L’ORGANISATION ET LES ACTIVITĒS D’UN SERVICE DU PERSONNEL Cesson Sévigné, le 20 mars 2006

Témoignage sur les réalités d’un service du personnel 1ère partie Témoignage sur les réalités d’un service du personnel Laurence BILLABERT - DRH de Cesson-Sévigné

I - Caractéristiques des effectifs du service municipal de Cesson Sévigné Combien ? Leur statut ? Où travaillent t-ils ? Dans quelle filière ? Evolution de l’effectif et structure d’âge

II - L’organisation de la direction des ressources humaines Organigramme de la ville Les missions de la direction des ressources humaines Composition, évolution, fonctionnement, activités

III - Fonctionnement du service Production de la paie Le budget du personnel La gestion des contrats des non-titulaires La gestion de la carrière des titulaires Les conditions de travail et la maladie La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences L’intégration des nouveaux agents et le dialogue social Le secrétariat Le secteur des écoles et le nettoyage

Le positionnement du responsable du personnel et activités du service 2e partie Le positionnement du responsable du personnel et activités du service Jocelyne Lebret, DRH de Mordelles Jean-Yves Coutaud, DGA et responsable Finances/Personnel de Saint Grégoire

I - R2H35 : Réseau Ressources Humaines d’Ille et Vilaine Naissance du réseau Un réseau pour communiquer Qui sommes-nous, d'où venons-nous ?

II - Le rôle et positionnement d’un responsable des ressources humaines Au sein de l’organigramme des différences et un souhait commun Evoluant selon la taille de la collectivité « Au centre de tout » « En équilibre »

3e partie L’organisation des services du personnel territorial : des constantes, des contrastes Loïc BRĒMAUD, consultant au CDG 35

I - Un secteur d’activité longtemps dédaigné

Le personnel de « la communale » longtemps déqualifié Longue histoire de subordination du personnel communal Faible attractivité de la « fonction communale » Jusqu’aux lois de décentralisation, faible niveau de qualification des agents et importance du recrutement social Faible niveau d’encadrement. Le grade d’attaché communal n’est créé qu’en 1978

Des services du personnel, longtemps limités à une gestion mécanique La fabrication de la paie et la gestion de la carrière, longtemps noyaux durs des activités du service Activités fréquemment réalisées par des comptables à temps partagé Secteur d’activité longtemps non-qualifié, s’appuyant sur une tutelle et des règles impersonnelles

II - La nécessaire professionnalisation des services du personnel

Les lois de décentralisation : un tournant historique La fin de la tutelle et de la « communale » : assurer des missions nouvelles L’attractivité de la territoriale : le développement de la catégorie des cadres territoriaux La décentralisation et la nécessaire professionnalisation des agents territoriaux La montée rapide des effectifs et niveaux de qualification

Les enjeux nouveaux de la gestion de personnel Doter sa collectivité d’agents professionnels pour répondre aux projets des élus, faire face au désengagement de l’Etat Participer à maintenir un haut niveau de motivation et d’engagement pour répondre à une demande sociale plus diversifiée Adapter les profils et les métiers pour faire face à la montée en puissance de la mécanisation et informatisation, de la spécialisation

III - Quelle mode d’organisation en gestion de personnel pour les collectivités ?

Les acteurs principaux de la gestion de personnel dans les collectivités Plus de 150 agents Le DGS, le DRH d’une commune de plus de 10000 habitants, d’une communauté d’agglo, du Département, de la Région Le DGS et le responsable de personnel d’une commune de 5000 habitants 100 agents Les élus, le SG et le chargé de personnel d’une commune de 3500 habitants, d’une communauté de communes 50 agents Les élus, la secrétaire de mairie, le responsable du syndicat Et/ou son adjoint(e) 10 agents

La gestion du personnel et la petite collectivité Une activité partagée entre la secrétaire de mairie et une adjointe Une activité exercée dans un cadre polyvalent Forte implication des élus dans la partie la plus stratégique Externalisation de nombreuses activités vers les institutions de la FPT

Dans de plus grandes collectivités, une combinaison plus complexe Qui fait quoi en matière de gestion de personnel ? Deux niveaux de cadre trois niveaux de cadre 100 agents Plus de 150 agents - Importance de l’écrit - Formalisation des règles et des procédures Un niveau de cadre 10 agents 50 agents - Importance de l ’oral - Fonctionnement « familial »

Le service du personnel : un des services fonctionnels

Une fonction partagée Déterminer un mode de partage cohérent Elus et Direction générale : prennent les décisions en matière de recrutement, organisation du travail, avancement Le responsable du personnel se porte garant de la politique des élus en matière de personnel, du respect des règles, centralise les informations en matière de personnel, rédige des plans d ’action, gère les relations sociales Une fonction partagée Responsables de service : Contrôlent le présentéisme, évaluent le personnel, définissent les objectifs, assurent de bonnes conditions de travail

Optimiser l’organisation du service du personnel Le service du personnel ne se limite pas aux fonctions de son responsable Un partage du travail entre membres du service dans le cadre d’une réelle délégation Partager le travail en se centrant sur les clientèles internes : un agent, un interlocuteur Développer un mode de classement papier et numérique collectif

III - Responsable du personnel : un positionnement complexe

Un rôle à la croisée de trois dimensions

Un positionnement en tension Faire appliquer les décisions des élus et DGS en matière de personnel Garder la confiance des agents pour maintenir des relations sociales harmonieuses Faire respecter les règles en matière de personnel définies par la loi, les rappeler à des collatéraux et supérieurs hiérarchiques

Garder la confiance des agents, respecter les règles statutaires tout en appliquant les décisions de l’autorité territoriale

Le leader social : défenseur des intérêts des agents

La courroie de transmission de l’encadrement

Maintenir un positionnement « en ligne de crête » Participer à la définition des règles, à leur communication Assurer la cohérence des règles Ne pas confondre application des règles et rigidité Tenir compte des petites et de la grande histoire de la collectivité Maintenir un comportement de discrétion Savoir dire non, argumenter, convaincre

4e partie La place du service du personnel dans la prévention des risques professionnels Sébastien HUBERT, conseiller en prévention au CDG 35 Laurence BILLABERT, DRH de Cesson-Sévigné

I - Les enjeux de la prévention Social

Ce qui est évoqué après un accident

LES ENJEUX DE LA PREVENTION Pour l'agent Santé préservée Bien être au travail Vigilance accrue Meilleure motivation Meilleure connaissance du travail Reconnaissance dans le travail Pour la collectivité Réduction de l'absentéisme Diminution des coûts de fonctionnement Meilleur service rendu Amélioration de la qualité du travail Augmentation de l'efficacité des services LES ENJEUX DE LA PREVENTION

I - Les enjeux de la prévention (suite) Social Financier

Coût des accidents de travail COÛT GLOBAL = Coût direct + Coût indirect Exemples de coûts indirects : salariaux, du matériel, de remplacements, juridiques, sociaux, frais médicaux COÛT INDIRECT = 1 à 5 x Coût direct

Coût moyen d’un accident 7 600 Euros

Coût moyen direct d’une maladie professionnelle 91 000 Euros

I - Les enjeux de la prévention (suite) Social Financier Pénal

Réglementation Décret n° 85.603 du 10 juin 1985, modifié CODE DU TRAVAIL Responsabilité en HS Règles applicables Les acteurs de prévention

Responsabilité pénale Nouveau code pénal au 01.03.1994 Infraction Atteinte involontaire à la vie ou à l'intégrité physique ou psychique de la personne Mise en danger de la personne Fait causé par maladresse, imprudence, inattention, négligence ou manquement à une obligation de sécurité ou de prudence imposée par la loi ou les règlements Fait d'exposer directement autrui à un risque immédiat

Responsabilité pénale (suite) Art. 121-3 (modifié par la loi 96-393 du 13 mai 1996) "Il y a également délit..., sauf si l'auteur des faits a accompli les diligences normales compte tenu, le cas échéant, de la nature de ses missions ou de ses fonctions, de ses compétences ainsi que du pouvoir et des moyens dont il disposait". PALAIS DE JUSTICE

Sanctions Infraction de mise en danger : 15 000 € 1 an

II - Les acteurs de la prévention Agents Responsables de services Autorité territoriale ACFI Service du personnel ACMO

En l’absence d’une politique de prévention : Les constats La satisfaction de l’usager sans tenir compte des conditions de travail de l’agent L’organisation en place ne facilitant pas la circulation de l’information La motivation de l’encadrement visant exclusivement à la conformité réglementaire La nécessité d’une politique de prévention perçue que du point de vue de la responsabilité pénale et faisant abstraction des autres enjeux La préoccupation des règles que lorsque la collectivité a atteint un niveau de gravité élevé L’absence de tableaux de bord, de statistiques, d’analyse des situations de travail Des problèmes de diffusion de l’information, de ressources documentaires Une non définition d’indicateurs, d’objectifs, d’organisation Un manque d’échanges, une absence de pratique de réseaux, de retours d’expérience

Une démarche de prévention : Oui mais comment ? Protection ? Formation sécurité ? Conformité ? Gestion des produits ? Procédures ? Fiche de Médecine professionnelle et préventive ? Mise aux normes ? Acheter des EPI ? Autorisations Structurer pour être efficace ! Un moyen : la mise en place d’une politique de prévention des risques professionnels adaptée à la collectivité

Une politique de prévention : Sa construction Des objectifs :  Sécurité, qualité, satisfaction de l’usager  Définir des objectifs à atteindre Des moyens :  Humains et organisationnels internes (ACMO, CTP…) externes (ACFI, conseiller en prévention, médecine professionnelle…)  Techniques  Economiques (prévision budgétaire)  Pour assurer les objectifs à atteindre Des droits et des devoirs :  Impulsion d’une dynamique par l’élu  Participation de chacun dans une pratique quotidienne  Prise de conscience collective  Pour rappeler les rôles des différents acteurs

Organisation Retour d’expérience Analyses AT Plan de formation Évaluations annuelles Registres, …. Analyses AT Organisation Règlement intérieur Planification de l’organisation de la prévention Définition des acteurs (ACMO, ACFI, MPP et CTP/CHS) Fiches de postes Plan d’action Plan de formation Suivi Hiérarchisation des risques Identification Engagement de la collectivité

Les mesures de prévention Travail + Environnement Accident de travail Risque Organisation du travail Conception de locaux de travail Choix de matériel Formation Transformation de l'outil de travail Aménagement de poste de travail Protection collective Protection individuelle Consignes de sécurité PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS PREVENTION DES ACCIDENTS DE TRAVAIL PREVENTION INTEGREE

Le rôle du responsable de personnel Pilote de la démarche Concepteur de la fiche de poste (intégration de la sécurité) Concepteur du plan de formation (autorisation de conduite, habilitation électrique,…) Centralisateur et diffuseur des informations Suivi des indicateurs (stats, bien-être, ambiance…) Relation étroite avec la médecine professionnelle et préventive Suivi des acteurs et de leurs actions Relais des cadres Coordonnateur entre les partenaires internes et externes Soutien de l’action de l’ACMO Animateur du CTP/CHS

Les outils à disposition des DRH 1. Les outils de gestion des ressources humaines Fiches de poste Évaluation annuelle Formation/sensibilisation 2. Les règlements et registres Planification de la prévention règlement intérieur Registres (HS, DGI, Incendie, AT…) 3. Les outils d’analyses Document unique d’évaluation des risques Analyse AT Analyse de l’absentéisme 4. Les outils de communication Accueil sécurité de l’agent Fiches de prévention/ Info santé 5. Les rapports et études Rapport annuel de la MPP Fiche des risques professionnels Rapports de l’ACFI Retour d’information des ACMO Rapports du CTP/CHS Études (CDG, acteurs, partenaires extérieurs…) Assistance par des partenaires (CDG, organismes privés de contrôle et de conseils, associations, réseaux…)

Sébastien Hubert, Estelle GENETAY L’activité Prévention se tient à votre disposition pour de plus amples renseignements. Sébastien Hubert, Estelle GENETAY (de A à M) (de N à Z)  02.99.23.31.20. ou  02.99.23.41.33.