support stratégique de la communication de la collectivité Titre L'intranet, support stratégique de la communication de la collectivité

Présentation Thomas Prudhomme, chef de projet thomas.prudhomme@ws-interactive.fr WS INTERACTIVE Quelques références d’Intranet de collectivités : Intranet Pastel de la Préfecture de Haute Garonne, Intranet de la SEMVAT, Intranet de l’Agence de l’Eau Rhône Méditerranée Corse, SITR (Extranet)…

Introduction Intranet, définition (n. m.) Réseau de télécommunication et de téléinformatique destiné à l'usage exclusif d'un organisme et utilisant les mêmes protocoles et techniques que l'internet. (Journal officiel du 16 mars 1999 "Vocabulaire de l'informatique et de l'internet") Réseau local et privé (entreprise) qui utilise les technologies de l'Internet : Web, e-mail, etc., mais ne s'ouvre pas aux connexions publiques.

Introduction Plan de l’atelier Intranet et collectivités, les enjeux Intranet et communication à l'intérieur d'une collectivité Mise en oeuvre d'un Intranet dans une collectivité Conclusion… et discussions

Intranet et collectivités, les enjeux 1ère Partie Intranet et collectivités, les enjeux

Intranet et collectivités, les enjeux Maîtriser les implications sur le travail dans la collectivité : Habitudes de travail à adapter, à modifier Outils de travail partagés et "contrôle" de l'activité Archivage des actions (quantité, qualité) Egalité dans le travail remise en cause par l'utilisation des outils

Intranet et collectivités, les enjeux Maîtriser la communication au sein de la collectivité : Création d’un support officiel d’information Référence à une source commune, accessible par tous Fin des informations alternatives, officieuses, contradictoires…

Intranet et collectivités, les enjeux Maîtriser la communication vers l'extérieur : Source officielle du discours vers l'usager, accessible facilement par tous (moteur de recherche) Préparer et accompagner les campagnes de communication Offrir une nouvelle forme de communication vers les partenaires

Intranet et collectivités, les enjeux Maîtriser la communication vers l'extérieur : Gérer les urgences dans la collectivité, et répercuter vers le public Intranet SEMVAT: GRAND ESPACE EN PAGE D’ACCUEIL RESERVE A L’ACTUALITE

Intranet et collectivités, les enjeux Supporter la mise en place générale des NTIC... Intranet pour centraliser l'accès aux applications, Mise à disposition de tutoriaux, d’aides à la prise en main Création d’un environnement convivial, publication de retours d’expérience

Intranet et collectivités, les enjeux ... sans créer un "outil de plus" : Créer un environnement mixte : applications informatiques et contenu éditorial Diversifier les discours : «direction vers employés» mais aussi «employés vers employés» Partager la gestion du contenu et inclure les utilisateurs au quotidien

outil de communication de la collectivité 2ème Partie L’Intranet, outil de communication de la collectivité

L’Intranet, outil de communication de la collectivité Intranet et communication collaborative : un nouvel outil de travail Espaces de travail collaboratifs : Dépôt de documents en ligne, Workflow de collaboration, Journal des actions Système d’Information Régional de l’Etat: MODULE DE CAR

L’Intranet, outil de communication de la collectivité Intranet et communication collaborative : un nouvel outil de travail Accès centralisé aux applications : Accès à partir de l’accueil Identification centralisée Aide disponible Agence de l’Eau Rhône Méditerranée Corse: A DROITE DE LA PAGE D’ACCUEIL, IDENTIFICATION ET LIENS D’ACCES VERS TOUTES LES APPLICATIONS

L’Intranet, outil de communication de la collectivité Intranet et communication collaborative : un nouvel outil de travail Intégration d’organismes extérieurs grâce à des Intranet accessibles depuis l’extérieur : Extranet Partie d'un intranet accessible à l'extérieur de l'entreprise à des personnes précises - login et mot de passe pour des fournisseurs par exemple - sur Internet.

L’Intranet, outil de communication de la collectivité Intranet et communication unifiée : la centralisation de l'information Accès à l'information indépendamment du poste de travail ou sur des supports partagés Meilleur classement de l'information, accès à l'information facilitée grâce à un moteur de recherche Un moyen d'archivage et de contrôle des accès : mémorisation des mises à jour

L’Intranet, outil de communication de la collectivité Intranet et communication unifiée : la centralisation de l'information Médiathèque et mise à disposition de procédures, annuaires Information centralisée et classifiée Recherche facilitée Pastel, Préfecture de la Haute Garonne : NOTES DE SERVICES EN LIGNE ET MOTEUR DE RECHERCHE

L’Intranet, outil de communication de la collectivité Intranet et communication interne : un vecteur RH Relais des messages de la collectivité vers les agents Diffusion d’une Lettre interne lisible sur l’Intranet, actualités spécifiques sur la vie du personnel Recueil de messages et de commentaires des agents sur la collectivité

L’Intranet, outil de communication de la collectivité Intranet et communication interne : un vecteur RH Communication vers les agents de la collectivité Utilisation d’espaces récurrents pour la communication vers les agents Actualités Pastel, Préfecture de la Haute Garonne : L’EDITO EST LE RELAI DES DIRECTIONS

L’Intranet, outil de communication de la collectivité Intranet et communication interne : un vecteur RH Relais de la vie associative et syndicale Espaces d’expression Petites annonces Agenda des associations Agence de l’Eau Rhône Méditerranée Corse: AGENDA DE L’AMICALE ET DE L’ASSOCIATION SPORTIVE

3ème Partie Mise en œuvre d'un Intranet dans une collectivité

Mise en œuvre d'un Intranet dans une collectivité Analyse de l'existant : les questions à se poser Quels sont les contenus disponibles : informatiques (serveurs locaux, applications, site Internet) et éditoriaux (archives papiers, communications, Ressources Humaines, site Internet) ? Quelle est l’attitude générale de la collectivité vis-à-vis des NTIC ? Quelle est la relation de la collectivité avec l’extérieur ? (Intégration des fournisseurs, d’organismes extérieurs, des usagers)

Mise en œuvre d'un Intranet dans une collectivité Choix fonctionnels et techniques Constitution d’une équipe de travail Définition des besoins fonctionnels, des besoins d’évolutions (fréquence de mise à jour, gestion des contenus) et du planning Définition d'une plate forme de développement (existant, interne/externe) : choix techniques Rédaction d’un cahier des charges (Interne/externe) Choix de la réalisation (Interne/externe, outils CMS)

Mise en œuvre d'un Intranet dans une collectivité Mise en place des ressources, gestion des contenus Intégration d’une équipe éditoriale, définition des responsabilités (avant, pendant et après la mise en ligne). Implication équilibrée des différents services (informatique, communication, etc.) Définition d’une marche à blanc : durée, ressources disponibles et cohérence avec le planning Prévoir un beta-test avant la mise en ligne, avec retours utilisateurs

Mise en œuvre d'un Intranet dans une collectivité Lancement de l’intranet : les premiers mois… Planifier et communiquer sur une date officielle de lancement Accompagnement du lancement par les autres voies de communication interne de la collectivité Mise en place de moyens d’assistance aux utilisateurs (téléphone, email ou permanence) Supprimer les doublons d’information

Mise en œuvre d'un Intranet dans une collectivité Lancement de l’intranet : les premiers mois… Mise en place et promotion de produits d’appels Infos pratiques de la collectivité Applications indispensables Intranet SEMVAT, REVUE DE PRESSE ET DOSSIER PRATIQUE SUR INTERNET Pastel, ACCES A LA BADGEUSE PAR LA PAGE D’ACCUEIL

Mise en œuvre d'un Intranet dans une collectivité Lancement de l’intranet : les premiers mois… Mise en place et promotion de produits d’appels Informations très locales, du quotidien Espaces d’échanges Système d’Information Régional, LIEN VERS LES MENUS DU RESTAURANT ADMINISTRATIF Pastel, MODULE DE PETITES ANNONCES

Mise en œuvre d'un Intranet dans une collectivité Lancement de l’intranet : les premiers mois… Réactivité sur les remarques utilisateurs Formulaires de commentaires Réponses personnalisées et explications si pas de prise en compte de la remarque Intranet SEMVAT, FORMULAIRE DE COMMENTAIRE SUR L’INTRANET

Mise en œuvre d'un Intranet dans une collectivité Les freins possibles à l’outil Problème des sources d’informations alternatives officielles (doublon avec l’existant, papier ou web) officieuses (maintien de « BDD locales ») Approche non ergonomique (concession au moment du développement), incompréhension de l’outil Manque de formation sur l’outil ou l’environnement de l’outil Manque d’adhésion, appropriation de l’outil par un petit groupe ou manque de délégation

Conclusion Les clés du succès ? communication informatique Intranet Pertinence et ressources éditoriales informatique Performances technologiques et ergonomie Adhésion, identification, participation Intranet utilisateur

Conclusion Votre avis, vos expériences…