GESTION COLLABORATIVE DU COURRIER Mont-de-Marsan jeudi 30 mars 2017

La dématérialisation : 6 ans déjà Depuis 2005, mise en place de la plate-forme mutualisée de dématérialisation des marchés publics, Depuis 2007, l’ALPI est Tiers de Télétransmission agréé avec sa plate-forme ACTES, En 2011, l’ALPI mettra à disposition sa plate-forme d’archivage électronique à valeur probante. 30/03/2017

Le traitement du courrier Quelques collectivités disposent aujourd’hui d’un outil de gestion du courrier. Elles traitent donc leurs courriers de manière manuelle avec les risques et les conséquences inhérents à ce type de traitement de l’information : Perte de documents, Manque de traçabilité (Qui a le document ? A-t-on répondu à ce courrier ? Quand ? Qui ? Etc…), Photocopies inutiles et coûteuses, Allongement de la diffusion de l’information (sites distants par ex), Recherches lourdes et fastidieuses (perte de temps), Etc… 30/03/2017

Dématérialisation du courrier : les enjeux Les enjeux principaux de la dématérialisation du courrier peuvent se résumer en quelques points : Accélérer le traitement de l’information, Sécuriser et tracer l’information entrante et sortante, Partager l’information plus facilement, Supprimer les tâches fastidieuses, Réduire les coûts de gestion, Améliorer les relations avec le public/citoyens/tiers (charte qualité, charte Marianne). 30/03/2017

La mise en place de l’outil Enquête menée auprès des adhérents pour évaluer la demande, Résultat de l’enquête : positif, Rédaction du cahier des charges, Mise en concurrence pour la fourniture du progiciel, Sélection du candidat. Courriers papiers envoyés aux adhérents concernant cette enquête. Réponse à l’enquête par Internet. 30/03/2017

Nos critères de choix Un même outil qui s’adapte à toutes tailles de collectivités, Pas d’installation « lourde » pour les utilisateurs finaux (navigateur web), Mode hébergé (avec possibilité d’installation sur site), Compatibilité avec les outils bureautiques existants (MS Office, Open Office), Interopérabilité (site internet, intranet, logiciels métiers…), Bien évidemment, aux fonctionnalités formulées sur notre CCTP. 30/03/2017

La solution retenue Nous avons choisi de faire confiance à la société ODYSSEE INGENIERIE avec sa solution de gestion du courrier ACROPOLIS 30/03/2017

Naviguer à 360° dans vos informations Il donne à l’utilisateur une vue d’ensemble à 360° sur ses informations (contacts, documents, dossiers, tâches, descripteurs) et lui permet d’optimiser et de piloter leur gestion. Toutes les informations sont rattachées entre elles par des liens qualifiés qui fluidifient la navigation de l’utilisateur en lui proposant plusieurs points d’accès à ses données. Il peut ainsi sélectionner les types d’informations sur lesquelles il souhaite travailler. Entreprises : personnes morales : entreprises, administrations… Contacts : personnes physiques : administrés, élus, employés sociétés… Thésaurus/Descripteurs : plan de classement, mots-clés Actions : chaque utilisateur peut se voir associer des droits « d’actions » qui lui sont propres. Par ex: action « enregistrement courrier entrant, sortant », action « création de contacts », etc… Ainsi, on peut, selon une action précise, retrouver la personne qui a réalisé une action et ce qu’elle a produit (courrier, enregistrement…) Dossiers : classés par type. Ex: dossier type « Réclamation », la collectivité reçoit plusieurs courriers de réclamations concernant des bruits excessifs de voisinage. Nous pouvons ici rassembler dans un même dossier « Réclamation » tous ces courriers. Ainsi, nous avons une vue synthétique de toutes les correspondances et des acteurs concernés. A partir du dossier, nous pourrons produire un courrier à une personne ou à toutes les personnes grâce à la fonction de publipostage. Une fois le problème réglé, le dossier peut être clos. Documents : courriers entrants, sortants, internes, emails… 30/03/2017

Les principales fonctionnalités (1) Numérisation Numérisation unitaire ou par lot des courriers incluant les fonctions de reconnaissance de codes-barres et OCR Enregistrement/Classement Enregistrement dès l’arrivée du courrier / Intégration des courriels possible, Qualification des courriers / Champs personnalisés, Gestion d’une base de contacts, Gestion des utilisateurs internes à chaque collectivité, Classement des courriers dans des dossiers ou plan de classement. 30/03/2017

Les principales fonctionnalités (2) Circulation électronique des documents « arrivés », « départs », « internes » Diffusions nominatives des courriers / Diffusions par services, Diffusion par courriel possible, Diffusions des courriers par l’utilisation de circuits de traitement, Diffusions aux utilisateurs avec des droits restreints (« pour traitement » / « pour information »). 30/03/2017

Les principales fonctionnalités (3) Consultation et traitement des courriers Consultation pour un utilisateur de plusieurs chronos courriers (selon sa fonction), Enregistrement et formalisation de la réalisation des courriers départs (Modèles de documents et champs de fusion) / Fonction de publipostage, Gestion des absences / délégations, Ajout de commentaires tout au long du traitement du courrier. 30/03/2017

Les principales fonctionnalités (4) Suivi du traitement Traçabilité des différentes actions opérées sur les courriers entrants, sortants et internes pour disposer rapidement de l’état d’avancement du traitement d’un courrier, Système d’alertes pour garantir les délais de traitement, Statistiques. 30/03/2017

Les principales fonctionnalités (5) Modes de recherche (contacts, documents) Recherche rapide, Recherche multicritères, Recherche intégrale, Evolutivité / Interopérabilité Adaptabilité de l’application aux évolutions organisationnelles des collectivités, Archivage des courriers : le versement sera possible vers la plate-forme ARCHILAND. 30/03/2017

Mettre en place un projet de dématérialisation du courrier Préparation du projet : phase préparatoire à ne surtout pas négliger. Constitution de l’équipe « référente » pour ce projet, Déterminer les objectifs, le périmètre et les priorités, Etude de l’organisation du travail (autour du courrier) déjà en place dans la collectivité. Selon les cas : On conserve l’organisation en place, On améliore l’organisation en place, On élabore une nouvelle organisation. Pas de limitation concernant le nombre d’utilisateurs. 30/03/2017

Mettre en place un projet de dématérialisation du courrier Réalisation Paramétrages, Validations, Recettes, Formations utilisateurs référents. Phase de test Mise en pratique du logiciel, Ajustement des paramétrages. Mise en production 30/03/2017

Exemple Courriers arrivés CV FACT Courrier Les courriers sont scannés et transmis au serveur de l’ALPI. Ressources humaines CV Exemple Courriers arrivés Auto Une fiche descriptive est créée par courrier scanné. La fiche doit être complétée de quelques informations : Expéditeur Objet du courrier Type de document reçu (CV, Facture, etc…) Service Autre Les courriers peuvent être visés par la direction avant leur diffusion vers les services. DIFFUSION Manuelle Courriers Auto Comptabilité Factures 30/03/2017

Exemple Courriers départs M. Dupond Exemple Courriers départs Les courriers peuvent être élaborés depuis Acropolis ou depuis le poste de l’utilisateur. Papiers E-mails Les courriers peuvent être scannés. Grâce à la reconnaissance par code barre, vos courriers scannés et signés seront automatiquement intégrés dans Acropolis. Les courriers peuvent être visés par la direction avant la mise au parapheur. 30/03/2017

ALPI Plus d’informations - M. Guillaume BOULOM ----- e-@dministration guillaume.boulom@alpi40.fr Tel: 05 58 85 81 90 www.alpi40.fr 30/03/2017