LOISIRS, SPORTS ET DÉVELOPPEMENT DES COMMUNAUTÉS Le système de gestion des inscriptions LUDIK au service des organismes Congrès AQLM Saguenay 2010 LOISIRS, SPORTS ET DÉVELOPPEMENT DES COMMUNAUTÉS

Objectifs de la présentation Présenter aux collègues notre expérience de l’utilisation de la plate-forme LUDIK comme un outil important de support aux organismes Partager notre expérience et nos résultats

Portrait de la ville de Gatineau Fusion des ex-villes (5) Population de 242 124 habitants Territoire de 340 km2, 47 km linéaire 18 districts électoraux

Le cadre de soutien Définit les grandes orientations du soutien offert aux organismes de la communauté 3 catégories : grand partenaire, partenaire de soutien, partenaire collaborateur Le support LUDIK-IO : un élément clé de notre support offert aux grands partenaires dans une première phase

LUDIK Application Windows Application ACCESS Application Web Carte citoyen Tourniquet LUDIK-Biblio Inscription LUDIK-IC LUDIK Réservation LUDIK-RVI Équipement LUDIK-IO

La carte Accès-Gatineau Nécessaire pour le processus d’inscriptions à la programmation par internet et téléphone Gratuit pour la bibliothèque pour tous les groupes d’âge  Tarification pour le volet des activités libres Carte émise dans le réseau bibliothèque (10)  Plus de 65 000 cartes par année  Carte renouvelable à chaque année

Les étapes de fonctionnement SUPPORT AUX ORGANISMES SOUTENUS PAR LA VILLE DE GATINEAU Création du compte Organisme dans LUDIK-IO Entrée et mise à jour des différentes activités définis par l’organisme Possibilité d’utiliser le système d’inscription de la Ville Système téléphonique automatisé (RVI-Bell) Système LUDIK-Internet Citoyen 7 30/03/2017

4. La Ville compile les paiements par carte de crédit (Visa – MasterCard) via Internet et par téléphone Un montant est transféré à chaque organisme pour tous les paiements (mensuel ou à la fin de chaque période d’inscription) Vérification des inscriptions grâce à la carte Accès Gatineau Réduction du temps nécessaire à compléter une inscription

5. Flexibilité des périodes d’inscription en ligne Périodes prédéterminées en ligne Périodes flexibles via Internet Support aux organismes – LUDIK-IO (inscriptions, rapports, etc.) LUDIK INTERNET CITOYEN Permet au citoyen ayant un dossier dans LUDIK de s’inscrire via Internet LUDIK-IO Interface Internet permettant aux organisations de gérer leurs inscriptions 9 30/03/2017

Total des inscriptions Statistiques 2010 INSCRIPTION Inscription acceptée en attente Payé par Visa Payé par MC Non payé Organismes – par Internet 1 211 91 717 433 Organismes – par téléphone 2 260 122 1 026 624 627 Total des inscriptions Organismes 2010 3 471 213 1 743 1 057 10 10 30/03/2017 30/03/2017 10

Nombre de groupes d'activités Statistiques 2010 Téléphonie Appel en français Appel en anglais Appel transféré et traité 44439 3496 6234 Cours offerts Organismes Nombre d'organismes Nombre de groupes d'activités Hiver 2010 4 76 Hiver 2010 - Semaine de relâche 1 10 Printemps 2010 9 132 Camp de Jour 2010 5 82 Été 2010 3 17 Automne 2010 165 11 30/03/2017

Total des inscriptions Total des inscriptions Revenus 2010 Inscription par Montant - Visa Montant - MasterCard Internet 164 370,51 $ 90 965,00 $ Téléphone 626 295,50 $ 338 878,50 $ Total des inscriptions Ville 2010 790 666,01 $ 429 843,50 $ Organismes – Internet 68 148,00 $ 40 603,00 $ Organismes – téléphone 96 078,00 $ 54 073,00 $ Total des inscriptions organismes 2010 164 226,00 $ 94 676,00 $ 12 30/03/2017

Vitrine technologique 30/03/2017

La valeur ajoutée Un processus de gestion des inscriptions pour un organisme simplifié, rapide et beaucoup moins exigeant en temps Une moins grande pression sur les bénévoles Une flexibilité pour les parents de gérer leur inscription à distance Une base de données de gestion rapide et précise pour le SLSDC et les organismes

Perspectives de développement Augmenter le nombre d’organismes qui adhèrent au système de gestion des inscriptions Développement de notre base de données Développement d’indicateurs de gestion Développement d’un système automatisé de rétroaction des citoyens sur la qualité de notre offre de service Meilleure connaissance de la pratique des activités libres sur le territoire *****