LA POLITIQUE ACHAT 2016

10/12/15 : présentation de la nouvelle politique achat en Commission de l’Achat Public. 18/12/15 : Délibération du conseil d’administration portant approbation de la politique achat. 01/01/2016 : Date d’effet de la politique achat.

LES ENJEUX DE LA POLITIQUE ACHAT 2016  Mettre la politique achat en adéquation avec les changements de réglementation  Certains seuils de procédure et de publicité des marchés publics ont été modifiés : Le seuil de dispense de publicité et de mise en concurrence préalables a été augmenté. Les services peuvent être dispensés de ces formalités pour les achats inférieurs à € HT (contre € HT). Le seuil européen des procédures formalisées a été relevé. A compter du 01/01/2016, les appels d’offres doivent être passés dès que le montant de l’achat est supérieur à € HT pour les fournitures et les services et de € HT pour les travaux (contre respectivement € HT et €HT).  En avril 2016, par application de l’ordonnance n° du 23 juillet 2015, le code des marchés sera abrogé au profit d’un nouveau décret. Les dispositions relatives à ce projet de décret sont intégrées à la nouvelle politique achat.

LES ENJEUX DE LA POLITIQUE ACHAT 2016  Supprimer les risques recensés dans le cadre du CICF Rappel politique achat 2013 : Pour les achats évalués entre € HT et € HT, les services responsables des achats organisent eux même la mise en concurrence, sans publicité préalable, en procédant à une demande de devis auprès de trois fournisseurs. Extrait du CICF : « La politique achat votée par l'établissement est non conforme avec le code des marchés publics pour les achats compris entre et € HT : pas de réelle publicité permettant l'accès de tous à la commande publique et procédures de marchés sans validation du Pôle Politique Achat (PPA) »  Se conformer aux obligations réglementaires de publicité et de mise en concurrence préalables pour tout achat supérieur au nouveau seuil réglementaire de dispense de procédure de € HT.  Renforcer l’information et le contrôle du PPA pour sécuriser les procédures relatives aux achats compris entre et € HT qui nécessitent la mise en place de procédure de marchés publics.  Professionnaliser les responsables en charge d’achats supérieurs à € HT.

LES ENJEUX DE LA POLITIQUE ACHAT 2016  Adapter la politique d’achat aux impératifs de la GBCP  Pour les achats supérieurs à euros HT la « brique » SAPICS sous JEFYCO est l’outil de recensement de tous les marchés publics ( AE ≠ CP et AE = CP).  Pour les achats inférieurs à € HT SAPICS devient l’outil de recensement et de suivi des engagements fermes pluriannuels ( AE ≠ CP) : En 2016, pour les achats des services « pilote » ( DSI/ DPIL). En 2017, pour les autres services ( l’enregistrement sera réalisé par la DAF).

PRESENTATION DE LA POLITIQUE ACHAT 2016 : L’EXECUTION DES PROCEDURES ACHATS 1.1 Pour les achats inférieurs au seuil de dispense de procédure ( € HT)  Rappel et permanence des dispositions issues de la politique d’achat 2013 : Les services peuvent être dispensés des procédures de publicité et de mise en concurrence préalables. Le responsable des achats veille à choisir une offre pertinente, à faire une bonne utilisation des deniers publics et à ne pas contracter systématiquement avec le même opérateur économique. Pour des achats « simples », de faible montant, ou pour lesquels le responsable des achats a connaissance d’un secteur non concurrentiel, l’acheteur peut décider de ne pas faire de mise en concurrence et de publicité préalables. Pour des achats « complexes » ou d’un montant qui se rapproche du seuil de dispense de procédure ou soumis à un secteur concurrentiel, ou en cas de mauvaise connaissance du secteur économique, trois (3) devis ou extraits catalogues/internet sont préconisés.

PRESENTATION DE LA POLITIQUE ACHAT 2016 : L’EXECUTION DES PROCEDURES ACHATS 1.2 Pour les achats inférieurs au seuil de dispense de procédure ( € HT)  Modifications introduites par la politique achat 2016 : Les services acheteurs ne sont plus tenus de faire systématiquement trois devis pour les achats supérieurs à euros. Les services acheteurs conservent les documents de mise en concurrence dans leur service ( mail de demande de devis, devis, …). Le pôle facturier n’en est plus destinataire. La rédaction d’un cahier des charges est obligatoire pour tous les achats qui comportent des dispositions financières « complexes » ( acomptes…) et pour les marchés de maîtrise d’œuvre.  SAPICS devient l’outil de recensement et de suivi des engagements fermes pluriannuels ( AE ≠ CP) : En 2016, pour les achats des services « pilote » ( DSI/ DPIL). En 2017, pour les autres services ( l’enregistrement sera réalisé par la DAF).

PRESENTATION DE LA POLITIQUE ACHAT 2016 : L’EXECUTION DES PROCEDURES ACHATS 2.1 Pour les achats compris entre € HT et € HT  Rappel et permanence des dispositions issues de la politique d’achat 2013 : Les services en charge des achats peuvent continuer à organiser toute ou partie des procédures achat jusqu’à € HT ( dispositions qui concernent principalement la DPIL, le SIGDU, La DSI). A la demande des services acheteurs de l’université, le pôle politique achat mène tout ou partie des procédures relatives à ces achats. Afin de s’assurer de la disponibilité du pôle politique achat pour mener tout ou partie des procédures, le service acheteur doit prendre contact avec le PPA au plus tard à la date où le financement de l’achat est arbitré pour convenir d’un calendrier de passation du marché.

PRESENTATION DE LA POLITIQUE ACHAT 2016 : L’EXECUTION DES PROCEDURES ACHATS 2.2 Pour les achats compris entre € HT et € HT  Modifications induites par la mise en place du nouveau décret Le nouveau décret renforce l’information des « opérateurs économiques » : A partir du 1 er avril 2016, les consultations doivent faire l’objet d’une publicité préalable et de la publication d’un avis d’attribution. La plateforme de dématérialisation utilisée par l’université ( dite « PLACE » ) qui héberge « le profil acheteur » de l’université devient le site de référence des opérateurs économiques. A terme, l’ensemble des échanges et informations devra transiter par ce « profil acheteur » (documents de la consultation, demande d’information, réception des plis, avis d’attribution, données du marché). A compter d’avril 2016, pour continuer à pouvoir mener directement les procédures achats (publicité, mise en concurrence, attribution) les correspondants achats, préalablement identifiés, doivent être formés à l’utilisation de PLACE.

PRESENTATION DE LA POLITIQUE ACHAT 2016 : L’EXECUTION DES PROCEDURES ACHATS 2.3 Pour les achats compris entre € HT et € HT  Les marchés publics sont conclus sur la base d’un cahier des charges écrit reprenant les mentions obligatoires fixées par la réglementation (priorisation et recensement des pièces du marché, objet et conditions d’exécution marché, désignation du comptable assignataire).  Le PPA prend en charge le suivi des archives des marchés passés par les correspondants achat. Pour ce faire, les correspondants transmettent au PPA les originaux des documents de la consultation (offres des soumissionnaires, rapport d’analyse, documents contractuels du marché…).  Les services rentrent dans SAPICS, les informations relatives au marché : A compter de 2016, pour les services « pilote » ( DSI, DPIL). A compter de 2017 pour les autres services ( enregistrement réalisé par la DAF).

PRESENTATION DE LA POLITIQUE ACHAT 2016 : L’EXECUTION DES PROCEDURES ACHATS 3.1 Pour les achats supérieurs € HT : Les procédures sont suivies par le PPA Ces procédures sont menées en collaboration avec le service prescripteur. RAPPEL :  Pour les achats inférieurs au seuil de procédure formalisée, le PPA passe des marchés adaptés ( MAPA). Le PPA publie au BOAMP les avis d’appel public à concurrence (AAPC) et les avis d’attribution.  Pour les achats supérieurs au seuil de procédure formalisée, le PPA passe principalement des Appels d’offres ouverts (AAO). Le PPA publie au BOAMP et au JOUE les avis d’appel public à concurrence (AAPC) et les avis d’attribution. Nouveaux seuils des marchés formalisés au 1 er janvier 2016 : pour les fournitures et les services pour les travaux.

PRESENTATION DE LA POLITIQUE ACHAT 2016 : LES DEROGATIONS AUX PROCEDURES ACHAT Les dérogations aux procédures de publicité et de mise en concurrence sont expressément prévues par la réglementation et restent contingentées aux achats :  passés auprès de centrales d’achats (UGAP) ou d’autres acheteurs publics ( SAE, AMUE, Université de Bordeaux …).  passés auprès d’un « fournisseur unique ».  Réalisé dans un contexte de secteur non concurrentiel ou pour des achats spécifiques. ( Cette dérogation ne concerne que les achats inférieurs aux seuils de procédure européenne)  qui relèvent de l’ « urgence impérieuse ». (Exemple: achat rendu impératif pour garantir la sécurité des personnes et des biens) Le services acheteurs ne peuvent se prévaloir d’une de ces trois dernières dérogations qu’après présentation au PPA et validation du formulaire prévu à cet effet ( CF nouvelle Annexe V à la politique achat). La mise en œuvre de dérogation non justifiée est susceptible d’engager la responsabilité pénale et pécuniaire de l’ordonnateur.

PRESENTATION DE LA POLITIQUE ACHAT 2016 : Dispositions relatives à la commission de l’achat public  Rappel : Les membres de la commission de l’achat public sont réunis obligatoirement pour avis sur les marchés supérieurs à € HT. Les avis des membres de la commission de l’achat public portent sur le choix de l’attributaire du marché, l’élimination des offres, la déclaration de procédure fructueuse, infructueuse ou sans suite, le choix de la procédure en cas de relance après consultation sans suite ou infructueuse.  Précisions apportées : Les membres à voix délibérative de la commission de l’achat public statuent sur la base du rapport d’analyse des offres présenté par le porteur du projet, dans le respect des principes et réglementation relatifs aux marchés publics. Les membres de la commission d’achat public à voix délibérative peuvent ne pas valider le rapport d’analyse des offres, et : rejeter la proposition du choix du titulaire faite par le porteur du projet, ils renvoient alors automatiquement le porteur du projet à une analyse complémentaire des offres ; demander à ce que la consultation soit déclarée sans suite. Dans ces deux hypothèses, ces membres doivent motiver leur décision.

PRESENTATION DE LA POLITIQUE ACHAT 2016 : Dispositions relatives aux délégations de signature  Rappel : Le Président de l’université Bordeaux Montaigne est le seul représentant légal du pouvoir adjudicateur pour les marchés publics et accords-cadres de l’université. Dans les limites de la délégation consentie par le conseil d’administration, le Président de l’université signe les documents afférents aux marchés publics, marchés subséquents et accords-cadres. Il peut déléguer sa signature au vice-président du conseil d’administration, ou le cas échéant, au Directeur Général des Services. Les ordonnateurs ayant reçus expressément délégation de signature peuvent être habilités à signer les documents relatifs à la mise en œuvre des procédures d’achat public et les décisions d’exécution qui s’y rapportent pour les marchés, marchés subséquents et accords- cadres d’un montant inférieur à € HT.  Précisions apportées pour faciliter l’exécution des marchés publics au niveau ordonnateur les ordonnateurs ayant reçus expressément délégation de signature peuvent être habilités à signer certaines décisions d’exécution (expressément mentionnées dans la délégation de signature) qui se rapportent aux marchés, marchés subséquents et accords cadre supérieurs à euros. Par exemple, la signature des bons de commande, des ordres de service (pour les marchés de travaux), (…).