Gestion pédagogique des étudiants Proposition d ’un processus d ’informatisation

A t-1: Les demandes d ’habilitation En renouvellement ou création Elles pourraient déjà être en grande partie informatisées (structurées en vue de traitements) renouvellement: ré-utilisation de l ’existant création: pré-saisie des futures maquettes!

Au temps t=0: la saisie des maquettes pédagogiques (1) Décision des ouvertures de diplômes à la rentrée L ’essentiel des maquettes est alors connu: Diplômes Modules du diplôme Matières/Enseignements du module D ’un point de vue informatique c ’est la validation de l ’étape précédente la saisie des codes identifiant les nouveaux diplômes C ’est une étape INDISPENSABLE pour la suite

Au temps t=0: la saisie des maquettes pédagogiques (2) Indirectement cette nécessaire saisie des maquettes enrichie de certaines informations: responsables, enseignants, secrétariat, coordonnées, objectifs, pré-requis, programme, bibliographie, modalités d ’examen points ECTS lien URL vers d ’avantage de détails sur la formation, le département ou ... au choix du responsable (lien accesible aussi par ailleurs) … constitue l ’information de base du guide de l ’étudiant qui serait, après validation, disponible directement sur le WEB et exportable pour tout travail d ’édition (WORD, Imprimeur,…). Eléments de communication importants auprès du public. http://www.univ-lr.fr/cgi-bin/WebObjects/FullMaquettes

A t+1: Les inscriptions Administratives C ’est l ’inscription aux diplômes C ’est aussi indirectement l ’inscription pédagogique aux enseignements obligatoires. RAS!

1)Pour les étudiants inscrits administrativement A t+2: Les inscriptions pédagogiques aux Modules et Matières non obligatoires (1) 1)Pour les étudiants inscrits administrativement Génération d ’étiquettes code-barres personnalisées lecture optique des feuilles de choix MAJ de la Base de données en temps réel Correction/ajustement manuelle possible via une interface conviviale et sécurisée exportation possible dans tableur « immédiate »

2)pour les « étudiants » encore non-inscrits: A t+2: Les inscriptions pédagogiques aux Modules et Matières non obligatoires (2) 2)pour les « étudiants » encore non-inscrits: Des feuilles de choix sans nom ni prénom, étiquetées avec un CB spécifique (non lié à une inscription administrative), sont éditées et remises à ces derniers lors des IP. Ce CB correspond à un numéro que l ’étudiant devra rappeler au moment de son inscription administrative. Cette inscription pédagogique pourra alors être « raccrochée » à l ’inscription administrative. Elles sont traitées par le lecteur optique Les noms et prénoms (ou + si besoin) pourront être pré-saisis, via l ’interface utilisateur et après lecture optique, pour constitution des groupes, listes, exportations, .. Les MAJ manuelles s ’effectueront comme en 1).

3)Pour tous les étudiants: A t+2: Les inscriptions pédagogiques aux Modules et Matières non obligatoires (3) 3)Pour tous les étudiants: Une procédure totalement manuelle (sans lecteur optique) reste possible au cas par cas

Constitution des groupes Ventilation des étudiants inscrits par groupes de: CM, TD, TP, Projet, Trombino, .. A l ’aide de l ’application: Avantages: le contrôle, le taux faible d ’erreurs, la cohérence, le temps réel, les exportations et sorties (listes, états, ..) possibles, le planning par groupe En toute liberté! => sans règle précise de gestion ou difficilement programmable avec les risques habituels

Gestion des examens (1) Saisie des examens dans la BD Constitution des groupes d ’examen à partir des IP Réservation des salles d ’examen Génération des planches d ’étiquettes CB Options possibles « automatiques »: email aux étudiants email aux surveillants événement WEB, affichage Agenda, ...

Gestion des examens (2) Lecture des feuilles de notes: récupération dans la base de données 2 notes par examens pour un nombre d ’examens non limités et les examens sont typés 1 note « lecteur optique » 1 note « manuelle » édition de bilans, feuilles de résultat, … mais pas de calcul! Exportation dans feuilles Excel pour calculs personnalisés Récupération des résultats (une note finale par enseignement) dans BD à partir des feuilles Excel précédentes.

Conclusion Respecter la chronologie des opérations Respecter le sens de la saisie D ’abord une saisie « centralisée », contrôlée, sécurisée, disponible en temps réel, … capable de nourrir les tableurs, traitements de textes, Sites WEB, … avec une information fiable et cohérente Des effets de bord très importants: gain de temps, taux d ’erreurs faible à nul et amélioration du niveau des tâches réactivité et temps réel disponibilité de l ’information et transparence indicateurs de gestion immédiats …

Exemple d ’un écran de saisie des maquettes

Exemple d ’un écran de saisie des inscriptions pédagogiques

Exemple d ’un écran de saisie des examens

Exemple d ’un écran de saisie des groupes