Formation des bénévoles LA COMPTABILITE DES ASSOCIATIONS DDJS 79 11 MARS 2009

Qu’est-ce que la comptabilité ? La comptabilité est un système d’organisation de l’information financière permettant de : - saisir, classer, enregistrer des données de base chiffrées ; - présenter des états reflétant une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’association à la date de clôture.

Qu’est-ce que la comptabilité ? La comptabilité permet d'effectuer des comparaisons périodiques et d'apprécier l'évolution de l’association dans une perspective de continuité d'activité. La comptabilité permet une analyse des données de base en vue de mieux éclairer sa gestion.

Pourquoi une comptabilité ? Pour le bureau et la direction de l’association - mesurer et contrôler les effets des actions menées sur les résultats et la situation financière ; Pour les adhérents - contrôle de la gestion afin de garantir une bonne utilisation des ressources ;

Pourquoi une comptabilité ? Pour les partenaires financiers - analyser et apprécier la situation de l’association pour le maintien de l’octroi d’aides de toutes sortes ; Pour les salariés - comprendre et apprécier la situation de l’association ;

Pourquoi une comptabilité ? - mesurer le résultat des efforts entrepris ; - contrôle de l’intéressement ou de la participation ; - apprécier la pérennité ; Pour les fournisseurs - apprécier le risque ;

Pourquoi une comptabilité ? Pour l’État - contrôle de l’utilisation des subventions ; - vérifications des impositions ; - éventuelles statistiques ; Pour les Fédérations - contrôles, statistiques ;

Obligations comptables Pour cela, il est recommandé de tenir une comptabilité pour trois raisons : Démocratique Economique Juridique

Obligations comptables Démocratique : présenter des comptes compréhensibles et vérifiables aux adhérents qui ont légalement accès à la comptabilité de leur association et ont droit à toutes les explications qu’ils demandent. C’est la transparence financière

Obligations comptables Economique : seule une comptabilité tenue régulièrement peut permettre aux dirigeants d’une association de « suivre » et de contrôler la gestion de l’association. C’est l’outil indispensable pour assurer la pérennité de l’association et mener une politique de développement. C’est un instrument de gestion

Obligations comptables Juridique : pouvoir présenter des comptes clairs et précis à toute demande des autorités ou services autorisés. En aucun cas, une association ne doit se sentir dégagée de l’obligation d’organiser et de structurer sa comptabilité. Ce sont les obligations légales

Obligations comptables Dans certains cas bien précis, les associations ont l’obligation d’établir leurs comptes annuels selon les règles prévues par le plan comptable associatif :

Obligations comptables Ce cadre comptable obligatoire adapte les règles du plan comptable général aux spécificités des associations. Lorsque les seuils, rendant obligatoire ce plan comptable, seront atteints l'association disposera généralement de l'assistance d'un expert- comptable et sera soumise à l'obligation de désigner un commissaire aux comptes.

Obligations comptables Lorsqu’elle se situe en dessous de ces seuils, l'application du plan comptable est recommandée mais n'est pas obligatoire. En ce cas Il conviendra de tenir une comptabilité probante et de faire une application simplifiée des dispositions du plan comptable associatif.

Obligations comptables Seuils : aide municipale > à 50% du budget (OC) subvention > 23 000 € (convention + OC) cumul annuel des aides > 153 000 € (CC + OC) activité économique (OC) si 2 des 3 critères suivant : > 50 salariés, > 3.1 millions € de CA, > 1.55 million € de total de bilan (CC + OC)

Obligations comptables Recettes - dépenses (partie simple) Tenue d’un journal des recettes et dépenses - tenue des comptes de trésorerie - ventilation des recettes de fonctionnement - ventilation des dépenses de fonctionnement Inventaire de fin d’année Situation financière de fin d’année Tableau des recettes et des dépenses

Obligations comptables Recettes - dépenses (partie double) Tenue d’un journal des recettes et dépenses - tenue des comptes de trésorerie - ventilation de toutes les opérations Inventaire de fin d’année Balance et grand livre Compte de résultat Bilan Annexe

Le plan comptable associatif Principes comptables : - prudence - enregistrement des opérations au coût historique - indépendance des exercices

Le plan comptable associatif Comptes d’actif : classe 2 (immobilisations), classe 3 (stocks et en-cours), classe 4 (tiers : clients), classe 5 (financiers) Comptes de passif : classe 1 (capitaux), classe 4 (tiers : fournisseurs) Comptes de charges : classe 6 Comptes de produits : classe 7 Comptes spéciaux : classe 8

Le plan comptable associatif Cycle comptable : 1 an justificatifs pièces comptables journal (numérotation et enregistrement) grand livre (si partie double) balance comptable (contrôle) compte de résultat et bilan budget prévisionnel

Le plan comptable associatif Compte de résultat C’est le résultat de l’année en cours (une année d’exploitation)

Le plan comptable associatif Le bilan C’est la photographie du patrimoine de l ’association

Le budget prévisionnel Le budget prévisionnel est un outil précieux de pilotage, de communication et de gestion au service du projet associatif : c’est envisager plusieurs hypothèses en évaluant leurs coûts et financements respectifs ; c’est construire un budget réaliste en prenant soin de chiffrer tous les postes nécessaires à l’élaboration du projet.

Le budget prévisionnel Au-delà de son aspect "obligatoire" dans les relations extérieures de l'association, le budget prévisionnel doit avant tout constituer la base d'appui annuelle du fonctionnement de chaque association. Pourquoi ? Tout simplement parce qu'il représente l'élément essentiel du déroulement de la vie de l'association.

Le budget prévisionnel Établir un budget prévisionnel et ne plus le consulter de l'année ne sert à rien. Cet outil de gestion doit faire l'objet d'un suivi budgétaire rapproché (chaque mois si possible). Chaque poste de dépenses et de recettes doit être comparé avec la réalité comptable du compte de résultat, et chaque différence constatée avec la prévision doit être analysée.

Le budget prévisionnel Les incidences de toute variation constatée peuvent être multiples, selon qu'il s'agit d'un poste de charges ou de produits. Il faut retenir qu'un manque de recettes, ou un excédent de charges, entraînera systématiquement un déficit d'exploitation par rapport au budget prévisionnel, avec une incidence négative sur la situation de trésorerie et, parfois, sur la situation des fonds propres.

Le budget prévisionnel Établir son budget prévisionnel requiert donc une attention extrême car son bon déroulement conditionne deux éléments clés de la santé financière de l'association : - sa structure financière et ses fonds propres ; - sa situation de trésorerie. En effet, l'incidence du résultat, qu'il s'agisse d'un excédent ou d'un déficit, revêt une importance particulière pour l'autonomie financière de l'association.

Un outil indispensable à la décision Chaque concrétisation de projet influence directement l'équilibre budgétaire de l'association et devra faire l'objet d'une analyse systématique lors de l'établissement du budget prévisionnel. Il paraît également salutaire pour l'association d'élaborer un plan de trésorerie en partenariat avec son établissement financier. Par ailleurs, plus l'anticipation des événements aura été sérieusement réfléchie et analysée, plus la réalité budgétaire annuelle se rapprochera des chiffres prévisionnels.

Un outil indispensable à la décision Cet outil s'avère en effet essentiel pour la prise de décision. Les charges doivent être soigneusement quantifiées poste par poste, en anticipant le mieux possible sur la réalité de la formation des coûts, qui ne seront engagés qu'ultérieurement. Le déroulement de l'exercice à venir doit avoir été entièrement décrypté. Les produits doivent également bénéficier de la plus grande attention car l'optimisme dans ce domaine se traduit souvent par des déconvenues.

Un outil indispensable à la décision Outre les événements ponctuels ou exceptionnels, c'est souvent la réalité des exercices précédents qui est votre meilleur guide pour vos prévisions. Comme il est plus aisé de se tromper dans le mauvais sens (sous-estimation de charges ou surestimation de produits), il est conseillé d'établir un budget prévisionnel en excédent raisonnable, ne serait-ce qu'en incluant une provision pour risques ou réserve de trésorerie.

Un outil de suivi et de contrôle A un rythme régulier, mensuel si possible, le contrôle budgétaire doit s'exercer entre les prévisions et les réalisations. Toute différence sensible doit être étudiée et avoir son explication : · décalage dans le temps ; · dépenses (ou recettes) imprévues ; · mésestimation d'un coût...

Un outil de suivi et de contrôle Les causes doivent en être recherchées et le budget doit être modifié en conséquence : · si le même résultat est visé, le décalage doit être compensé ; · à défaut, le résultat prévisionnel doit être modifié. Le budget prévisionnel est un outil vivant qu'il convient d'adapter en permanence à la réalité.

Un outil de suivi et de contrôle Chaque modification constitue un nouvel acte de gestion et de décision. Le suivi est donc tout autant primordial que l'établissement du budget prévisionnel et contribue pleinement à la qualité de la gestion de l'association.

Comment bâtir un budget ? les charges fixes Elles constituent l'assise même de l'association : · les locaux (amortissements, loyers, charges, entretien, etc.) ; · les charges externes (énergie, eau, assurance, etc.) ; · le personnel (salaires, charges, etc.) ; · les impôts et taxes (taxes sur les salaires, participation à la formation professionnelle, etc.) ; · les frais financiers (emprunts à moyen et long termes, découvert bancaire prévisible, etc.).

Comment bâtir un budget ? Les charges variables Les risques de décalage proviennent le plus souvent des postes ci-après : · les achats, souvent liés à certaines activités ; · les autres achats et charges externes (carburants, fournitures, honoraires, téléphone, affranchissements, transports et déplacements) ; · les provisions pour risques ; · les charges exceptionnelles.

Comment bâtir un budget ? Ces charges, dont la liste n'est pas exhaustive, sont effectivement liées à un certain volume d'activités et il est nécessaire d'étudier leur variabilité en fonction des recettes, des effectifs, des événements. Le côté variable de ces dépenses doit, autant que possible, être lié à des recettes clairement identifiées.

Comment bâtir un budget ? Les produits recettes certaines (selon la nature des activités de l'association) : - cotisations ou adhésions ; - subventions, une fois reçue la notification officielle ; - ventes d'actifs (si elles sont décidées et que le prix en est connu) ; - produits financiers (s'il s'agit de placements stables dont la rémunération peut être estimée).

Comment bâtir un budget ? recettes aléatoires : - ventes commerciales (lorsque c'est le cas) ; - prestations de service ; - recettes diverses (dons, reprises de provisions, divers) ; - produits financiers (s'il s'agit de placements prévus sur de courtes périodes) ; - produits exceptionnels.

Comment bâtir un budget ? L'idéal consiste à couvrir toutes les charges fixes avec les recettes certaines, ce qui élimine tout risque de dérapage budgétaire. Mais c'est souvent impossible et c'est pourquoi il faut apporter la plus extrême rigueur à vos prévisions ainsi qu'à leur suivi dans le temps.

Comment bâtir un budget ? Le résultat d'exploitation qui en découle conditionne le niveau de la capacité d'autofinancement de votre association (résultat + amortissements + provisions à caractère de réserve). La capacité d'autofinancement permet de rembourser les emprunts (en capital) et de renforcer le fonds de roulement et la trésorerie de l'association.

Conseils - Informatiser le suivi budgétaire (un tableur suffit) ; - Pratiquer un rapprochement mensuel avec la comptabilité ; - En extraire le contrôle prévisions/réalisations ; - Corriger le budget prévisionnel au fur et à mesure des écarts constatés ;

Conseils - Prendre les décisions de gestion modificative qui s'avèrent nécessaires ; - Mesurer l'incidence en matière de résultat ; - Anticiper la gestion de trésorerie en fonction des modifications adoptées ; - Au fur et à mesure du déroulement de l'exercice, le budget et le budget prévisionnel doivent ne faire plus qu'un ;

Merci de votre attention Richard FORNES conseiller à la DDJS des Deux-Sèvres à Niort chargé de la réglementation Tel : 05 49 77 11 06 Mel : richard.fornes@jeunesse-sports.gouv.fr