LA GESTION DU TEMPS SSH0101: Atelier 4 HIVER 2012 Gilles Lussier Présentation Un psy à Poly!!! 160 à 180 dossiers par année = près 4000 étudiants en individuel sur 22 ans; Problématiques diverses qui interfèrent avec leur rendement aux études; Rôle confirmé par les événements du 6 déc. 89; Ateliers résultent des constats faits en consultations ind. afin de faire de la prévention (obstacle: sentiment d’invincibilité dixit prof. Raymond Desjardins); On ne présume pas nécessairement que vous avez ou que vous aurez des difficultés dans vos études. Mais en tant que professionnels/cadres vous serez appelés comme gestionnaires à collaborer avec des collègues et/ou à superviser des équipes. Vous devez donc être sensibilisés aux facteurs d’efficacité pour donner le meilleur rendement et ce… avec plaisir!

Rappel: Préalables Réussite favorisée par rendement optimal = doit être en santé Santé = énergie = répondre à ses besoins = 4 sources d’énergie physiques (endurance), émotionnelles (sécurité), mentales (expression de soi) spirituelles* (sens) Comment? = par hygiène de vie : = répartition de nos activités de manière équilibrée = demande de l’organisation: par processus de gestion du temps

Paradigmes en gestion du temps 1ère génération Notes et listes 2ième génération Grilles horaire Agenda, rendez-vous 3ième génération Planification quotidienne Gestion par priorité Objectifs, valeurs 1ère génération Notes et listes Reconnaissance de l’importance du temps Déstabiliser par forces extérieures Peu de contrôle et d’estime de soi Peu fiables. 2ième génération Grilles horaire Agenda, rendez-vous Planifie d’avantage pour les événements et activités futures Ont un peu plus de contrôle Sont perçus comme étant + responsables pcq se présentent aux rendez-vous, échéanciers. 3ième génération Mettent l’accent sur la planification quotidienne Et ajoutent l’idée importante qu’il faut clarifier ses objectifs, valeurs et prioriser en fonction d’objectifs qu’on s’est fixé. Bien qu’il y a là un grand progrès les gens continuent de se sentir victimes et frustrés. L’accent sur « l’efficacité » leur permet de faire plus en moins de temps mais au prix de leurs relations interpersonnelles, de la spontanéité et de la tranquillité d’esprit, de leur bonheur. Des horaires par priorités font de bons serviteurs mais de mauvais maîtres.

Paradigmes en gestion du temps 4ère génération Emphase sur ce qui est important et non pas sur ce qui est urgent définir ce qui a vraiment du sens; équilibrer vos différents rôles; définir des buts pour atteindre vos objectifs importants dans chaque rôle. Nouveau paradigme : Dépasse l’emphase sur l’efficacité pour gérer les relations interpersonnelles. Va au-delà de la gestion du temps pour exercer un leadership personnel. Planifier ensuite vos priorités à partir de cette vision élargie d’une semaine basée sur ce qui est important non sur ce qui est urgent.

GESTION DU TEMPS [GRILLE D’EISENHOWER]   URGENT PAS URGENT IMPORTANT B ·        Crises ·        Problèmes pressants · Rendez-vous ·        Échéanciers A ·   Planification ·   Activités personnelles ·   Opportunités ·   Préparation, prévention de crises ·   Cultiver ses relations interpersonnelles PAS IMPORTANT C ·        Interruptions ·        Appels ·        Activités populaires ·        Sollicitation D ·   Train-train ·   Courrier ·   Téléphone ·   Activités reportées ·   Lectures d’évasion, télé Ajoute à l’horaire quotidien une liste de choses à faire; réparties dans ces catégories. Afin de discriminer entre ce qui est urgent et ce qui est important vs ce qui ne l’est pas. Planification : Objectifs; Horaires; Activités personnelles : Nécessaires à la santé; Préparation, prévention de crises : parler à un membre de l’équipe qui semble en désaccord; vérifier les implications de son choix de cours; s’informer des services;

GESTION DU TEMPS [GRILLE D’EISENHOWER]   URGENT PAS URGENT IMPORTANT B ·    panne d’auto, ·    Rendez-vous dentiste, ·    devoirs à remettre; examen demain; assister au cours ; ·     Mon couple est en crise; A ·   Faire mon horaire ·   Aller nager ; m’inscrire à une activité, ·   parler à un ing. à la visite industrielle; ·   faire vérifier mon horaire; ·   M’informer des services aux SEP, AEP, département, etc. PAS IMPORTANT C ·     Interruptions à l’étude; ·     Appels d’amis pour jaser ·     date limite pour voir une expo ·     Sollicitation pour joindre 5 à 7, pub, jeux video, D ·   ménage ·   Répondre à courriels ·   Téléphones à faire,/à répondre ·   Activités reportées ·   Lectures d’évasion, télé Ajoute à l’horaire quotidien une liste de choses à faire; réparties dans ces catégories. Afin de discriminer entre ce qui est urgent et ce qui est important vs ce qui ne l’est pas. Planification : Objectifs; Horaires; Activités personnelles : Nécessaires à la santé; Préparation, prévention de crises : parler à un membre de l’équipe qui semble en désaccord; vérifier les implications de son choix de cours; s’informer des services;

Visions: Serendipity Court terme:  prépa Moyen terme:  du bac Long terme: objectifs de carrière; de vie = première fois Serendipity = saisir les opportunités en fonction de nos objectifs à long terme

TOP 7: Obstacles à la gestion du temps 7. Résistances à tout planifier; 6. Illusion qu’on pourra tout faire; 5. Manque de sens, direction, objectifs; 4. Faire choix : important vs urgent; 3. Crise lorsque ce qui est important pour la personne ne se retrouve pas dans sa vie, dans son quotidien.

TOP 7: Obstacles à la gestion du temps 2. Bénéfices secondaires Sociaux = stimuli Biologique = stimuli physiques Psychologique = évitement Existentiel = confirme notre vision de soi et du monde (voir tableau injonctions) Bénéfices secondaires à mauvaise gestion du temps: Sociaux = stimuli Biologique = stimuli physiques Psychologique = évitement Existentiel = confirme notre vision de soi et du monde (voir tableau injonctions)

TOP 7: Obstacles à la gestion du temps 1. Tendances naturelles Privilégier les résultats immédiats avant la planification à long terme; L’action avant la réflexion; Ce qui nous plaît avant ce qui nous déplaît; Ce qui va vite avant ce qui prend du temps; Tendances naturelles: Privilégier les résultats immédiats avant la planification à long terme; L’action avant la réflexion; Ce qui nous plaît avant ce qui nous déplaît; Ce qui va vite avant ce qui prend du temps; Ce que nous savons faire avant ce qui est nouveau pour nous; Ce qui est urgent avant ce qui est important; Ce que les autres nous imposent avant ce que nous avons choisi; Ce qui est noté à une heure donnée sur notre agenda avant des travaux pour lesquels nous n’avons pas prévu de temps; Les interrupteurs avant nos propres priorités; L’ordre d’apparition des problèmes avant leur ordre d’importance.

TOP 7: Obstacles à la gestion du temps 1. Tendances naturelles (suite) Ce que nous savons faire avant ce qui est nouveau pour nous; Ce qui est urgent avant ce qui est important; Ce que les autres nous imposent avant ce que nous avons choisi; Ce qui est noté à une heure donnée sur notre agenda avant des travaux pour lesquels nous n’avons pas prévu de temps; Tendances naturelles: Privilégier les résultats immédiats avant la planification à long terme; L’action avant la réflexion; Ce qui nous plaît avant ce qui nous déplaît; Ce qui va vite avant ce qui prend du temps; Ce que nous savons faire avant ce qui est nouveau pour nous; Ce qui est urgent avant ce qui est important; Ce que les autres nous imposent avant ce que nous avons choisi; Ce qui est noté à une heure donnée sur notre agenda avant des travaux pour lesquels nous n’avons pas prévu de temps; Les interrupteurs avant nos propres priorités; L’ordre d’apparition des problèmes avant leur ordre d’importance.

TOP 7: Obstacles à la gestion du temps 1. Tendances naturelles (suite) Les interrupteurs avant nos propres priorités; L’ordre d’apparition des problèmes avant leur ordre d’importance. Tendances naturelles: Privilégier les résultats immédiats avant la planification à long terme; L’action avant la réflexion; Ce qui nous plaît avant ce qui nous déplaît; Ce qui va vite avant ce qui prend du temps; Ce que nous savons faire avant ce qui est nouveau pour nous; Ce qui est urgent avant ce qui est important; Ce que les autres nous imposent avant ce que nous avons choisi; Ce qui est noté à une heure donnée sur notre agenda avant des travaux pour lesquels nous n’avons pas prévu de temps; Les interrupteurs avant nos propres priorités; L’ordre d’apparition des problèmes avant leur ordre d’importance.

Processus pour gérer son temps Un exemple: Marc Patry Un esprit sain dans un corps sain Partir sa propre entreprise Vie de famille Voyages

Processus pour gérer son temps Adopter une attitude positive Se fixer des priorités Planifier (choix d’activités, faire l’horaire) S’organiser Exécuter Évaluer Exemple 1: Objectif: Maintenir moyenne, réussir tout mes cours; etc. Attitude: Je sais que je peux m’organiser; je veux m’organiser; je vais m’organiser; Prioriser: Je veux être à jour pour réussir cours matériaux (pcq déjà échouer ou = important pour moi) Planification: Je vais y travailler dans tel local; avec tel co-équipier; à tels moments; S’organiser: rappelle co-équipier; réserve local; fait mes problèmes avant; amène matériel; etc. Exemple 2: Objectif: être en forme attitude: Je sais que je peux m’organiser; je veux m’organiser; je vais m’organiser pour être en forme; Prioriser: Je m’inscris à telle activité au Cepsum; je vais nager 3 midis par semaine tels jour; S’organiser: j’apporte le matériel, vêtements; je mesure mes performances; Exécuter: je demeure assidu Évaluer: fait vs pas fait = pourquoi?; me connaissant comme je me connais, quelle excuse je pourrais invoquer pour me dérober?

Processus pour gérer son temps Exemple Objectif: Maintenir moyenne, réussir tous mes cours; etc. Attitude: Je sais que je peux m’organiser; je veux m’organiser; je vais m’organiser; Prioriser: Je veux être à jour pour réussir cours matériaux (pcq déjà échouer ou = important pour moi) Planification: Je vais y travailler dans tel local; avec tel co-équipier; à tels moments; S’organiser: rappelle co-équipier; réserve local; fait mes problèmes avant; amène matériel; etc. Exécuter: je demeure assidu Évaluer: fait vs pas fait = pourquoi?; me connaissant comme je me connais, quelle excuse je pourrais invoquer pour me dérober?

Processus pour gérer son temps Exemple 2: Objectif: être en forme Attitude: Je sais que je peux m’organiser; je veux m’organiser; je vais m’organiser pour être en forme; Prioriser: Je m’inscris à telle activité au Cepsum; je vais nager 3 midis par semaine tels jour; S’organiser: j’apporte le matériel, vêtements; je mesure mes performances; Exécuter: je demeure assidu Évaluer: fait vs pas fait = pourquoi?; me connaissant comme je me connais, quelle excuse je pourrais invoquer pour me dérober?

Processus pour gérer son temps Adopter une attitude positive Prendre conscience de l'importance de gérer son temps Développer les convictions nécessaires & se consacrer du temps pour réfléchir Se fixer des priorités Clarifier vos objectifs Identifier les règles du jeu Prioriser les activités appropriées Planifier Analyser l'utilisation actuelle de son temps Estimer le temps requis pour ses activités scolaires Établir un horaire pour l'ensemble de ses activités « Scheduler » Exécuter Réduire les pertes de temps Utiliser des techniques de gestion efficace Prévoir des conditions facilitantes Évaluer Revoir ce qu'on a fait versus ce qu’on a planifié

1. Adopter une attitude positive Prendre conscience de l'importance de gérer son temps Développer les convictions nécessaires Se consacrer du temps pour réfléchir Grande différence entre savoir quoi faire et le faire = lié à la motivation Pour la GT = de même. Respect de soi respect des autres nécessite une écologie personnelle (hygiène de vie) Refus du stress (empêche de goûter la vie) Avant tout croire qu’on est responsable de sa vie. Responsabilité: qq’un a un pouvoir, un contrôle sur les événements de sa vie Est-ce que ça vaut la peine de gérer ma vie? Être réactif = démissionner à avoir un contrôle sur ma vie. « Si on ne s’organise pas on va se faire organiser! »

2. Se fixer des priorités Quels sont vos objectifs dans la vie? Qu’aimeriez vous-réaliser aux plans personnel, familial, social, professionnel, financier? Quels sont vos objectifs pour les trois prochaines années? Si vous appreniez que vous alliez mourir dans six mois que feriez-vous d’ici-là? Exemple de l’ÉNAP Voir l’exemple du professeur de l’ENAP avec le pot « Masson ».

2. Se fixer des priorités Clarifier vos objectifs Identifier les règles du jeu Prioriser les activités appropriées Exemple de Marc Patry Impression de se limiter si on planifie, = contraintes Illusoire de penser qu’on pourra tout faire et parfaitement; il y a toujours plus à faire que de temps disponible Prise de conscience : qu’est-ce que je veux faire de ma vie? Sinon on va se faire organiser = faire choix entre important et urgent Exemple Marc Patry: vie de famille esprit sain dans un corps sain avoir sa propre cie voyager

3. PLANIFIER Analyser l'utilisation actuelle de son temps Estimer le temps requis pour ses activités: scolaires & professionnelles personnelles relationnelles Se fixer des échéanciers: sinon gare à la Loi de Parkinson; Établir un horaire pour l'ensemble de ses activités quotidien hebdomadaire Semestriel Mettre à l'horaire les activités importantes pour se ressourcer. S’assurer d’une hygiène de vie qui réponde à nos besoins afin d’être en santé et d’avoir de l’énergie.

3. PLANIFIER « Si nous ne savons pas ce que nous faisons, nous ne pouvons pas faire ce que nous voulons ». Feldenkrais

* se suivre 2 sem. avant de faire horaire 3. PLANIFIER Suggestions : * se suivre 2 sem. avant de faire horaire pour vérifier où va : - notre temps - notre présence mentale Ex. montre qui bip à intervalles : - réguliers dans la journée (temps/activités) - irréguliers à l’étude, dans un cours (présence d’esprit) Guy Cloutier rapporte l’exemple d’un professeur qui a fait faire l’expérience à son groupe Résultats = constate 40% de présence d’esprit à ce qu’ils ont à faire en général

Désencombre mémoire + assurance que chaque chose sera faite 4. PLANIFIER Désencombre mémoire + assurance que chaque chose sera faite Voir sur site Moodle les techniques d’organisation suggérées

5. EXÉCUTER Réduire les pertes de temps Utiliser des techniques de gestion efficace Prévoir des conditions facilitantes Voir sur site Moodle les techniques d’organisation suggérées

5. EXÉCUTER Ne quitter la table qu'une fois le travail fixé = terminé ou s'obliger à terminer à l'heure prévue; Ne jamais remettre à demain ce qu'on peut faire aujourd'hui (sauf pour les activités qui ne font pas partie de vos priorités); Loi de Parkinson qui veut que plus on accorde de temps à une activité plus on prend effectivement tout le temps alloué pour cette activité.

5. EXÉCUTER Ne jamais perdre quelques minutes sous prétexte que ça ne vaut pas la peine de commencer; Pour la mémorisation: mieux vaut 10 X 5 minutes qu'une fois 60 minutes; Réfléchir avant d'entreprendre une tâche: est-ce vraiment une priorité?

5. EXÉCUTER Protéger son temps: se garder du temps discrétionnaire des temps d'arrêt pour faire le point; consacrer du temps au temps; planifier les interruptions;

5. EXÉCUTER Déléguer des tâches; Gérer son temps selon le principe de Pareto: 20% du temps consacré rapporte 80% des résultats; Identifier les "chronophages« : activités insatisfaisantes, inutiles; les réflexes de fuite;

5. EXÉCUTER Utiliser les temps morts: garder un livre (ebook!?) sur soi, des notes, des exercices; des podcasts; courriels; etc. Ne manipuler qu'une fois l'information ou les objets donc classement = chaque chose à sa place, en son temps; Faire une chose à la fois; ne penser à rien d'autre pendant son exécution

5. EXÉCUTER Apprendre à dire "non"; c'est une habileté: ça se développe; Se donner les conditions matérielles facilitantes; Établir à chaque jour une liste de choses à faire: en réaliser 80 %;

5. EXÉCUTER Sérendipité ... ? attitude d'ouverture d'esprit = saisir les opportunités en fonction de buts clairs; on trouve d'autant plus que l'on a d'informations sur ce qui est pertinent pour notre but. La sérendipité est le fait de réaliser une découverte inattendue au cours d'une recherche dirigée initialement vers un objet différent de cette découverte. Ce concept est, en particulier, utilisé en recherche scientifique. Ce terme a été introduit en 1754 par Horace Walpole pour désigner des « découvertes inattendues, faites grâce au hasard et à l’intelligence[1] ».

ET AJUSTER POUR LA PROCHAINE PLANIFICATION 6. S’ÉVALUER Revoir ce qu'on a fait versus ce qu’on a planifié ET AJUSTER POUR LA PROCHAINE PLANIFICATION

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