Session dinfo FSE – Infosessie ESF 18 / 3 / 2011 Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

Programme de la journée Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

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Contrôles sur place effectués Autorité de gestion Contrôles sur place par les conseillers –Visites préventives des projets 2010 –Contrôle sur place des projets 2009 et 2010 Contrôles sur place par linspection –Inspections projets 2008 et 2009 Autorité daudit –Audit opérationnel projets 2008 –Audits systèmes en 2009, 2010 et février 2011 Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

Problèmes relevés (1) Les problèmes suivants ont été relevés chez certains promoteurs : Double-subventionnement Recettes non prises en compte Pas de convention de déménagement Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

Problèmes relevés (2) Absence de feuilles de présence ou incomplètes Heures daccompagnement comptabilisées en double Heures dencodage dans lapplication FSE comptabilisées dans les tâches administratives. Position audit : coûts indirects. Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

Recommandations audit (1) Augmenter le pourcentage de projets contrôlés Modifier lattribution des mentions suite à la vérification de la qualité des feuilles de présence (signature encadrant = élément nécessaire) Renforcer le contrôle des risques de double- subventionnement et des recettes (on desk et sur place). Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

Recommandations audit (2) Contrôle on desk Contrôle exhaustif art. 60 Contrôle fonds énergie GESCO, ACS et Maribel social (matching ONSS-APL) Contrôles sur place Subside grandes villes Points APE GESCO, ACS, et Maribel social Etc… Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

Contenu des visites préventives Visites préventives : Visite du projet sur place Bonne compréhension des éléments communiqués par la cellule La qualité des feuilles de présence Vérification dun système de suivi satisfaisant pour : Vérification des coûts relatifs à lencodage Contenu des heures dactivité mis en place dans le projet Respect des critères déligibilités européens (publicité, évaluation,…) Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

Contenu des visites de contrôle Visites de contrôle Vérification de la concordance entre les heures encodées dans lapplication FSE et les heures signées sur les feuilles de présence Vérification des doubles subventionnements : Vérification des coûts relatifs à lencodage Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

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OCMW Mechelen Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

CPAS Saint-Josse-Ten- Noode Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

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DOCUMENTS À FOURNIR EN FIN DEXERCICE Evaluation finale du projet (rapport annuel dexécution) à fournir au plus tard 3 mois après la fin du projet DOCUMENTS À FOURNIR EN FIN DEXERCICE Rapport annuel dexécution à fournir un mois après lapprobation de la dernière période intermédiaire (en même temps que la période de régularisation). Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

LES PRÉ-TRAJETS DACTIVATION Projet débute par linscription des participants Durée : entre 6 mois et 12 mois entier Démarrage du projet : entre le 1 er janvier et le 30 juin LES PRÉ-TRAJETS DACTIVATION Projet débute par la première heure dactivité collective avec le premier groupe Durée : entre 6 mois et 12 mois arrondi à lunité supérieure (7 ½ = 8 mois) Démarrage du projet : entre le 1 er janvier et le 30 septembre (uniquement pour un projet de 9 mois) Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

LES PRÉ-TRAJETS DACTIVATION Nombre dheures minimum : 40 heures dactivation sociale * nombre de mois + Accompagnement : maximum 10 % du temps de travail en groupe Ex: pré-trajet 6 mois de 280 H dactivation sociale – accomp. indiv. max 10% en plus des heures dactivation sociale 280H + 28h dacc. LES PRÉ-TRAJETS DACTIVATION Nombre dheures minimum : 40 heures dactivation sociale * nombre de mois Accompagnement : maximum 25 % de 40 heures dactivation sociale * nombre de mois Ex: pré-trajet 6 mois de 280 H dactivation sociale – accomp. indiv. max 25% du quota minimum dheures dactivation sociale soit 240H *25% = 60 H 280h dont 60h dacc. Recommandation : mettre en place au moins 1 heure dactivation sociale collective ou daccompagnement par mois Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

LES PRÉ-TRAJETS DACTIVATION Remplacements : 40 % BSP au début et à la fin du projet Eligibilité du projet : quota dheures minimum dactivation sociale LES PRÉ-TRAJETS DACTIVATION Remplacements : 50 % BSP ou outil équivalent au début et à la fin du projet Eligibilité du projet : quota dheures minimum dactivation sociale Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

LES PRÉ-TRAJETS DACTIVATION Eligibilité du participant : Seuil de pertinence : 20 heures*nombre de mois du projet Travail administratif : seul les accompagnateurs LES PRÉ-TRAJETS DACTIVATION Eligibilité du participant : Seuil de pertinence : 20 heures*nombre de mois du projet Travail administratif : le personnel interne au CPAS et les sous-traitants Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

LES PRÉ-TRAJETS DACTIVATION Travail administratif : les heures prestées à la préparation du projet (attention, seulement après la date de début du projet !) ; les heures de concertation entre accompagnateurs ; heures consacrées à l'encodage de données dans l'application FSE LES PRÉ-TRAJETS DACTIVATION Travail administratif : les heures prestées à la préparation du projet (attention, seulement après la date de début du projet !) ; les heures de concertation entre accompagnateurs ; les heures consacrées à lencodage de données dans lapplication FSE = coûts INDIRECTS (décision de lauditeur - CAIF) Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

LES TRAJETS DINSERTION SOCIOPROFESSIONNELLE Projet débute par linscription des participants Durée : maximum 12 mois Démarrage du projet : entre le 1 er janvier et le 30 juin LES TRAJETS DINSERTION SOCIOPROFESSIONNELLE Projet débute par la première heure dactivité collective avec le premier groupe Durée : maximum 12 mois Démarrage du projet : entre le 1 er janvier et le 30 juin Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

LES TRAJETS DINSERTION SOCIOPROFESSIONNELLE Nombre dheures minimum Formation collective : entre 200 et 400 heures Accompagnement : entre 90 et 140 heures Mise à lemploi : au moins un jour pendant la période de projet LES TRAJETS DINSERTION SOCIOPROFESSIONNELLE Nombre dheures minimum Formation collective : entre 200 et 400 heures Accompagnement : entre 50 et 140 heures Mise à lemploi : au moins un jour pendant la période de projet Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

LES TRAJETS DINSERTION SOCIOPROFESSIONNELLE Formation individuelle : Uniquement stage dimmersion, VDAB, FOREM, Bruxelles- formation LES TRAJETS DINSERTION SOCIOPROFESSIONNELLE Formation individuelle : Maximum 25% des heures de formation (par ex. stage dimmersion, VDAB, FOREM, Bruxelles- formation) Recommandation : mettre en place au moins 1 heure de formation et/ou daccompagnement par mois Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

LES TRAJETS DINSERTION SOCIOPROFESSIONNELLE Remplacements : 20 % BSP au début et à la fin du projet Eligibilité du projet : quota dheures minimum de formation (200h) et daccompagnement (90h) LES TRAJETS DINSERTION SOCIOPROFESSIONNELLE Remplacements : 40 % BSP ou outil équivalent au début et à la fin du projet Eligibilité du projet : quota dheures minimum de formation (200h) et daccompagnement (50h) Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

LES TRAJETS DINSERTION SOCIOPROFESSIONNELLE Eligibilité du participant : Seuil de pertinence : Formation : 50% du quota minimum dheures (100 h) Accompagnement : 50% du quota minimum dheures (45 h) LES TRAJETS DINSERTION SOCIOPROFESSIONNELLE Eligibilité du participant : Seuil de pertinence : 50% du quota minimum dheures de formation et daccompagnement (125h) Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

LES TRAJETS DINSERTION SOCIOPROFESSIONNELLE Travail administratif : les heures prestées à la préparation du projet (attention, seulement après la date de début du projet !) ; les heures de concertation entre accompagnateurs ; heures consacrées à l'encodage de données dans l'application FSE LES TRAJETS DINSERTION SOCIOPROFESSIONNELLE Travail administratif : les heures prestées à la préparation du projet (attention, seulement après la date de début du projet !) ; les heures de concertation entre accompagnateurs ; les heures consacrées à lencodage de données dans lapplication FSE = coûts INDIRECTS (décision de lauditeur - CAIF) Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

FRNL FSE2008 Pr048 AvESF2008 Pr048 Av FSE2008 Pr048 T1ESF2008 Pr048 T1 FSE2008 Pr048 T2ESF2008 Pr048 T2 FSE2008 Pr048 T3ESF2008 Pr048 T3 FSE2008 Pr048 T4ESF2008 Pr048 T4 FSE2008 Pr048 RgESF2008 Pr048 Rg FSE2008 Pr048 CorrESF2008 Pr048 Corr Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir Communication pour les paiements

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Introduction Liste de présence = élément important pour justifier les subsides octroyés par le Fonds social européen. Demande de laudit de vérifier la concordance entre ces listes de présence signées et les heures déclarées dans longlet Prestations de lapplication FSE-Primaweb. Veiller à ce que les heures mentionnées sur les listes de présence correspondent bien aux heures mentionnées dans longlet « Prestations » de lapplication FSE-Primaweb Vérification de la qualité lors des visites préventives Contrôle de la concordance lors des contrôles sur place et les inspections Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

Nouveaux modèles TRAJET : Fiche par activité (modèle 1) Fiche par participant (modèle 2) ACCOMPAGNEMENT INDIVIDUEL – Fiche de suivi (modèle 3) ENCADRANT – Heures de travail administratif (modèle 4) PRE-TRAJET Fiche par activité (modèle 1*) Fiche par participant (modèle 2*) ACCOMPAGNEMENT INDIVIDUEL – Fiche de suivi (modèle 3) ENCADRANT – Heures de travail administratif (modèle 4) Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

Nouveaux modèles Utilisez les modèles qui correspondent le mieux à votre réalité : Par activité ou par participant Fiche spécifique pour laccompagnement individuel Fiche pour encoder le travail administratif des encadrants !!! ATTENTION !!! 1)Nouveaux modèles pour les trajets 2011 : formation individuelle et collective. 2)Ne pas mentionner dheures dencodage sur les feuilles de présence ni dans lapplication FSE. Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

Consignes pour remplir les listes de présence Seule la signature atteste de la présence dune personne. Par conséquent, tout enregistrement non signé est refusé. Faire signer la feuille de présence au début dun entretien individuel ou dune activité. Expliquer au participant que la signature est un moyen dofficialiser la rencontre ( contrôle). La durée dune activité doit être mentionnée en unités horaires. Exemple : mentionner 1,5 si lactivité dure 1H30. Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

Si un participant est absent à un entretien, on ne valorise pas les heures de lencadrant en accompagnement. Par contre, ces heures peuvent être valorisées en travail administratif. Si le participant dun trajet est malade, ses heures ne peuvent pas être comptabilisées sur les listes de présence et ne peuvent pas être comptabilisées dans les heures de formation, daccompagnement, et/ou dactivation sociale dans lapplication FSE-Primaweb. Par contre, elles peuvent être comptabilisées dans les heures prestées si elles sont couvertes par un salaire garanti. Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir Consignes pour remplir les listes de présence

Listes de présence // Application FSE Il y a lieu de reporter les heures signées sur les listes de présence dune période déterminée dans chacune des rubriques suivantes (exemple dun trajet) : Pour lencadrant dun trajet : Formation Accompagnement Tâches administratives Pour le participant dun trajet : Formation = somme des heures de formation collective et individuelle Accompagnement = somme des heures daccompagnement collectif et individuel Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

Quelques bonnes pratiques de CPAS Certains CPAS joignent au dossier de chaque participant, un feuillet expliquant ce quest le FSE. Dautres expliquent cela lors de la première prise de contact. Certains CPAS tiennent des listes de présence pour lensemble de leurs clients même lorsquils ne sont pas subsidiés car cela témoigne que des actions ont bien été entreprises en cas de contestation. Certains CPAS photocopient les fiches individuelles en couleur pour faciliter le travail de leurs formateurs. Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

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Question - Réponse 1.Pourquoi y a-t-il des différences de subsides FSE entre les projets ? Nombre différent de participants bilan coût du projet diffère Coût de sous-traitance qui diffère Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

Question - Réponse 2.Peut-on valoriser les heures dun encadrant alors que les heures du participant accompagné ne peuvent être valorisées? Ex: un participant suit 80h en individuel pour un projet pré- trajet de 6 mois. Le promoteur ne valorise que 60h pour la participant car cest le maximum. Est-ce que les 20h restantes que le participant va suivre sans être valorisées dans lapplication, peuvent être valorisées pour lencadrant? Non Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

Question - Réponse 3.Dans un pré-trajet, peut-on octroyer 1 euro de lheure au participant FSE pour certaines activités et pas pour dautres? Non. La possibilité de cocher un euro de lheure dans lapplication vaut pour lentièreté des heures valorisées pour un participant dans le projet FSE Service Public de Programmation Int é gration Sociale, avec le soutien de l Union Europ é enne Le Fonds Social Europ é en investit dans votre avenir

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