Projet dAppui au Développement Agricole au Togo (PADAT) Don DSF-8069-TG et Don COFIN-GAF-8069-TG Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

Lettre à l'emprunteur/au bénéficiaire: Dès lentrée en vigueur de laccord, Le Fonds adresse au représentant autorisé de l'emprunteur/beneficiare – et à toute autre partie au projet désignée, dans l'accord de financement, comme destinataire de copies de la correspondance – une lettre à l'emprunteur/au bénéficiaire résumant les dispositions importantes du financement, ainsi que les méthodes et les procédures à suivre pour un projet spécifique. Cet ensemble repose sur des informations spécifiques au projet, évaluées, compilées, examinées et agréées entre la mission de conception et de pré évaluation et l'agent principal du projet, et finalisées au cours des négociations de l'accord de financement Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

Directives Pour faciliter transferts fonds du FIDA au Bénéficiaire et procédures de décaissement par lUnité de Coordination du projet (Coordination Opérationnelle Déléguée -COD) Pour établir les conditions déligibilité des dépenses (seuils pour les Relevés des dépenses (RD) et examen préalable du FIDA en matière de passation des marchés) Référence opérationnelle Concernant méthodes et procédures pour les retraits de fonds pour achats de biens, travaux et services de consultants Description des dispositions relatives aux rapports financiers et aux audits Modèles de formulaires A utiliser par la COD et agence dexécution pour DRF et tenue comptabilité rigoureuse Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

Conçue pour familiariser lEmprunteur/Bénéficiaire avec les procédures de retraits des fonds Expliquée à lagent dexécution de projet lors de latelier de démarrage Pour les nouveaux projets, régis par les nouvelles Conditions Générales, le Manuel de Décaissement du FIDA est annexé à la Lettre au Bénéficiaire signée par le Président du FIDA Le Manuel de Décaissement du FIDA est disponible sur le site web du FIDA: Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

Détails principaux du financement (Dons) Procédures de décaissement et rappel aux conditions préalables aux retraits du fonds des Dons Instructions relatives aux retraits Relevé de dépenses Affection des fonds du financement Plan de passation de marche et applicabilité Examen préalable du FIDA Transmission et vérification des informations financières Achèvement et clôture Représentants autorisés Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

Principes fondamentaux et ladministration du financement Instructions pour la préparation de la demande de retrait Détails sur les quatre procédures de décaissement Relevés de dépenses Registre des contrats Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

Attestation du pouvoir à signer les demandes de retraits et les relevés de dépenses Compte désigné/Paiement direct/remboursement – Formulaires à transmettre au FIDA Relevés de dépenses Fiche de contrôle (checklist) avant envoi des DRF au FIDA Registre des contrats Etat de rapprochement du compte désigné Modèles supplémentaires aux fins de laudit Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

Le Bénéficiaire, après l'entrée en vigueur des Accords de financement, ouvre auprès dune institution financière à Lomé ayant lagrément du Fonds, deux comptes bancaires en USD désignés pour recevoir des avances de ressources provenant des dons du FIDA et du GAFSP A travers la soumission de la première Demande de Retrait des Fonds (DRF), le FIDA vire les allocations initiales au comptes désignés Montants autorisés (dépôts initiaux): USD pour le DSF-8069-TG USD pour le COFIN-GAF-8069-TG Plafond initial du PADAT: USD Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

Comptes exclusivement utilisés pour paiement des dépenses autorisées, pour les catégories des dépenses spécifiées dans les Accords de Financement (annexe 2) Ne pas utiliser fonds disponibles à dautres fins (ex: taxes) Ce plafond considéré comme constituant une limite raisonnable correspond habituellement à un montant suffisant pour couvrir la moyenne projetée des dépenses autorisées au titre du financement pour une période d'environ six mois La modification du montant autorisé nest plus assujettie à amendement de lAccord du Financement Ce plafond considéré comme constituant une limite raisonnable correspond habituellement à un montant suffisant pour couvrir la moyenne projetée des dépenses autorisées au titre du financement pour une période d'environ six mois La modification du montant autorisé nest plus assujettie à amendement de lAccord du Financement Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

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