Formation Ouverte et A Distance Bureau des expertises techniques, des projets d'infrastructures et de la sécurité des systèmes d'information Parcours de formation SIECLE MODULE 1 Personnels de secrétariat administratif

Formation Ouverte et A Distance Bureau des expertises techniques, des projets d'infrastructures et de la sécurité des systèmes d'information Parcours de formation SIECLE Présentation de l’organisation, des contenus de la formation et des outils

Ordre du jour  Présentation du parcours de formation et des objectifs  Information détaillée sur le parcours  Les modalités d’accès aux outils  Démonstration des outils de formation –La plate-forme e-learning –Les outils de communication  Introduction et modalités du module 2

 Présentation du parcours de formation et des objectifs  Information détaillée sur le parcours  Les modalités d’accès aux outils  Démonstration des outils de formation –La plate-forme e-learning –Les outils de communication  Introduction et modalités du module 2 Ordre du jour

Présentation du parcours SIECLE Les objectifs du parcours SIECLE - volet 0 –Module « Fondamentaux » (module 2) –Comprendre le Système d’Information de l’EPLE, –Comprendre l’importance de bien renseigner les données communes aux différentes applications de SIECLE et savoir alerter en cas de dysfonctionnement, –Connaître le rôle de chacune des applications de SIECLE et leurs interactions avec les autres applicatifs, –Découvrir l’ergonomie de SIECLE et le paramétrage du poste de travail, –Faire le point sur sa connaissance des règles de sécurité, (authentification (ARENA), confidentialité des données, respect des règles de la CNIL, …), –Savoir accéder à SIECLE. Destiné à l’ensemble des utilisateurs de SIECLE en EPLE

Les objectifs du parcours SIECLE - volet 1 –Modules dits « de rentrée » (modules 4 et 5) –Appréhender la fiche élève et savoir la renseigner, –Pouvoir effectuer les éditions essentielles, –Savoir récupérer et transférer des fiches élèves, –Savoir exporter des données, –Savoir valider le constat de rentrée et l’envoi de l’enquête EVA –Savoir analyser le tableau de bord et corriger les bloquants –Comprendre que la qualité des informations saisies dans la Base Elèves Etablissement (BEE) a un impact dans GFE (Gestion Financière des Elèves) : la qualité, les responsables et les RIB, –Comprendre que la qualité des informations saisies dans la Base Elèves Etablissement (BEE) a un impact dans ABSENCES : les numéros de téléphone, SMS, adresses ….. –Savoir instruire un dossier de bourses en collège. Destiné aux secrétaires nouvellement affecté(e)s en EPLE Présentation du parcours SIECLE

Les objectifs du parcours SIECLE - volet 2 –Modules « les actes de gestion de mai à juillet » (modules 7, 9 et 10) –Connaître et comprendre la bascule de SIECLE –Savoir identifier et utiliser les fonctionnalités disponibles dans l’année en cours –Savoir identifier et utiliser les fonctionnalités disponibles dans l’année scolaire suivante : - Savoir paramétrer l’application SIECLE Commun - Savoir profiler les nomenclatures - Savoir créer des structures et comprendre les échanges entre les applications STS-Web et SIECLE –Maîtriser la création des fiches des nouveaux-entrants : - Création séquentielle et création rapide, - Réception des résultats d’affectation, - Echanges de dossiers entre EPLE –Savoir utiliser les différents outils de la préparation de rentrée : - Répartir les élèves dans les MEF - Répartir les élèves dans les divisions - Affecter les différentes options aux élèves - Avoir créé une nomenclature des circuits de transport et savoir l'utiliser Destiné aux personnels de secrétariat administratif Présentation du parcours SIECLE

Les objectifs du parcours SIECLE - volet 2 –Module « Les actes de gestion d’août à décembre » (module 12) –Fiabiliser la base élèves : - Maîtriser la saisie des mouvements d'entrée et sortie d'un élève - Vérifier ses connaissances sur la gestion des scolarités au travers d'un quiz - Maîtriser la gestion des fiches responsables, leur incidence dans les autres applications et savoir relier des fiches élèves à des fiches responsables notamment dans le cas de fratrie - Savoir répartir des élèves dans les groupes et savoir utiliser la saisie des circuits de transport –Comprendre les échanges avec la BEA, savoir analyser le tableau de bord, valider l'enquête EVA et la fin du constat de rentrée, savoir lire les accusés de réception –Connaître l'importance de l'INE d'un élève –Etre capable d'exploiter la Base Elèves et toutes ses données tout au long de l'année : - Editions - Extractions - Exports - Saisie des diplômes Destiné aux personnels de secrétariat administratif Présentation du parcours SIECLE

Les objectifs du parcours SIECLE - volet 3 –Module « Les extractions personnalisées » (module 14) –Apprendre à effectuer des listes, des comptages, du mailing avec les extractions personnalisées de SIECLE Prendre connaissance du principe et de la démarche de conception d’une extraction - Comprendre et maîtriser les opérateurs logiques « ET », « OU » - Savoir ordonner les rubriques, maitriser la position du compteur et du saut de page - Savoir sauvegarder son travail, savoir le modifier - Savoir exporter les données de l’extraction (fichier, papier, écran) Savoir manipuler un fichier issu des extractions personnalisées de SIECLE : faire du publipostage avec un logiciel de traitement de texte, ouvrir avec un tableur.. Destiné aux personnels de secrétariat administratif Présentation du parcours SIECLE

La démarche pédagogique globale : –Une démarche pédagogique basée sur l ’alternance de modules en présentiel et de modules “seul devant écran”, accompagnés par un tuteur relais. Introduction au module Présentiel Acquisition des connaissances Seul devant écran Bilan des apports Présentiel/Classe virtuelle Présentation du parcours SIECLE

Schéma de déroulement du parcours Présentation du parcours SIECLE

Les modules « Seul devant écran » –Chaque cours commence par une séquence de présentation. –Un quiz d’évaluation final vérifie l’assimilation des contenus de formation. Présentation du parcours SIECLE

Les étapes d ’un module « Seul devant écran » : Quiz d ’évaluation Apports de connaissances Cours 1 Echec Réussite Cours 2 Apports de connaissances Quiz d ’évaluation Echec Réussite Cours n Apports de connaissances Quiz d ’évaluation Echec Module suivant Présentation du parcours SIECLE

Ordre du jour  Présentation du parcours de formation et des objectifs  Information détaillée sur le parcours  Les modalités d’accès aux outils  Démonstration des outils de formation –La plate-forme e-learning –Les outils de communication  Introduction et modalités du module 2

Module 2 (volet 0 du parcours) Modalités de formation Module « Seul devant écran » Durée estimée 3h30 Objectifs pédagogiques : Comprendre le système d’information de l’EPLE, Comprendre l’importance de bien renseigner les données communes aux différentes applications de SIECLE et savoir alerter en cas de dysfonctionnement, Connaître le rôle de chacune des applications de SIECLE et leurs interactions avec les autres applicatifs, Découvrir l’ergonomie de SIECLE et le paramétrage du poste de travail, Faire le point sur sa connaissance des règles de sécurité, Savoir accéder à SIECLE Présentation de l’organisation, des contenus de la formation et des outils Bilan module 2 Introduction au Volet 1 et au Module 4 Les « fondamentaux »

Zoom sur le module 2 Le système d’information de l’EPLE Les données personnalisées de l’établissement Le partage des données L’ergonomie de SIECLE La sécurité des données L’accès à SIECLE Les fondamentaux 6 séquences Module 2 (volet 0 du parcours)

Modalités de formation Module en présentiel ou en classe virtuelle Durée estimée : 2 heures Objectifs pédagogiques : Faire le bilan de ce qui a été assimilé Recenser les difficultés rencontrées Introduire le volet 1 du parcours et le module 4 Les « essentiels » de SIECLE Bilan module 2 Introduction au volet 1 et au module 4 Les « fondamentaux » Module 3

Module 4 (volet 1 du parcours) Les « essentiels » de SIECLE Bilan module 2 Introduction au volet 1 et au module 4 Modalités de formation Module « Seul devant écran » Durée estimée : 2h50 Objectifs pédagogiques : Savoir accéder à une fiche élève Savoir effectuer les éditions et comptages nécessaires en période de rentrée Savoir créer, supprimer, modifier, compléter une fiche élève Savoir rechercher, créer un responsable Savoir déscolariser un élève et éditer un certificat de scolarité Les premiers pas dans l’exploitation

Les premiers pas dans SIECLE Base élèves Les données essentielles de la fiche élève Les éditions de première nécessité Les « essentiels » de SIECLE 3 séquences Module 4 (volet 1 du parcours)

Module 5 (volet 1 du parcours) Les « essentiels » de SIECLE Bilan module 5 Bilan du volet 1 Introduction au volet 2 et au module 7 Modalités de formation Module « seul devant écran » Durée estimée : 2 heures Objectifs pédagogiques : Savoir échanger des fiches élèves entre EPLE Savoir réaliser les exports de données vers les autres applications de l’EPLE Savoir valider le constat de rentrée et l’envoi de l’enquête EVA Savoir analyser le tableau de bord, corriger des fiches élèves bloquantes Savoir instruire un dossier de bourse des collèges Les premiers pas dans l’exploitation

Les échanges de fiches entre EPLE Le constat de rentrée L’export des données Les premiers pas dans l’exploitation 4 séquences La saisie d’un dossier de bourse des collèges Module 5 (volet 1 du parcours)

Modalités de formation Module en présentiel ou en classe virtuelle Durée estimée : 2 heures Objectifs pédagogiques : Faire le bilan de ce qui a été assimilé Cibler les difficultés rencontrées Introduire le volet 2 du parcours et le module 7 Bilan du volet 1 Introduction au volet 2 et au module 7 Les premiers pas dans l’exploitation 2 années de gestion dans SIECLE Module 6

Module 7 (volet 2 du parcours) Modalités de formation Module « Seul devant écran » Durée estimée 3h Objectifs pédagogiques : Comprendre la bascule d’année de SIECLE, connaître son utilité, son but, Connaître la bascule de STS-Web et comprendre les échanges entre ces 2 applications, Après la bascule, connaître les manipulations et transactions à effectuer pour terminer la gestion sur l’année en cours, Connaître les manipulations et transactions à effectuer pour paramétrer et commencer la gestion sur l’année scolaire suivante, Savoir utiliser les différentes applications, Siècle-Commun, Siècle-Nomenclatures, STS- Web et les Echanges dans le contexte de la préparation de rentrée 2 années de gestion dans SIECLE Bilan module 7 Introduction aux Modules 9 et 10 Bilan module 5 Bilan du volet 1 Introduction au volet 2 et au module 7

2 années de gestion dans SIECLE La bascule d’année de SIECLE Les actes de gestion de l’année finissante 3 séquences Le paramétrage de l’année scolaire suivante (ou en préparation) –Présentation de la séquence –Paramétrer l'application Siècle-Commun Quiz –Le profilage des nomenclatures Présentation –Les nomenclatures et STS-Web Quiz –Les structures dans STS-Web Simulation –Les échanges Siècle / STS-Web Présentation QUIZ d’évaluation de la séquence Module 7 (volet 2 du parcours)

Module 8 Modalités de formation Module en présentiel ou en classe virtuelle Durée estimée : 2 heures Objectifs pédagogiques : Faire le bilan de ce qui a été assimilé Recenser les difficultés rencontrées Introduire les modules 9 et 10 Bilan module 7 Introduction aux modules 9 et 10 2 années de gestion dans SIECLE La préparation de rentrée

Module 9 (volet 2 du parcours) La préparation de rentrée Bilan module 7 Introduction aux modules 9 et 10 Modalités de formation Module « Seul devant écran » Durée estimée : 4h30 Objectifs pédagogiques : Savoir créer les fiches pour tous les « nouveaux-entrants » en établissement, en collège, en lycée, issus de l’académie, hors académie ou de l’étranger Connaître et utiliser les transactions rapides d’affectation en divisions, en MEF, en options Connaître la transaction de saisie en masse des circuits de transport scolaire La gestion des scolarités

La préparation de rentrée 1- La création des fiches pour les ‘nouveaux- entrants’ –Présentation –La création rapide en Collège Simulation –L'Affectation en Lycée Présentation –L'échange des dossiers entre EPLE Simulation –La création séquentielle Présentation QUIZ d’évaluation de la séquence 2- Les outils de la préparation de rentrée –Répartir les élèves dans les MEFs Présentation –Répartir les élèves dans les divisions Cours –Affecter les options aux élèves Présentation –La saisie des circuits de transport Présentation –Les impressions et l'exploitation des données Présentation +Questions QUIZ d’évaluation de la séquence 2 séquences Composées de 5 activités Module 9 (volet 2 du parcours)

Module 10 (volet 2 du parcours) Bilan des actes de gestion de mai à juillet Introduction au module 12 La gestion des scolarités Modalités de formation Module « Seul devant écran » Durée estimée : 2 heures Objectifs pédagogiques : Maîtriser la gestion des dates d’entrée et sorties d’un élève Connaître et savoir utiliser les fonctionnalités des inscriptions inactives Questionnaire sur les actes de gestion dans les 2 années scolaires en période de bascule QUIZ final La préparation De rentrée

La gestion des scolarités 1- La gestion des scolarités 2- Questionnaire / Synthèse finale 2 séquences Module 10 (volet 2 du parcours)

Module 11 Modalités de formation Module en présentiel ou en classe virtuelle Durée estimée : 2 heures Objectifs pédagogiques : Faire le bilan de ce qui a été assimilé Recenser les difficultés rencontrées Introduire le module 12 La gestion des scolarités Bilan des actes de gestion de mai à juillet Introduction au module 12 La rentrée scolaire et l’exploitation de la BEE

Module 12 (volet 2 du parcours) Bilan module 12 Bilan volet 2 Introduction au module 14 La rentrée scolaire et l’exploitation de la BEE Modalités de formation Module « Seul devant écran » Durée estimée : 3h à 3h30 Objectifs pédagogiques : Savoir fiabiliser la base élèves Comprendre les échanges avec la BEA, savoir analyser le tableau de bord, valider l'enquête EVA et la fin du constat de rentrée, savoir lire les accusés de réception Connaître l'importance de l'INE d'un élève Etre capable d'exploiter la Base Elèves et toutes ses données tout au long de l'année Bilan des actes de gestion de mai à juillet Introduction au module 12

La rentrée scolaire et l’exploitation de la BEE 1- Les mouvements d’entrée et sortie d’un élève 2- La gestion des scolarités 6 séquences 3- Les fiches responsables 4- Les outils de la rentrée 5- Les échanges avec la BEA 6- L’exploitation des données Module 12 (volet 2 du parcours)

Module 13 Modalités de formation Module en présentiel ou en classe virtuelle Durée estimée : 2 heures Objectifs pédagogiques : Faire le bilan de ce qui a été assimilé Recenser les difficultés rencontrées Introduire le module 14 La rentrée scolaire et l’exploitation de la BEE Bilan module 12 Bilan du volet 2 Introduction au module 14 Les extractions personnalisées

Module 14 (volet 3 du parcours) Bilan module 12 Bilan du volet 2 Introduction au module 14 Bilan du module 14 Bilan général Les extractions personnalisées Modalités de formation Module « Seul devant écran » Durée estimée : Entre 2 heures et 3 heures Objectifs pédagogiques : Savoir effectuer des listes, des comptages, du mailing avec les extractions personnalisées de SIECLE Connaître le principe et la démarche de conception d’une extraction

Présentation des extractions personnalisées Deuxième étape : QUOI ? Première étape : QUI ? Troisième étape : COMMENT ? Quatrième étape : OU ? Publipostage Les extractions personnalisées 6 séquences Module 14 (volet 3 du parcours)

Module 15 Bilan du module 14 Bilan Général Les extractions personnalisées Modalités de formation Module en présentiel Durée estimée : 1/2 journée Objectifs pédagogiques : Faire le bilan de ce qui a été assimilé Recenser les difficultés rencontrées Faire le bilan du parcours complet en vue de capitaliser l’expérience

Ordre du jour  Présentation du parcours de formation et des objectifs  Information détaillée sur le parcours  Les modalités d’accès aux outils  Démonstration des outils de formation –La plate-forme e-learning –Les outils de communication  Introduction et modalités du module 2

 Connexion à la plate-forme e-learning : 1.Depuis tout ordinateur connecté à l’internet via le site : (rubrique « Accès direct / plate-forme e-learning DELTA) Les modalités d’accès aux outils Accès à la plate-forme e-learning DELTA

Les modalités d’accès aux outils  Connexion à la plate-forme e-learning : 2.Depuis les stations du réseau administratif de l’EPLE (réseau Agriates) accès direct via le portail ARENA (sans ré authentification)

 Ressources techniques disponibles en ligne : Accès site FOAD : –Rubrique « Vers l’offre de services du pôle » : Documents de prise en main (plate- forme e-learning DELTA, classe virtuelle Centra) –Rubrique « Aide » : tutoriels –Assistants de vérification automatique de la configuration des postes clients  Ressources pédagogiques : –Site collaboratif « Parcours SIECLE » dédié au parcours SIECLE Les modalités d’accès aux outils

Ordre du jour  Présentation du parcours de formation et des objectifs  Information détaillée sur le parcours  Les modalités d’accès aux outils  Démonstration des outils de formation –La plate-forme e-learning –Les outils de communication  Introduction et modalités du module 2

Démonstration des outils de formation  La plate-forme e-learning DELTA et les modules « Seul devant écran » –Présentation de l ’interface –Accès aux cours –La navigation dans le cours –Les différents types de ressources –Le rapport de progression –Les outils de communication Forum Chat Messagerie Accès à la plate-forme

Démonstration de la plateforme DELTA  Présentation de l ’interface –Une interface personnalisée en fonction des rôles utilisateurs (apprenant, tuteur relais, administrateur…) –L ’apprenant dispose de deux onglets : Page d ’accueil Catalogue des sessions Accès à la plate-forme

 Accès aux cours –Dans la rubrique « Parcours » Accès à la plate-forme Accès aux cours Démonstration de la plateforme DELTA

 Navigation dans le contenu du cours –Déploiement de l ’arborescence des éléments de cours –Accès au cours –Navigation d’un élément à l’autre –Suivi de la consultation Accès à la plate-forme Démonstration de la plateforme DELTA

 Le rapport de progression –Progression –Score –Nombre d ’accès –Temps écoulé Accès à la plate-forme Démonstration de la plateforme DELTA

 Les outils de communication –Messagerie –Forum –Chat Démonstration de la plateforme DELTA Accès à la plate-forme

Ordre du jour  Présentation du parcours de formation et des objectifs  Information détaillée sur le parcours  Les modalités d’accès aux outils  Démonstration des outils de formation –La plate-forme e-learning –Les outils de communication  Introduction et modalités du module 2

Introduction et modalités du module 2  Objectifs du module 2 : –Comprendre le Système d’Information de l’EPLE, –Comprendre l’importance de bien renseigner les données communes aux différentes applications de SIECLE, savoir alerter en cas de dysfonctionnement, –Connaître le rôle de chacune des applications de SIECLE et leurs interactions avec les autres applicatifs, –Découvrir l’ergonomie de SIECLE et le paramétrage du poste de travail (résolution écran, pop-up, navigateur, adobe acrobat…), –Faire le point sur sa connaissance des règles de sécurité (authentification (ARENB), confidentialité des données, respect des règles de la CNIL, …) –Savoir accéder à SIECLE  Modalité : –Module « Seul devant l ’Ecran »  Modes de communication disponibles : –Mail –Forum –Chat –Téléphone –Classe virtuelle

Merci de votre attention Lettre flash e-learning