Nouvelles pratiques dimpression Présentation, 6 octobre 2011

Projet IMAGE I mpression M ultifonction À G estion É cologique Le Projet IMAGE propose le développement dune nouvelle offre de services dimpression, de photocopies, de numérisation et de télécopies, intégrée à un modèle de gestion performant et centralisé. À la fine pointe de la technologie, ce projet suscitera de nouvelles pratiques dimpression et contribuera à réduire notre empreinte écologique. Limplantation dun nouveau parc déquipement permettra de réduire la consommation du papier et des coûts qui y sont reliés. La nouvelle vision de limpression

Le Service des entreprises auxiliaires, en partenariat avec le SITel, mène le projet de remplacement et damélioration de la flotte de photocopieurs, imprimantes, numériseurs et télécopieurs. Cette démarche a pour but de mieux aligner les solutions offertes avec les besoins de la communauté universitaire, dans un contexte de forte convergence des technologies, de demande croissante de contrôle et de diminution des coûts qui y sont associés, tout en contribuant aux objectifs de développement durable de luniversité. Il sagit dun projet innovateur par son approche : processus damélioration et doptimisation dès la première phase – une première parmi les universités québécoises –. Le déploiement sera effectué en deux phases subséquentes : 1- Personnel administratif et de soutien + impression payante; 2- Personnel enseignant, Chaires et Centres de recherche. 1. Projet IMAGE

2. Analyse des besoins: mandat Lexmark Printemps 2009 Prise dinventaire dun échantillon de 15 services administratifs, soit environ 30% de luniversité. Répertorier les données brutes de la situation actuelle du parc dimpression et services connexes, fournir une synthèse des données. Prise dinventaire de la totalité des équipements « impression payante », soit 68 copieurs, 8 imprimantes et tous les équipements présents dans 6 laboratoires informatiques excluant latelier de production et les centres de services de Repro-UQAM. Les livrables : Létat du parc, via un inventaire physique de léchantillon; Les résultats de sondages auprès du secteur administratif et académique, ainsi quauprès des étudiants; Le sommaire de rencontres effectuées auprès du personnel administratif et académique.

2.1 Analyse - Constats Sur équipé Équipement désuet Équipement sous-utilisé Empreinte écologique à réduire Coûts globaux non connus

Parc déquipements désuet: moyenne dâge des équipements est de 7,8 ans. Moyenne dâge visée: 5 ans Retirer toutes les imprimantes de 5 ans et plus en transférant le volume sur des MFD ou des imprimantes plus performantes. Ratio employé(e)s/équipement: 1,15 employé(e) par équipement (imprimantes, photocopieurs, télécopieurs, numériseurs) Faible taux dutilisation des équipements: léquivalent dune moyenne de 3,5 minutes par jour (tous équipements confondus); versus un taux dutilisation optimisé de 24 à 45 minutes Taux dutilisation moyen des imprimantes 73 impressions/jour Taux dutilisation moyen des photocopieurs 261 impressions/jour Limpression recto-verso peu utilisée; technologie désuète (19% des équipements ont la capacité du R/V; utilisé 8%) 25% des équipements sont des imprimantes personnelles Gestion décentralisée: aucune information sur les coûts globaux (on connaît seulement les coûts des photocopies); aucune information sur les volumes, la répartition et les types de travaux. Ratio employé(es)/équipement visé dès la première année: 3,7 Cible minimale dès la première année: tripler le taux moyen dutilisation Utilisation efficace des appareils par la réduction des impressions et le déploiement responsable et équitable des équipements 100% des nouveaux équipements configurés par défaut recto- verso (projet défi papier) Réduire le nombre dimprimantes personnelles de 30% dès la première année; objectif final 70% Gestion intégrée et centralisée de tout le parc déquipements: gestion effectuée intégralement par le service REPRO; contrôle des coûts et réduction du nombre dimpressions par une rétro facturation par utilisation sur tout type dappareil réseau neuf ou déjà en place. 3. Situation actuelle et situation visée

4. Avantages du projet 0ffre de nouveaux services: numérisation (avantage pour le projet SIGA3), impression couleur; Amélioration des services dimpression: rapidité, qualité, flexibilité, traçabilité; Gestion intégrée et centralisée de toute la flotte par Repro-UQAM; Optimisation constante sur toute la durée du contrat: meilleure intégration des changements technologiques; Centre dassistance unique pour tous les types d'appels de service et de demandes de support technique. Volet Services Volet Coûts Contrôle et diminution des coûts; Rentabilité du projet dès la première année par : o Loptimisation du parc déquipements; o La réduction du nombre dimpressions; o La réduction de la consommation de papier par impression recto-verso; o La réduction des coûts de télécopie (serveur de fax; fax to ). Nouveaux revenus générés par des équipements répondant aux nouveaux besoins identifiés chez la clientèle étudiante: numérisation, impression couleur, impression à distance, etc. Volet Sécurité Ce projet permettra également, par la consolidation et la reconfiguration du parc dimpression, de sécuriser davantage les imprimantes de lUQAM qui sont présentement vulnérables face à lInternet et au réseau interne de lUQAM. Volet Environnemental Défi papier: responsabilisation de lutilisateur; recto-verso utilisé par défaut; numérisation; télécopies reçues en mode numérique (ARBRE DÉCISIONNEL); Réduction de la consommation dénergie (appareils Energy Star); Récupération totale des cartouches dencre vides.

5. Étapes à venir Cartographies des équipements: Preuves de concept: SITel/SEA Présentation des offres de services Déploiement et formation pour les utilisateurs Processus damélioration tout au long du projet

6. Échéancier

7. Tarification Coût proposé Coût par page monochrome sur imprimante: 0,06$ pour les premières; 0,049$ pour les suivantes. Coût par page monochrome sur MFP: 0,049$; Coût par page couleur: 0,20$; Coût par page en numérisation:0,005$; Le coût par page comprend la location, lencre et la maintenance; Un seul coût pour lensemble des formats (lettre, légal, tabloïd); Exclus: le papier; Note: un crédit pour les imprimantes de moins de 5 ans sera alloué. Service Temps de réponse/Service (suite à votre appel de service): Appareils multifonctions: 4 heures ouvrables; Imprimantes réseaux: prochain jour ouvrable.

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Présentation des offres de services Dépôt du cas d'affaire à l'unité Évaluation de l'offre déposée (situation actuelle vs proposée) Entente de services