ORGANISER des Journées Scientifiques A LA SFA Organisation via le secrétariat de la SFA : Evelyne Dewayse soccupe du site web la création du formulaire dinscription et la communication en général Catherine Chaillou soccupe de laspect comptable et financier après inscriptions Fonctionnement administratif pour lorganisation de manifestations 1

ORGANISER DES MANIFESTATIONS A LA SFA Site WEB (deux possibilités) 1.Un volontaire du groupe impliqué soccupe du site web 2.Le secrétariat de la SFA créé le site web Fonctionnement administratif pour lorganisation de manifestations 2

Formulaire dinscription Permettra de Insérer le lien du formulaire dinscription sur les pages web Tenir la liste dinscrits à jour en temps réel Editer les factures (Catherine Chaillou) Vérifier les paiements (Catherine Chaillou) Envoyer un mail à tous les participants (Evelyne Dewayse) Editer les badges (Evelyne Dewayse) Fonctionnement administratif pour lorganisation de manifestations 3

1.Le Responsable Financier du groupe impliqué peut accéder à la base des inscriptions via sa fiche personnelle 2.Le secrétariat de la SFA suit les inscriptions (à chaque inscription un mail est envoyé aux responsables – à définir dans les paramétrages) - En cas de manifestation transversale, un des groupes organise. - En cas de manifestation avec lextérieur, une convention sera établie avec la SFA (parrainage voir avec C. Lavandier) Fonctionnement administratif pour lorganisation de manifestations 4 Formulaire dinscription Se fait via le serveur de la SFA

Fonctionnement administratif pour lorganisation de manifestations 5 SITE WEB sur serveur SFA · Menus habituels (descriptif programme - plan etc.) · Lien sur FORMULAIRE INSCRIPTION · Lien sur FORMULAIRE SOUMISSIONS Base de données où les champs du formulaire vont sincrémenter pour facturation serveur SFA (accessible aux responsables qui ont accès via leur fiche perso dadhérent 3 maxi) Base de données spécifique pour les chargements dabstracts et gestion des auteurs sur autre serveur SFA (ouverture à demander au secrétariat) SERVEUR SFA SITE WEB peut être hébergé ailleurs

Formulaire dinscription Paramétrage qui ne pourra pas être modifiable à partir de la date dinscription A définir Dates, lieu et type de la manifestation Options de tarif Membres SFA, non Membres, Retraités etc… Options supplémentaires (repas, visite etc…) Qui aura accès à la base (droit donnés via le numéro adhérent) Sur quel compte sera versé le montant des inscriptions Qui recevra les infos dinscriptions (3 adresses mails maxi) La date limite dinscriptions (prévoir un délai pour la confection des badges et la validation du nombre de repas….) Il est possible pour des manifestations importantes daugmenter le tarif après une deadline définie dans les paramètres Le paramétrage est fait par E. Dewayse ou Didier Cassereau Fonctionnement administratif pour lorganisation de manifestations 6

Les informations seront sur le site web et envoyées via Echos Hebdo (à envoyer avant le jeudi midi ) les deadlines sont rappelées par tweet et sur la page facebook de la SFA. Le participant sinscrit comme non membre SFA il suffit de valider le formulaire Le participant sinscrit comme membre SFA via son numéro dadhérent (cela lui permet de ne pas ressaisir ses coordonnées safficheront via la base des adhérents) Il recevra automatiquement par une confirmation de « pré-inscription » et un reçu dès son paiement validé. (automatique si paiement par carte bancaire) Il devra faire suivre son mail de confirmation au service comptable de son labo en cas de paiement par bon de commande. Fonctionnement administratif pour lorganisation de manifestations 7 Formulaire dinscription Du point de vue du Participant

Les paiements peuvent se faire par divers moyens (selon les choix de paramétrage des organisateurs) - Chèques - Virements - Cartes Bancaires - Bons de commande Toujours à définir dans les paramétrages du formulaire dinscription. Fonctionnement administratif pour lorganisation de manifestations 8 Formulaire dinscription Du point de vue de lorganisation

Inscriptions sur la BASE Du point de vue de lorganisateur via sa fiche individuelle ( « informations comptables) Fonctionnement administratif pour lorganisation de manifestations 9

Inscriptions sur la BASE Du point de vue de lorganisateur via sa fiche individuelle ( rubrique « informations comptables » ) Fonctionnement administratif pour lorganisation de manifestations 10

Inscriptions sur la BASE Du point de vue de lorganisateur via sa fiche individuelle ( rubrique « informations comptables » ) Fonctionnement administratif pour lorganisation de manifestations 11

BADGES simples à partir du formulaire dinscription (dautres possibilités peuvent être étudiées pour des badges spécifiques à partir dune base de données) Fonctionnement administratif pour lorganisation de manifestations 12

Pour tous renseignements Fonctionnement administratif pour lorganisation de manifestations 13 Evelyne Dewayse pour laspect communication (site web – informations) Catherine Chaillou pour laspect comptable et bancaire Au même numéro : À la même adresse : SFA : 23 avenue Brunetière PARIS Les bureaux sont ouverts : du lundi au Jeudi : 8 h 30 à 12 h h à 18 h vendredi 8 h 30 à 12 h h à 16 h. Ie power point sera sur le site web de la sfa ainsi que le formulaire à remplir dès que lon a un projet (onglet GS/SR – manifestations)onglet GS/SR – manifestations