Suivre lefficacité de la facturation à lhôpital Efficacité : les résultats % aux objectifs Efficience : les moyens % aux résultats Performance : efficience + efficacité

Démarche suivie Définition de lobjectif Identification des procédures, des étapes et des acteurs Regroupement en étapes principales Définition dindicateurs pertinents et mesurables du résultat Traduction de lobjectif en valeurs cibles Exemple dun tableau de bord Quel rôle pour le médecin ? Conclusion !!! Démarche adaptée à lorganisation de lhôpital !!!

I.Définir les objectifs de la facturation Lobjectif est de tout facturer, de manière à ce que tout soit payé, le plus vite possible Trois dimensions « objectifs » Exhaustivité de la facturation Conformité au prescrit légal (législation abondante !!!) Rapidité de la réception du paiement

II. Description du processus Admission du patient Enregistrement du patient (mutuelle, adresse, médecin, service, chambre, …) Perception de lacompte Envoi du 721 à la mutuelle Séjour du patient Renouvellement de lacompte (/7 jours-) Relevé et Encodage des prestations Transmission et Encodage facturation « primaire » Encodage « secondaire » par la pharmacie (prophylaxie, forfaits matériel).

Description du processus (II) Sortie du patient Enregistrement date et heure Envoi des 727, administratif et médical Facturation Calcul automatique (journées, forfaits/admission, prestations) Contrôles automatiques du respect des règles de tarification Contrôles manuels de la procédure de facturation Expédition des factures Envoi aux mutuelles (avec accords médecins conseils, etc) Envoi aux patients (avec attestations de soins)

Description du processus (III) Retour mutuelles et paiement Acceptation si < 5% derreurs Correction des erreurs : renvoi aux mutuelles Paiements patients Traitement des demandes /des plaintes /des plans de paiements (?) Envoi des rappels Transmission des dossiers litigieux à une société de recouvrement ou à un avocat

III. Regroupement en étapes principales Impossible détablir des indicateurs distincts pour chaque étape => Résumer en 4 processus (arbitraire) / 3 dimensions

ExhaustivitéConformitéRapidité Identification du patient et documents légaux - Toutes les données utiles sont enregistrées ? - Les données sont exactes (mutuelle, heure dentrée, etc) ? - Envoi du 727 médical dans les délais ? Enregistrement des actes prestés -Tout ce qui a été fait est encodé ? Ni trop peu !?! Encodage conforme - aux indications de la facturation primaire - à ce qui est presté ? Ni trop !?! - Lenregistrement suit rapidement la prestation ? Transmission vers les mutuelles et réception du paiement - Tout ce qui est encodé est envoyé aux mutuelles ? - Règles de tarification respectées (cumul, etc) ? - Temps écoulé entre la prestation et la facturation ? Transmission vers les patients et obtention du paiement - Règles de tarification respectées ? - Acomptes perçus ? - Temps nécessaire pour expédier les factures ? - Suivi des non payés (rappels, ctx) ?

IV. Définir des indicateurs de résultat Lexhaustivité = objectif primordial Indicateurs : Repérer ce qui a été oublié ! Difficile via des contrôles mensuels routiniers Privilégier des coups de sonde ponctuels : ex le carnet des techniciens, ponctions artérielles facturées vs gazométries facturées,… des audits : procédures de facturation? qui remplit les feuilles ? qui les contrôle ? améliorer la présentation des feuilles de facturation pour réduire le risque doubli ? des vérifications annuelles : médicaments facturés/médicaments facturables achetés, matériel utilisé/matériel facturé Chaque hôpital doit définir des contrôles pertinents en fonction de son organisation

Définir des indicateurs de résultat (II) La conformité – la rapidité mesurées mensuellement via indicateurs signaux qui résument le processus comparés à des valeurs cibles repris dans un tableau de bord. calcul dun indice global de conformité et dun indice global de rapidité

Définir des indicateurs de résultat (III) Traduction de lobjectif en valeurs cibles Fixation de valeurs théoriques cibles : Mais cette valeur est-elle réellement accessible ? Mais nais-je pas fait intervenir des contraintes liées aux procédures en place (pas de garantie doptimisation réelle) Critère de stabilité ou damélioration (« auto benchmarking ») :

01/05Résult.Seuil crit.CibleCotepoids CTaux de lecture cartes SIS 59,1%0%100%5,91 CRetours pour adresses erronées 0,35%1%0%6,51 CCorrections de 721 0,3%2%0%8,51 RH Taux de factures compl. 5,4%5%0%01 RH Ancienneté fact. compl. (<mois fact) 17j30j04,31 RE Taux de factures compl. 9,9%5%0%01 RE Ancienneté fact. compl. (<mois fact) 22j30j0j2,81 CH Taux de rejets OA sur envoi 2,5%5%0%5,05 CE Taux de rejets OA sur envoi 1,9%5%0%6,25 RH Délai fin de mois- envoi CD mut 29j45j10j4,620 RE Délai fin de mois- envoi CD mut 14j45j10j8,910 RNombre rejets complets (ext+h) 3705,75 RDélai prest.- correction de facture 700j365j120j03 CPlaintes pour erreurs de facturation 0,6%1%04,25 RH Acomptes perçus 53,6%0%100%5,42 RH Renouvellement acomptes(>9jours) 28,9%0%100%2,91 RE Patients: comptant/total 50%0%100%5,05 RH Délai envoi factures patients 13j20j2j3,94 RE Délai envoi factures patients 16j20j2j2,23 RDélai fact / 1 er rappel 35j90j30j9,23 RDélai 1 er rappel / 2 ème rappel 38j90j30j8,72 RDélai 2 ème rappel/société extérieure 60j120j45j8,01

Définir des indicateurs de résultat (V) 01/0502/ Conformité5,7/105,3/105,7/10 Rapidité5,3/105,6/103,3/10 De janvier 05 à février 05 : moins de rejets complets (1), envoi plus rapide des factures patients ext (-5j), taux de rejets OA sur envoi hospi en hausse (+0.3%) De 2003 à janvier 2005 : fact ext avancée avant la fact hospi gain de 27j = gain intérêts : euros Pour chaque indicateur, deux mesures complémentaires à suivre - Médiane/ moyenne représente le résultat « en routine » du processus - Variance : représente le contrôle que lon a sur le processus (gérer les « faux aléas »)

V. Quel rôle pour les médecins ? ExhaustivitéConformitéRapidité Identification du patient et documents légaux - Toutes les données utiles sont-elles enregistrées ? - Les données sont-elles exactes (mutuelle, heure dentrée, etc) ? médical et dde médecin conseil envoyés dans les délais ? Enregistrement des actes prestés - Tout ce qui a été fait est- il à la facturation et encodé ? Ni trop peu !?! Lencodage est-il conforme - aux indications de la facturation primaire - à ce qui est effectivement presté ? Ni trop !?! - Lenregistrement suit-il rapidement la prestation ? Transmission vers les mutuelles et réception du paiement - Tout ce qui est encodé est-il envoyé aux mutuelles ? - Les règles de tarification sont- elles respectées (cumul, etc) ? - Temps écoulé entre la prestation et la facturation ? Transmission vers les patients et obtention du paiement - Les règles de tarification sont- elles respectées ? - La facture est-elle présentée conforme ? - Les acomptes sont-ils perçus ? - Temps nécessaire pour expédier les factures ? - Les non paiements sont-ils suivis (rappels, ctx) ?

Quel rôle pour les médecins ? (II) interviennent surtout au niveau des critères dexhaustivité et de conformité de manière totalement décentralisée et en « non professionnels » de la facturation Les documents légaux : 727 médical, accord médecin conseil, remplis correctement et rapidement ? Les actes prestés renseignés exhaustivement ? urgences nuit week-end ? Qui remplit la feuille de facturation? le prestataire, lassistant, le secrétariat? Les règles de tarification connues des prestataires ? règles de cumul, qui peut attester quoi ? Le prestataire a til un feed-back sur ses erreurs ? (rejet de facturation) les feuilles disponibles rapidement pour lencodage ?

Conclusion Lefficacité de la facturation dépend : De beaucoup de procédures (parfois quasiment millénaires !??!) De beaucoup dacteurs, pas tous concernés et motivés De la définition et de lacceptation des objectifs par tous (évident ? ) De la qualité des logiciels informatiques utilisés.

Conclusion (II) Des indicateurs defficacité standardisés permettent dobjectiver la qualité du processus de repérer et dagir sur les inefficacités, causes de non performance de priorisant les actions à mettre en œuvre (en fonction de leur impact sur lindice global) Avenir ? servir de base à des comparaisons interhospitalières pour comparer et améliorer lefficience