS DES FORCES CANADIENNES Principes fondamentaux - LDN Les BNP sont une catégorie particulière de biens de lÉtat La composante monétaire des BNP est désignée par lexpression « fonds non publics » (FNP) Les BNP ne doivent servir quau profit des membres des FC actifs ou libérés et de leur famille ou à toute autre fin approuvée par le CEMD La Loi sur la gestion des finances publiques (LFPP) ne sapplique pas aux BNP La Loi sur laccès à linformation, la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur les langues officielles sappliquent aux BNP La Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux ne sapplique pas aux biens immobiliers appartenant aux BNP Les BNP dune unité ou dun autre élément des FC (autres que les unités licenciées ou les unités en cas de modification des circonstances) sont dévolus à son commandant et peuvent être utilisés uniquement aux fins décrites dans la LDN 9

CANADIAN FORCES NON-PUBLIC PROPERTY BIENS NON PUBLICS DES FORCES CANADIENNES Principes fondamentaux Gouvernance des BNP Gouvernance nationale La LDN stipule que le CEMD est responsable de la gouvernance des BNP La gouvernance nationale est assurée par le conseil des BNP Le conseil se réunit deux fois par année Autres comités appuyant le conseil des BNP : comité de la vérification, comité de placements des BNP, comité du régime de retraite et le comité exécutif du FFM Gouvernance de la base et escadre LOAFC 27-6 précise que les commandants des bases et des escadres doivent mettre sur pied un comité du fond composé de membres précis ayant des responsabilités définies Les commandants des bases/escadres sont responsables et doivent rendre des comptes de la gouvernance des mess et des musées qui se trouvent dans leur unité 10

CANADIAN FORCES NON-PUBLIC PROPERTY BIENS NON PUBLICS DES FORCES CANADIENNES Principes fondamentaux Les BNP dans la base/escadre Fonds des bases/escadres –Source des fonds –Utilisation des fonds Filiales des fonds des bases/escadres –Terrains de golf –Marinas Mess –Adhésion obligatoire –Interdiction de subventionner la vente de boissons alcoolisées Musées –Établissements autofinancés qui exploitent en autonomie - Ne sont pas des programmes de BEMM Fonds dunités, magasins de fourniment Les CRFM ne sont pas des BNP – tierce partie CANEX et les SF RARM – gestion centralisée 11

CANADIAN FORCES NON-PUBLIC PROPERTY BIENS NON PUBLICS DES FORCES CANADIENNES Principes fondamentaux Les BNP dans la base/escadre Activités non réglementées – dans la base/escadre, les activités sont soit publiques ou non publiques CANEX détient le droit de premier refus Transfert de biens des BNP de CANEX à lÉtat Sécurité des BNP est la même que pour les biens de lÉtat – ORFC et pour en faire rapport Dépenses de représentation Restrictions relatives à lutilisation des BNP - Aliénation et usage abusif de BNP 12

CANADIAN FORCES NON-PUBLIC PROPERTY BIENS NON PUBLICS DES FORCES CANADIENNES Principes fondamentaux Les BNP dans la base/escadre Rôles : contrôleur public, gestionnaire régional de la comptabilité (GRC), gestionnaire de la comptabilité des BNP (GCBNP), personnel de Div Fin au QG Le manuel A-PS /AG-002 Programmes de bien-être et de maintien du moral des Forces canadiennes – Volume 1 – Soutien public des programmes de bien-être et de maintien du moral et des Biens non publics précise le soutien public maximal. Lorsque la responsabilité du financement de programmes est partagée entre lÉtat et les BNP, les BNP ne doivent pas servir à compenser le manque de soutien public. Il faut plutôt modifier les programmes. Les BNP ne doivent pas être utilisés pour assumer les responsabilités de lÉtat Exigence annuelle de la préparation dun rapport sur le soutien de lÉtat aux activités de bien-être et de maintien du moral et aux BNP 13

CANADIAN FORCES NON-PUBLIC PROPERTY BIENS NON PUBLICS DES FORCES CANADIENNES Principes fondamentaux Cadre de responsabilisation des BNP Gouvernance à léchelle locale et nationale La Délégation des pouvoirs du CEMD pour ladministration financière des BNP est appuyée par lobligation de suivre le Cours de certification sur les BNP Lettre dattestation de la gestion financière des BNP Politique de passation de marchés des BNP Directives des BNP sur les voyages daffaires et Politique des frais réinstallation des BNP Politique sur les RH, politique comptable, politique sur les commandites et les dons, etc. Les établissements nationaux font lobjet de vérifications externes 14

CANADIAN FORCES NON-PUBLIC PROPERTY BIENS NON PUBLICS DES FORCES CANADIENNES Principes fondamentaux Cadre de responsabilisation des BNP Le CS Ex est responsable de la vérification des BNP au sein des FC Personnel responsable des contrôles de conformité et dassurance Programme d'assurance consolidé Guide de la prévention de la fraude au sein des BNP et questionnaire 15

CANADIAN FORCES NON-PUBLIC PROPERTY BIENS NON PUBLICS DES FORCES CANADIENNES Principes fondamentaux Autorités financières des BNP Trois responsabilités financières principales Autorisation de prendre des engagements financiers et de passer des marchés Autorisation dapprouver des factures et dautres obligations de paiement Autorisation de présenter des demandes de paiement 16

CANADIAN FORCES NON-PUBLIC PROPERTY BIENS NON PUBLICS DES FORCES CANADIENNES Principes fondamentaux Autorités financières des BNP Commandants de bases – Respect des exigences précisées au tableau 5 de la Délégation des pouvoirs du CEMD pour ladministration financière des BNP Points clés Pleine autorité pour le PF&E Autorité pour le PF&E dune activité particulière se limite à 250 k$; à 50 k$ pour les établissements redevables au FCFC Dépenses en capital – aucune autorité pour les projets financés par le FCFC, 250 k$ pour les projets autofinancés et 50 k$ si létablissement est redevable au FCFC Déplacements hors du Canada ou du territoire continental des É.-U. se limitent à lUSFC(E) Indemnité de représentation – Jusquau montant autorisé Radiation – 250 k$; 50 k$ si létablissement est redevable au FCFC Commandites et dons 17

CANADIAN FORCES NON-PUBLIC PROPERTY BIENS NON PUBLICS DES FORCES CANADIENNES Principes fondamentaux Autorités financières des BNP Points clés : Aucune autorité en matière dapprovisionnement de matériel de GI/TI Subdélégation Retrait ou restriction dune délégation Formulaire dacceptation des responsabilités Cours de certification sur les BNP obligatoire Fonds non grevés – solde de trésorerie moins le passif –Fonds de la base/escadre et ses filiales (ensemble) –Mess (individuellement) –Musées/autres fonds dunité (individuellement) 18

CANADIAN FORCES NON-PUBLIC PROPERTY BIENS NON PUBLICS DES FORCES CANADIENNES Principes fondamentaux – Observations courantes relatives au contrôle de la conformité et de lassurance Séparation des tâches et contrôle des caisses Droit de premier refus de CANEX à légard des guichets automatiques Politique de passation de marchés – lacunes en ce qui a trait aux contrats et à la gestion des contrats Délégation des pouvoirs du CEMD pour ladministration financière des BNP - traitement de transactions sans pouvoirs délégués Aucune vérification des immobilisations Conformité à la politique des BNP sur les commandites et les dons Planification inadéquate dactivités particulières importantes Découvert du CBC Peu ou pas de vérification des états financiers de la part des intervenants principaux Les BNP ne sont pas à labri du vol et de la fraude. Il faut demeurer vigilant 19

CANADIAN FORCES NON-PUBLIC PROPERTY BIENS NON PUBLICS DES FORCES CANADIENNES Principes fondamentaux Passation de marché des BNP Politiques et principes Reflète les valeurs et léthique du gouvernement du Canada et, dans la mesure du possible, cadre avec les règles dans le secteur public; Tient compte de la nature propre et des exigences particulières des organisations des BNP; Repose sur un ensemble de principes plutôt que sur des règles et procédures détaillées; Les marchés sont adjugés par voie de concours; Importance primordiale doit être accordée à latteinte des exigences opérationnelles des programmes et des activités des BNP; Les activités doivent respecter les principes de diligence, dimpartialité et dhonnêteté; Les activités liées doivent refléter les pratiques exemplaires de gestion; Les marchés doivent assurer une optimisation des ressources; Il ny a aucun avantage personnel direct ou indirect. 20

CANADIAN FORCES NON-PUBLIC PROPERTY BIENS NON PUBLICS DES FORCES CANADIENNES Principes fondamentaux Passation de marchés des BNP Fournisseur unique Les marchés conclus pour le compte des BNP doivent faire lobjet dappels doffres. Néanmoins, lappel doffres nest pas requis si une ou plusieurs des conditions ci-dessous sont remplies: –le besoin revêt un caractère durgence, de telle sorte quun retard quelconque entraverait latteinte des exigences opérationnelles des programmes et des activités des BNP par lautorité contractante; –la nature des tâches est telle quun appel doffres ne suivrait pas les pratiques exemplaires de gestion; –un seul fournisseur se trouve en mesure de fournir les biens ou les services ou daccomplir les tâches; –le processus dappel doffres ne mènerait pas à une optimisation des ressources. 21

CANADIAN FORCES NON-PUBLIC PROPERTY BIENS NON PUBLICS DES FORCES CANADIENNES Principes fondamentaux Passation de marchés des BNP Lapprobation écrite du DGSSPF est requise avant de passer un marché qui ne répond pas à lun ou plusieurs des critères susmentionnés ou qui dépasse les limites imposées par la Délégation des pouvoirs du CEMD pour ladministration financière des BNP en ce qui concerne les marchés prescrits et non concurrentiels établis comme suit : –Cmdt des bases/escadres et chefs de division du DGSSPF : 50 k$ –Autres : jusquaux pouvoirs délégués et ne dépasse pas 10 k$ CANEX détient le droit de premier refus de toute nouvelle activité de revente et de service au consommateur des BNP proposée pour toute base/escadre des FC Les biens acquis pour les programmes et les activités des BNP, y compris les biens destinés à la revente par les mess et par dautres organisations des BNP, devraient provenir de CANEX ou être obtenus par son entremise dans la mesure du possible 22

CANADIAN FORCES NON-PUBLIC PROPERTY BIENS NON PUBLICS DES FORCES CANADIENNES Questions dactualité Le Personnel des FNP, FC – na plus accès à la carte dachat publique Le Personnel des FNP, FC – ne détient que les pouvoirs financiers délégués dans les sections 32 et 34 de la LGFP Le Personnel des FNP, FC – pourrait perdre accès à Claims-X (à létude) Le Personnel des FNP, FC – pourrait perdre accès à la carte-voyage du gouvernement (à létude) Lutilisation par les BNP de lexonération de la TVP du MDN en vertu dun accord réciproque de transfert (ART) Les comptes fournisseurs et les comptes clients de lÉtat et des BNP 23

CANADIAN FORCES NON-PUBLIC PROPERTY BIENS NON PUBLICS DES FORCES CANADIENNES Projets en cours Projet de la comptabilité de la Réserve Remplacement dABACIS, système dinformation comptable actuel Détails en ligne (DEL) de BMO pour la carte de crédit des BNP 24

CANADIAN FORCES NON-PUBLIC PROPERTY BIENS NON PUBLICS DES FORCES CANADIENNES Projet de comptabilité des BNP de la Réserve Laccent est mis sur les unités de la Réserve de lArmée Actuellement la Div Fin assure les services de comptabilité de 64 unités de la Réserve de lArmée Environ 286 unités ne reçoivent pas nos services Concept du projet approuvé par le DGSSPF et le cmdt AC Lexécution du projet se fera en cinq étapes Bientôt - Démarche auprès du QG RésNav pour les unités de la Marine 25

CANADIAN FORCES NON-PUBLIC PROPERTY BIENS NON PUBLICS DES FORCES CANADIENNES Projet de comptabilité des BNP de la Réserve Phase 1: Sondage des unités de la Réserve pour déterminer la portée et les besoins des activités des BNP – Taux de réponse de 90 % Phase 2 : Selon les résultats du sondage, élaboration dun modèle de prestation de services. Travaux en cours seront terminés dici oct Lobjectif est de sassurer que le modèle des BNP répondra aux besoins des activités des BNP de la Réserve. Le modèle de prestation des services retenus sera présenté au cmdt AC pour approbation Phase 3 : Essai initial – EF Phase 4 : Mise en œuvre complète – EF Phase 5 : Examen après la mise en œuvre – EF 2015/

CANADIAN FORCES NON-PUBLIC PROPERTY BIENS NON PUBLICS DES FORCES CANADIENNES Remplacement du système dinformation comptable Pourquoi : –ABACIS a été créé il y a plus de 30 ans et le développement du logiciel coûte cher –Linterface avec dautres systèmes entraîne des coûts élevés –Les propriétaires du logiciel prennent leur retraite dans les prochaines 5 ans, ce qui pose un risque de continuité –Le matériel sera rendu inutilisable dans les dix prochaines années –Capacité limitée à produire des rapports 27

CANADIAN FORCES NON-PUBLIC PROPERTY BIENS NON PUBLICS DES FORCES CANADIENNES Remplacement du système dinformation comptable La solution : trouver un autre système Date cible du remplacement : EF

CANADIAN FORCES NON-PUBLIC PROPERTY BIENS NON PUBLICS DES FORCES CANADIENNES Détails en ligne (DEL) de BMO pour carte de crédit des BNP Mettre à profit le logiciel de Détails en ligne permettant aux gestionnaires et aux titulaires de carte de vérifier les transactions, dentrer des codes financiers et de gérer lapprobation en ligne Accroître lefficacité des procédures comptables et viser un système sans papier Émettre une politique exigeant lensemble des établissements des BNP à utiliser de la carte de crédit des BNP pour effectuer tous les achats si le fournisseur accepte la carte Les établissements reçoivent 1,46 % de leurs achats Depuis oct. 2012, les relevés de compte sont en ligne De déc à mars 2013 – Mise en œuvre de la formation Le projet Détails en ligne de BMO sera mis en œuvre en avril

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