Séminaire Qualité : . « Démarche qualité de l’IPNL » : Caroline BORJA et Patrick GANAU C. BORJA - P. GANAU Mars 2012

Sommaire Introduction (Historique - Contexte et réseaux qualité) 1 – Présentation 2 – Qualité en recherche 3 – Notions qualité 4 – Objectifs qualité (Présentation et explication des actions qualité) Conclusion (Actions à venir) C. BORJA - P. GANAU Mars 2012

Demande d’un client d’avoir un interlocuteur accrédité Introduction Historique Demande d’un client d’avoir un interlocuteur accrédité Service LABRADOR Soutien de la Direction de l’IPNL Evaluation de la démarche et de ses bénéfices c C. BORJA - P. GANAU Mars 2012

Le doigt dans l’engrenage… Introduction Historique Volonté d’étendre le Système de Management Qualité à tout l’IPNL Gestion qualité projet : SPIRAL 2 / ILC Nomination d’un Responsable Qualité Lettre d’engagement Formations intra 2010 et 2011 Le doigt dans l’engrenage… C. BORJA - P. GANAU Mars 2012

Contexte et réseaux qualité Introduction Contexte et réseaux qualité Besoin d’information et d’échange Création de réseaux, associations  QeR : Qualité en Recherche (MRCT)  ARAQ : Atelier Régional d’Animation Qualité (DR7 et 11)  QRRAL : Qualité en Recherche en Région Aquitaine Limousin (DR15)  QuaRES : Qualité en Recherche et Enseignement Supérieur (association) C. BORJA - P. GANAU Mars 2012

Contexte et réseaux qualité Introduction Contexte et réseaux qualité Instituts Carnot Charte ’’… un institut Carnot met en place une démarche qualité... ... en mettant en œuvre les moyens nécessaires et les meilleures pratiques.’’ Politique Qualité ANR ’’Action centrée sur la satisfaction des équipes de recherche, Amélioration continue des modes de fonctionnement, Développement des compétences du personnel.’’ Evaluation des unités par l’AERES Prise en compte des actions qualité : ’’Un des points forts du laboratoire est son équipe technique centralisée... La création d’une cellule de suivi de projet et la politique de qualité complètent ce dispositif ...’’ C. BORJA - P. GANAU Mars 2012

Contexte et réseaux qualité Introduction Contexte et réseaux qualité Soutien de la nouvelle Direction c Développement de la démarche Actions engagées Arrivée de Caroline BORJA Renforcer l’équipe Qualité C. BORJA - P. GANAU Mars 2012

DUT QLIO (Qualité Logistique Industrielle et Organisation) 1 – Présentation Caroline BORJA DUT QLIO (Qualité Logistique Industrielle et Organisation) Option Métrologie et gestion de la qualité En alternance (de septembre 2011 à septembre 2012) Rythme : 2 semaines IPNL / 2 semaine IUT C. BORJA - P. GANAU Mars 2012

2 – Qualité en recherche La Recherche Activités non linéaires Créations pas définies au départ Evolution des étapes de réalisation Travaux difficiles à prévoir en termes de ressources et de délais Résultat des activités pas directement sources de gains financiers Activités longtemps gérées à l’écart des activité de productions de biens et services C. BORJA - P. GANAU Mars 2012

* Projet de plus en plus multi-sites * 2 – Qualité en recherche Mais aujourd’hui : * Mondialisation * * Compétitivité * * Projet de plus en plus multi-sites * * Impact sur la société * * Financements de plus en plus basés sur les résultats obtenus * C. BORJA - P. GANAU Mars 2012

3 – Notions qualité Démarche qualité : Processus mis en œuvre pour implanter un système qualité et s'engager dans une démarche d'amélioration continue, en vue d'obtenir une certification (ISO 9001) et de la conserver. C. BORJA - P. GANAU Mars 2012

Organisation + Technique 3 – Notions qualité  NF EN ISO 9001 NF EN ISO/CEI 17025 Certification Accréditation A S U R E A S U R E NORME Iso 9001 : définit des exigences concernant l'organisation d'un système de gestion de la qualité, elle sert de base à la certification de conformité d’un organisme Organisation Organisation + Technique C. BORJA - P. GANAU Mars 2012

Soutien de la Direction Implication du personnel 3 – Notions qualité 8 principes du management de la qualité : Orientation client Certification ISO 9001 Soutien de la Direction Implication du personnel Bénéficiaires / partenaires OU Groupe de recherche Définition de la politique et des objectifs qualité Approche processus Apport en connaissances, expériences Management de la qualité par approche système Technique de visualisation de la structure d’une entité Développer des relations bénéfiques avec les fournisseurs Amélioration continue Clarifie le fonctionnement de l’entreprise = améliore son efficacité Approche factuelle pour la prise de décision La qualité : aptitude d'un ensemble de caractéristiques intrinsèques à satisfaire des exigences 8 principes du management de la qualité : Orientation client : Mot générique utilisé dans le vocabulaire qualité : Sens large (demandeur externe, quelqu’un d’un groupe de recherche ou service) Ecoute client, enquête de satisfaction, traitement des réclamations Leadership : La Direction montre son engagement dans la Politique Qualité Implication du personnel : Approche processus Management de la qualité par approche système : Ce principe permet de clarifier le fonctionnement de l'entreprise = d’améliorer son efficacité Développer des relations mutuellement bénéfiques avec les fournisseurs : Amélioration continue Approche factuelle pour la prise de décision : Pour prendre les bonnes décisions, il faut s'appuyer sur des informations fiables Système gagnant-gagnant Mise en place d’action pour améliorer en permanence l’existant S’appuyer sur des informations fiables à l’aide d’indicateurs, de tableaux de bords… C. BORJA - P. GANAU Mars 2012

Système de vérification Système d’analyse des résultats 4 – Objectifs Mise en œuvre du Système de Management de la Qualité de l’IPNL Système documentaire Système de vérification Système d’analyse des résultats Procédures, instructions... Audits internes... Revue de direction  Création de la cartographie des processus du Laboratoire  Etablissement de la documentation : diagnostic de l’existant > Mise en forme et création de documents  Mise en place d’outils qualité (AMDEC…) SMQ : est 1 dispositif qui doit permettre dans le cadre de la gestion de la qualité la mise en œuvre de la politique qualité (définit par la direction) et l'amélioration continue de la performance. De manière plus pragmatique, c’est : un système qui documente les pratiques (processus métier, procédures, instructions, ...) un système de vérification (par le biais des audits internes par exemple…) un système d'analyse des résultats au niveau de la Direction (revue de direction). C. BORJA - P. GANAU Mars 2012

Identification des processus : La cartographie des processus 4 – Objectifs 1ère action qualité Listing de tous les processus existant dans le Laboratoire Identification des processus : La cartographie des processus Processus* : Succession de tâches effectuées par des acteurs, à l'aide de moyens et qui, de par leur valeur ajoutée, concourent à l'obtention d'un résultat défini = Activités regroupant les acteurs de l’entreprise C. BORJA - P. GANAU Mars 2012

Réponse à l’appel d’offre Client Projet Interne Processus de Réalisation Appel d’offre Client Réalisation du projet Réponse à l’appel d’offre Client Matière Nucléaires et Hadronique -Matière Nucléaire -Matière nucléaire haute densité ou Alice Groupes de recherche Quarks & Leptons CMS/D0 Astroparticules -Neutrinos -Matière sombre -Supernovae Sciences des radiations CAS-PHABIO / IPM / ACE Théorie Services Mécanique Electronique Informatique Instrumentation Accélérateur LABRADOR Radioprotection Plateau ANAFIRE R&D EBCMOS / ILC Processus Support Maintenance et logistique Partenariat et valorisation Documentation Administration Processus de Management Direction Qualité Communication Il existe 3 catégories de processus : • Les processus de Management pilotent les activités de l'unité • Les processus de réalisation représentent les activités principales de l'unité, • les processus support contribuent à la mise en oeuvre et au bon fonctionnement des processus de réalisation en fournissant les ressources nécessaires

 4 – Objectifs Direction pyramidale = approche « classique » Démarche « classique » (verticale) Direction pyramidale = approche « classique » Approche complètement verticale cloisonnant chaque activité  Démarche « processus » (transversale) . L'approche processus fait véhiculer les objectifs de manière transversale Objectif global C. BORJA - P. GANAU Mars 2012

 4 – Objectifs Apport de la démarche par processus Formaliser les fiches de tâches des acteurs Clarifier leurs rôles et responsabilités exercées Clarifier les étapes de réalisation et simplifier les interactions entre les processus C Capitaliser et transmettre plus facilement le « savoir-faire » C Satisfaire les « clients » (internes ou externes) Mettre en évidence les dysfonctionnements et les risques associés   Actions préventives C. BORJA - P. GANAU Mars 2012

Etablissement de la documentation 4 – Objectifs 2ème action qualité Etablissement de la documentation T R A Ç A B I L I T É 1) Audit initial (diagnostic de l’existant) 2) Définition des objectifs Mise en forme des documents existants (non identifiés comme des documents qualité) ; Création de nouveaux documents 3) Analyse et mise en place des objectifs 4) Liste des documents qualité C. BORJA - P. GANAU Mars 2012

Modèle de document qualité 4 – Objectifs Modèle de document qualité Natures des documents : PR Procédure IN Instruction MO Mode Opératoire ER Enregistrement Service ou Groupe de recherche : DIR Direction GLP Gestion Locale du Personnel QUA Qualité COM Communication Q&L Quarks & Leptons AST Astroparticules MNH Matière Nucléaire et Hadronique R&D Recherche et Développement SDR Sciences Des Radiations THE Théorie MEC Service Mécanique ELE Service Electronique INF Service Informatique INS Service Instrumentation ACC Service Accélérateurs LAB Service LABRADOR RAD Service Radioprotection SML Maintenance et Logistique ADM Administration SPV Partenariat et Valorisation DOC Documentation C. BORJA - P. GANAU Mars 2012

Procédure : Actions préventives 4 – Objectifs Procédure : Actions préventives C. BORJA - P. GANAU Mars 2012

Participation à l’établissement de la documentation : 4 – Objectifs Participation à l’établissement de la documentation : - Service Administration : Arborescence documentaire du Service Bureau d’étude mécanique : Demande de travaux mécaniques, bientôt SINUS... Service Informatique : Documents + logiciels Service Electronique : Instructions Conception d’un ASIC / d’une carte électronique... - Service Accélérateurs : Instructions Accélérateurs / Implanteur - Service Instrumentation : Dossiers techniques - Service Maintenance et Logistique : Documents - Service Radioprotection : Documents sur intranet - Service Documentation : Documents - Service LABRADOR : Système documentaire complet et opérationnel Groupe Matière Nucléaire C. BORJA - P. GANAU Mars 2012

Analyse de risques : AMDEC* 4 – Objectifs 3ème action qualité (en cours) Analyse de risques : AMDEC* *Analyse des Modes de Défaillance, de leurs Effets et de leur Criticité Service Electronique Thème : Conception d’un ASIC (Application Specific Integrated Circuit) Procédure C. BORJA - P. GANAU Mars 2012

Procédure : Conception d’un ASIC 4 – Objectifs Procédure : Conception d’un ASIC C. BORJA - P. GANAU Mars 2012

Un modèle qui fait ses preuves  Le Service LABRADOR 4 – Objectifs Un modèle qui fait ses preuves  Le Service LABRADOR  Organisation ↘ Gestion documentaire  Technique ↘ Gestion des équipements Manuel qualité : document qui décrit le système qualité d’un organisme MANUEL QUALITE IPNL C. BORJA - P. GANAU Mars 2012

Un bon commencement... Conclusion Les actions à venir : AMDEC ; Poursuite de l’établissement de la documentation Action d’amélioration au Service Radioprotection Mise en place d’un logiciel de gestion documentaire Gestion qualité projet : EUCLID (projet spatial) & Projet Hadronthérapie Finaliser la base de données des instruments du Laboratoire 1ère ébauche du Manuel Qualité... C. BORJA - P. GANAU Mars 2012

Pour les personnes qui souhaitent plus d’info sur le sujet, je vous propose une sélection d’ouvrages disponibles au Labo. C. BORJA - P. GANAU Mars 2012

Merci de votre attention Avez-vous des questions ? CNRS : « ...engager à titre expérimental une démarche qualité en recherche et une démarche qualité des procédures de valorisation, de façon à répondre au mieux aux attentes des partenaires de l’organisme. » C. BORJA - P. GANAU Mars 2012