Respecter les dates de dépôt au mieux (soit 15 jours à la fin de la période demandée Par exemple : dépôt novembre, maximum 15 décembre Dépôt du livre journal et des pièces en même temps, pas de décalage.
Toutes les lignes comptables doivent avoir un justificatif que cela soit une entrée ou une sortie. A chaque ligne correspond un numéro qui doit être reporté sur la pièce comptable en haut à droite Tous les justificatifs doivent être collés sur une feuille A4. Un seul justificatif par feuille. Une fois votre comptabilité déposée, vous ne pouvez plus rien modifier (ni rajouter des lignes, ni changer les montants, …) En cas de problème, écrivez un mail
Un justificatif à chaque dépense ou recette Si justificatif N-1, le préciser en haut à droite Une numérotation pour chaque ligne que le justificatif soit présent ou pas Indiquer dans le libellé, pas le nom du fournisseur mais l’objet de la dépense ou recette Rentrer la date de l’émission du chèque et non la date du jour de l’enregistrement. Idem pour les factures. (date sur document) Tous les prélèvements doivent figurer sur les lignes comptables du journal Faire un rapprochement bancaire
Une facture et non un devis, ni facture pro forma Un ticket de caisse possible mais non coupé Minimum un extrait du compte fédéral avec une copie du chèque et de la demande (commande, licence, achats divers …) Compétition : convocation obligatoire avec tous les remboursements de frais Rembt CE ou adhésions : formulaire avec copie du chèque et adhésion Préciser la ligne ou photocopie de la facture d’origine si paiement en plusieurs fois Pour les prélèvements récurrents, une facture par an est nécessaire si seulement le montant ne change pas (par exemple, abonnement internet…)
Remise de chèques ou d’espèces avec listing des encaissements Rembt divers (fédération, …), faire une remise à part avec copie du chèque Bien différencier et repartir les fonctions (cotisation 756, compétition, gala …) Si paiement par virement de cotisation, faire la copie de l’adhésion
SIRET sur facture Originaux (même pour les immobilisations : ordinateurs … Adresse de facturation est le nom de la section et l’adresse de l’ESM
Récapitulatif comprenant les coordonnées de l’intéressée, l’adresse de son domicile, la puissance fiscale, marque du véhicule Relevé d’état de présence de la personne Carte grise au nom et adresse de l’intéressée Justificatif d’itinéraire (mappy, michelin …) entre les deux points d’intérêts En cas d’accompagnement sur lieu de compétition, fournir la planning fédéral et / ou convocation
Tous les contrats engageant l’ESM (téléphone, assurance …) doivent faire l’objet d’une signature du Président de l’ESM. Une copie doit être annexée tous les ans, et ce durant le temps du contrat à la comptabilité.
Une facture au nom de l’association pour l’ensemble des achats même sur internet (différencier l’adresse de livraison et celle de facturation) ESM + section – Avenue du Noyer Lambert _ Massy Les factures doivent comporter le numéro de SIRET du fournisseur que cela soit un magasin ou une association. Les bons de commandes, livraison, devis, facture pro forma … ne sont pas de justificatifs. Seuls les originaux sont valables. Vous pouvez faire une copie ou scanner les documents pour en conserver une trace. Une fois la comptabilité déposée, vous ne pouvez plus ressortir de pièces comptables. Utilisation des formulaires de remboursement normé par l’ESM
Réinsérer des écritures après le rendu de la comptabilité Coller plusieurs justificatifs sur une même feuille Ticket de CB DONS : il n’est pas possible de faire un don pour quelques associations ou organismes à but non lucratif que ce soit. D’acheter du matériel d’occasion à un particulier De racheter du matériel informatique sans avoir déposé au secrétariat le matériel obsolète De retirer des espèces sur votre compte sauf pour les fonds de caisse pour des manifestations avec demande au préalable au secrétariat. Attention, le fonds de caisse est à redéposer après la manifestation du même montant.