Préparation budgétaire Cocktail 2009 Préparation budgétaire 1

Assistance Hot Line niveau 1 & 2 Une activité exercée à l’intérieur de périodes affichées / planifiées (heures de Paris) Un temps de réponse fixé sous 24H ouvrés. Une traçabilité totale Une répartition de charge équitable : Servir en priorité l’adhérent ayant effectué le moins de demandes Indicateurs et tableaux de bord temps réel Un numéro d’appel d’urgence

Services de base Hot Line niveau 1 Un guichet unique : Accueil / prise en compte de la demande Assistance applicative de 1er niveau (si prise de main à distance possible)‏ Analyse des demandes et vérification de leur conformité (version, niveau des patchs / scripts passés, …) suivant grille d’analyse, aiguillage Niv 2 ou 3 et suivi. Collecte des besoins Animations des forums et listes Un site Web Des forums / FAQ Evénements communauté cocktail.org Référentiel Open source 6

Services de base Hot Line niveau 2 Distribution / Diffusion / Déploiement : Toutes les Applications, scripts et frameworks Cocktail. Une interface technique de niveau 2 pour : Tous les informaticiens du consortium 7

Maintenance corrective et évolutive Hot-Line Niveau 3 Un service : Mutualisé en interne, réparti (ressources) sur une « équipe » support adressant tous les modules Cocktail : 2 possibilités : Une facturation sur service fait sur la base des compte-rendus de réalisation, des tests de validation (recette) et du temps passé. Une réservation de ressources forfaitaire (et maximale) Financé à l’externe (MàPA)

Développements Évolutions imposées par la réglementation ou les développements mutualisés à intégrer dans le PGI Cocktail : Le référentiel Les applications SENIOR (réglementaires) et JUNIOR Les FRAMEWORKs (bibliothèques partagées nécessaires à toutes les applications)‏ Les SERVEURS logiciels Les projets déjà engagés Les nouveaux projets Les refontes ou évolutions technologiques. 9

Services mutualisés Assurer la veille technologique et réglementaire Forums / Listes / groupe de travail Identifier les experts fonctionnels et les mobiliser! Réalisation des cahiers des charges Socle de base d’Indicateurs, tableaux de bord, éditions / extractions La documentation utilisateur La documentation technique à réaliser et à maintenir! 10

Budget prévisionnel (projection annuelle)‏ Direction opérationnelle : 120 K€ Assistante + Directeur adjoint + Directeur Fonctionnement général : 60 K€ Missions, Formations, Outils logiciels, Tests, Frais généraux, manifestations, sujétions, … Dont indemnités : 300 € / mois par ETP (100%) Cocktail => 36 K€/an AMoA : 28 K€ Experts fonctionnels (2jrs par mois par personne (4)): 4 experts (applications SENIOR) à raison de 2jrs/mois sur 10 mois. Cadre A. Assistance juridique (2jrs par mois ) : 7 K€ Communication cocktail : 16 K€ Hébergement système d’informations Cocktail : 8K € Location de locaux Cocktail : 30 K€ 289K€

Budget prévisionnel minimal (projection annuelle)‏ Services de Base : 300 K€ Hot-Line niveau 1 (1 x 0,5 cat B) : 15 K€ Hot-Line niveau 2 (2 x 0,5 cat A) : 60 K€ Hot-Line niveau 3 (# 2 cat A) : 125 K€ 110jrs JEFYCO 70jrs ScolariX 70jrs ManGUE / GRHUM 75jrs Paie 110jrs Hamac / Feve / DT / Physalis / SuperPlan / … Tierce maintenance applicative : 100 K€

Budget prévisionnel (projection annuelle)‏ Services en développement : Développements à poursuivre Nouveaux projets Réserver les ressources disponibles? #340K€

Budget prévisionnel 2009 Budget total # 930 K€ Recettes 2009 : 850 K€ Reports prévisionnels 2008 : > 100 K€

Voté à l’unanimité

Plan d’actions proposé pour 2009 Cocktail 2009 Plan d’actions proposé pour 2009 16

Gestion & Management des moyens. Cocktail Gestion & Management des moyens. 17

Les moyens permanents Direction opérationnelle et Hot-Line 1 & 2 : Les personnels sont placés sous l’unique autorité de la direction opérationnelle : Ils exercent « au sein » de cette direction : Soit dans les locaux du directeur Soit dans l'intranet strict de la direction opérationnelle : VPN & TOIP cocktail.org Messagerie cocktail.org Espace collaboratif cocktail.org Forge Open Source cocktail.org (sourcesup)‏ Système d'information cocktail.org La localisation géographique des personnels est alors sans importance Ils sont exclusivement dédiés à l'activité du consortium Cf besoins à mobiliser

Les moyens « permanents » (en mode astreinte) Pour la Hot-Line niveau 3 et la maintenance applicative externalisée : Enregistrement des demandes par le niveau 1 ou 2 Analyse et visa des demandes par les chefs de projet désignés par la direction opérationnelle : Auto-affectation éventuelle ou affectation par la direction opérationnelle Date et heure de début du traitement Date et heure de fin prévisionnelle La localisation géographique des personnels est alors sans importance Traitement, compte-rendu détaillé et date de fin effective. Gestion / financement à l’acte possible Cf besoins à mobiliser au budget prévisionnel

Les moyens en développement (suivant plan d’actions) Ce sont des prestations à durée déterminée se déroulant en mode projet : Elles sont contractualisées Elles sont planifiées dans le temps Elles sont suivies et pilotées Leurs dates de début et de fin sont connues Le délai est contractuel Le livrable attendu est précisément décrit La recette du livrable est formalisée Elles mobilisent les ressources disponibles du consortium ou amènent à en créer / solliciter de nouvelles. Permet d’accroître / augmenter par la commande les compétences consortium Cf moyens en développement à réserver au budget prévisionnel

Les besoins en prestations individualisées Cocktail-SSLL Les besoins en prestations individualisées 21

Des prestations individualisées Conseils en systèmes d’informations et architecture des SI Audits spécialisés Accompagnement / Paramétrage / … Formations et transfert de compétences Expertise / AMoA / AMoE Hébergements Infogérance Développements spécifiques et personnalisation en cohérence Tableaux de bords, Indicateurs, reporting Documentation Connecteurs … Service de type SSLL 22

Les prestations individualisées à la demande Assurées par le consortium (ou sous-traitée) : AMoA et AMoE Conseils, orientation et accompagnement MàPA, devis estimatifs Commandes établissement au consortium Coordination et pilotage par le consortium => Pour les membres du consortium => Pour les extérieurs (non-adhérents) au consortium: Uniquement dans la perspective d’une adhésion: Service de type SSLL

Ressources du consortium Les auteurs (informaticiens) en fonction des compétences et du % mobilisable : Les partenaires historiques : Indépendants : E. Gèze, C. Buttin, … Les partenaires externes : Aliasource, Fylab, Linagora, BPM, .. Les partenaires internes! Un membre du consortium pourrait offrir directement la prestation demandée: Comme par exemple les hébergements ou autres services n’impactant pas le PGI Cocktail ou n’ayant pas vocation à y être intégrés. Les indépendants ou vacataires externes ou internes dont notamment les informaticiens des partenaires. Appel à contributon

Conclusions Un service de base forfaitaire mais de qualité Des services complémentaires individualisés facturés offrant souplesse et différenciant les besoins des établissements. Un mode projet contractualisé total: L’évaluation et le contrôle qualité en sont facilités Meilleures garanties notamment en terme de délai et de documentation. Formalisation et clarification des rôles notamment sur la relation MoE - MoA Une contractualisation attendue par les établissements