La mise en place du Règlement sur la diffusion de linformation Un travail déquipe

2 ACCÈS À LINFORMATION ET PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

3 Cadre législatif La Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (la Loi sur laccès) Le Règlement sur la diffusion de linformation et sur la protection des renseignements personnels (Le Règlement sur la diffusion) La Loi sur les archives

4 Responsabilités partagées Secrétariat du Ministère Traiter les demandes daccès Déclarer linventaire des fichiers de renseignements personnels Maintenir un registre de communication, de collecte et dutilisation de renseignements personnels Direction de la gestion intégrée de linformation Développer et mettre à jour des outils de gestion documentaire requis par la loi (plan de classification et calendrier de conservation) Développer, déployer et maintenir un système de gestion intégrée des documents (GID)

5 MISE EN PLACE DU RÈGLEMENT SUR LA DIFFUSION

6 Les obligations du règlement Diffuser dans le site Internet du Ministère les documents et renseignements visés à la section III du Règlement à compter du 29 novembre 2009 : qui sont à jour; ou qui nont pas atteint le statut semi-actif suivant le calendrier de conservation. Insérer, dans les prochains rapports annuels de gestion, un bilan qui : atteste la diffusion des documents visés dans le site Internet ministériel.

7 Exemples des documents ou renseignements à diffuser La liste des noms et titres des membres du personnel de direction ou dencadrement Les études et les rapports de recherche et de statistiques produits par le Ministère ou pour son compte Linventaire de ses fichiers de renseignements personnels Le plan de classification des documents Le nom et les coordonnées du responsable de laccès aux documents et de la protection des renseignements personnels Les renseignements relatifs aux contrats de plus de $ que le Ministère a conclus.

8 Enjeux de la mise en place du règlement Rejoindre les 50 directions du Ministère, dont 14 directions territoriales réparties à la grandeur de la province Assurer la participation de plusieurs intervenants de chacune des directions Rédacteurs Répondants en accès et à la protection des renseignements personnels Responsables Internet Responsables de la gestion documentaire Gestionnaires Gérer efficacement les changements occasionnés par le Règlement Assurer lidentification et la diffusion de tous les documents assujettis Assurer lIntégrité du document officiel et de linformation diffusée en format électronique

9 Mandat du projet Élaborer une grille danalyse des documents visés Élaborer un processus de traitement des documents visés Développer une page dédiée au Règlement sur la diffusion dans le site Internet du Ministère Identifier et mettre en ligne des documents visés dans le site Internet du Ministère

10 Un travail collaboratif Constitution dun comité directeur pour le projet Plusieurs partenaires impliqués dans le comité de projet : Secrétariat du Ministère Direction de la gestion intégrée de linformation (DGII) Direction des communications (DC) Direction des technologies de linformation (DTI) Définition claire des rôles et responsabilités de chacun Mise en place doutils et de mécanismes de suivi Réalisation dun projet pilote avec les intervenants impliqués dans le processus

11 Processus de traitement des documents assujettis 1. Prise en charge dès la création du document Vérification préliminaire Rédaction du document selon les normes et directives rédactionnelles en vigueur Révision linguistique obligatoire Production dun document électronique officiel, unique et complet Numérisation ou conversion en format PDF Application des règles de gestion documentaire en vigueur quant au classement, à lindexation et à la conservation Intégration du document dans le système de gestion intégrée des documents du Ministère (Livelink)

12 Processus de traitement des documents assujettis 2. Analyse de lintérêt pour le public et de la confidentialité Analyse de lintérêt du public Identification des éléments confidentiels Possibilité délaguer les éléments confidentiels directement dans le document électronique Utilisation dAcrobat professionnel Approbation de la diffusion par les autorités compétentes

13 Processus de traitement des documents assujettis 3. Mise en ligne du document Préparation du document pour le Web selon la Politique rédactionnelle du site Web du Ministère Dépôt du document dans la Banque des publications ministérielles et diffusion sur le site Internet du Ministère

14 Processus de traitement des documents assujettis

15 Quelques réalisations Production dun inventaire complet des documents à diffuser Réalisation dune page Internet dédiée au Règlement et à lAccès à linformationpage Internet dédiée Développement des applications spécifiques pour certaines catégories du Règlement Banque des publications ministérielles Système de registre des communications Liste des cadres Définition et implantation doutils et de documentation de soutien (liste de référence, critères de lintérêt pour linformation du public, etc.) Sensibilisation et formation des principaux intervenants

16 Les suites Mise en place des mécanismes et indicateurs pour le reddition de compte Suivi de limplantation Poursuite de limplantation de certains modules Soutien et accompagnement aux utilisateurs Arrimage avec la gestion intégrée des documents Mise en place dune chaîne de contribution (workflow) Intégration entre Livelink et la Banque de publications ministérielles Automatisation du retrait des documents selon leur délai de conservation

17 QUESTIONS ?