SpeC LOG LA PLANIFICATION 2. Cycle de Project \2.1 Financement de projet Chapitre : 2. Cycle de Project \2.1 Financement de projet 1.Présentation 2.Notions clefs 3.Les 2 outils de planification dans la chaîne d’approvisionnement * Plan d’Approvisionnement Projet * Planning d’Approvisionnement

1. LA PLANIFICATION

Gestion du Cycle de Projet = GCP Programmation Evaluation Implémentation Financement Formulation Identification des besoins Suivi

Programmation Evaluation Implémentation Financement Formulation Identification des besoins Suivi Stratégie Pays Rapport d’évaluation Concept paper / Proposal / LFA Accord Rapports Inter. / Amendment / APR Final report Planification Logistique

Projets et Gestion de la Chaine d’Appro: 3 entités Approvisionnement Stockage Planification Planning des Achats par projet Planning des Approvisionnements Demande d’Achat Suivi des Achats Dossier d’Achat Demande de Sortie de Stock LivraisonFiche de Stock Livraison Suivi des Stocks IN OUT Cf. Kit Log : 3.2 / Schéma de Gestion de la Chaine d’Appro.doc &Processus DA et DSS.doc

Consolidation du Transport Intégration dans le SS * Intégration dans le SA ENTRANT SORTANT OUI Bon de Réception ou Bon de Livraison Planning des Approvisionnements (PA) Livraison Direct au demandeur ? OUI NON OUI NON Demande d’Achat (Base Supérieure) ou DA régionale ou DA Siège Livraison à la zone de Transit ? NON PLANNING APPROVISIONNEMENT DSS (Base) OUI Bon de Livraison Stock Local ? STOCK Bon de Réception ou Bon de Livraison Fiche de Stock GESTION DE LA CHAINE D’APPROVISIONNEMENT Achat Local ? Dossier d’Achat Bon de Réception ou Bon de Livraison Planning des Achats par Projet (PAP) Demande d’Achat (Base) SA Création de la référence du Dossier d’Achat DSS (Base Supérieure) NON * le SS est optionnel Mise à jour du SA Mise à jour du SS * Bon de Livraison Mise à jour du DSS

2. NOTIONS CLEFS

le meilleur prix le bon endroit le bon délai le meilleur service Quel est l’objectif de la logistique? Choisissez 4 notions définissant le mieux le but de la logistique

Comment pouvons-nous atteindre cette efficacité concernant l’approvisionnement?

Planifier Négocier Oui mais que planifions nous et que négocions nous ? Clefs pour l’efficacité:

Un ensemble d’articles/services/chantiers interdépendants Un ensemble d’articles/services/chantiers interdépendants Le même _______ de « biens » qui peut être ___________ par le même _______ de fournisseurs = type fourni Définition du « Marché »

Les besoins Type de Fournisseurs existant -Papier -Cahier -Ciment -Semences -Stylo & feutres -Bâches plastique -Impressions livret -Fer à béton -Cordes -Agrafeuses -Outils agricoles -Seaux plastique -Quincaillerie -Grossistes en matériaux -Papeterie -Imprimeur -Eleveurs bétails -Laverie Sachez faire le lien entre un type de produit, un type de fournisseurs et donc…un marché. Exercice 1: individuel (10 min)

Les besoins Type de fournisseur existant -Papier -Cahier -Ciment -Semences -Stylo & feutres -Bâches plastique -Impressions livret -Fer à béton -Cordes -Agrafeuses -Outils agricoles -Seaux plastique -Quincaillerie -Grossistes en matériaux -Papeterie -Imprimeur -Eleveurs bétails -Laverie ? 11 articles peuvent donc être regroupés en 4 marchés, soit une plus grande efficacité: gain de temps en termes de procédures, négociation, etc. Restitution Sachez faire le lien entre un type de produit, un type de fournisseurs et donc…un marché.

Programme EAHType de Fournisseurs existant sacs de ciment -600 fers à béton -150 livrets -20 Seaux plastique -Quincaillerie -Grossistes en matériaux -Papeterie -Imprimeur -Eleveurs bétails -Laverie Programme SA -450 sac de ciment -150 fer à béton -200 livrets -15 posters format A Seaux plastique -100 bâches plastiques Exercice 2: individuel (10 min) Sachez faire le lien entre un type de produit, un type de fournisseurs et donc…un marché.

Programme EAHType de Fournisseurs existant sacs de ciment -600 fers à béton -150 livrets -20 Seaux plastique -Quincaillerie -Grossistes en matériaux -Papeterie -Imprimeur -Eleveurs bétails -Laverie Programme SA -450 sac de ciment -150 fer à béton -200 livrets -15 posters format A Seaux plastique -100 bâches plastiques Restitution Sachez faire le lien entre un type de produit, un type de fournisseurs et donc…un marché.

3. Outils de planification dans la chaîne d’approvisionnement 3.1 Plan d’Approvisionnement Projet (PAP) 3.2 Planning d’Approvisionnement (PA)

Pour coordonner la mise en place d’un projet faisable/réaliste Pour anticiper les besoins  Identifier les types de procédures d’achats à appliquer  Planifier le temps nécessaire pour mettre en place ces procédures Prospecter d’éventuel consolidation de marché Eviter les scissions de marché : Les corriger ou les anticiper via une demande de dérogation justifiée Pour accroitre notre efficacité envers nos équipes programmes et donc nos bénéficiaires Pourquoi?

Techniciens Liste des besoinsListe des besoins Logistique prix & date de livraisonprix & date de livraison Finance Plan de financement missionPlan de financement mission PAP signé 1 Projet = 1 PAP = 1 Réunion formelle Comment & Qui?

Aujourd’hui le 01 Novembre 2014 à Leilaland (code LL) Un proposal pour le projet/contrat A1E est en cours de réalisation pour la base de Leilamount (code LM). Les dates du projet sont du 01 Janvier 2015 au 31 décembre Vous faites une réunion avec votre assistant, deux techniciens de l’EAH et un de la Sécurité Alimentaire. Le Financier vous rejoindra plus tard. Veuillez renseigner les données manquantes dans le PAP (cellules oranges) Exercice 3: individuel (20 min)

Faire attention à la scission de marché: –ciment et fers à béton = 1 seul et même marché Faire attention à la saisonnalité et au chronogramme des activités Vs capacité de fournir le meilleur service (coût, délai, transport). Responsable de Département Finance doit valider toutes les modifications budgétaires post-PAP validation. Coordination / Communication: exercise pour prévoir les activités des départements concernés, et pour définir le cadre du projet, tout en prenant en compte la faisabilité du projet. Restitution

Obligatoire s’il a une valeur ajoutée: regardez la liste des articles à inclure dans le PAP Pas une liste exhaustive des besoins: ne gaspillez pas votre énergie sur des items à faible enjeux logistique. Concentrez-vous là où sont les enjeux Stocks restants + DEN prévus: à mentionner dans le PAP si déclarés au bailleur comme réutilisés sur le projet ou si quantités significatives Validation par acceptée, pas obligatoire d’imprimer et signer Tableaux de bord automatiques: pour vérifier la justesse des données Information fournie par la Logistique: Définition de marché Prix de référenciel Contrainte logistique PAP Messages Clefs

Lorsque le PAP est validé et signé par l’équipe de coordination et que le proposal est signé par le bailleur, alors les données du Plan d’Approvisionnement Projet sont intégrées dans le Planning d’Approvisionnement PA données PAP PA Prochaine étape

QuandQuiObjectifs Mise à jour ? Nombre de versions PAP PA A l’étape de l’écriture du proposal Une fois qu’un proposal a été validé par le bailleur, avant de lancer les activités Equipe de Coordination Coordonner la construction d’un projet faisable Prévoir "précisément" avec les départements techniques l’appro. : date, quantité et lieu de livraison Non Aussi souvent que nécessaire Chaque fois qu’il y a un nouveau Projet et s’il a une valeur ajoutée 1 pour la mission entière Trouver les différences entre le PAP et le PA

Nous sommes le 02 Décembre 2015 Le Directeur Pays vous envoi un courriel vous informant que le budget A1E va être signé dans les jours qui viennent. Vous organisez donc une réunion PA avec les départements concernés (EAH, SA, ADM). 1. Pendant la réunion, le département EAH: –Vous informe qu’ils vont seulement cibler 9 puits car un des puits est tari. 2. Le Responsable SA vous notifie que: –Pour les semences, votre équipe et les fournisseurs n’ont pas pris en compte l’inflation estimé de 10% sur les semences estimé par la dernière enquête de la FAO. –De plus l’équipe préfère cibler 1600 familles Comment mettez-vous à jour le PA? Exercice 4: individuel (15 min)

Lorsque vous modifiez les quantités ou les prix unitaires, soyez sûrs de changer le total aussi car tout ne se fait pas automatiquement dans le document. De plus cela doit être effectué en coordination avec la finance car cela a des impacts. Dans la phase du PA, les informations Financières sont obligatoires. La gestion des transports peut être optimisée. Identifier les marchés communs à plusieurs projets Restitution

Consolidation (par marché, catégories). La consolidation sur différents bailleurs doit être envisagée si cela optimise votre travail. Coordination et Communication : Exercice entre Log, admin et responsable de programmes pour atteindre un commun accord sur les PA du projet Impact budgétaire et les discussions avec l’administration sur la configuration du budget/PA sont cruciales. Un outil dynamique de planification à ajuster lorsque nécessaire. L’outil a autant plus d’intérêt stratégique lorsqu’il mise en place au niveau du pays entier. PA Messages Clefs

Planning d’Approvisionnement à la Demande d’Achat Juste après la réunion du PA, au lancement du projet et tout au long de ce dernier, chaque responsable de programme se doit de produire ses Demandes d’Achat en lien avec le PA. Prochaine étape