Séances dinformation à lintention des gestionnaires des finances des conseils scolaires et des vérificateurs externes Direction des paiements de transferts et des rapports financiers Automne 2008 Rapports financiers et gouvernance des conseils scolaires de district basés sur le CCSP

Grants for Student Needs 2 Objectif Le ministère de lÉducation cherche à moderniser le cadre de comptabilité (cest-à-dire le modèle de rapports financiers, les subventions/financement, et la gouvernance/conformité budgétaire) des conseils scolaires Le Ministère consulte des intervenants et cherche à obtenir une entente sur la présentation des résultats sur les états financiers.

Grants for Student Needs 3 Situation actuelle Les exigences en matière déquilibre budgétaire et ladmissibilité aux subventions sont principalement basées sur une comptabilité de caisse. Les rapports financiers sont une combinaison dencaisse et de calculs suivant la comptabilité d'exercice Dici à , les rapports pour les CSD fondés sur le CCSP devront inclure : une capitalisation des immobilisations corporelles sur les états financiers de leur propre entité, et les modifications au mode de présentation des réserves dans les rapports financiers. Nombre des défis concernant les changements apportés aux rapports financiers des CSD sont similaires à ceux dautres organismes gouvernementaux sans but lucratif qui songent à passer des PCGR sappliquant à ces organismes au CCSP.

Grants for Student Needs 4 Justification et objectifs Alignement des composants des rapports financiers, des concepts dadmissibilité et du cadre de gouvernance afin quils contribuent ensemble à offrir des renseignements valables et homogènes aux utilisateurs des états financiers. Améliorer la confiance du public en éliminant les « deux séries de livres ». Concevoir des états financiers propres à lentité valables, car ces enjeux nont aucun impact sur la consolidation provinciale.

Grants for Student Needs 5 Pourquoi maintenant? Les CSD préparent leurs états financiers en fonction du CCSP depuis Cependant, la Loi sur léducation na pas encore été modernisée. La comptabilité dexercice sera utilisée pour tout modèle de rapports financiers que le secteur choisira. Les CSD doivent ajouter leurs immobilisations dans leurs livres, ce qui ajoute des écarts temporaires très importants entre la comptabilité de caisse et dexercice Le concept de réserve en capitaux propres nest pas aligné sur les rapports CCSP.

Grants for Student Needs 6 Enjeux relatifs à la mise en œuvre La présentation aborde les trois impacts clés suivants : 1.Traitement des immobilisations corporelles (IC) aux fins des rapports 2.Mise à jour des « réserves en capitaux propres » dans le cadre juridique et celui relatif aux rapports. 3.Concepts séparés entre besoins dencaisse et droit aux recettes.

Grants for Student Needs 7 Objectifs de modernisation des IC Mettre davantage laccent sur le fait que les CSD doivent gérer à la fois leurs résultats opérationnels et limpact des immobilisations sur les résultats. Les décisions sont basées sur un équilibre entre les objectifs à court terme et les conséquences à plus long terme. Accent mis sur la gestion des coûts et de lencaisse séparément. Utiliser les états financiers selon le CCSP en tant que document de comptabilité clé pour le secteur.

Grants for Student Needs 8 CONCEPT : Traitement des immobilisations Les opérations de capital ne devraient avoir une influence sur la conformité budgétaire que si : La décision à ce propos était fonction de la nécessité dobtenir des recettes supplémentaires ou de baisser les dépenses pour financer le coût du projet dimmobilisations, ou en résultait. Quest-ce que cela veut dire? La conformité budgétaire ne devrait pas être fonction : du calendrier de la reconnaissance comptable des fonds pour dépenses en capital fournis, ou de lamortissement prévu et approuvé (cest-à-dire lamortissement « financé ») Toute immobilisation qui nest pas financée directement devrait faire état des pressions pour une seule année causées par des dépenses excédentaires comme laugmentation de lamortissement ou des intérêts. Ceci se produira en cas de grands travaux de construction ou de coûts de financement supérieurs au niveau de référence.

Grants for Student Needs 9 Comment mesurons-nous les opérations de capital? Examen actuel des mécanismes de définition du respect de léquilibre budgétaire suivant la comptabilité d'exercice Option 1 – Contributions différées au titre des immobilisations Différer les recettes en capital et les comptabiliser sur la même base que la comptabilisation des dépenses damortissement. La question de linterprétation des normes nest pas réglée, et nous commençons donc par une option provisoire. Option 2 – Division de létat des résultats dexploitation actuel en 2 rapports Fonctionnement du conseil scolaire Conformité budgétaire État des opérations en capital Liquidité de capital ou autre mesure Option 3 – Fournir les recettes en capital séparément de lencaisse nécessaire pour les immobilisations plus division de létat actuel des résultats dexploitation en 2 rapports Droits aux recettes = amortissement et norme Droits en argent = capital et norme La différence est un solde interentreprises avec la province Ne règle pas entièrement le problème des immobilisations financées de façon interne.

Grants for Student Needs 10 Réserves en capitaux propres Les réserves sont un concept qui est surtout utilisé pour la comptabilité des organismes sans but lucratif Les états selon le CCSP ne comportent pas dans leurs états financiers des fonds propres Les concepts de réserves sont remplacés par un excédent ou un déficit accumulé Les réserves grevées d'affectations externes seront indiquées sous forme de passif sur le bilan Les réserves non assujetties à des restrictions seront remplacées par un concept dexcédent accumulé Les contrôles provinciaux seront modifiés complètement en fonction des changements concernant lexcédent accumulé Contrôle global – le fait dautoriser un écart maximum de 1 % pour lallocation de fonctionnement jusquà concurrence de lexcédent accumulé disponible permettra de réduire lexcédent accumulé sur les états financiers, tout comme les conseils puisent actuellement dans les réserves pour assurer la conformité budgétaire Les CSD qui ont un déficit accumulé ou qui respectent dautres seuils doivent disposer dun plan de gestion du déficit

Grants for Student Needs 11 Réserves définies par le conseil Excédent accumulé affecté v. non affecté Les références aux lois/règlements doivent être mises à jour car les réserves grevées daffectations externes sont considérées comme un passif en vertu du CCSP Les conseils peuvent toujours affecter lexcédent accumulé à des fins précises, p. ex., réserve pour le déneigement. Ces décisions sont laissées à la discrétion de la direction ou des conseillers scolaires Ceci peut figurer dans les notes aux états financiers Tout déficit en cours dexercice inférieur à 1 % de lallocation de fonctionnement, jusquà concurrence de tout excédent accumulé, sera automatiquement approuvé; cependant, le conseil décidera comment consigner cela, si lexcédent accumulé a été affecté à une fin précise. Tout déficit en cours dexercice supérieur à 1 % de lallocation de fonctionnement, jusquà concurrence de tout excédent accumulé, nécessitera lapprobation du Ministère; cependant, le conseil décidera comment consigner cela, si lexcédent accumulé a été affecté à une fin précise.

Grants for Student Needs 12 Définitions du financement : encaisse v. recettes Les droits réglementaires actuels calculent un paiement en espèces que les conseils enregistrent en tant que recettes Le concept de « financement » doit être divisé en financement des coûts des CSD par le biais de « droits en matière de recettes » et en financement des exigences en matière dencaisse par le biais de « droits en argent ». En général, pour la plupart des coûts de fonctionnement, les droits en matière de recettes correspondent au paiement en espèces. Ceci nest pas automatiquement le cas des investissements en immobilisations ou des avantages sociaux futurs des employés. En séparant la trésorerie des droits en matière de recettes, limpact financier de toute décision pouvant entraîner un dépassement par les dépenses du niveau repère des droits en matière de recettes doit être géré de façon interne par le conseil, car ceci sera reflété en tant que déficit servant à assurer la conformité budgétaire.

Grants for Student Needs 13 Financement des mouvements de la trésorerie v. recettes Le Ministère devra mettre sur pied un mécanisme permettant de fournir des liquidités aux CSD différent de leurs droits en matière de recettes, compte tenu des décisions passées ou actuelles (p. ex., ententes actuelles sur la dette, nouveaux investissements en capital). Le calcul des recettes provenant des subventions se fait en utilisant des inducteurs dactivités et des taux repères pour établir les approbations en matière de dépenses que le CSD devra gérer. Toute différence entre le financement de lencaisse et les droits en matière de recettes basés sur le CCSP entraînera un montant dû à ou par la province. Les subventions à des fins multiples introduisent une variabilité de la planification des résultats financiers et, dans la mesure du possible, on les divisera en éléments de fonctionnement et en capital distincts (p. ex., les subventions pour la réfection des écoles).

Grants for Student Needs 14 Répercussions de lutilisation des droits en matière de recettes Limpact financier des décisions faisant que les dépenses dépassent un repère pour les droits en matière de recettes au cours dune année précise doit être géré de façon interne par le conseil, car il sera indiqué comme déficit utilisé aux fins de la conformité budgétaire. La différence entre les droits en argent et les droits en matière de recettes prendra la forme dun montant dû à ou par la province. Cette méthode tient compte de la comptabilisation par le gouvernement actuel de limpact des avantages futurs des employés, ce qui fait que le paiement ne représente quune opération de caisse et non pas un crédit futur approuvé.

Grants for Student Needs 15 Que puis-je faire? Renforcer les concepts de comptabilité dexercice auprès de vos intervenants Les rapports sur la conformité budgétaire seront basés sur des calculs selon la méthode de comptabilité d'exercice et les états de référence du CCSP lorsquils utilisent pleinement la méthode de comptabilité dexercice. Veuillez examiner les résultats opérationnels actuels et ceux touchant les immobilisations pour savoir si les uns financent les pressions en matière de financement des autres.

Grants for Student Needs 16 Calendriers actuels Discuter des changements avec les organismes centraux (gestion financière et planification de linfrastructure) (maintenant) Modifications apportées aux lois pour refléter les concepts de comptabilité dexercice (mars 2009) Modification des règlements pour faire état des calculs de comptabilité dexercice pour les recettes et des droits distincts en argent (mars 2009) Sensibilisation aux nouveaux concepts déquilibre budgétaire (janvier 2009) Mises à jour des formulaires du SIFE (décembre 2008)