JIQHS 2012 – La Villette, Paris 26 & 27 novembre 2012 Séance Découverte D1 : Visual Hospital, c’est révolutionnaire Le management visuel à l’hôpital Quelques exemples de mise en application AFTIMOS Stéphanie, Consultant Manager, +33 6 65 87 34 11, stephanie.aftimos@ge.com GE Healthcare Performance Solutions, 119 rue de Paris, 92 772 Boulogne-Billancourt Cedex

Exemple 1 Préparation et anticipation des sorties Comment éviter des « loupés » dans les sorties des patients ? Comment s’assurer que l’ambulance a été commandée, les ordonnances préparées, la famille prévenue, … ? Comment s’assurer d’une bonne communication et coordination entre les différents intervenants ? (secrétaire, cadre, IDE, médecin, assistante sociale ?)

Date prévisionnelle de sortie Signal visuel déclenche une action Rouge : à prévoir Jaune : en cours Vert : réalisé Bleu : patient sorti Médecin responsable 1 couleur / spécialité Préparation sortie : Ordonnances Bon de sortie Rendez-vous de suivi Date prévisionnelle de sortie Visuel permettant de véhiculer deux types d’informations : information passive (indicateur visuel), information suggestive (signal visuel).

Avantages La sortie est un exercice collectif : la mise en place du management visuel permet de nous manager les uns, les autres Permet de réduire les risques de « loupés » à la sortie, et donc d’accélérer la prise en charge des patients à partir des urgences … mais nécessite une implication de la part de tous

Exemple 2 Gestion des réserves / Matériel stérile Les dispositifs médicaux stériles peuvent être conservés sur une durée de temps précise, au-delà de laquelle, le processus de stérilisation doit être renouvelé. Quelles sont les boites pour lesquelles la stérilisation doit être renouvelée ?

Chaque mois, les étiquettes apposées sur les boites conditionnées changent de couleur. Au-delà du 31/06/2012, l’existence dans la réserve, de boites avec une étiquette « rouge », signale la présence d’un défaut. Système de management visuel permettant de véhiculer une information suggestive (signal visuel), qui rend le défaut visible et déclenche une action correctrice.

Avantages Diminution des risques d’infections Diminution du temps consacré par les IBODE au recensement des péremptions Recentrage des IBODE sur leur cœur de métier

Exemple 3 Gestion des dispositifs médicaux Ou puis-je trouver tel ou tel dispositif médical ? Quels sont les DM qui me manquent ? Lesquels dois-je commander ? Et dans quelle quantité ? Qui va trouver le temps de gérer les stocks ? Qui va passer la commande ?

Double bac ou système plein-vide : un bac vide donne le signal pour déclencher une commande Signal visuel : la couleur du bac identifie le type de dispositif médical : bleu = respiratoire, rouge = veineux, jaune = pansement L’étiquette mentionne : Le nom usuel Le nom tel qu’il figue dans le catalogue Les quantités de réapprovisionnement Double étiquetage : Bac + étagère. L’absence du bac est signalée par la présence d’une étiquette sur l’étagère Visuel permettant de véhiculer plusieurs types d’informations : une information passive, suggestive et agressive

Avantages Temps de commande écourté d’une heure Elimination des ruptures de stock Rapidité dans le rempotage des chariots Réduction des risques d’erreur Recentrage des IDE sur leur cœur de métier

Exemple 4 Affichage mural Où sont les informations concernant mon planning du mois prochain ? Cette collecte est-elle toujours d’actualité ? Est-ce une information officielle ? Est-ce la dernière version ?

Identification d’un responsable communication Pour aller plus loin : Impression uniquement sur papier couleur et mise sous film  toute photocopie n’est pas bonne Identification d’un responsable communication Visuel permettant de véhiculer une information passive, et possiblement suggestive

Exemple 5 Décontamination Comment s’assurer du respect du circuit sale  propre ? De gauche à droite ou droite à gauche ? A chaque étape, quel est le niveau de dilution de ma solution ?

Visuel permettant de véhiculer une information passive Identification du circuit sale  propre par marquage mural Gradation des éviers de manière à faciliter la dilution Visuel permettant de véhiculer une information passive

Avantages Aide à garantir une bonne décontamination et donc un bon résultat de stérilisation Facilite le respect du circuit sale  propre et la bonne dilution des solutions

Exemple 6 Boitier de contrôle des fluides et gaz Le boitier fonctionne-t-il correctement ? Quels sont les indices pour le savoir ?

La procédure à suivre en cas de panne est explicitée Affichage au côté du boitier d’un visuel dans « l’état normal ». Tout écart par rapport à ce visuel, permettant alors d’identifier une panne Visuel permettant de véhiculer une information à la fois passive et suggestive

Exemple 6 Boite de chirurgie Cette boite de chirurgie est-elle complète ? Contient-elle tous les instruments nécessaires ?

Plus la photo de la boîte Pour aller plus loin : La boîte structurée Plus la photo de la boîte L’absence d’un élément est rapidement repéré grâce au thermoformage, même pour un œil non avisé Visuel permettant de véhiculer une information à la fois suggestive, agressive et sûre

Avantages Gain de temps dans la réfection des boites Possibilité de délégation sécurisée de certaines tâches Eviter des mauvaises surprises au bloc opératoire : moins de risques Améliorer la qualité de la prise en charge

En conclusion Plusieurs types de visuels … des niveaux d’information différents (passif, suggestif, agressif, sûr) et par conséquent des impacts différents sur nos comportements Un outil de management collaboratif qui doit permettre au quotidien, de : Nous aider à faire notre travail correctement A rendre les défauts « visibles »