La dématérialisation et le code des marchés publics. Une réunion organisée par la Mission TIC de la Chambre de Commerce et dIndustrie de Lot-et-Garonne Animé par Hubert LEYSALLE, délégué aux marchés publics

Cest le site internet de l'acheteur public : plate-forme de dématérialisation service de dématérialisation salle des marchés place de marchés etc…

Le profil dacheteur centralise les outils nécessaires à la dématérialisation. Il est accessible via internet et doit répondre à certaines caractéristiques

accessible à tous, mise en ligne du dossier de consultation, réception des offres électroniques, sécurisée et confidentielle, recevoir et traiter les documents signés, gérer les échanges entre lacheteur et les entreprises pendant toute la procédure de marché.

Pour tout marché supérieur à HT, lacheteur public est obligé de publier sur son profil dacheteur la publicité et le dossier de consultation des entreprises (DCE). Un certain nombre dacheteurs publics publie la publicité et DCE sur leurs profils dacheteurs, même lorsquelles ny sont pas tenues.

EST-IL OBLIGATOIRE DE S'INSCRIRE SUR UN PROFIL D'ACHETEUR ?

Pour consulter le dossier de consultation des entreprises, pas obligatoire de s'inscrire. Cependant, recommandé de le faire. En cas de modifications de la procédure (DCE, date limite repoussée, etc.) Pour déposer un pli, il faut être inscrit.

Non, mais …

Pour les marchés dachats de fournitures de matériels informatiques et de services informatiques dun montant > HT, le dépôt du pli par voie électronique est obligatoire, pour tous les autres marchés, lacheteur public a toujours le droit de rendre obligatoire la réponse électronique, cette pratique nest pas encore très répandue.

À linverse, pour les marchés supérieurs à HT, il ne peut pas interdire le dépôt dun pli dématérialisé.

RÉDUCTION DES DÉLAIS RÉDUCTION DES COÛTS RÉDUCTION DE LA MASSE DES DOCUMENTS

En procédure formalisée, seul le recours au profil dacheteur répond aux critères En procédure adaptée, lacheteur public est libre de fixer les conditions de dépôt des offres Il peut donc autoriser le dépôt par courriel, mais à condition de lavoir précisé, au préalable, dans le dossier de consultation des entreprises ou dans l'avis de publicité.

La copie de sauvegarde est la copie de lintégralité des données constituant la candidature et loffre, transmise sur un autre support (CD-ROM, clé USB, support papier, etc.) Elle est transmise dans les mêmes conditions de forme et de délai que loffre, faute de quoi elle sera rejetée. La copie de sauvegarde peut remplacer loffre principale.

Pour pouvoir signer loffre, il faut disposer dun certificat de signature électronique. Lordinateur doit être équipé de certains logiciels et être configuré dune certaine façon ; cest ce que lon appelle les prérequis techniques.

A minima : dun navigateur internet, de Java, dune suite bureautique (Office ou Open Office), dun outil de compression et décompression des fichiers (Zip, RAR, dun outil de lecture et de génération pour les fichiers (pdf). Le profil dacheteur indique toujours quels sont leurs prérequis et dispose dune fonctionnalité teste afin de vérifier si les prérequis.

Sur la forme, lacheteur public peut demander lutilisation de certains formulaires, élaborés par la direction des Affaires juridiques du ministère de lÉconomie et des finances. DC1 DC2 DC3 DC4

Si l'acheteur public indique ses préférences, il faut les respecter. Dans le cas contraire, utiliser des formats courants et largement disponibles, comme par exemple : les formats bureautiques libres (de type Open Office) ou Microsoft (Word, Excel, etc.), le format PDF, le format propriétaire DWG ou DWF pour les plans ou dessins techniques, les formats JPG, PNG ou TIFF/EP pour les photographies et les images, les formats MP3 ou WAV pour les fichiers sonores, le format MPEG-4 pour les vidéos.

Certains profils dacheteurs imposent, lors du dépôt, que les fichiers soient compressés dans un seul dossier. Il est généralement recommandé déviter les fichiers exécutables (*.exe), de désactiver les macros et de veiller à nommer les fichiers de façon explicite.

Loffre doit être transmise avant lheure limite fixée. Si la transmission est commencée avant lheure limite, et se termine après, loffre sera considérée comme hors délai Les profils dacheteurs ne limitent généralement pas la taille des plis déposés.

Le profil dacheteur envoie une confirmation de la réception du pli dématérialisé par courriel. Si aucun message nest reçu, il faut considérer que la transmission na pas aboutie et recommencer. Si, après avoir déposé le pli, lentreprise souhaite modifier le contenu de sa réponse, elle peut encore le faire, autant de fois que nécessaire, tant que la date limite nest pas dépassée.

L'acheteur public garantie la confidentialité des candidatures et des offres. Les enveloppes sont chiffrées (ou cryptées) au moment de leur envoi, les informations envoyées sont codées à laide dune clé secrète produite par un algorithme cryptographique. Seul lacheteur public dispose de la clé de déchiffrement associée. La confidentialité est donc garantie jusquau moment où les données sont déchiffrées. Une fois le pli électronique ouvert, comme pour les plis papier, lacheteur public respecte la législation sur le respect du secret industriel et commercial, de la vie privée, et du secret professionnel.

En cas de virus, lacheteur public ne pourra pas ouvrir le pli. Dans ce cas, seule la transmission préalable dune copie de sauvegarde permet d'examiner l'offre. Sinon, elle doit être rejetée.

Un certificat de signature électronique (CSE) est léquivalent numérique de la signature manuscrite. Il est donc nominatif, délivré à une seule personne (et non à une société) et, apposé sur un document, il engage le signataire. Il est contenu sur une carte à puces ou sur une clé USB. Plusieurs sociétés, appelées Autorités de certification peuvent fournir un CSE. Il en existe plusieurs sortes et ils ne peuvent pas tous être utilisés pour répondre à un marché public. Par exemple, le certificat électronique utilisé pour la déclaration dimpôts ne dispose pas dun niveau de sécurité suffisant et ne peut pas être utilisé pour les marchés publics. Le CSE doit être conforme au Référentiel général de sécurité (RGS)

Depuis le 18 mai 2013, les CSE conformes au référentiel PRIS v1 ne sont plus valides.

Les certificats de signature qualifiés RGS sont les seuls acceptés, Les prix varient en fonction des autorités de certification. de 70 à 130 / et leur durée de deux ou trois ans. Le CSE est délivré en mains propres pour vérifier lidentité du titulaire du certificat.

Le certificat de signature électronique (CSE) est nominatif, la personne qui signe doit avoir le pouvoir dengager la société. Le titulaire du CSE doit donc être : soit le représentant légal de la société (gérant, président, etc.), soit toute autre personne qui disposera dans ce cas dune délégation de pouvoir (à joindre dans le dossier de candidature). Si le titulaire du CSE quitte la société, il faut sen procurer un nouveau.

Avant dacheter un certificat, sassurer : quil sagit dun certificat conforme au référentiel général de sécurité (RGS), quil convient pour la réponse aux marchés publics, que la personne titulaire du CSE dispose bien du pouvoir dengager la société.

Dans une procédure formalisée, oui. Dans une procédure adaptée, ce nest en théorie pas obligatoire. Cependant, lacheteur public peut limposer et il limpose.

Tous les documents qui auraient été signés à la main dans le cadre dune procédure papier, doivent l'être électroniquement dans le cadre dune procédure dématérialisée. Il sagit notamment des formulaires DC1 (ou lettre de candidature) et DC3 (ou acte dengagement) et éventuellement de ses annexes. En tout état de cause, il faut vérifier le dossier de consultation des entreprises et l avis de publicité afin de savoir quels documents lacheteur public souhaite voir signés.

signer un document papier et le scanner n'est pas une signature électronique valable, signer électroniquement le pli électronique compressé (ZIP) ne permet pas de signer toutes les pièces contenues. Lacheteur public peut rejeter le pli si c'est le cas.

Le profil dacheteur permet de signer électroniquement des documents dès lors que le certificat de signature électronique est installé sur le poste.

Les modalités techniques diffèrent selon les profils dacheteur. Il faut dabord sidentifier, puis choisir la consultation à laquelle on veut répondre. Puis, signer électroniquement chaque document qui doit lêtre (il faut signer chaque document de façon unitaire avant de procéder au chiffrage et à lenvoi.

En cas de sous-traitance, seule l'entreprise candidate principale signe les pièces telles que la lettre de candidature ou lacte dengagement. En revanche, l'entreprise candidate et le sous-traitant doivent tous deux signer le formulaire DC4 ou déclaration de sous-traitance.

En cas de cotraitance, et quelques soit l'habilitation donnée par ailleurs à l'entreprise mandataire, tous les cotraitants doivent signer la rubrique H du DC1 ou la lettre de candidature.

Dans une procédure électronique, plusieurs certificats de signature électronique (CSE) doivent donc être appliqués sur le DC4, le DC1 et éventuellement l' acte d'engagement (cotraitance). Il faut alors passer par un outil de signature parapheur.

Lacheteur public peut communiquer avec les entreprises candidates par voie électronique pour demander des compléments de candidature ou des précisions, engager des négociations, informer du rejet de la candidature ou de loffre ou attribuer le marché.

NB ces messages exigent une réponse rapide de la part des entreprises candidates ; ladresse de messagerie associée au compte sur le profil dacheteur doit donc être une adresse valide et régulièrement consultée.

Si lacheteur public na pas de CSE, il lui faut "rematérialiser" loffre. Il demandera, une fois toutes les formalités dattribution effectuées, de lui renvoyer une version papier du pli, comportant cette fois les signatures manuscrites à la place des signatures électroniques