L’approche LEAN en santé : l’expérience d’un médecin – gestionnaire avec 2 projets I – Programme d’oncologie II – Bloc opératoire

I – Centre d’oncologie, Hôpital de G. L. Dumont, Moncton, N. B I – Centre d’oncologie, Hôpital de G.L. Dumont, Moncton, N.B., printemps 2006 Objectif : Éliminer une et, si possible 2, des 3 visites avant le traitement de radiothérapie.

II – Bloc opératoire, printemps 2007 Objectif : Améliorer la productivité de 10% : le temps passé à faire l’anesthésie et la chirurgie par rapport au temps disponible. Contexte : Étude Sullivan

I - Oncologie Situations : Gestion par programme ; Un radio-oncologue, directeur médical ; Un ingénieur, directeur administratif ; Problème de capacité en oncologie médicale.

I - Oncologie Processus : Projet discuté au comité de gestion d’oncologie; Présentation à l’ensemble des médecins et du personnel; Cartographie du cheminement des patients, de l’information et des fournitures.

I – Oncologie Processus (suite) : Formation des médecins et du personnel aux outils LEAN ; Sélection et ordre de priorité des activités ; Exécution en séquence rapide (90 jours si possible) pour garder le momentum.

I - Oncologie Réactions initiales des médecins : Défensive : perception d’intrusion par des étrangers ; Appréhension, crainte qu’on leur demande de travailler plus ; Scepticisme : On en a vu des recettes et des gourous.

I - Oncologie Réactions finales des médecins : Après explication détaillée des objectifs et des processus pour les atteindre; Après la formation des petits bateaux; Après les premiers résultats;

I - Oncologie Réactions finales des médecins (suite) L’un a réalisé, après plus de 30 de pratique médicale, qu’il faisait parti d’une chaîne qui pouvait l’aider; Tous ont apprécié les gains de productivité et/ou la diminution de stress; Certains ont demandé d’utiliser l’approche pour améliorer leur propre pratique (chirurgiens)

I - Oncologie Résultats : On a éliminé 1 des 3 visites et diminué l’attente de 50% en radio-oncologie ; On a «vidé» ou presque la salle d’attente ; Augmenté le nombre de chimiothérapie.

I - Oncologie Résultats (suite) : Diminué le surtemps ; Éliminé l’attente des dossiers ; La nouvelle hotte n’était plus nécessaire ; Une bien meilleure atmosphère de travail : moins de stress et le temps de dîner.

I - Oncologie Bénéfices pour les médecins : En plus des améliorations cliniques pour les patients et une plus intelligente utilisation des ressources: L’expérience d’une approche utilisable dans d’autres situations ; Une meilleure interaction avec la gestion ; Une atmosphère de travail plus agréable.

II – Bloc opératoire Le même scénario avec les différences suivantes : Gestion par programme plus récente ; Programme plus complexe ; Gains d’efficacité plus difficile à maintenir : il faut une vigilance médicale plus étroite.

Approche LEAN Facteur favorable à la participation médicale Les valeurs des professionnels de la santé ; La pénurie de main-d’œuvre : médicale et autres ; Une administration ouverte et crédible.

Approche LEAN Défis à la participation médicale : La culture médicale de responsabilité personnelle de la qualité des soins d’où découle l’autonomie professionnelle ; La formation : si tu travailles assez fort et tu étudies assez longtemps, il n’y aura pas d’erreur. C’est à contre-courant de la théorie de la qualité ; Biais de sélection : scientifiques qui exigent une évidence très forte avant d’accepter le changement.

Approche LEAN Conditions gagnantes pour obtenir la collaboration des médecins 1 – Leur faire une place ; 2 – Bâtir la crédibilité de la gestion : Transparence ; Constance. 3 – Trouver un terrain d’entente : La qualité des soins ; Éliminer les pertes de temps.

Approche LEAN Conditions gagnantes pour obtenir les collaborations des médecins (suite) 4 – Savoir où on va et clarifier nos attentes ; 5 – Fournir le support approprié : Personnel ; Ressources ; Formation. 6 – Respecter leur culture : Fournir les données brutes ; Standardiser par uniformiser ; Fournir les évidences ; Pas de recettes (Cookbook médecine) «Due process»

Approche LEAN Conditions gagnantes pour obtenir la collaboration des médecins (suite) 7 – Avoir les mêmes exigences pour nos propres processus ; 8 – Être réaliste : le 20/80 ; 9 – Les supporter courageusement : la qualité n’est pas négociable.

Approche LEAN Conditions gagnantes pour obtenir la collaboration des médecins (suite) 10 – Communiquer candidement et souvent ; 11 – Respectez la valeur de leur temps en investissant le vôtre ; 12 – Développer une entente de principes formelle.