MODULE MM : GESTION DES ACHATS 30/03/2017 29/07/2010 LES DEPENSES MODULE MM : GESTION DES ACHATS Annexe 3 LE SOLDE ENGAGEMENT JURIDIQUE (COMMANDE) SIFAC 2010

SIFAC SOMMAIRE 30/03/2017 A RETENIR p 3 COMMENT SOLDER UN ENGAGEMENT JURIDIQUE p 4 LES CONSULTATIONS p 8 CAS PRATIQUES p 19 Les engagements juridiques sont des commandes de fournitures ou de services qui impactent le budget en créant une réserve de crédits sur le centre financier concerné. L’UP11 a choisi le principe du service fait valorisé. Cela signifie que lors de la saisie d’un service fait, les 3 comptabilités (budgétaire, analytique et comptable) sont impactées. SIFAC

30/03/2017 A RETENIR 1 - Transaction ZME2K : le suivi des commandes. Une commande est soldée si les colonnes « Reste à livrer » et « Reste à facturer » sont à 0. Dans le cas contraire, il est vivement conseillé de consulter l’historique de la commande (livraison, facturation). 2 - Transaction ME2N : le suivi des services faits. Il convient de vérifier si les services faits saisis ont donné lieu à une facturation. Si un service fait ne faisant pas l’objet d’une facture n’est pas annulé, le système n’effectuera aucune régularisation des écritures comptables et la mise à jour des crédits ne sera pas faite. 3 – Transaction MB5S : consultation des écarts EM/EF (entrée de marchandises/entrée de factures). Un écart entre le montant du service fait et le montant de la facture équivaut à bloquer des crédits inutilement sur le budget. La saisie d’un service fait n’est pas anodin. Il faut être particulièrement attentif aux écarts entre le montant du service fait (entrée de marchandises) et le montant de la facture (entrée de factures) car ces écarts bloquent des crédits inutilement. Et bien sûr des crédits bloqués sont des crédits qu’on ne peut utiliser… 4 – Solde et annulation. Par la transaction MIGO, il faut annuler les services faits (en quantité ou en valeur) qui ne feront pas l’objet d’une facturation (en MIRO). Par la transaction ME22N, il faut cocher « livraison finale » (onglet «Livraison ») et « facture finale » (onglet « Facture ») pour chaque ligne de poste créée afin de solder totalement un engagement juridique. SIFAC

SIFAC COMMENT SOLDER UN ENGAGEMENT JURIDIQUE 30/03/2017 LE PRINCIPE Ils existent différentes façons de solder un engagement juridique. ☼ Utiliser la Transaction ME22N ☼ Cocher « Livraison finale » et « Facture finale » Transaction ME22N ☼ Cocher « Facture finale » Transaction MIRO et cocher « Livraison finale » si nécessaire Transaction ME22N COMMENT DOIT-ON PROCEDER ? √ CONSULTER LE SUIVI DES COMMANDES Par la transaction ZME2K, il faut vérifier : * Si la commande en quantité ou en valeur a fait l’objet d’une saisie de service fait via la colonne « Reste à livrer ». * Si la commande en quantité ou en valeur a fait l’objet d’une facture via la colonne « Reste à facturer ». Régulièrement, il faut vérifier si les commandes sont soldées (colonnes « reste à livrer » et « reste à facturer » sont à 0). √ VERIFIER L’EXISTENCE D’UN SERVICE FAIT Par la transaction ME2N, il faut vérifier que chaque commande a fait l’objet d’un service fait. SIFAC

SIFAC 30/03/2017 COMMENT DOIT-ON PROCEDER ? (suite) √ VERIFIER L’EXISTENCE D’UN ECART EM/EF (entrée de marchandises/entrée de factures) Par la transaction MB5S, il faut vérifier qu’il n’existe pas d’écarts entre le montant du service fait et le montant de la facture. √ ANNULER UN SERVICE FAIT « PARASITE » Par la transaction MIGO (code 102), il faut annuler les services faits ou les écarts existants. ATTENTION ! Il faut seulement annuler la quantité ou la valeur qui ne donnera pas lieu à une facturation. √ ENGAGEMENT JURIDIQUE SANS AUCUN SERVICE FAIT NI AUCUNE FACTURE A RECEVOIR TRANSACTION ME22N Il existe deux possibilités : Soit sélectionner la ligne de poste à solder et cliquer sur Soit cocher (pour chaque ligne de poste) : * « Livraison finale » dans l’onglet « Livraison », * « Facture finale » dans l’onglet « Facture ». √ ENGAGEMENT JURIDIQUE AVEC SERVICE FAIT SAISI MAIS SANS FACTURE A RECEVOIR TRANSACTION MIGO – ME22N Par la transaction MIGO, on annule le service fait (code 102). Par la transaction ME22N, on coche (pour chaque ligne de poste) : * « Facture finale » dans l’onglet « Facture », * « Livraison finale » dans l’onglet « Livraison ». SIFAC

SIFAC 30/03/2017 COMMENT DOIT-ON PROCEDER ? (fin) √ ENGAGEMENT JURIDIQUE AVEC SERVICE FAIT SAISI ET SAISIE DE LA FACTURE TRANSACTION MIRO – ME22N Dans la transaction MIRO, après la saisie des données de la facture, cocher Dans la transaction ME22N, cocher « Livraison finale » dans l’onglet « Livraison » pour finaliser le solde. ATTENTION ! Ne pas solder un engagement juridique tant que la facture n’est pas saisie. √ ENGAGEMENT JURIDIQUE AVEC SERVICE FAIT SAISI ET FACTURE SAUVEGARDEE Si lors de la saisie de la facture la colonne « Facture finale » n’a pas été cochée, il faut se positionner dans la transaction ME22N. De là, on coche : * « Facture finale » dans l’onglet « Facture », * « Livraison finale » dans l’onglet « Livraison ». **** SIFAC

SIFAC CE QU’IL NE FAUT PAS FAIRE !! Modifier le montant engagé ne solde pas la commande. Au contraire, cette saisie engendre des incohérences au niveau du budget. Dans l’exemple, le montant engagé a été ramené à 0.01 € sans solde de la commande. En ZME2K, il reste logiquement 0.01 € à réceptionner et à facturer. En FMAVCR01, on retrouve un crédit de 0.01 € engagé. CE QU’IL FAUT FAIRE ! Pour solder une commande, on coche « Livraison finale » et « Facture finale » en ME22N. Il est possible aussi de vérifier, par la transaction MB5S, si il y a un écart entre le montant du service fait et le montant de la facture pour cette commande. En ZME2K, il reste 0 à réceptionner et à facturer. En FMAVCR01, le montant des crédits engagés est à 0 €. SIFAC

SIFAC LES CONSULTATIONS ZME2K ME2N MB5S 30/03/2017 Suivi des commandes p 9 Consultation des services faits p 12 Consultation des écarts EM/EF P 15 ME2N MB5S SIFAC

ZME2K 30/03/2017 Cette transaction permet de suivre les commandes. Indiquer un ou des centres de coûts. Indiquer un n° EOTP pour consulter une convention particulière. Consulter les commandes par enveloppe (n° ordre). Cliquer sur pour exécuter la demande. Cliquer sur pour sélectionner la mise en forme UP11 concernée. Sélectionner le mise en forme : /UP11CDE SUIVI COMMANDES D’ACHAT ENTREE SIFAC

Ligne de poste liée à la commande. 30/03/2017 La mise en forme s’affiche à l’écran. Centre Financier et centre de coûts en consultation. La mise en forme a été créée avec un tri par document d’achat. N° de convention. Ligne de poste liée à la commande. Montant total HT saisi à la commande. Montant total TTC saisi à la commande. Les colonnes « Valeur nette de cde » et « Valeur totale en cours » sont des valeurs invariables. Le système vous indique seulement le montant engagé lors de la saisie de la commande. Ce montant ne se modifiera pas quelque soit le mouvement intervenu sur la commande. SIFAC

SIFAC 30/03/2017 Commande en quantité (PC) Pour chaque ligne de poste, la « quantité » n’ayant pas fait l’objet d’un service fait. Commande en quantité (PC) Pour chaque ligne de poste, la « quantité » n’ayant pas fait l’objet d’une facturation. Commande en valeur (VAL) Pour chaque ligne de poste, la « valeur » n’ayant pas fait l’objet d’un service fait. Commande en valeur (VAL) Pour chaque ligne de poste, la « valeur » n’ayant pas fait l’objet d’une facturation. Date de saisie du document. Pour exemple : je lis que la commande a été entièrement réceptionnée (reste à livrer à 0) mais il me reste 11 produits soit 1770 € HT à saisir en facturation (MIRO). **** SIFAC

Sélectionner « UP11SF CONSULTATION SERVICES FAITS ». ME2N 30/03/2017 Cette transaction permet de consulter les services faits. Cliquer sur pour sélectionner la variante souhaitée. Sélectionner « UP11SF CONSULTATION SERVICES FAITS ». ENTREE Indiquer le n° de la commande ou des commandes à consulter. Sélectionner plusieurs commandes est possible en cliquant sur SIFAC

30/03/2017 Ou cliquer sur pour afficher les commandes saisies par un utilisateur précis ou par des utilisateurs différents. Cliquer sur pour exécuter la demande. Quantité commandée (quantité ou valeur) non réceptionnée. SIFAC

30/03/2017 Double-cliquer sur le n° de la commande pour afficher la commande. Il est possible de solder la commande (si nécessaire) à ce niveau. Cliquer sur pour passer en « mode modification ». **** SIFAC

MB5S 30/03/2017 Cette transaction permet d’identifier les écarts entre une entrée de marchandises (EM) et une entrée de factures (EF). Un écart entre le montant du service fait et le montant de la facture peut bloquer des crédits inutilement. Cette transaction propose une sélection restreinte de données. Vous pouvez sélectionner néanmoins une ou plusieurs commandes afin de les consulter. Si vous n’indiquez aucun n° de commande, le système affichera l’ensemble des commandes de l’UP11. Cocher cette zone pour afficher les commandes livrées et facturées sans écart de prix . Cliquer sur pour effectuer une sélection multiple. Effectuer une sélection en valeur individuelle (des valeurs qui ne se suivent pas). Effectuer une sélection en intervalle (des valeurs qui se suivent). ENTREE Cliquer sur pour exécuter la demande. SIFAC

N° de la commande et n° de la ligne de poste 30/03/2017 EM = entrée de marchandises EF = entrée de factures Dans le menu « Saut(L) » sélectionner « Liste détaillée » pour afficher la mise en forme adéquate (comme ci-dessous). Montant HT du service fait. N° de la commande et n° de la ligne de poste Montant HT de la facture. 1 2 Cette colonne affiche la valeur totale imputée sur le budget. Montant total TTC du service fait. 1 Il existe un écart de 17.50 €. 2 Il existe un écart de 75 € … mais aucune facture n’a été saisie. SIFAC

30/03/2017 ►Pour consulter l’historique d’une commande par ligne de poste, sélectionner la ligne de poste à consulter puis double-cliquer. Le système affiche à l’écran la fenêtre spécifique concernant l’historique de la commande pour la ligne de poste sélectionnée. ►Pour afficher une commande dans son intégralité, cliquer sur Il est possible de solder la commande (si nécessaire). Cliquer sur pour passer en « mode modification ». SIFAC

30/03/2017 A NOTER : Si la ligne est en rouge cela signifie qu’il y a une incohérence entre la quantité ou la valeur livrée et la quantité ou la valeur facturée. Le montant saisi à la facture est supérieur au montant du service fait. Le montant du service fait est à 0 € mais une facture a été saisie pour 6883.61 €… **** SIFAC

30/03/2017 CAS PRATIQUES COMMANDE A SOLDER (en quantité ou en valeur) : PAS DE SERVICE FAIT SAISI NI FACTURE A RECEVOIR p 19 COMMANDE A SOLDER (en quantité ou en valeur) : SERVICE FAIT SAISI MAIS PAS DE FACTURE A RECEVOIR p 24 COMMANDE EN QUANTITE A SOLDER : SERVICE FAIT SAISI ET SAISIE DE LA FACTURE p 28 Cas 1 QUANTITE ENGAGEE = QUANTITE RECEPTIONNEE = QUANTITE FACTUREE MONTANT ENGAGE = MONTANT DE LA FACTURE p 28 CAS 2 MONTANT ENGAGE ≠ MONTANT DE LA FACTURE p 33 COMMANDE EN VALEUR A SOLDER : SERVICE FAIT SAISI ET SAISIE DE LA FACTURE p 39 Cas 1 MONTANT ENGAGE = MONTANT DU SERVICE FAIT = MONTANT DE LA FACTURE MONTANT ENGAGE = MONTANT DE LA FACTURE p 39 Cas 2 MONTANT ENGAGE ≠ MONTANT DU SERVICE FAIT = MONTANT DE LA FACTURE MONTANT ENGAGE ≠MONTANT DE LA FACTURE p 44 Cas 3 MONTANT ENGAGE = MONTANT DU SERVICE FAIT ≠ MONTANT DE LA FACTURE MONTANT DU SERVICE FAIT ≠ MONTANT DE LA FACTURE p 50 COMMANDE A SOLDER : MONTANT FACTURE > MONTANT SERVICE FAIT p 57 Cas 1 COMMANDE EN QUANTITE p 57 Cas 2 COMMANDE EN VALEUR p 60 SIFAC

SIFAC 30/03/2017 COMMANDE A SOLDER (en quantité ou en valeur) : PAS DE SERVICE FAIT SAISI NI FACTURE A RECEVOIR Transaction : FMAVCR01 Vérification des crédits avant saisie de la commande. Actuellement, 233.21 € sont engagés sur le compte budgétaire 604. Transaction : ME21N Création de la commande. Quantité commandée : 5 Prix net : 10 €/pièce soit un montant total de 50 € HT soit 59.80 € TTC SIFAC

30/03/2017 Transaction : FMAVCR01 Vérification des crédits après saisie de la commande. Le montant des crédits engagés a augmenté suite à la saisie de la commande. Transaction : ME22N Solde de la commande. 1ère façon de solder la commande Sélectionner la ligne de poste concernée puis cliquer sur Cliquer sur OUI SIFAC

SIFAC 30/03/2017 La commande est soldée. Sauvegarder 2nd façon de solder la commande Dans l’onglet « Facture », cocher « Facture fin. ». Dans l’onglet « Livraison », cocher « Livrais. Finale ». La commande est soldée. Sauvegarder SIFAC

30/03/2017 Transaction : FMAVCR01 Vérification des crédits après solde de la commande. Le montant des crédits engagés est de nouveau à 233.21 €. **** SIFAC

SIFAC 1 2 30/03/2017 COMMANDE A SOLDER (en quantité ou en valeur) : SERVICE FAIT SAISI MAIS PAS DE FACTURE A RECEVOIR Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits avant saisie de la commande. 1 2 Aucuns crédits engagés (1). Le montant des crédits disponibles (crédits non consommés) est de 1500 € (2). Transaction : ME21N Création de la commande. Quantité commandée : 2 Prix net : 10 €/pièce soit un montant total de 20 € HT soit 23.92 € TTC SIFAC

30/03/2017 Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie de la commande. 1 3 2 Le montant des crédits engagés (1) est venu diminuer le montant des crédits disponibles (2). Aucun service fait saisi pour cette commande (3). Transaction : MIGO Création du service fait. La commande est entièrement réceptionnée. Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie du service fait. 2 1 3 (1) Montant des services faits en attente de facturation. Le montant des crédits engagés (2) et le montant des crédits disponibles (3) sont inchangés. SIFAC

SIFAC 30/03/2017 ►La commande doit être soldée. Transaction : ME23N Vérification de l’historique de la commande. On constate, dans l’historique de la commande, que le service fait est toujours actif. A ce niveau de saisie, le solde de la commande ne permet pas de récupérer les crédits engagés. La colonne « Montant DI » indique le montant imputé sur le budget. Transaction : MIGO Annulation du service fait. Sélectionner le code « 102 » (annulation). Indiquer le n° de la commande. Saisir la quantité ou la valeur à annuler puis cocher sur « OK ». Sauvegarder. ATTENTION ! NE PAS ANNULER UN SERVICE FAIT QUI A FAIT L’OBJET D’UNE FACTURE. Transaction : ME23N Vérification de l’historique de la commande après annulation du service fait. Dans l’historique de la commande, on peut voir que le service fait est annulé et le montant imputé est à 0 €. SIFAC

SIFAC 30/03/2017 Transaction : ME22N Solde de la commande. Cocher « Facture finale ». Cocher « Livraison finale ». Sauvegarder Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après annulation du service fait et solde de la commande. Le montant des crédits engagés et le montant des services faits sont à 0 €. Les crédits disponibles sont mis à jour. Transaction : ZME2K Consultation de la situation de la commande. Les colonnes « reste à livrer » et « reste à facturer » sont à 0. La commande est entièrement soldée. **** SIFAC

SIFAC 30/03/2017 COMMANDE EN QUANTITE A SOLDER : SERVICE FAIT SAISI ET SAISIE DE LA FACTURE CAS 1 : Quantité commandée = Quantité réceptionnée = Quantité facturée Montant de l’engagement = montant de la facture Quantité : 1 montant engagé : 100 € HT soit 119.60 € TTC (ME21N) Quantité réceptionnée : 1 (MIGO) Montant facturé : 100 € HT soit 119.60 € TTC (MIRO) Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits avant saisie de la commande. Les crédits disponibles sont de 1500 €. Transaction : ME21N Création de la commande. Achat d’une fourniture pour 100 € HT/unité en UEXO. SIFAC

30/03/2017 Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie de la commande. 1 3 2 Le montant des crédits engagés (1) est venu diminuer le montant des crédits disponibles (2). Aucun service fait saisi pour cette commande (3). Transaction : MIGO Saisie du service fait. La commande a été entièrement réceptionnée: 1 quantité de 100 € HT est alors saisie. Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie du service fait. 2 3 1 Le montant des crédits disponibles est inchangé (1) puisque le montant des crédits engagés (2) correspond au montant des services faits (3). SIFAC

30/03/2017 Transaction :ZME2K Consultation de la situation de la commande après saisie du service fait. La commande a été entièrement réceptionnée (colonne « reste à livrer » à 0). La commande n’a fait l’objet d’aucune saisie de facture (colonne « reste à facturer » : 1 quantité à facturer pour un montant de 100 € HT). Transaction : MIRO Saisie de la facture. 3 1 Le montant de la facture (1) correspond au montant du service fait (2). Le système ne calcule aucun écart (3). 2 Si cette facture solde la commande, il convient de cocher « Facture finale ». SIFAC

30/03/2017 Transaction :ME22N Vérification du solde de la commande après saisie de la facture. Dans l’onglet « Facture », cocher « Facture finale ». Si « Facture finale » a été cochée lors de la saisie de la facture (MIRO) « Facture finale » apparaîtra comme ci-dessus. Dans l’onglet « Livraison », « Livraison finale » a été cochée automatiquement par le système car la quantité réceptionnée est égale à la quantité commandée. Transaction :ME23N Consultation de l’historique de la commande. Aucun écart entre le service fait (WE) et la facture (RE-L). Le « Montant DI » indique le montant imputé sur le budget. Transaction :ZME2K Consultation de la situation des commandes après saisie de la facture. Les colonnes « reste à livrer » et « reste à facturer » sont à 0. La commande est soldée. SIFAC

30/03/2017 Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie de la facture et solde de la commande. 1 2 3 Le montant des crédits engagés (1) et le montant des services faits/factures (2) sont cohérents. Les crédits disponibles sont mis à jour (3). **** SIFAC

30/03/2017 COMMANDE EN QUANTITE A SOLDER : SERVICE FAIT SAISI ET SAISIE DE LA FACTURE CAS 2 : Quantité commandée = Quantité réceptionnée = Quantité facturée Montant de l’engagement ≠ du montant de la facture Quantité : 1 montant engagé : 100 € soit 119.60 € TTC (ME21N) Quantité réceptionnée :1 (MIGO) Montant facturé : 90 € soit 107.64 € TTC (MIRO) Transaction : FMAVCR01 Vérification des crédits avant saisie de la commande. Crédits engagés sur le compte 604. Transaction : ME21N Création de la commande. Achat d’une fourniture pour 100 € HT/unité en UEXO.

30/03/2017 Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie de la commande. Il apparaît désormais une différence entre le montant des services faits et le montant des crédits engagés. Le montant des crédits engagés a augmenté de 119.60 € TTC. Les crédits disponibles ont diminué. Transaction : MIGO Saisie du service fait. La commande est réceptionnée en totalité: 1 quantité de 100 € HT est alors saisie en service fait. SIFAC

30/03/2017 Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie du service fait. Le montant des services faits correspond au montant des crédits engagés. Les crédits disponibles sont inchangés. Transaction :ZME2K Consultation de la situation de la commande après saisie du service fait. La commande a été entièrement réceptionnée (colonne « reste à livrer » est à 0). La commande n’a fait l’objet d’aucune saisie de facture (colonne « reste à facturer » : 1 quantité à facturer pour un montant de 100 € HT). SIFAC

SIFAC 1 3 2 30/03/2017 Transaction : MIRO Saisie de la facture. Rappel ! montant de la facture : 90 € HT soit 107,60 € TTC. 3 1 2 1 - Saisie du montant TTC de la facture. 2 - En indiquant le n° de la commande, le système a rapatrié automatiquement la quantité saisie lors du service fait. 3 - Logiquement le système calcule un écart entre le montant HT de la facture et le montant HT lié à la quantité réceptionnée. Nous avons saisi une commande en quantité. Le flux dépenses s’effectue alors uniquement sur la quantité saisie et non sur le montant. Pour corriger cet écart, il convient de modifier le montant lié à la quantité réceptionnée. Saisir dans la colonne « Montant » le montant HT de la facture. SIFAC

SIFAC 1 2 30/03/2017 Transaction : MIRO Saisie de la facture (suite). Si cette facture solde la commande alors il convient de cocher « Facture finale ». Transaction :ME23N Vérification de la commande après saisie de la facture. 1 2 La service fait (WE) correspond à la facture (RE-L) (1). Le système a pris en compte la modification du montant facturé (2). Transaction :ME22N Vérification des onglets « Facture » et « Livraison ». Dans l’onglet « Facture », « Facture finale » est bien cochée. SIFAC

30/03/2017 Transaction :ME22N Vérification des onglets « Facture » et « Livraison » (suite). Dans l’onglet « Livraison », « Livraison finale » a été cochée automatiquement par le système car la quantité réceptionnée est égale à la quantité commandée. Transaction :ZME2K Consultation de la situation des commandes après saisie de la facture. Les colonnes « reste à livrer » et « reste à facturer » sont à 0. La commande est soldée. Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie de la facture et solde de la commande. 2 1 3 Le système a comptabilisé le montant TTC de la facture (1) (en MIRO) et non plus le montant engagé (2) (MIGO). Les crédits disponibles sont mis à jour (3). **** SIFAC

SIFAC 30/03/2017 COMMANDE EN VALEUR A SOLDER : SERVICE FAIT SAISI ET SAISIE DE LA FACTURE CAS 1 : Valeur commandée = Valeur réceptionnée = Valeur facturée Montant de l’engagement = montant de la facture Quantité : 100 € soit 119.60 € TTC prix net : 1 (ME21N) Montant réceptionné : 100 € HT soit 119.60 € TTC (MIGO) Montant facturé : 100 € soit 119.60 € TTC (MIRO) Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits avant saisie de la commande. Montant des crédits disponibles avant la saisie d’une nouvelle commande. Transaction : ME21N Création de la commande. Saisie d’une commande de 100 € HT en UEXO. SIFAC

30/03/2017 Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie de la commande. 1 2 Le montant des crédits engagés (1) a augmenté et les crédits disponibles (2) ont logiquement diminué. Transaction :ZME2K Consultation de la situation de la commande. La commande n’a, pour l’instant, ni été réceptionnée ni été facturée. Transaction : MIGO Saisie du service fait. Le service a été effectué. La valeur « réceptionnée » correspond au montant engagé. Le service fait est saisi en conséquence (soit 100 € HT). SIFAC

30/03/2017 Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie du service fait. 3 1 2 La valeur saisie lors du service fait a été comptabilisée (1). Le montant des crédits disponibles reste inchangé (2) puisque le montant engagé (3) correspond à la valeur « réceptionnée ». Transaction :ZME2K Consultation de la situation de la commande après la saisie du service fait. La colonne « Reste à livrer » est à 0. La totalité de la commande a été livrée ou le service effectué. Aucune facture n’a été saisie en MIRO. SIFAC

SIFAC 30/03/2017 Transaction : MIRO Saisie de la facture. Le montant de la facture correspond au montant engagé. Le système ne détecte aucun écart de montant. Cocher « Facture finale » si la facture solde la commande. Transaction :ME23N Consultation de l’historique de la commande. La valeur « réceptionnée » (WE) est égale au montant facturé (RE-L). SIFAC

30/03/2017 Transaction :ME22N Vérification des onglets « Facture » et « Livraison ». Dans l’onglet « Facture », la commande est bien cochée en « Facture finale ». Dans l’onglet « Livraison », « Livraison finale » a été cochée automatiquement par le système car la valeur réceptionnée est égale à la valeur commandée. Transaction :ZME2K Consultation de la situation de la commande après saisie de la facture. Les colonnes « reste à livrer » et « reste à facturer » sont à 0. La commande est soldée. Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie de la facture et solde de la commande. 2 1 3 Le montant des services faits (1) correspond au montant des crédits engagés (2). Les crédits disponibles sont mis à jour (3). **** SIFAC

SIFAC 30/03/2017 COMMANDE EN VALEUR A SOLDER : SERVICE FAIT SAISI ET SAISIE DE LA FACTURE CAS 2 : Valeur commandée ≠ Valeur réceptionnée = Valeur facturée Montant de l’engagement ≠ montant de la facture Quantité : 100 € prix net : 1 Montant réceptionné : 90 € Montant facturé : 90 € Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits avant saisie de la commande. Montant des crédits disponibles avant la saisie d’une nouvelle commande. Transaction : ME21N Création de la commande. Saisie d’une commande de 100 € HT en UEXO. SIFAC

30/03/2017 Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie de la commande. Le montant engagé a augmenté de 119.60 € TTC suite à la saisie de la commande. Les crédits disponibles ont diminué. Une différence existe entre la colonne « Montant engagement juridique » et la colonne « Facture MM/SD »: des services faits n’ont pas encore été saisis. Transaction :ZME2K Consultation de la situation de la commande. La commande n’a, pour l’instant, ni été réceptionnée ni été facturée. Transaction :ME2N Consultation des services faits. Cette consultation confirme que ni de service fait ni de facture n’ont été saisis. SIFAC

SIFAC 30/03/2017 Transaction : MIGO Saisie du service fait. Le service a été effectué. La valeur « réceptionnée » ne correspond pas au montant engagé. Le service fait est saisi pour 90 € HT. Transaction :ZME2K Consultation de la situation de la commande après saisie du service fait. La colonne « Reste à livrer » indique le montant restant à réceptionner ou représentant un excédent d’engagement. Surveillez ces petits restes car ils bloquent inutilement des crédits. Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie du service fait. Le montant des services faits est correct mais le montant des crédits engagés et le montant des crédits disponibles n’ont pas été mis à jour. SIFAC

SIFAC 30/03/2017 Transaction : MIRO Saisie de la facture. Le montant de la facture correspond au montant du service fait. Le système ne détecte aucun écart. Cocher « Facture finale » si la facture solde la commande. Transaction :ZME2K Consultation de la situation de la commande après saisie de la facture. Il reste 10 € « à réceptionner » et à facturer. Transaction :ME2N Consultation du suivi des services faits. De même par cette transaction, le système nous indique que le service fait n’a pas été saisi en totalité. SIFAC

30/03/2017 Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie de la facture. L’écart relevé dans les transactions précédentes se retrouve lors de la consultation du budget. Le montant des engagements juridiques présente toujours une différence avec le montant des services faits. Le montant des crédits disponibles est toujours erroné. Transaction :ME22N Solde de la commande. Ecart de 10€ Dans l’historique de la commande, on peut voir l’écart existant entre le montant engagé et la valeur « réceptionnée ». Pour corriger cet écart, il faut cocher « Facture finale » (si cela n’a pas été fait lors de la MIRO) dans l’onglet « Facture » et « Livraison finale » dans l’onglet « Facture ». SIFAC

30/03/2017 Transaction :ZME2K Consultation de la situation de la commande après solde de la commande. Les colonnes « Reste à livrer » et « Reste à facturer » sont à 0. L’écart n’existe plus, la commande est soldée. Transaction :ME2N Consultation des services faits. Aucun service fait ne reste à saisir pour cette commande. De même aucune facturation n’est en attente de saisie. Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après solde de la commande. Le montant des crédits engagés a été modifié. Le montant des crédits disponibles est mis à jour. **** SIFAC

SIFAC 30/03/2017 COMMANDE EN VALEUR A SOLDER : SERVICE FAIT SAISI ET SAISIE DE LA FACTURE CAS 3 : Valeur commandée = Valeur réceptionnée ≠Valeur facturée Montant du service fait ≠ montant de la facture Quantité : 100 € HT Prix net : 1 (ME21N) Montant réceptionné : 100 € HT (MIGO) Montant facturé : 90 € HT (MIRO) Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits avant saisie de la commande. Montant des crédits disponibles avant la saisie d’une nouvelle commande. Transaction : ME21N Création de la commande. Saisie d’une commande de 100 € HT en UEXO. SIFAC

30/03/2017 Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie de la commande. Le montant des crédits engagés a augmenté de 119.60 € TTC suite à la saisie de la commande. Les crédits disponibles ont diminué. Une différence existe entre la colonne « Montant engagement juridique » et la colonne « Facture MM/SD » : des services faits n’ont pas encore été saisis. Transaction :ZME2K Consultation de la situation de la commande. La commande n’a, pour l’instant, ni été réceptionnée ni été facturée. Transaction : MIGO Saisie du service fait. Le service a été effectué. La valeur « réceptionnée » correspond au montant engagé. Le service fait est donc saisi pour 100 € HT. SIFAC

30/03/2017 Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie du service fait. 1 2 3 A ce niveau de saisie, le montant des engagements juridiques (1), le montant des services faits (2) et le montant des crédits disponibles (3) sont cohérents. Transaction :ZME2K Consultation de la situation de la commande après saisie du service fait. Pour cette commande, il reste 100 € HT à facturer (à mettre en paiement). Transaction : MIRO Saisie de la facture. 1 3 2 Rappel ! Le fournisseur a établi une facture pour un montant de 90 € HT soit 107.64 € TTC. Le système calcule dès lors un écart de 10 € (1) entre le montant saisi lors du service fait (2) et le montant de la facture (3). SIFAC

SIFAC 1 30/03/2017 Transaction : MIRO Saisie de la facture (suite). Il convient de modifier le montant et la quantité du poste 1 afin de corriger l’écart existant. On y indique le montant HT de la facture (1). Transaction :ZME2K Consultation de la situation de la commande après saisie de la facture. Transaction :ME2N Consultation du suivi des services faits après facturation. En ZME2K et en ME2N, on note l’écart issu de la saisie de la facture. Si cette valeur (ici 10 €) ne doit pas faire l’objet d’une facture, ce sont alors des crédits bloqués inutilement. SIFAC

30/03/2017 Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie de la facture. La correction du montant effectuée lors de la facturation (de 100 € HT à 90 € HT) n’a pas donné lieu à une mise à jour automatique des crédits disponibles (+ 11.96 € TTC), du montant des crédits engagés et du montant des services faits. Transaction :ME22N Solde de la commande. Il faut procéder au solde de la commande. Dans l’onglet « Facture » cocher « Facture finale » si cela n’a pas été fait lors de la MIRO. Dans l’onglet « Livraison », « Livraison finale » a été cochée automatiquement car la valeur engagée est égale à la valeur « réceptionnée ». Transaction :ZME2K Consultation de la situation de la commande après solde de la commande. Les colonnes « Reste à livrer » et « Reste à facturer » sont à 0. La commande est soldée. SIFAC

30/03/2017 Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après solde de la commande. La commande est soldée mais… les crédits disponibles ne sont toujours pas mis à jour. Transaction :ME23N Consultation de l’historique de la commande. L’historique de la commande montre l’écart existant entre le montant saisi lors du service fait et le montant de la facture. Pour corriger cet écart, il faut donc intervenir au niveau du service fait. Transaction :MIGO Annulation du service fait. ATTENTION ! Si votre commande a fait l’objet de plusieurs services faits, il faut annuler uniquement la valeur non facturée. Différence entre le montant saisi à la facture et le montant saisi lors du service fait. En annulant cette valeur, l’écart existant sera corrigé. SIFAC

30/03/2017 Transaction :ME23N Consultation de l’historique de la commande. La valeur « réceptionnée » correspond maintenant à la valeur facturée. Le « Montant DI » indique le montant imputé sur le budget. Transaction :ME22N Vérification du solde de la commande. En intervenant sur le service fait (annulation), le système a décoché « Livraison finale ». Ne pas oublier de cocher « Livraison finale » pour solder définitivement la commande. Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après annulation du service fait et solde de la commande. Les crédits disponibles sont mis à jour. Le montant des engagements juridiques et le montant des services faits sont rectifiés. **** SIFAC

SIFAC 1 3 2 COMMANDE A SOLDER : MONTANT FACTURE > MONTANT SERVICE FAIT CAS 1 : Commande en quantité Quantité : 1 Prix net : 100 € HT soit 119.60 € TTC (ME21N) Montant réceptionné : 1 pour 100 € HT soit 119.60 € TTC (MIGO) Montant facturé : 110 € HT soit 119.60 € TTC (MIRO) La démonstration commence après la saisie du service fait. Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie du service fait. 1 3 2 Le montant des crédits engagés (1) a diminué le montant des crédits disponibles (2). Le service fait (3) correspond au montant prévu à la commande. Transaction : MIRO Saisie de la facture. Le poste de commande réceptionné est ramené dans le poste de facture (pour le montant et la quantité réceptionnés). Un écart de 10 € est analysé par le système. Cet écart est la différence entre le montant de la facture et le montant du service fait. SIFAC

SIFAC 1 Transaction : MIRO Saisie de la facture (suite). La quantité ne doit et ne peut pas être modifiée. 1 Pour rectifier cet écart, il convient alors de saisir dans la zone « Montant » (1) le montant HT de la facture. ATTENTION ! La quantité facturée ne peut être supérieure à la quantité réceptionnée. ATTENTION ! La modification du montant n’est possible que dans la limite de la marge de tolérance de 10 %. Transaction :ME23N Consultation de l’historique de la commande. La quantité réceptionnée et facturée est cohérente. Le système a pris en compte la modification du montant facturé. SIFAC

SIFAC Transaction : ME22N Vérification du solde de la commande. « Livraison finale » est déjà cochée car la quantité commandée est = à la quantité réceptionnée. Cocher « Facture finale » si cela n’a pas été fait lors de la MIRO. Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie de la facture. Les crédits disponibles sont mis à jour. Le montant des engagements juridiques et le montant des services faits sont rectifiés. Pour résumer : Le compte du fournisseur est crédité du montant TTC de la facture (131.56 € TTC). Le compte 4081 (service fait) est soldé (débit/crédit : 119.60 €). Un poste supplémentaire (ici en 604), correspondant à l’écart, est généré sur les axes budgétaires, comptables et analytiques. **** SIFAC

SIFAC 1 2 3 3 1 2 COMMANDE A SOLDER : MONTANT FACTURE > MONTANT SERVICE FAIT CAS 2 : Commande en valeur Quantité : 100 € HT soit 119.60 € TTC Prix net : 1 (ME21N) Montant réceptionné : 100 € HT soit 119.60 € TTC (MIGO) Montant facturé : 110 € HT soit 119.60 € TTC (MIRO) La démonstration commence après la saisie du service fait. Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie du service fait. 1 2 3 A ce niveau de saisie, le montant des engagements juridiques (1), le montant des services faits (2) et le montant des crédits disponibles (3) sont cohérents. Transaction : MIRO Saisie de la facture. 3 1 2 Rappel ! Le fournisseur a établi une facture pour un montant de110 € HT soit 131.56 € TTC. Le système calcule dès lors un écart de 10 € (1) entre le montant saisi lors du service fait (2) et le montant de la facture (3). SIFAC

SIFAC 1 Transaction : MIRO Saisie de la facture (suite). Il convient de modifier le montant du poste 1 afin de corriger l’écart existant. On y indique le montant HT de la facture (1) (il faut augmenter uniquement la zone « Montant » dans le cas où le montant de la facture est supérieur au montant du service fait). ATTENTION ! La quantité facturée ne peut être supérieure à la quantité réceptionnée. ATTENTION ! La modification du montant n’est possible que dans la limite de la marge de tolérance de 10 %. Transaction :ME23N Consultation de l’historique de la commande. La quantité réceptionnée et facturée est cohérente. Le système a pris en compte la modification du montant facturé. SIFAC

Transaction : ME22N Vérification du solde de la commande. « Livraison finale » est déjà cochée car « la valeur commandée » est = à la « valeur réceptionnée ». Cocher « Facture finale » si cela n’a pas été fait lors de la MIRO. Transaction : FMKFR01 Vérification des crédits après saisie de la facture. Les crédits disponibles sont mis à jour. Le montant des engagements juridiques et le montant des services faits sont rectifiés. Transaction : MB5S Vérification des écarts EM/EF. Il n’existe pas d’écarts entre la « valeur réceptionnée » et le montant facturé. Pour résumer : Le compte du fournisseur est crédité du montant TTC de la facture. Le compte 4081 (service fait) est soldé (débit/crédit : 119.60 €). Un poste supplémentaire (ici en 604), correspondant à l’écart, est généré sur les axes budgétaires, comptables et analytiques. 29/07/2010 **** SIFAC