Association des Acheteurs des Collectivités Territoriales 1 Dématérialisation de la commande publique

27/04/2014 Association des Acheteurs des Collectivités Territoriales2 Dématérialisation : définition La dématérialisation a pour but de gérer de façon électronique les flux de données ou de documents métier (notes, factures, brochures, catalogues, contenus techniques, etc.) transitant au sein l'entreprise ou échangés avec ses partenaires (clients, fournisseurs, etc... ). Ce sont aussi les processus qui peuvent s'y rattacher, tels que la constitution d'un contrat, une commande ou encore le suivi d'une garantie de produit par exemple.

27/04/2014 Association des Acheteurs des Collectivités Territoriales3 Définition des notions La notion de télé-services comprend un service à valeur ajoutée proposée par l'administration aux usagers et aux partenaires. Elle permet d'intégrer un bouquet de services allant au-delà de la formalité administrative à accomplir comme le suivi de dossier personnalisé, les simulations et les calculs en ligne. La télé-procédure est une démarche administrative entièrement dématérialisée : de la saisie des informations à l'envoi électronique.

27/04/2014 Association des Acheteurs des Collectivités Territoriales4 Les concepts Le concept de dématérialisation englobe deux réalités : la numérisation et l'analyse de documents papier qui traitent les flux entrants dans le système d'information ; la dématérialisation à la source qui évite à l'entreprise d'avoir à produire des documents papier. Ces deux technologies sont encore complémentaires lorsque lon souhaite aboutir à une dématérialisation complète du processus de commande publique.

27/04/2014 Association des Acheteurs des Collectivités Territoriales5 Constat dans le secteur public local Depuis 2005, les collectivités territoriales sont maintenant organisées pour permettre aux entreprises de télécharger les dossiers de consultation. Parallèlement, les collectivités constatent une augmentation exponentielle des téléchargements par les entreprises.

27/04/2014 Association des Acheteurs des Collectivités Territoriales6 Constat dans le secteur public local (suite) Sagissant des réponses électroniques, le constat est plus nuancé. Sil y a respect de la réglementation pour les procédures formalisées, la dématérialisation des procédures adaptées est encore trop peu répandue. Or, la revalorisation des seuils, notamment pour les travaux, offre la possibilité aux collectivités d initier presque exclusivement des procédures adaptées pour cette catégorie dachat.

27/04/2014 Association des Acheteurs des Collectivités Territoriales7 Constat dans le secteur public local (suite) Par ailleurs, la réflexion interne concernant la signature électronique reste encore à initier dans bien des collectivités de taille petite ou moyenne. Parallèlement, la très grande majorité des collectivités nimposent pas la réponse électronique. Elles constatent alors une certaine frilosité des entreprises à répondre électroniquement. Or, les mêmes entreprises répondent électroniquement pour dautres donneurs dordre lorsque ceux-ci limposent !

27/04/2014 Association des Acheteurs des Collectivités Territoriales8 Les questions juridiques qui persistent D'un point de vue juridique, la valeur dun document signé puis scanné persiste. La possibilité pour une plate-forme dêtre habilitée comme organe de publication des annonces nexiste toujours pas. Chaque étape nouvelle exige la signature préalable dune convention locale (ou davenants à la convention existante) avec les acteurs concernés ce qui constitue un frein à linitiative, ces conventions étant souvent tri-partites.

27/04/2014 Association des Acheteurs des Collectivités Territoriales9 Les questions techniques qui persistent Les formats de transmission aux administrations de contrôle (Préfecture) ou des finances (comptables publics) sont imposés par lÉtat et obligent à des développement dinterfaces souvent coûteux pour les collectivités qui ont développé elles-mêmes leur plate-forme. La transmission des plans uniquement par la voie électronique constitue encore et pour longtemps un handicap de lecture pour la réponse des entreprises. Sil demeure une pièce papier, il est certain quil sagira des plans.

27/04/2014 Association des Acheteurs des Collectivités Territoriales10 Les questions techniques qui persistent (suite) La question de larchivage avance lentement. Or, le nombre doffres augmente très rapidement sous leffet de lobligation de remise doffres dématérialisées dans certains domaines comme linformatique. Pour la sauvegarde des informations, il devient urgent que des standards soient définis.

27/04/2014 Association des Acheteurs des Collectivités Territoriales11 Les questions techniques qui persistent (suite) Certains progiciels de comptabilité exigent le retour dinformation du numéro dengagement comptable systématiquement. De ce fait, le déploiement entièrement automatisé de la carte achat en niveau 1 (stade identique à la carte bleue dun particulier) est aujourdhui techniquement délicat.

27/04/2014 Association des Acheteurs des Collectivités Territoriales12 Les avantages de la démarche La réduction des coûts liés aux frais administratifs, aux ressources humaines et à l'affranchissement des envois est réelle et vérifiée budgétairement. Après les premières réflexions négatives, les entreprises concèdent aujourdhui que les gains sont partagés.

27/04/2014 Association des Acheteurs des Collectivités Territoriales13 Les avantages de la démarche (suite) Toutefois, la dématérialisation est avant tout considérée comme un moyen de fluidifier les processus métier principalement pour les collectivités ayant un large territoire à gérer (Communautés de Communes, Départements et Régions). Dans ce cadre, la carte achat revêt un intérêt tout particulier que les collectivités ne vont pas manquer de mettre en œuvre lorsque tous les obstacles juridiques et techniques auront été levés.

27/04/2014 Association des Acheteurs des Collectivités Territoriales14 Enjeux pour les collectivités Poursuivre la réduction des coûts indirects (frais de publication, frais postaux, papier), Réduire la durée de traitement dun achat public, Mettre les collectivités en position de réduire fortement les délais de paiement dans la perspective de la nouvelle directive européenne à venir sur les délais de paiement. Fluidifier les achats des équipes sur le terrain tout en garantissant une procédure dachat efficiente notamment lorsque la procédure inclut la carte achat.

Que peut apporter lA.A.C.T. ? Un réseau fort de 665 collectivités dont certaines ont déjà largement déployé la carte achat Des experts dans les domaines de lachat : acheteurs, juristes, économistes, techniciens et qualiticiens qui œuvrent au plan national à toutes les démarches concernant lachat public Sa connaissance du domaine de la carte achat par limplication dans cette démarche de modernisation depuis 2004, date de la première conférence de lAACT sur ce sujet Une banque de données de dossiers de consultation dont certains traitent de la carte achat Une écoute permanente grâce à un secrétariat comprenant deux personnes Pour une cotisation modeste adaptée à la taille de la collectivité adhérente 27/04/2014 Association des Acheteurs des Collectivités Territoriales15