Réunion Générale de coordination du 23 Avril 2009

REUNION DE COORDINATION DU 23 AVRIL 2009 Ordre du Jour La nouvelle procédure de commande publique ; Les indicateurs qualité ; 3. L’audit externe du 20 mars et les audits internes ; 4. Planning des prochains audits internes et externes ; 5. Le paiement des prestations artistiques ; 6. Point d’étape : Hélios et l’actualisation du fichier fournisseurs ; 7. Remarques diverses : plan comptable, fiche de suivi, extraction Excel, présentation des factures en recettes. Prochaine Réunion le : Jeudi 18 Juin 2009 à 14 H 30 1

2 1. La nouvelle procédure de commande publique Tableau synthétique des obligations minimales de publicité et de mise en concurrence Synthèse des procédures d’attribution   Montant estimé de l’achat Publicité Procédure Attribution 1. Fournitures, services et travaux, de 0 € à 90 000 € HT De 0 à 500 € HT Pas de publicité obligatoire Pas de mise en concurrence imposée Signature d’un bon de commande De 500 à 20 000 € HT Pas de publicité Lettre de consultation : demande de 3 devis Par décision du Maire De 20 000 € HT à 90 000 € HT Publicité adaptée Mise en concurrence adaptée 2

3 1. La nouvelle procédure de commande publique Tableau synthétique des obligations minimales de publicité et de mise en concurrence Synthèse des procédures d’attribution  Montant estimé de l’achat   Publicité Procédure Attribution   2. Fournitures et services > 90 000 € HT   De 90 000 € HT à 206 000 € HT (Etat 133 000 € HT) Obligatoire : BOAMP ou JAL + profil acheteur* (+ site VE) Facultative : Presse spécialisée Mise en concurrence adaptée Par décision du Maire + de 206 000 € HT JOUE + BOAMP + profil acheteur* (+ site VE) Appel d’offres ou autres procédures formalisées Par délibération du Conseil Municipal * Profil acheteur : à partir du 1er janvier 2010 q Pour tous les marchés formalisés, dématérialisation via une plateforme spécialisée 3

4 1. La nouvelle procédure de commande publique Tableau synthétique des obligations minimales de publicité et de mise en concurrence Synthèse des procédures d’attribution  Montant estimé de l’achat   Publicité Procédure Attribution   3. Travaux > 90 000 € HT   De 90 000 € HT à 5 150 000 € HT Obligatoire : BOAMP ou JAL + profil acheteur* (+ site VE) Facultative : Presse spécialisée Mise en concurrence adaptée Par décision du Maire + de 5 150 000 € HT JOUE + BOAMP + profil acheteur* (+ site VE) Appel d’offres ou autres procédures formalisées Par délibération du Conseil Municipal * Profil acheteur : à partir du 1er janvier 2010 q Pour tous les marchés formalisés, dématérialisation via une plateforme spécialisée 4

5 2.A. Les indicateurs qualité Délais globaux de règlement : Objectif 2009 : 26 Jours. Délai global 2009 : 32.50 jours dont 38 en janvier, 32 en février et 27 en mars. Délai 2007 : 25,40 jours ; Délai 2006 : 27,81 jours ; Délai 2005 : 28,64 jours. Délais légaux ( Ordonnateur + Comptables ) : en 2009 : 40 jours dont 13 jours pour le TPM ; au 01/01/10 35 jours dont 12 TPM et au 01/07/10 30 jours, dont à terme 10 jours réservés au comptable. Par service : Urbanisme 45 jours en 2009, DAS 36 jours, DST Finances 35 jrs Festivals 20 jours, Sports 26,7 jours, Presse - environnement 27 jours. 2. Délais globaux d’encaissement Délais d’encaissement normal pour les titres émis en 2009 : 21,95 jours pour un objectif de 30 jours. Réalisé 2007 : 30.03 jours et 2008 : 29.52 jours. Délai d’encaissement global moyen 66,89 jours sur 1er Trim 2009, 77,56 jours en 2008 contre 60,28 jours en 2007. 3. Délais de traitement par les services De 18 jours en 2001 à 8,81 en 2006, 6,65 jours en 2007 et 7,12 jours en 2008 et 8,86 sur le 1er Trim 2009. Objectif 2007 : 9 jours - Objectifs 2008 et 2009 : 7 jours 5

2.B. Les indicateurs qualité ( suite ) 4. Suspensions du Trésor Public Taux 2009 des mandats : 0,32 %, 0,45 % en 2008, 0,59 % en 2007 - Obj 09 0,55 %. Taux 2009 des titres : 1,13%, 1,88 % en 2008, 1,53 % en 2007 - Obj 09 1,50 %. Taux moyen global 2009 : 0,54% contre 0,90 % en 2008 et 0,88 % en 2007. 5. Les factures anciennes arrivées dans nos services Délai moyen d’arrivée en 2009 : 18,01, 14,40 jours en 2008, 13,46 en 2007, 13,39 en 2006 et 20,26 en 2002. Chaque mois, 132 factures en 2009 ont déjà plus de 15 jours d’existence quand elles arrivent aux Finances (93 en 2008, 92 en 2007, 87 en 2006, 109 en 2005 ). Chaque mois, 33 factures en 2009 sont datées de deux mois précédent celui de l’enregistrement aux Finances (26 en 2008, 32 en 2007, 28 en 2006, 28 en 2005 ) 6. Les relances dans les services Factures de + de 10 jours : En 2009 116 factures dont 42 CCEG contre 115 factures dont 65 CCEG en 2008 et 83 en 2007, 129 en 2006. Factures de + d’un mois : En 2009 83 factures dont 25 CCEG contre 65 factures dont 37 CCEG en 2008 et 33 en 2007, 44 en 2006. 6

3. L’audit externe du 20 Mars et les audits internes 3.1. L’Audit externe du 20 Mars : Direction des Sports / Education – Informatique et Finances -Pas d’écarts importants relevés ; -Préparer le passage à la nouvelle norme V 2008 ; -A suivre : mise en place d’une nouvelle nomenclature activité – produit pour mutualiser les achats ; -Faire attention sur les n° de marché à signaler sur le fiche de suivi ; -Mise en place du nouveau livret d’accueil prévue fin juin 09 pour approbation des élus. 7

3. L’audit externe du 20 Mars et les audits internes 3.2. Les Audits internes : Réunion de clôture du 06/02/09 - sensibiliser les secrétariats que toutes les factures sont à envoyer directement aux Finances ; -nouvelle nomenclature et planning de formation achat à établir ; - dématérialisation des bordereaux et pièces repoussées à 2010 ; - beaucoup de factures en retard à la BMI ; attention aux factures manuscrites non arrêtées en toutes lettres, non signées et parfois non adressée à la collectivité ; intégrer la charte informatique dans le livret d’accueil ; savoir extraire les données du progiciels comptable sur tableur pour bien analyser son budget ; 8

3. L’audit externe du 20 Mars et les audits internes 3.2. Les Audits internes : Réunion de clôture du 06/02/09 ( suite ) - difficultés à obtenir des informations et des pièces relatives aux marchés, fiche de suivi pas toujours rendues rapidement par les techniciens; -l’archivage peut être allégé dans les services car il vient en doublon avec la Direction des Finances ; - Paiement internet des recettes : faire attention aux internautes qui ne font pas leur règlement dans le délai de 15 jours ou qui opte pour d’autres types de règlement tels que les chèques CESU : avertir la direction des finances de tous problèmes éventuels ; - Attention au bon libellé des tiers sur les titres et les factures avec code SIREN + APE à 5 chiffres pour les entreprises. 9

4. Planning des audits externes internes 4.1. Les Audits externes :Transition vers un renouvellement de la certification 2010 – 2012. Prochain audit fixé le 3 Juillet 2009 : Revue documentaire en vue du renouvellement ; Service courrier ( suite à la réorganisation de la galerie ) ; Direction des Affaires culturelles –Cellule évènementielle et Festivals Disponibilité obligatoire des agents. - Audit triennal de renouvellement en Janvier - Février 2010 ( Trois jours d’audit ). 10

4. Planning des audits externes internes 4.2. Les Audits internes : Réunion d’ouverture du 27 Mars 2009. En plus des services habituels : UDD Festivals Direction des affaires culturelles Intégration des nouveaux budgets rattachés à la Direction. Direction des actions sociales Impact du nouveau Pôle Enfance. 11

5. Le paiement des prestations artistiques Principe : par défaut, la collectivité est considérée comme employeur – donc bulletin de paie (sauf travailleurs indépendants ). Le numéro SIRET ne suffit pas pour considérer l’artiste comme travailleur indépendant. La qualité de travailleur indépendant n’est possible que dans le domaine du Spectacle vivant, chanteur, acteur, comédien, conteur, danseur, animation de rue… Dans les domaines des Arts plastiques et des auteurs littéraires, écrivains, expo photo, la collectivité, cette qualité de travailleur indépendant ne s’applique pas et les cotisations doivent être versées à des caisses spécifiques. 12

5. Le paiement des prestations artistiques 1. Domaine du spectacle vivant ( sauf exploitation de lieux de spectacle, production, diffusion et spectacles enregistrés ) pour des personnes physiques ou morales qui exercent occasionnellement dans la limite de six représentations par année civile : possibilité de faire une déclaration au Guichet Unique du Spectacle Occasionnel ( GUSO ). Déclaration et paiement faits directement par la collectivité ou l’artiste ( dans ce dernier cas, refacturé à la collectivité ). Attention aux enseignants de l’école de musique, intervention d’un orchestre qui reçoit un cachet et autres intervenants ( ex : conteurs ) 2. Domaine des arts plastiques ( plasticiens, sculpteurs, peintre, dessinateurs, graphistes, auteurs et diffuseurs d’oeuvres … ) Les cotisations sont à verser à la Maison des Artistes. Exemple : le jardin éphémère Place des Vosges réalisé par un artiste plasticien : contribution diffuseur 1% + précomptes salarial à verser à la Maison des Artistes. Exception : L’artiste doit présenter à la collectivité une attestation S2062 qui permet à la collectivité d’être dispensée de versement à cet organisme ( paiement direct par l’artiste ). 13

5. Le paiement des prestations artistiques 3. Domaine des auteurs littéraires, écrivains, expo photos, télévision, de composition musicales, d’œuvre chorégraphiques, cinématographiques ( cas des Imaginales ). Les cotisations sont à verser à l’AGESSA ( Association pour la GEstion de la Sécurité Sociale des Artistes auteurs ). Même dispense sur présentation de l’imprimé n° S 2062. Exemple : contrat de publication avec un auteur littéraire dans le cadre du festival des Imaginales : cotisations à verser à l’AGESSA. Soit : La contribution diffuseur égale à 1% de la rémunération brute hors taxe, -le précompte salarial. 4. Réalisation de prestations d’enseignement – animation sans diffusion d’une œuvre artistique. Cas des ATE, Eveil culturel, animations auprès de groupe. Soit la collectivité paie à une structure qui emploie ces artistes. Soit la collectivité les emploie directement. 14

Hélios et l’actualisation du fichier fournisseurs 6. Point d’étape : Hélios et l’actualisation du fichier fournisseurs Dans la mesure du possible, obtenir le code SIRET et APE à cinq chiffres du fournisseur. Rappel : demander aux fournisseurs, surtout les nouveaux, le RIB complet ( mail du 12 mars dernier ) et pour les non français l’IBAN et le code SWIFT ou BIC. Possibilité de trouver code APE et SIRENE sur l’adresse http://avis-situation-sirene.insee.fr/avisitu/jsp/avis.jsp 15 7

Hélios et l’actualisation du fichier fournisseurs 6. Point d’étape : Hélios et l’actualisation du fichier fournisseurs Le numéro SIRET se trouve sur les Numéro de TVA intracommunautaire En enlevant FR + 2 premiers chiffres 16

Hélios et l’actualisation du fichier fournisseurs 6. Point d’étape : Hélios et l’actualisation du fichier fournisseurs Site pour obtenir le code APE équivalent à 5 chiffres 17 26 7

7. Remarques diverses 18 A noter : actualisation des Plans comptables M4 M49 M14 au 31 Décembre 2008 Attention : la M22 SSAD et Magnolias est une nomenclature abrégée Ne pas décaler les documents à remettre au mandatement selon le modèle transmis ( le dessin est purement pédagogique ) Rappel de la procédure d’extraction sous excel ( disponible sous sime ) Attention au bon libellé des tiers sur les titres selon les exigences Hélios, notamment pour la Restauration Scolaire Attention à bien remplir la partie gauche de la fiche de suivi qui a été actualisée avec une validation rapide ( case synthèse à cocher ) Les factures rédigées par nos collectivités doivent être : toujours datées et numérotées sans TVA si non assujettie ( à préciser sur la facture ) Hors taxe + taux et montant de TVA + TTC + n° de TVA intracommunautaire de la collectivité si assujettie 18

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