APPLICATION FORMATION Guide dutilisation du Responsable Administratif APPLICATION FORMATION Guide dutilisation du Responsable Administratif 1.Accès p. 2 2.Lapplication formation en un coup dœil p. 3 3.Le menu p. 4 4.Zoom sur la création et la modification des équipes p. 5/6 5.Zoom sur lattribution de rôles p. 7 6.Les fonctionnalités générales p. 8 DRH-MO / Janvier

ACCÈS A VOTRE APPLICATION FORMATION Connectez-vous à lapplication formation à ladresse suivante : Si vous navez pas dadresse courriel Inserm, suivez la procédure indiquée sur le site. Vous allez être dirigé vers votre page daccueil. Pour accéder à votre application formation, cliquez sur longlet « Resp. administratif Formation » en haut à gauche de lécran. DRH-MO 2

Application Formation Consultation des demandes dinscription des agents Consultation des demandes dinscription archivées Gestion des équipes de la structure Délégation des droits du Directeur de structure aux Chefs déquipe VOTRE APPLICATION FORMATION EN UN COUP DOEIL Le département des Ressources Humaines de lInserm a mis en place une nouvelle application dans le progiciel « Sirène » afin de dématérialiser les inscriptions à une offre de formation collective ou à une action individuelle de formation. Cette application vous permet de consulter les demandes dinscription en cours et archivées de lintégralité des agents de votre structure. Sur demande du Directeur de structure, vous pouvez déléguer le traitement des demandes dinscription aux Chefs déquipe de son choix après les avoir désignés et leur avoir rattachés des agents. Vous avez également la possibilité de désigner des Correspondants formation. Les Correspondants formation pourront visualiser uniquement les demandes de formation des agents que vous leur aurez rattachés ; ils nauront accès aux demandes daction individuelle quavec laccord de lagent concerné. Le département des Ressources Humaines de lInserm a mis en place une nouvelle application dans le progiciel « Sirène » afin de dématérialiser les inscriptions à une offre de formation collective ou à une action individuelle de formation. Cette application vous permet de consulter les demandes dinscription en cours et archivées de lintégralité des agents de votre structure. Sur demande du Directeur de structure, vous pouvez déléguer le traitement des demandes dinscription aux Chefs déquipe de son choix après les avoir désignés et leur avoir rattachés des agents. Vous avez également la possibilité de désigner des Correspondants formation. Les Correspondants formation pourront visualiser uniquement les demandes de formation des agents que vous leur aurez rattachés ; ils nauront accès aux demandes daction individuelle quavec laccord de lagent concerné. DRH-MO 3 Désignation des Correspondants formation

VOTRE MENU Accédez à votre tableau de bord pour consulter les demandes dinscription aux offres de formation collective et aux actions individuelles de formation. Accédez au moteur de recherche vous permettant de consulter lensemble des demandes dinscription des agents de votre structure aux offres de formation collectives et aux actions individuelles dont les sessions sont terminées. Paramétrez la réception des courriels. Vous pouvez choisir de ne plus recevoir les courriels automatiques dinformation. Toutes les demandes dinscription à une formation sont soumises : 1.à laccord du Directeur de structure ou celui du Chef déquipe si vous ou le Directeur de structure lui en avez délégué les droits (reportez- vous aux pages 5 et 6), 2.à la validation du Responsable Formation de la Délégation Régionale (RF de gestion) et, pour certaines formations, à celle du Responsable Formation ayant organisé le stage (RF organisateur). DRH-MO 4

ZOOM SUR LA CREATION ET LA MODIFICATION DE VOS EQUIPES DANS LAPPLICATION FORMATION 1/2 En cliquant sur le bouton de création dune nouvelle équipe, vous êtes redirigé vers la page Equipe décrite ci- après. Recherchez une équipe existante Créez une nouvelle équipe Une fois léquipe créée, vous pouvez en modifier la composition en cliquant sur la ligne correspondante dans le tableau de recherche (redirection sur la page Equipe décrite ci-après). DRH-MO 5 La création déquipes vous permet de déléguer les droits du Directeur de structure dans lapplication Formation à un Chef déquipe : celui-ci pourra ainsi instruire les demandes dinscription des agents qui lui sont rattachés. Vous pouvez par la suite remplacer le Chef déquipe ou modifier la composition de léquipe. Tout nouvel agent doit être rattaché à son chef déquipe, sinon seul le Directeur de structure pourra intervenir sur sa demande. Lensemble de ces opérations peut également être effectué par le profil « Directeur de structure »

Etape 1 Définir léquipe. Etape 1 Définir léquipe. Etape 2 Désigner le chef déquipe. Certains agents peuvent ne pas figurer sur la liste. Dans ce cas, ils doivent au préalable sinscrire sur la page de connexion de Sirène accessible à cette adresse : Etape 2 Désigner le chef déquipe. Certains agents peuvent ne pas figurer sur la liste. Dans ce cas, ils doivent au préalable sinscrire sur la page de connexion de Sirène accessible à cette adresse : Etape 3 Assigner des agents Inserm ou non Inserm à léquipe créée. Etape 3 Assigner des agents Inserm ou non Inserm à léquipe créée. DRH-MO 6 Une fois léquipe définie (dates et libellés), vous désignez le Chef déquipe (délégation de vos droits quant au traitement des demandes dinscription) puis y rattachez les agents concernés. Le Directeur de structure continuera à recevoir leurs demandes et à pouvoir les traiter, mais cette opération pourra également être effectuée directement par le Chef déquipe. Cette délégation de droits permet au Chef déquipe de : consulter et traiter les demandes ; accéder aux archives qui présentent lensemble des demandes passées ; assurer un suivi des demandes via son tableau de bord. ZOOM SUR LA CREATION ET LA MODIFICATION DE VOS EQUIPES DANS LAPPLICATION FORMATION 2/2 Lensemble de ces opérations peut également être effectué par le profil « Directeur de structure »

ZOOM SUR L ATTRIBUTION DE RÔLES DANS LAPPLICATION FORMATION Lattribution du rôle Correspondant Formation se réalise en deux étapes (selon le même principe que pour le Chef déquipe) : 1.Attribuer le rôle Correspondant formation à lagent sélectionné ; 2.Rattachez une population au Correspondant formation désigné. Attribuez les rôles Correspondant formation et Responsable administratif aux agents de votre structure. Rattachez une population au Correspondant Formation désigné DRH-MO 7 Vous pouvez désigner, dans lapplication Formation des Correspondants formation. Le Correspondant formation aura la même possibilité pour les agents que vous lui aurez rattachés, à lexception des demandes dinscription aux actions individuelles, pour lesquelles lagent pourra choisir dinformer ou non son Correspondant formation. Lensemble de ces opérations peut également être effectué par le profil « Directeur de structure »

LES FONCTIONNALITES GENERALES DE LAPPLICATION FORMATION DRH-MO 8 Réinitialisez le tri sur colonne Cliquez sur longlet « Resp. administratif Formation » Cliquez sur longlet « Resp. administratif Formation » Imprimez la fenêtre Modifiez la taille de la fenêtre Fermez la session Paramétrez la couleur de la fenêtre Effectuez des tris sur colonne en cliquant sur leur titre Accédez au formulaire dinscription Accédez aux autres onglets ouverts napparaissant pas à lécran Accédez aux autres onglets ouverts napparaissant pas à lécran