Modalités de mise en œuvre de la 1ère campagne de pilotage des gains achat septembre 2012 Direction Générale de l’offre de soins - DGOS

La première campagne de pilotage des gains vise à valoriser les acteurs et les premiers succès d’une part, à préparer l’année 2013 d’autre part Le contexte Objectifs Valoriser et donner de la visibilité à la performance achat des établissements et des groupements de commande / crédibiliser la démarche de transformation. Initier un dialogue avec les principaux établissements pour accompagner la mise en place de plans d’actions achats. Suivre la constitution / le renforcement de groupements de commande territoriaux. Valider la réalisation des objectifs de gains achat régionaux 2012. Produire un premier état prévisionnel des gains régionaux 2013, afin de déterminer les éventuelles actions de renforcement à mettre en place. Poursuivre la diffusion de la méthode de calcul des gains achat. Les achats hospitaliers représentent 18 Md€, second poste de dépenses des établissements de santé après la masse salariale. Les bonnes pratiques et les succès sont nombreux mais ils sont encore isolés et doivent être partagés entre tous les établissements. Le programme PHARE, lancé en octobre 2011, a identifié un potentiel de gains au plan national de 910 M€ sur la période 2012-2014 autour de trois axes : Favoriser la mise en place d’un responsable achat unique en établissement qui anime un dialogue avec les prescripteurs sur toutes les catégories de dépenses et produit un Plan d’Action Achat annuel quantifié Développer et/ou consolider les groupements de commande au niveau national et/ou territorial Accélérer les échanges de pratiques entre les établissements (projet ARMEN) Le programme PHARE est piloté par la DGOS. Les ARS jouent un rôle de facilitateur et d’animateur régional, au service des établissements. 2

Que mesurent les gains achats ? Voir doc. méthode de calcul des gains achat Que mesurent les gains achats ? Impact de ce que l’on a fait de mieux / de différent que la fois précédente Economies sur achats récurrents Économies sur achats ponctuels Actions de progrès et ce pour l’ensemble des dépenses d’investissement et de fonctionnement d’un établissement. Gains ramenés à une base annuelle ou « 12 mois » Ou autre suivi : pro-rata temporis sur les années N et N+1(permet d’approcher l’impact sur les dépenses N et N+1) La pratique de parler des gains totaux pendant toute la durée d’un marché pluriannuel est à proscrire car elle ne permet pas de calculer des % de gains Les projets sont inscrits dans le plan d’action achat l’année de leur notification Recherche de progrès continu => nouveaux projets comparés sur une base homogène (12 mois)

Voir Kit établissement La maquette de plan d’action achat annuel, un outil Excel unique pour quantifier les actions de gains dans un établissement, quel que soit son niveau de maturité Voir Kit établissement La maquette de plan d’action achat recense l’ensemble des actions de progrès dans les établissements, par année. Important : afin de tenir compte de la maturité des groupements de commande, pour cette première campagne de pilotage des gains, il est demandé aux établissements d’inscrire dans les PAA tous les gains achat à l’exception des gains générés directement par leur participation à des groupements de commande (territoriaux ou nationaux). Pour les groupements de commande nationaux et territoriaux, la remontée des gains sera assurée par la DGOS et les ARS.

Pour les groupements de commande, un tableau de bord dédié de suivi des gains a été élaboré. Il concerne à ce stade uniquement les opérateurs nationaux Le tableau de bord est aujourd’hui utilisé par les groupements nationaux : UNIHA, Resah IdF, Unicancer, UGAP, et suivi par la DGOS. Il a vocation à être utilisé progressivement par les groupements de commande régionaux, notamment quand seront disponibles des outils d’automatisation du calcul des gains (chantier animé par le Resah IdF).

Groupements nationaux Consolidation et analyse des gains La DGOS assurera la consolidation et l’analyse des données régionales et nationales ARS Groupements nationaux (UNIHA, Resah IdF, Unicancer, UGAP) Objectif : Suivre la mise en place de plans d’actions achats dans les principaux établissements et la constitution / le renforcement de groupements de commande territoriaux Modalités : Remontée des gains 2 fois par an ( mai / juin et novembre - décembre) Objectif : Suivre la réalisation des gains par les groupements nationaux Modalités : Suivi régulier Consolidation et analyse des gains (DGOS)

Première campagne de pilotage des gains : mode opératoire type Action Resp. Sept. Oct. Nov. Déc. Janv. Identifier les établissements à fort enjeu et les principaux coordonnateurs de groupements territoriaux ARS Présenter le mode opératoire aux établissements identifiés au cours d’une réunion téléphonique ou physique et remettre la maquette de PAA Présenter le mode opératoire aux groupements de commande identifiés au cours d’une réunion téléphonique Programmer pour les établissements une session de renforcement à la construction du PAA : kit établissement, documents ARMEN, méthode de calcul des gains, maquette de PAA… Tenir une réunion téléphonique ARS / Resah IdF pour organiser les modalités d’appui au calcul des gains pour les groupements territoriaux Recueillir les PAA 2012 (réalisé) et les PAA 2013 (prévisionnel) des établissements – dialoguer sur les principaux projets Recueillir les gains 2012 (réalisé) et les gains 2013 (prévisionnel) des principaux groupements de commande Renseigner le tableau de bord régional Envoi à la DGOS des tableaux de bord + PAA 2012 (réalisé) et PAA 2013 (prévisionnel) Consolidation et analyse des données DGOS Retour Comité des achats, Comité des Marchés, COPIL Phare et proposition d’actions de renforcement

Synthèse : le pilotage des gains doit avant tout permettre de dialoguer avec les établissements sur la transformation de leur fonction achat Ne pas viser l’exhaustivité des données : le processus est émergent, il s’agit d’encourager, de maintenir la dynamique de progrès et de privilégier les établissements et groupements à plus fort enjeu. Utiliser le dialogue avec l’établissement pour l’accompagner dans la construction de son PAA 2013 : que manque-t-il pour avancer ? quel soutien l’ARS peut-elle apporter ?...Mettre en avant le dispositif d’accompagnement : kit établissement, documents ARMEN, formation ANFH, référentiel de calcul des gains, GT dédié à la construction de son PAA… Ne pas demander aux établissements de déclarer dans leur PAA les gains portées par des groupements de commande nationaux et territoriaux. La DGOS et les ARS assureront une consolidation de ces gains et un contrôle de cohérence sur un échantillon d’établissements. Tenir compte dans le dialogue avec les groupements territoriaux que peu d’entre eux ont l’habitude et les moyens de déclarer leurs gains. Organiser en octobre une réunion avec le Resah IdF pour définir les modalités d’appui aux groupements pour le calcul des gains.

Rappel : objectifs de gains du programme PHARE 2012 210 millions € 2013 320 millions € 2014 380 millions € Ile de France 178 M Corse 4 M Centre 36 M Bretagne 47 M Provence-Alpes Cote d’Azur 61 M Languedoc-Roussillon 32 M Limousin 15 M Rhône-Alpes 86 M Franche Comté 18 M Lorraine 35 M Alsace 29 M Basse Normandie 25 M Haute Normandie 25M Nord Pas De Calais 57 M Picardie 30 M Pays De La Loire 46 M Poitou-Charentes 27 M Bourgogne Aquitaine 42 M Midi-Pyrénées 38 M Auvergne 20 M Champagne Ardennes 21 M

Rappel : tableau de bord régional de suivi des gains et du déploiement (kit ARS) Attention : utiliser la dernière version du tableau de bord (sept. 2012) Le tableau de synthèse reprend les thèmes développés ensuite: Suivi de la mise en place Suivi des gains PAR-FGP053-20111027-MODELE-EP2710 10

Rappel : tableau de bord régional de suivi des gains et du déploiement (kit ARS) Attention : utiliser la dernière version du tableau de bord (sept. 2012) Le tableau permet de suivre le déploiement des PAA dans les établissements Le tableau permet de suivre les gains des établissements et des groupements régionaux PAR-FGP053-20111027-MODELE-EP2710 11