Formation du comité de vérification des conseils scolaires Module 4 Vérification Interne Cliquer pour modifier le style du texte du document maître Deuxième niveau Troisième niveau Quatrième niveau

Objectifs de la séance de formation À la fin de cette séance, vous : comprendrez les responsabilités du comité de vérification liées au processus de vérification interne; comprendrez le fonctionnement du service de vérification interne; maîtriserez le processus de planification et d'approbation de la vérification; serez en mesure d'expliquer les exigences relatives à l'indépendance du service de vérification interne. comprendrez le rôle efficace du comité de vérification en matière de surveillance, de supervision et d'évaluation dans le cadre du processus de vérification interne serez à même d'interagir avec le service de vérification interne.

Obligations du comité de vérification liées à la vérification interne [Règlement de l'Ontario 361/10 9(3)] Examiner le mandat, les activités et les effectifs du vérificateur interne, ainsi que la structure organisationnelle qu'il met en place. Faire des recommandations au sujet du contenu des plans de vérification interne et des modifications importantes qu'il est proposé d'y apporter. Veiller à ce que l'étendue de la vérification interne ne fasse l'objet d'aucune restriction ou limitation injustifiée. Examiner au moins une fois par exercice le rendement du vérificateur interne et présenter des observations à ce sujet. Examiner l'efficacité du vérificateur interne, notamment s'il se conforme aux normes en vigueur pour la pratique professionnelle de la vérification interne. Rencontrer régulièrement le vérificateur interne. Examiner les constatations et les recommandations faites par le vérificateur interne ainsi que les difficultés éprouvées au cours de ses travaux. 3

Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne Les normes de l'Institute of Internal Auditors (IIA) définissent les principes fondamentaux de la vérification interne et fournissent un cadre de référence pour la pratique. Ces normes sont des principes obligatoires constitués : de déclarations sur les conditions fondamentales pour la pratique professionnelle de la vérification interne et pour l'évaluation de son rendement. Elles sont internationales et applicables tant sur le plan organisationnel qu'individuel; d'interprétations clarifiant les termes et les concepts utilisés dans les déclarations. Il est indispensable de prendre en considération les déclarations et les interprétations pour comprendre et appliquer correctement les normes. Les normes actuellement en vigueur se trouvent à l'adresse suivante :http://www.theiia.org/guidance/standards-and-guidance/ippf/standards/ Le site Web donne accès à de nombreux outils, comme des évaluations de la qualité, des discussions de groupe, etc. 4

Objectifs du service de vérification interne Surveiller, de façon impartiale, l'état des contrôles internes liés aux finances, aux activités et à la conformité. Fournir des observations sur l'efficacité de la gestion des risques des conseils scolaires de district (CSD). Offrir des conseils relatifs à une gouvernance efficace. Devenir le catalyseur du changement positif sur le plan des processus et des contrôles. Apporter une valeur ajoutée au comité de vérification, aux dirigeants et aux administrateurs dans le domaine des contrôles, de la gestion des risques et de la gouvernance afin de favoriser l'évaluation de l'efficacité des programmes et des procédures. Coordonner les activités de vérification et communiquer avec le vérificateur externe concernant toute question pertinente. 5

Mandat de vérification interne des CSD de l'Ontario Mission : fournir des services impartiaux de certification et de consultation, conçus pour rehausser la valeur et améliorer les activités des CSD. Étendue des travaux : déterminer la pertinence et la fonctionnalité des processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance, tels qu'ils sont conçus et mis en œuvre par les CSD afin de veiller à ce que : les risques soient bien cernés et gérés; les renseignements financiers, administratifs et opérationnels d'importance soient exacts, fiables et opportuns; les actes des employés soient conformes aux politiques, aux normes, aux procédures et aux lois et règlements applicables; les ressources soient acquises économiquement, déployées efficacement et protégées adéquatement; les programmes, les plans et les objectifs soient définis, communiqués et atteints; les questions importantes relatives aux lois ou aux règlements qui ont une incidence sur les CSD soient prises en compte et abordées convenablement. (Source : Exemple de mandat de vérification interne, site Web du ministère de l'Éducation) 6

Modèle de service de la vérification interne des conseils scolaires de l'Ontario Modèle régional Ce modèle sera reproduit dans les huit régions de la province. Comités de vérification des CSD Responsable de l'équipe régionale de vérification interne Personnel chargé de la vérification Personnel chargé de la vérification Personnel chargé de la vérification Personnel chargé de la vérification 7

Rôles et responsabilités du vérificateur interne Élaborer et mettre en œuvre des plans de vérification interne annuels et pluriannuels. Assurer le maintien d'un personnel de vérification professionnel et compétent. Donner des services de consultation (selon les besoins). Communiquer des rapports périodiques. Informer le comité de vérification des nouvelles tendances et des pratiques efficaces en matière de vérification interne. Prêter main forte aux enquêtes sur les activités frauduleuses soupçonnées au sein des CSD. Prendre en considération l'étendue des travaux des vérificateurs externes. Aider le comité de vérification à se conformer au Règlement 361/10. 8

Plan annuel de vérification interne Planification Chaque année, le responsable de l'équipe régionale de vérification interne présentera au directeur de l'éducation, au cadre supérieur de l'administration des affaires et au comité de vérification de chaque CSD un sommaire du plan de vérification (calendrier des travaux de l'année en cours et plan pluriannuel), du plan des effectifs et du budget pour l'exercice financier à venir. Le plan de vérification doit être élaboré en fonction de l'établissement des priorités de l'univers de vérification, au moyen d'une méthodologie fondée sur les risques. Plan pluriannuel Le plan doit s'inspirer de deux principaux facteurs : les résultats de l'évaluation des risques et les ressources de vérification interne. Il décrit les objectifs et les buts de la vérification interne, et estime le nombre d'heures qui sera nécessaire pour chaque type de travaux de vérification et chaque conseil scolaire au cours d'une période de cinq ans, et ce, en fonction des domaines à risques cernés et des ressources disponibles. Les modifications liées aux risques ou aux ressources de vérification peuvent entraîner une modification de ce plan. Plan annuel de vérification interne Il décrit plus en détail les responsabilités en matière de vérification, l'objet de la vérification et son orientation au cours de l'exercice. L'élaboration du plan est effectuée uniquement dans une perspective régionale. (Source : Exemple de mandat de vérification interne et Guideline on Establishing the IA Plan, site Web du ministère de l'Éducation) 9

Rôle du comité de vérification concernant les plans de vérification Approbation du plan pluriannuel et annuel de VOTRE conseil scolaire  une des composantes du plan. 1. Présentation de la répartition des ressources par le responsable de l'équipe régionale de vérification interne pour TOUS les conseils de votre région. 2. Juste et équitable, fondée sur les résultats de l'évaluation des risques de TOUS les conseils….Oui? Recommander l'approbation …. Non? Comité régional de règlement des différends Un comité régional de règlement des différends (CRRD) est constitué par le ministère de l'Éducation en collaboration avec le groupe de travail du conseil hôte pour faciliter la résolution de tout différend lié à la vérification interne dans la région. De quelle manière? 10

CRRD Contexte Créé dans chacune des huit régions seulement si le besoin s'en fait ressentir Rôle Veiller à ce que le processus de règlement des différends soit juste et impartial pour tous les conseils scolaires de la région Composition Nombre impair de conseils scolaires dans la région = un représentant-conseiller de chaque comité de vérification de la région Nombre pair de conseils scolaires dans la région = même chose que ci-dessus + un autre membre-conseiller du comité de vérification du conseil hôte 11

CRRD (suite) Structure du CRRD La présidence du CRRD sera assumée par un membre du comité du conseil hôte. Les réunions seront convoquées par la présidence du CRRD en fonction des besoins. 75 p. cent des membres doivent être présents pour former le quorum. Chaque membre aura droit à un vote. Processus de règlement des différends Discussion de la question. Vote de chaque membre. La décision prise à l'unanimité s'applique à l'ensemble des conseils. Un conflit devrait être entièrement résolu dans les six semaines suivant sa présentation à la présidence du CRRD. 12

Relation entre le service de vérification interne et le vérificateur externe Les vérificateurs externes sont autorisés, dans certaines circonstances, à consulter le travail du service de vérification interne. Ceux-ci doivent déterminer : si les travaux accomplis par le vérificateur interne sont susceptibles de convenir à la vérification externe. Points à considérer : l'objectivité; les compétences techniques; le professionalisme; l'efficacité de la communication. l'incidence sur la nature, la coordination et l'étendue des procédures du vérificateur externe. La nature et l'étendue des travaux de vérification interne particuliers; Les risques d'inexactitudes importantes; Le degré de subjectivité inhérent à l'évaluation des éléments probants. 13

Indépendance du service de vérification interne Lorsque le service de vérification interne rend compte directement au comité de vérification, les vérificateurs internes bénéficient alors d'un niveau élevé d'indépendance par rapport à la gestion et peuvent ainsi accroître l'objectivité de leurs travaux. Cela favorise également la libre circulation de la communication des préoccupations et la rétroaction directe du comité sur le rendement du chef de la vérification interne. Dans le milieu des conseils scolaires, il s'agit du responsable de l'équipe régionale de vérification interne. 14

Indépendance du service de vérification interne (suite) Les normes de l'IIA concernant la pratique professionnelle de la vérification interne obligent les vérificateurs internes à respecter un certain niveau d'indépendance par rapport à l'entité vérifiée. Les vérificateurs ne doivent entretenir aucun lien personnel ou professionnel avec l'entité vérifiée; Les vérificateurs doivent faire preuve d'impartialité dans la réalisation de l'ensemble de leurs travaux; Les vérificateurs doivent avoir accès sans restriction à tous les dossiers et à tout le personnel, et être autorisés à utiliser les techniques nécessaires pour atteindre les objectifs de la vérification. 15

Interaction avec le comité de vérification Les comités de vérification doivent faire en sorte de faciliter l'établissement d'une relation bénéfique avec les vérificateurs internes. L'établissement de relations efficaces avec le comité de vérification est essentiel au succès de la fonction de vérification interne. Communication Tenir régulièrement des réunions à huis clos avec les vérificateurs internes. Être à la disposition du responsable de l'équipe régionale de vérification interne, au besoin. Instaurer des rapports hiérarchiques solides axés sur la communication. Établissement des objectifs Participer activement aux discussions concernant les objectifs et à l'évaluation du rendement du responsable de l'équipe régionale de vérification interne. Ces responsabilités ne devraient pas être déléguées uniquement à l'administration du conseil hôte. Mettre au défi le responsable de l'équipe régionale de vérification interne et le service de vérification interne en établissant des attentes élevées, en communiquant clairement ces attentes, en obtenant les ressources nécessaires permettant de les atteindre et en tenant le service responsable de leur respect. Soutien Veiller à ce que les vérificateurs internes aient la prestance nécessaire et jouissent du respect et de l'appréciation au sein de l'organisation, et qu'ils soient ouvertement soutenus par la haute direction. Soutenir et conseiller le responsable de l'équipe régionale de vérification interne au besoin. 16

Outils pratiques pour l'orientation de l'interaction entre les vérificateurs internes et le comité de vérification Rapport trimestriel Souligne les activités réalisées et l'état d'avancement de chacun des processus de vérification prévus; Fournit des échéanciers indiquant si les processus de vérification sont en avance ou en retard par rapport aux délais prévus (paramètres); Met en évidence le nombre de constatations de haute priorité issues des vérifications réalisées; Détermine le statut des plans d'action laissés en suspens dans les constatations préalables du vérificateur; Comprend une note d'évaluation de la qualité selon les commentaires des vérificateurs et des partenaires. Résumé des vérifications effectuées Analyse de l'étendue des travaux et des objectifs de l'examen; Synthèse des principales constatations et des actions requises; Conclusion globale sur l'efficacité des procédures de gestion du risque dans les domaines examinés. Note de planification Présenter les vérifications à venir et les principaux risques à gérer; Insister sur l'étendue des travaux, l'approche et les échéanciers de l'examen. 17

Questions d'intérêt à l'intention des comités de vérification Les vérificateurs internes sont-ils sensibilisés aux besoins d'un monde qui ne cesse d'évoluer? Les vérificateurs internes surveillent-ils les contrôles à risque et établissent-ils des mesures pour remédier aux risques émergents? Les employés du service de vérification interne sont-ils en mesure d'évaluer de façon proactive les contrôles internes et la gestion des risques des CSD en fonction de l'évolution des situations? Les vérificateurs internes sont-ils au courant des nouvelles lois et des nouveaux règlements ainsi que des pratiques exemplaires? Les employés du service de vérification interne possèdent-ils les compétences appropriées et suivent-ils des cours de formation continue? Les employés du service de vérification interne possèdent-ils les compétences nécessaires et l'expérience appropriée pour procéder à l'évaluation des risques et mener les travaux de vérification interne? Le processus de vérification interne est-il conçu de manière à déterminer si les CSD contrôlent les secteurs qu'il est important de contrôler et non seulement ceux qu'il est facile de contrôler? 18

Exemple de l'évaluation des vérificateurs internes du comité de vérification Question Attentes par rapport au service de vérification interne Les vérificateurs internes sont-ils sensibilisés aux besoins d'un monde qui ne cesse d'évoluer? Sensibilisation à la « Stratégie ontarienne d'équité et d'éducation inclusive ». Les vérificateurs internes surveillent-ils les contrôles à risque et établissent-ils des mesures pour remédier aux risques émergents? Observation et communication de rapport sur les actes de l'administrateur en matière d'élaboration et de mise en œuvre de politiques d'équité et d'éducation inclusive. Les vérificateurs internes sont-ils au courant des nouvelles lois et des nouveaux règlements ainsi que des pratiques exemplaires? Comprendre la note Politique/ Programmes no 119 sur l'Élaboration et la mise en œuvre de politiques d'équité et d'éducation inclusive dans les écoles de l'Ontario Les employés du service de vérification interne possèdent-ils les compétences nécessaires et l'expérience appropriée pour procéder à l'évaluation des risques et mener les travaux de vérification interne? Le plan de vérification interne fondé sur les risques a été conçu en tenant compte des documents de politiques, des règlements et des pratiques exemplaires. 19

Questions d'intérêt à l'intention des comités de vérification (suite) Les principaux intervenants des CSD, y compris le comité de vérification, les membres-conseillers, les directeurs et les surintendants ont-ils concilié leurs attentes à l'égard du service de vérification interne avec celles du responsable de l'équipe régionale de vérification interne? De quelle manière la fonction de vérification interne communique-t-elle avec les autres fonctions liées à la gestion des risques, telles que les fonctions juridiques, de la sécurité, de la santé et sécurité? Existe-il des dédoublements d'efforts ou des divergences entre la vérification interne et ces groupes? Le comité de vérification est-il parvenu à une conclusion valable sur la conformité de la vérification interne avec les normes de l'IIA? Le service de vérification interne est-il perçu par les vérificateurs externes comme un service objectif et compétent? Comment les intervenants perçoivent-ils le service de vérification interne? Quel a été le rendement du service de vérification interne à l'évaluation effectuée par les entités qui ont été vérifiées? 20

Pratiques exemplaires du comité de vérification Les pratiques exemplaires du comité de vérification en matière d'interaction avec les vérificateurs internes consistent à : S'assurer que les vérificateurs internes relèvent directement du comité de vérification ou indirectement de la gestion des activités administratives. Participer au processus de planification de la vérification interne en procédant à l'examen et à l'approbation de l'évaluation des risques et du plan de vérification interne. Remettre en question le service de vérification interne de manière constructive. Effectuer chaque année des évaluations du rendement. Comprendre la dotation concernant la vérification interne et la planification de la relève. 21

Évaluation du service de vérification interne par le comité de vérification Les comités de vérification sont tenus d'effectuer une évaluation annuelle du rendement du responsable de l'équipe régionale de vérification interne et des vérificateurs internes (vérificateurs principaux et personnel chargé de la vérification). Exemples de domaines d'évaluation Responsable de l'équipe régionale de vérification interne Vérificateurs internes Gestion de l'équipe régionale de vérification interne Comportement professionnel Réunions du comité de vérification Communication écrite Communication Rapidité d'exécution Compétences générales Sens de l'initiative Évaluation globale Comprend les feuilles d'évaluation de la trousse 22 Source : feuille d'évaluation du Ministère